Homebase เปิดตัวผู้ช่วย AI เพื่อจัดหาคนแทนกะและจัดการงานธุรการของทีมพนักงานรายชั่วโมง

การโทรมาแจ้งลาป่วยกะทันหันอาจทำให้เช้าของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องหมดไปกับการหาคนมาทำงานแทน Homebase กำลังนำปัญหาที่พบได้บ่อยนี้มาเป็นกรณีใช้งานหลักของ Homebase Assistant ซึ่งเป็นบริการ AI ใหม่ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการเรื่องบุคลากร การจ้างงาน การตรวจสอบบันทึกเวลา และการติดตามต้นทุนแรงงานสำหรับทีมพนักงานรายชั่วโมง

บริษัทระบุว่า Assistant ซึ่งประกาศเปิดตัวเมื่อวันที่ 20 ตุลาคม สามารถระบุพนักงานที่พร้อมทำงาน ติดต่อผู้ที่อาจมาทำงานแทน และจัดหาคนลงกะแทนโดยอิงจากความต้องการของเจ้าของธุรกิจและข้อมูลในอดีต Homebase ระบุว่าเจ้าของธุรกิจยังคงเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายและกำหนดกรอบการทำงานของระบบ ผลิตภัณฑ์นี้เปิดให้ใช้งานในเบื้องต้นกับธุรกิจจำนวนจำกัด

การเปิดตัวครั้งนี้นำ AI ที่สามารถลงมือดำเนินการได้มาใช้ในสภาพแวดล้อมที่งานธุรการมักตกเป็นภาระของคนที่ต้องดูแลลูกค้า จัดการสินค้าคงคลัง หรือเปิดร้านไปพร้อมกัน คุณค่าในการใช้งานจริงจะขึ้นอยู่กับว่าระบบสามารถดำเนินงานประจำวันเหล่านั้นได้อย่างน่าเชื่อถือ โดยไม่สร้างรายการการตัดสินใจอีกชุดให้เจ้าของต้องตรวจสอบหรือไม่

จากกะที่ยังไม่มีคนทำสู่การหาคนมาทำงานแทน

ขั้นตอนการหาคนมาทำงานแทนของ Homebase Assistant แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่บริษัทต้องการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ การตรวจพบว่ากะขาดคนเป็นเพียงจุดเริ่มต้น เพราะการหาคนมาแทนยังต้องตรวจสอบความพร้อม ติดต่อพนักงาน และปรับตารางเมื่อมีคนตอบตกลง Homebase ระบุว่า Assistant จัดการขั้นตอนเหล่านี้โดยคำนึงถึงความต้องการของธุรกิจ

John Waldmann ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Homebase กล่าวในประกาศว่า “เครื่องมือ AI ส่วนใหญ่แค่บอกคุณว่ากะยังไม่มีคนทำ แต่ Homebase Assistant จะหาคนที่มาทำงานแทนได้ แล้วช่วยให้เจ้าของธุรกิจกลับไปทำงานต่อ”

Assistant ยังจัดทำตารางงาน ช่วยเขียนประกาศรับสมัคร คัดกรองผู้สมัคร และประสานงานนัดสัมภาษณ์ด้วย ในการเตรียมจ่ายเงินเดือน ระบบจะแจ้งรายการบันทึกเวลาเข้างานหรือออกงานที่ขาดหายและปัญหาอื่น ๆ ในบันทึกเวลาให้ทราบล่วงหน้า เพื่อให้เจ้าของธุรกิจแก้ไขได้ก่อนประมวลผลเงินเดือน ส่วนการติดตามต้นทุนแรงงานจะมุ่งเน้นแนวโน้มการทำงานล่วงเวลาและความแตกต่างระหว่างชั่วโมงทำงานตามตารางกับชั่วโมงที่ทำจริง เพื่อให้ผู้จัดการมีโอกาสปรับกำลังคนก่อนที่ความแตกต่างเหล่านั้นจะสะสม

ฟังก์ชันเหล่านี้เกี่ยวข้องกัน การจัดคนลงกะอาจส่งผลต่อความเสี่ยงที่จะเกิดการทำงานล่วงเวลา ขณะที่บันทึกเวลาที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ทั้งการจ่ายเงินเดือนและภาพรวมต้นทุนแรงงานคลาดเคลื่อน การนำฟังก์ชันเหล่านี้มารวมไว้ด้วยกันจึงทำให้ข้อมูลธุรกิจที่อยู่เบื้องหลังมีความสำคัญไม่แพ้หน้าจอ AI

ข้อมูลการดำเนินงานเบื้องหลัง Assistant

Homebase รวมการจัดตารางงาน นาฬิกาบันทึกเวลา การจ่ายเงินเดือน การจ้างงาน และการสื่อสารในทีมไว้บนแพลตฟอร์มเดียวอยู่แล้ว เว็บไซต์ของบริษัทอธิบายขั้นตอนการทำงานที่ชั่วโมงทำงานที่บันทึกไว้จะถูกส่งไปยังใบบันทึกเวลา แล้วจึงเข้าสู่ระบบจ่ายเงินเดือน ซึ่งช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำด้วยตนเอง การเชื่อมต่อที่มีอยู่แล้วนี้เป็นรากฐานที่ใช้งานได้จริงสำหรับ Assistant ซึ่งต้องลงมือจัดการข้อมูลด้านบุคลากร ไม่ใช่เพียงสรุปข้อมูลเหล่านั้น

ซอฟต์แวร์จัดตารางงานของบริษัทช่วยจัดการความพร้อมในการทำงานของพนักงาน ตารางงานตามบทบาท การขอลาหยุด การแลกเปลี่ยนกะ การตรวจจับตารางงานที่ขัดแย้งกัน และการแจ้งเตือนการทำงานล่วงเวลา นอกจากนี้ Scheduling Assistant ที่มีอยู่ยังเปลี่ยนภาพถ่ายหรือตารางงานที่อัปโหลดให้เป็นฉบับดิจิทัลเพื่อตรวจสอบได้ด้วย ส่วนการเชื่อมต่อกับระบบขายหน้าร้านจะเชื่อมข้อมูลยอดขายเข้ากับการติดตามและคาดการณ์ต้นทุนแรงงาน

บริบทนี้ช่วยอธิบายขอบเขตการทำงานของผลิตภัณฑ์ใหม่ได้ คำแนะนำที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับการจัดคนลงกะต้องสอดคล้องกับตารางพนักงานจริงและข้อจำกัดในการดำเนินงาน Assistant ที่ฝังอยู่ในระบบซึ่งจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ย่อมเข้าถึงขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องได้มากกว่าแชตบอตแบบแยกเดี่ยวที่ได้รับเพียงคำถามเฉพาะหน้า

ในข่าวประชาสัมพันธ์ Homebase ไม่ได้เปิดเผยผู้ให้บริการโมเดลเบื้องหลัง Assistant ตัวใหม่หรือสถาปัตยกรรมทางเทคนิคโดยละเอียด ประกาศนี้กล่าวถึงงานที่ระบบทำได้และการควบคุมที่เจ้าของธุรกิจยังคงมีอยู่ มากกว่าจะเป็นการเปิดตัวโมเดลพื้นฐานใหม่ นอกจากนี้ยังไม่ได้ระบุลำดับขั้นตอนการอนุมัติที่แน่ชัดสำหรับการดำเนินการแต่ละอย่าง

การจ้างงานและการจ่ายเงินเดือนยังเป็นความรับผิดชอบของมนุษย์

บริการด้านการจ้างงานและการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ของ Homebase นำการประกาศรับสมัคร การคัดกรองผู้สมัคร และการนัดสัมภาษณ์มาไว้บนแพลตฟอร์มแล้ว Assistant ตัวใหม่ต่อยอดความพยายามในวงกว้างของบริษัทที่จะลดภาระงานประสานงานในการสรรหาและบริหารพนักงานรายชั่วโมง

ข่าวประชาสัมพันธ์ยก St. Pete Athletic เป็นตัวอย่างของการใช้ AI ช่วยงานสรรหาในวงกว้างดังกล่าว Reuben Pressman ผู้ก่อตั้งและหุ้นส่วนผู้จัดการกล่าวว่า ธุรกิจคัดกรองใบสมัครมากกว่า 3,000 ใบ และประหยัดเวลาได้มากกว่า 1,000 ชั่วโมงด้วยการคัดกรองที่ขับเคลื่อนด้วย AI นี่เป็นผลลัพธ์ที่ลูกค้ารายงาน ไม่ใช่ผลลัพธ์ที่วัดได้จาก Assistant ที่เพิ่งเปิดตัว

สำหรับเจ้าของธุรกิจ สิ่งสำคัญคือการแยกให้ออกระหว่างการลดภาระงานธุรการกับการมอบความรับผิดชอบให้ผู้อื่น การคัดกรองผู้สมัครอาจส่งผลต่อการตัดสินใจว่าจะพิจารณาใครบ้าง ส่วนการแก้ไขบันทึกเวลาอาจส่งผลต่อค่าจ้างของใครบางคน ดังนั้น จุดตรวจสอบที่ชัดเจนและข้อมูลพนักงานที่เป็นปัจจุบันจึงสำคัญไม่แพ้ความรวดเร็ว แนวทางที่ Homebase ระบุไว้คือให้เจ้าของธุรกิจยังคงควบคุมได้ ขณะเดียวกันก็ให้ซอฟต์แวร์ดำเนินงานภายในกรอบความต้องการที่กำหนดไว้

เริ่มเปิดใช้งานในวงจำกัด แม้มีฐานธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก

Homebase ระบุว่ามีธุรกิจกว่า 150,000 แห่งใช้แพลตฟอร์มของบริษัท นอกจากนี้ยังรายงานว่าผลิตภัณฑ์ของบริษัทจัดการงานด้านธุรการไปแล้วกว่า 4.7 ล้านรายการ และช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่า 50 ล้านชั่วโมงนับตั้งแต่ปี 2025 ตัวเลขเหล่านี้สะท้อนภาพรวมของผลิตภัณฑ์ Homebase และผลกระทบที่บริษัทประเมินเอง ไม่ควรตีความว่าเป็นผลลัพธ์ที่ Assistant รุ่นใหม่ทำได้แล้ว

การเปิดตัวระยะแรกไม่ได้ระบุราคา Assistant หรือวันที่จะเปิดให้ใช้งานในวงกว้าง การทยอยเปิดใช้งานในวงจำกัดจะช่วยให้บริษัทมีโอกาสเรียนรู้ว่าระบบรับมือกับรูปแบบการจัดพนักงานและข้อยกเว้นต่าง ๆ ในธุรกิจแต่ละแห่งได้อย่างไร

สำหรับคาเฟ่ ร้านค้าปลีก หรือธุรกิจบริการ การทดสอบนั้นตรงไปตรงมา นั่นคือ จะมีคนมาทำงานแทนในกะที่ยังไม่มีผู้รับผิดชอบหรือไม่ ปัญหาเกี่ยวกับบัตรลงเวลาจะได้รับการแก้ไขเร็วขึ้นหรือไม่ และเจ้าของกิจการจะใช้เวลาติดตามความคืบหน้าน้อยลงหรือไม่ Homebase กำลังนำ AI มาใช้กับงานประจำวัน ซึ่งสามารถสังเกตคำตอบของคำถามเหล่านี้ได้ โดยมีโจทย์สำคัญคือทำให้ระบบอัตโนมัติเชื่อถือได้มากพอที่จะไว้วางใจในวันที่งานยุ่ง