วิกฤติการขอเอกสารสาธารณะเป็นเรื่องจริง การเรียกเก็บเงินจากประชาชนไม่ใช่วิธีแก้ปัญหา

วิกฤติที่เงียบอยู่กำลังเกิดขึ้นในห้องประชุมเมืองและสำนักงานเขตทั่วประเทศ

ประชาชนมีส่วนร่วมมากกว่าที่เคย คนอยากทราบว่าเงินภาษีของตนถูกใช้จ่ายไปกับอะไร และนโยบายถูกสร้างขึ้นอย่างไร และพวกเขามีสิทธิ์ที่จะถาม แต่ความเป็นจริงใหม่ทำให้หน่วยงานท้องถิ่นยากต่อการตามทัน: การขอเอกสารสาธารณะที่ถูกสร้างขึ้นโดย AI

AI ที่สร้างขึ้นได้ทำให้ง่ายต่อการขอเอกสารสาธารณะขนาดใหญ่และซับซ้อนด้วยการคลิกเดียว และสิ่งนี้ไม่ใช่แค่บุคคล แต่บริษัททั้งหมดได้สร้างทีมที่มีหน้าที่เดียวคือขอเอกสารสาธารณะขนาดใหญ่แล้วขายข้อมูลนั้นให้กับซัพพลายเออร์และภาคเอกชน สำหรับพนักงานของรัฐที่รับข้อมูลนั้น ผลลัพธ์คืองานที่หนักหน่วง

สิ่งนี้ไม่ได้หายไป การขอเอกสารสาธารณะที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะเพิ่มมากขึ้นและรุนแรงขึ้น

พนักงานสาธารณะกำลังจมอยู่กับงาน

เมื่อเผชิญกับงานที่หนักหน่วง นักการเมืองบางคนพยายามเรียกเก็บเงินสำหรับการเข้าถึง California’s Assembly Bill 1821 ซึ่งเขียนโดย Assemblymember Blanca Pacheco และตรวจสอบโดย CalMatters เร็วๆ นี้ เป็นตัวอย่างแรกของการเรียกเก็บเงินนี้ จะทำให้หน่วยงานสาธารณะสามารถเรียกเก็บเงินไม่มีจำกัดเมื่อขอเอกสารสาธารณะใช้เวลามากกว่า 2 ชั่วโมงในการค้นหา และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเมื่อพนักงานใช้เวลามากกว่า 10 ชั่วโมงในเดือนเดียวกันกับขอเอกสารสาธารณะจากคนเดียวกัน

แคลิฟอร์เนียไม่ใช่กรณีเดียว เมื่อขอเอกสารสาธารณะเพิ่มขึ้นทั่วประเทศ หน่วยงานทุกแห่งกำลังคิดว่าจะฟื้นตัวจากค่าใช้จ่ายได้อย่างไร

และถ้าคุณรู้ว่าหน่วยงานท้องถิ่นทำงานอย่างไร จุดประสงค์เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ง่าย ทุกชั่วโมงที่ใช้กับการขอเอกสารสาธารณะคือชั่วโมงที่ถูกดึงออกจากงานอื่นๆ ที่จำเป็น เช่น การประมวลผลใบอนุญาตธุรกิจ การดูแล档案สาธารณะ การจัดการการเลือกตั้ง

ตัวเลขนั้นน่าประหลาดใจ

การขอเอกสารสาธารณะเพียงครั้งเดียวใน Chula Vista, California ต้องใช้เวลา 150-300 ชั่วโมงในการทำงานของพนักงาน ใน Fontana, บุคคลหนึ่งยื่นขอเอกสารสาธารณะมากกว่า 100 ครั้งโดยมีเป้าหมายที่จะขัดขวางการดำเนินงาน ทำให้เมืองเสียค่าใช้จ่ายมากกว่า 300,000 ดอลลาร์ในค่าใช้จ่ายทางกฎหมายและค่าแรง

เรื่องราวแบบนี้เกิดขึ้นในุมชนต่างๆ ทั่วประเทศ เรียกมันว่าสงครามการบริหารจัดการที่ดำเนินไปอย่างสงบ

การขาดแคลนไม่ใช่แค่เรื่องเงิน แต่เป็นความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย

ค่าใช้จ่ายและความเหนื่อยหน่ายเป็นเพียงส่วนหนึ่งของเรื่องราว ความเสี่ยงที่ใหญ่กว่าคือการปฏิบัติตามกฎหมาย

กฎหมายเอกสารสาธารณะไม่เพียงแต่กระตุ้นให้หน่วยงานตอบสนอง แต่ยังกำหนดให้พวกเขาต้องทำเช่นนั้นภายในเวลาที่กำหนด ใน California Public Records Act หน่วยงานโดยทั่วไปมีเวลา 10 วันในการตัดสินใจว่าจะจัดเตรียมเอกสารหรือไม่ และมีเส้นตายที่คล้ายกันในเกือบทุกัฐ เส้นตายเหล่านั้นถูกเขียนขึ้นสำหรับโลกของเอกสารกระดาษและขอเอกสารสาธารณะที่ไม่บ่อยนัก ไม่ใช่สำหรับกล่องจดหมายที่อัดแน่นไปด้วย AI

เมื่อปริมาณการขอเอกสารสาธารณะเกินความสามารถของพนักงาน เส้นตายเริ่มล่าช้า และการพลาดเส้นตายไม่ใช่เพียงปัญหาในการบริหารจัดการเล็กๆ น้อยๆ แต่เป็นการเสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้อง ผู้ขอเอกสารสาธารณะที่ฟ้องร้องเพื่อบังคับให้หน่วยงานจัดเตรียมเอกสารและชนะคดีจะได้รับค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย และการขาดแคลนเอกสารสาธารณะเพียงครั้งเดียวสามารถกลายเป็นคำสั่งจากศาลพร้อมกับค่าใช้จ่ายทางกฎหมายที่ผู้เสียภาษีจ่ายในที่สุด

สิ่งนี้ทำให้หน่วยงานต่างๆ ต้องเผชิญกับปัญหาอย่างแท้จริง ไม่ทำอะไรเลย และพวกเขาก็เสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายที่ออกแบบมาเพื่อรักษาการเปิดเผยของภาครัฐ การเรียกเก็บเงิน และพวกเขาก็เสี่ยงต่อการกำหนดราคาสำหรับผู้อยู่อาศัยให้ไม่สามารถเข้าถึงได้ ไม่มีทางเลือกใดที่จะปกป้องสาธารณะ

ร่างกฎหมายเรียกเก็บเงิน เช่น AB 1821 เป็นการตอบสนองที่เข้าใจได้จากระบบที่เหนื่อยหน่ายที่พยายามปกป้องตัวเอง จุดประสงค์นั้นเป็นที่น่าชื่นชม และค่าตอบแทนที่มีให้นั้นเป็นธรรม แต่มีวิธีแก้ไขที่เร็วกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่า

อัปเกรดเครื่องมือ ไม่ใช่ค่าธรรมเนียม

เทคโนโลยีเดียวกับที่ขับเคลื่อนการขอเอกสารสาธารณะสามารถช่วยแก้ปัญหาเหล่านั้นได้ด้วยต้นทุนที่น้อยกว่า แทนที่จะเรียกเก็บเงินจากประชาชนมากขึ้นสำหรับการเข้าถึง เราสามารถปิดช่องว่างการดำเนินงานด้วยเครื่องมือที่ดีกว่า

นั่นคือสิ่งที่เราสร้างขึ้นที่ Madison AI โมเดลการปฏิบัติตามเอกสารสาธารณะของเราทำงานโดยการดึงข้อมูลสาธารณะของเทศบาลอย่างปลอดภัย จัดเรียงและแก้ไขข้อมูลเหล่านั้น ทำให้กระบวนการที่ใช้เวลาหลายวันสามารถทำได้ภายในเวลาประมาณหนึ่งชั่วโมง

มันจัดการการทำงานหนักๆ ทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ: การระบุและการจัดหมวดหมู่อัตโนมัติ การตรวจจับเนื้อหาที่ซ้ำกัน การแก้ไขโดยใช้ AI และการบันทึกที่สมบูรณ์แบบซึ่งทำให้หน่วยงานปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับการเก็บรักษาและความเป็นส่วนตัว

ผลลัพธ์เบื้องต้นน่าประทับใจ ใน Washoe County, Nevada พันธมิตรของเรา public records assistant มอบการประหยัดเวลาได้ถึง 90% ลดเวลาในการทำงานของพนักงานได้มากถึง 9-10 ชั่วโมงต่อการขอเอกสารสาธารณะเพียงครั้งเดียว การขอเอกสารสาธารณะที่ใช้เวลาประมาณ 1,000 ดอลลาร์หรือมากกว่านั้นในการดำเนินการโดยใช้ซอฟต์แวร์เก่าและค่าแรงของพนักงานสามารถดำเนินการได้ภายใน 150 ดอลลาร์ รวมทั้งค่าแรงและ AI ที่จัดการการทำงานหนักๆ Palm Springs และ Culver City, California กำลังเปิดตัวโมเดลเดียวกัน

และนี่ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ที่เหมาะกับทุกคน เราสร้างผู้ช่วยเหลือแต่ละคนให้เหมาะกับกระบวนการทำงานและข้อมูลเฉพาะของหน่วยงาน โดยสร้างขึ้นร่วมกับคนๆ ที่มีชีวิตอยู่ในความเป็นจริงการดำเนินงานทุกวัน วิธีการเดียวกันนี้ใช้ได้กับเมืองเล็กๆ หรือเทศมณฑลขนาดใหญ่ ในรัฐใดๆ ก็ตาม

การเรียกเก็บเงินสำหรับการเปิดเผยข้อมูลไม่ใช่วิธีแก้ปัญหา

มาเป็นจริงกัน: นี่เป็นปัญหาที่ยากมาก และนักการเมืองไม่ได้ทำงานด้วยตัวเลือกที่ดี เมื่อพนักงานกำลังจมอยู่กับงานและงบประมาณถูกยึดไว้ การเรียกเก็บเงินสำหรับการขอเอกสารสาธารณะที่รุนแรงที่สุดอาจดูเหมือนเป็นตัวเลือกเดียวที่เหลือ

แต่ค่าธรรมเนียมก็เป็นกำแพงเงิน การเรียกเก็บเงินสำหรับเอกสารสาธารณะทำสิ่งที่กฎหมายเอกสารสาธารณะมีอยู่เพื่อป้องกัน: ลดการเข้าถึงข้อมูลของสาธารณะ คนๆ ที่ถูกกำหนดราคาออกไปไม่ใช่ผู้กระทำที่ไม่ดีที่กำลังเล่นงานระบบ มันคือคนธรรมดาที่พยายามเข้าใจรัฐบาลของตน

เพราะว่าท้ายที่สุด ทุกคนต้องการสิ่งเดียวกัน: รัฐบาลที่เปิดกว้าง รับผิดชอบ และโปร่งใส เราไม่ต้องเลือกระหว่างการปกป้องพนักงานสาธารณะจากการเหนื่อยหน่ายและการปกป้องการเข้าถึงข้อมูล

ดังนั้น เราจึงขอแนะนำให้ผู้กำหนดนโยบายในแคลิฟอร์เนียและนอกเหนือจากนั้นพิจารณาวิธีแก้ปัญหาแบบอื่น สมมติว่ารัฐสร้างที่หลบภัยสำหรับหน่วยงานที่ใช้แบบจำลองการตอบสนอง AI เป็นอันดับแรก สมมติว่าผู้ขอเอกสารสาธารณะใช้พอร์ทัลอัตโนมัติก่อนที่จะส่งต่อการขอเอกสารสาธารณะ สมมติว่าหน่วยงานที่ใช้แพลตฟอร์ม AI ที่น่าเชื่อถือ ปฏิบัติตามเกณฑ์เอกสารสาธารณะขั้นพื้นฐานด้วยความสุจริต และแก้ไขการสอบถามสาธารณะส่วนใหญ่ได้รับอนุญาตให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการตอบสนองและคืนค่าใช้จ่าย

วิธีการนี้ให้รางวัลแก่ความโปร่งใสที่แท้จริงแทนที่จะเรียกเก็บเงินจากมัน มาเคารพจิตวิญญาณของรัฐบาลที่เปิดกว้างและให้หน่วยงานท้องถิ่นมีเทคโนโลยีในการทำให้ความโปร่งใสเป็นเรื่องปกติ