Mikä on Robotic Process Automation (RPA)?

Suuri osa siitä, mitä ihmiset tekevät joka päivä, ei vaadi heidän luovuuttaan tai ainutlaatuisia taitojaan, vaan ne ovat yksinkertaisia ja toistuvia tehtäviä, kuten sähköpostien ja viestien luokittelu, taulukoiden päivittäminen, transaktioiden prosessointi ja paljon muuta. Robotic Process Automation (RPA) on kehittyvä teknologia, joka usein hyödyntää tekoälyn osia automatisoidakseen nämä tehtävät, tavoitteenaan mahdollistaa työntekijöiden omistautuminen tärkeämpiin tehtäviin. RPA voidaan toteuttaa monin eri tekniikoin, työkaluin ja algoritmein, ja RPA:n oikein sovellettu soveltaminen voi tuoda organisaatioille monia hyötyjä.

Mikä on Robotic Process Automation (RPA)?

Vaikka siinä on nimenä “robotti”, Robotic Process Automation ei liity fyysisiin roboteihin. Sen sijaan RPA-robotti tarkoittaa ohjelmistobotteja, ja RPA-järjestelmät ovat perustavasti vain botteja, jotka suorittavat tiettyjä, usein yksinkertaisia tehtäviä. RPA-botit voivat suorittaa sekä fyysisillä että virtuaalisilla koneilla, ja niitä voidaan ohjata suorittamaan tehtäviä ohjelmiston käyttäjän toimesta. RPA-liittymät on tarkoitettu sallimaan myös sellaisten henkilöiden määritellä tehtäviä botille, jotka eivät ole tuttuja botin rakenteesta.

Kuten aiemmin mainittiin, RPA:n pääasiallinen tarkoitus on automatisoida monia toistuvia, arkisia tehtäviä, joita ihmiset usein joutuvat tekemään työpaikalla. Ajan ja resurssien säästäminen on RPA:n tavoitteena. Tehtävät, joita RPA:ta käytetään suorittamaan, täytyy olla melko yksinkertaisia, ja niissä on konkreettinen sarja askelia, jotka on seurattava tehtävän suorittamiseksi.

Robotic Process Automation (RPA):n hyödyt

Kun RPA-teknologiaa käytetään oikein, se voi vapauttaa aikaa, henkilöstöä ja resursseja, jotta ne voidaan soveltaa tärkeämpiin tehtäviin ja haasteisiin. RPA voidaan käyttää parantamaan asiakaspalvelua käsittelemällä ensimmäiset asiakastilanteet ja ohjaamalla ne oikeaan asiakaspalveluun. RPA-järjestelmiä voidaan myös käyttää parantamaan tietojen keräämistä ja käsittelyä. Esimerkiksi, kun transaktioita tapahtuu, ne voidaan digitalisoida ja automaattisesti syöttää tietokantaan.

RPA-järjestelmiä voidaan myös käyttää varmistamaan, että liiketoiminnan toiminta noudattaa vakiintuneita standardeja ja sääntöjä. RPA voidaan myös käyttää merkittävästi vähentämään virheitä ja kirjaamaan tehtävät, jotta jos järjestelmä tuottaa virheen, tapahtumat, jotka johtivat virheeseen, voidaan helposti tunnistaa. Lopulta, RPA:n hyödyt ovat sovellettavissa mihin tahansa tilanteeseen, jossa prosessi voidaan tehdä tehokkaammaksi automatisoimalla monia askelia, joita tarvitaan prosessin suorittamiseen.

Miten Robotic Process Automation (RPA) toimii

Täsmälliset menetelmät, joita RPA-alustat ja -botit käyttävät tehtäviensä suorittamiseen, vaihtelevat, mutta ne usein käyttävät koneoppimisen ja tekoälyn algoritmeja sekä tietokoneen näköalgoritmeja.

Koneoppimisen ja tekoälyn tekniikoita voidaan käyttää sallimaan botien oppiminen, mitkä toimet ovat yhteydessä operaattorin määrittelemiin tavoitteisiin. Kuitenkin RPA-alustat suorittavat usein toimintansa sääntöjen mukaan, toimien siten perinteisten ohjelmien tavoin kuin tekoälyjärjestelminä. Tämän seurauksena on keskustelua siitä, tulisiko RPA-järjestelmiä luokitella tekoälyjärjestelmiksi.

Kuitenkin RPA toimii usein yhdessä tekoälytekniikoiden ja algoritmien kanssa. Syvät neuroverkkot voidaan käyttää tulkkaamaan monimutkaisia kuvia ja tekstidataa, mahdollistaen botien määrittämisen tarvittavista toimista, joita on määriteltävä käyttäjän toimesta, vaikka toimet, joita botti suorittaa, ovat sääntöperusteisia. Esimerkiksi konvoluutio-neuroverkkoja voidaan käyttää sallimaan verkon tulkkaamisen kuvia näytöllä ja reagointi niiden mukaan, miten ne on luokiteltu.

Mitä prosesseja voidaan käsitellä RPA:lla?

Esimerkkejä tehtävistä, joita RPA-järjestelmät voivat suorittaa, ovat perustavanlainen tietojen käsittely, transaktioiden prosessointi ja viestintä muiden digitaalisten järjestelmien kanssa. RPA-järjestelmä voidaan asettaa keräämään tietoja tietystä lähteestä tai puhdistamaan vastaanotettua tietoa. Yleensä on neljä kriteeriä, jotka tehtävän on täyttävä ollakseen hyvä kandidaatti RPA:n automatisoinniksi.

Ensinnäkin, prosessin on oltava sääntöperusteinen, jossa on erittäin tarkat ohjeet ja perustuvat tosiasioihin, joita voidaan käyttää määrittämään, mitä tehdä tiedon kanssa, jonka järjestelmä kohtaa. Toiseksi, prosessi tulisi tapahtua tiettynä ajankohtana tai määriteltävissä olevalla aloitusehdolla. Kolmanneksi, prosessin on oltava selkeät syötöt ja tulot. Neljänneksi, tehtävän on oltava tilavuutta, se on oltava suurella määrällä tietoa ja vaatii kohtuullisen ajan suorittamiseen, jotta se olisi järkevää automatisoida prosessi.

Pohjautuen näihin periaatteisiin, tarkastellaan joitakin potentiaalisia RPA:n käyttötapauksia.

Toisella tavalla RPA voidaan käyttää nopeuttamaan palautusprosessia. Palautukset ovat yleensä kalliita ja aikaa vieviä. Kun palautuspyyntö tehdään, asiakaspalvelun on lähetettävä useita viestejä, jotka vahvistavat palautuksen ja miten asiakas haluaa rahansa palautettavaksi, päivittää nykyistä varastotilannetta järjestelmässä ja sitten maksaa asiakkaalle ja päivittää myyntilukemat. Suurin osa tästä voidaan käsitellä RPA:lla, joka määrittää, mitkä tuotteet palautetaan ja miten asiakas haluaa rahansa palautettavaksi. RPA käyttää sääntöjä, jotka ottavat syötteenä palautettavan tuotteen ja asiakkaan tiedot ja antavat tulokseksi valmiin palautusdokumentin, jonka asiakaspalvelun on vain tarkastettava ja hyväksyttävä.

Toinen potentiaalinen RPA:n käyttötapa on vähittäiskaupan tarvikkeiden hallinnassa. RPA voidaan käyttää automatisoimaan osia tarvikkeiden hallinnasta. RPA voidaan käyttää pitämään tuotteita varastossa, tarkistamalla varastotilaa aina, kun tuote myydään, ja kun varastotila laskee tietyn kynnyksen alapuolelle, tilaukset korvaavista tuotteista voidaan tehdä.

Robotic Process Automation (RPA):n haitat

Vaikka RPA-järjestelmillä on potentiaalia säästää yrityksille aikaa, rahaa ja vaivaa, ne eivät sovellu kaikkiin tehtäviin. RPA-toteutukset voivat usein epäonnistua järjestelmän rajoitusten vuoksi, jossa ne toimivat. Jos RPA-järjestelmät eivät ole suunniteltu ja toteutettu oikein, ne voivat myös pahentaa olemassa olevia ongelmia, koska ne toimivat säännöillä, jotka voivat lakata olemasta sovellettavissa, kun tilanteet kehittyvät. Esimerkiksi, jos RPA-järjestelmä on ohjelmoitu tilaamaan korvaavia tuotteita, kun varastotila laskee liian alhaiseksi, se ei välttämättä pysty sopeutumaan kysynnän muutoksiin ja jatkaa tilaamista suuria tuotemääriä, vaikka kysyntä näille tuotteille laskee. RPA-alustojen skaalaaminen yli koko yrityksen on myös haasteellista, koska mitä enemmän sääntöperusteista järjestelmästä tulee, sitä vähemmän joustavaa se on.

Lisäksi, tuhansien bottien asentaminen järjestelmään voi olla paljon aikaa vievää ja kallista kuin odotettiin, mahdollisesti niin kallista, että RPA-järjestelmän tuomat säästöt eivät korvaa asennuskustannuksia. RPA-järjestelmien taloudelliset vaikutukset voivat olla vaikeita ennustaa, ja automaation ja kustannusvähennysten välinen suhde ei ole lineaarinen. Automaatio 30 % tehtävistä ei välttämättä vähennä yrityksen kustannuksia 30 %.