Las 5 mejores soluciones de gestión de documentos con IA (mayo de 2024)

En la acelerada era digital, las empresas buscan constantemente soluciones innovadoras para optimizar sus procesos de gestión de documentos. A medida que la inteligencia artificial (IA) continúa transformando varios aspectos del trabajo moderno, los sistemas de gestión de documentos basados ​​en IA se han convertido en revolucionarios, ofreciendo eficiencia, precisión y seguridad incomparables. Estas herramientas aprovechan el poder de máquina de aprendizaje, procesamiento natural del lenguajey automatización inteligente para simplificar la creación, el almacenamiento y la recuperación de documentos comerciales críticos.

Desde clasificación y extracción inteligentes de documentos hasta una integración perfecta con los flujos de trabajo existentes, estas principales herramientas de gestión de documentos de IA ofrecen una amplia gama de funciones diseñadas para satisfacer diversas necesidades empresariales. En este artículo, exploraremos las mejores soluciones de gestión de documentos de IA que están redefiniendo la forma en que las organizaciones manejan sus activos digitales, permitiéndole tomar una decisión informada al seleccionar la plataforma ideal para los requisitos de gestión de documentos de su organización.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect es una potente solución de software de captura de documentos y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que simplifica el proceso de captura, procesamiento y distribución de documentos de una variedad de fuentes. El software está diseñado para integrarse perfectamente con los flujos de trabajo existentes, admitiendo una amplia gama de tipos y fuentes de documentos, como controladores de impresión, carpetas, navegadores web y sistemas de correo electrónico.

Aprovechando las tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático, DeskConnect automatiza el proceso de captura de datos reconociendo y extrayendo información relevante de los documentos. Esta característica reduce significativamente la necesidad de ingresar datos manualmente, ahorrando tiempo y minimizando el riesgo de errores. Las capacidades avanzadas de OCR del software garantizan una alta precisión al procesar documentos rasterizados, lo que lo convierte en una opción confiable para las empresas que manejan una amplia gama de formatos de documentos.

FabSoft también ofrece Document Companion con una integración avanzada de AI Chat impulsada por ChatGPT. Esta mejora de vanguardia redefine la gestión de documentos al simplificar la importación y combinación de documentos, ofrecer acceso instantáneo al chat impulsado por IA para un análisis de documentos eficiente y garantizar la precisión con tecnología OCR de última generación.

Características clave de FabSoft DeskConnect:

• Soporte de documentos versátil: Admite controladores de impresión, carpetas, navegadores web, sistemas de correo electrónico y más.
• Extracción inteligente de datos: Utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para reconocer y extraer datos de documentos automáticamente.
• Rendimiento superior de OCR: Proporciona una precisión líder en la industria para documentos rasterizados.
• Distribución optimizada de documentos: Automatiza la captura y distribución de documentos a soluciones locales o en la nube, incluidos Microsoft OneDrive, SharePoint y Power Apps.
• API personalizable: Ofrece una API fácil de usar que permite complementos para controlar la entrega de documentos y automatizar acciones y métodos de envío.
• Medidas de seguridad robustas: Implementa funciones de seguridad de primer nivel para proteger la confidencialidad de los documentos y restringir el acceso a usuarios autorizados.

La API fácil de usar de FabSoft DeskConnect permite a las empresas crear flujos de trabajo e integraciones personalizados, optimizando aún más sus procesos de procesamiento de documentos y extracción de datos. Las sólidas medidas de seguridad del software garantizan que los documentos confidenciales permanezcan confidenciales y sean accesibles sólo para el personal autorizado.

2. FaseDocu

Fuente: DocuPhase

DocuPhase es una solución integral de software de gestión de documentos diseñada para optimizar los procesos de almacenamiento, escaneo, recuperación y archivo de documentos para empresas de cualquier tamaño. Esta plataforma va más allá de las capacidades de un simple archivador digital y ofrece funciones que administran, rastrean y completan el trabajo en curso, lo que aumenta significativamente la productividad.

Una de las características destacadas de DocuPhase son sus capacidades de captura de datos y recuperación de documentos impulsadas por IA. Estas herramientas inteligentes simplifican el proceso de extracción de información crucial de varios documentos y recuperación de datos de archivos antiguos. La funcionalidad impulsada por IA puede escanear rápidamente documentos de varias páginas, identificando y extrayendo información relevante, eliminando así la necesidad de realizar búsquedas manuales que consumen mucho tiempo. Además, las capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático de la plataforma permiten el enrutamiento e indexación automáticos de archivos, lo que ahorra a los usuarios tiempo y esfuerzo valiosos.

Características clave de DocuPhase:

• Captura de datos impulsada por IA: Extracción inteligente de información esencial de diversos documentos.
• Recuperación eficiente de documentos: Recuperación rápida y precisa de datos de archivos antiguos utilizando capacidades avanzadas de IA.
• Enrutamiento e indexación automática de archivos: Automatización basada en inteligencia artificial y aprendizaje automático para una organización optimizada de documentos.
• Integración perfecta: Compatibilidad con plataformas comunes, como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), para una mayor versatilidad y un menor cambio de programas.
• Solución segura basada en la nube: Interfaz intuitiva para almacenar documentos digitales y eliminar papeleo innecesario.
• Funciones de búsqueda avanzada: Herramientas de búsqueda configurables y de palabras clave para una rápida recuperación de documentos.
• Interfaz amigable: Software fácil de aprender con capacitación guiada para una incorporación e integración del flujo de trabajo sin problemas.

La naturaleza fácil de integración de DocuPhase le permite conectarse sin problemas con otras plataformas comunes, como los sistemas ERP, lo que la convierte en una herramienta versátil para manejar las operaciones diarias. Esta integración reduce el tiempo que los usuarios dedican a cambiar entre programas, optimizando su flujo de trabajo. La solución basada en la nube del software proporciona una interfaz segura e intuitiva para almacenar documentos digitales, eliminando efectivamente el papeleo innecesario.

3. fluido

Fluix es una plataforma móvil de gestión de flujos de trabajo y documentos diseñada para la gestión de servicios de campo. Este software innovador permite a las empresas almacenar y acceder de forma segura a documentos y formularios críticos dentro de un repositorio centralizado. Al proporcionar a los gerentes y técnicos de servicio de campo un fácil acceso a archivos esenciales, incluso en ubicaciones con conectividad a Internet limitada o nula, Fluix agiliza el trabajo remoto y mejora la productividad general.

Una de las características clave de Fluix son sus flujos de trabajo personalizados, que fomentan la comunicación efectiva y la responsabilidad entre los miembros del equipo. La plataforma permite actualizaciones y notificaciones en tiempo real sobre nuevas tareas, cambios o mensajes importantes, lo que garantiza que todas las partes interesadas permanezcan informadas y alineadas. Las capacidades de indexación y enrutamiento automático de archivos de Fluix reducen significativamente el esfuerzo manual, lo que permite a las empresas optimizar sus flujos de trabajo y aumentar la eficiencia.

Características clave de Fluix:

• Diseño móvil primero: Optimizado para la gestión de servicios de campo, lo que permite el almacenamiento seguro de documentos y el acceso sobre la marcha.
• Repositorio de documentos centralizado: Proporciona una ubicación única y de fácil acceso para documentos críticos relacionados con el campo.
• Flujos de trabajo personalizados: Facilita la comunicación y la responsabilidad entre los miembros del equipo a través de actualizaciones y notificaciones en tiempo real.
• Integración perfecta: Compatible con plataformas comunes como sistemas ERP, lo que agiliza las operaciones diarias y minimiza el cambio de programas.
• Tecnología OCR: Admite el reconocimiento óptico de caracteres para una conversión precisa de imágenes de texto en texto codificado por máquina.
• Función de chat de IA: Desarrollado por ChatGPT, ofrece acceso instantáneo a información relacionada con documentos, eliminando búsquedas manuales.
• Configuración fácil de usar: Configuración sencilla de la función OpenAI Chat en Document Companion.

La arquitectura fácil de integrar de Fluix le permite conectarse sin problemas con otras plataformas predominantes, como los sistemas ERP. Esta integración permite a las empresas manejar las operaciones diarias de manera más eficiente y reduce el tiempo dedicado a cambiar entre programas. Además, Fluix admite la tecnología OCR, lo que garantiza que los datos transmitidos a la función de chat de IA sean precisos y completos para un análisis detallado.

4. Archivos M

M-Files es una plataforma inteligente de gestión de información que ofrece un enfoque más inteligente para gestionar contenidos durante todo su ciclo de vida. Al conectar contenido sin problemas y aprovechar la automatización inteligente, M-Files permite a los trabajadores del conocimiento ser más productivos al entregar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado.

La plataforma proporciona una visión integral del contenido de toda la organización sin requerir una migración compleja y costosa a un único repositorio. La solución de gestión de documentos digitales de M-Files cuenta con potentes capacidades de búsqueda y recuperación, lo que permite a los usuarios localizar documentos rápida y fácilmente sin perder tiempo buscando archivos extraviados o luchando por recordar dónde se almacenó algo. La plataforma también simplifica la creación de documentos al ofrecer plantillas, funciones sencillas de nombrar y guardar, y la capacidad de descubrir documentos ocultos y datos oscuros a través de tecnología habilitada por IA.

Características clave de M-Files:

• Gestión Inteligente de la Información: Combina contenido conectado y automatización inteligente para aumentar la productividad y proporcionar una vista de 360 ​​grados del contenido.
• Búsqueda y recuperación rápidas: Permite a los usuarios encontrar documentos de forma rápida y sencilla, ahorrando tiempo y esfuerzo.
• Creación de documentos simplificada: Ofrece plantillas, nombrar y guardar documentos fácilmente y descubrir documentos ocultos y datos oscuros.
• Cumplimiento y seguridad automatizados: Garantiza el cumplimiento de las políticas y regulaciones de la empresa y proporciona seguridad de los datos mediante derechos de acceso y cifrado.
• Colaboración perfecta: Permite la coautoría, los comentarios y las anotaciones en documentos simultáneamente.
• Integración con herramientas populares: Ofrece integración con Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook y otras aplicaciones ampliamente utilizadas.
• Procesos impulsados ​​por IA: Utiliza IA, como M-Files Aino, para organizar información, comprender el contexto de los documentos e interactuar con el conocimiento utilizando el lenguaje natural.

Las capacidades de automatización de M-Files agilizan el cumplimiento de las políticas y regulaciones de la empresa, garantizan la seguridad de los datos mediante derechos de acceso estrictos y cifrado de nivel empresarial, y permiten una colaboración sencilla mediante la coautoría, los comentarios y las anotaciones en documentos simultáneamente. Creado sobre una plataforma altamente configurable, M-Files se puede personalizar fácilmente para satisfacer necesidades comerciales específicas a través de API, plantillas de soluciones y complementos de terceros.

5. IA de SharePoint

Fuente: Microsoft

Microsoft SharePoint es una potente plataforma de colaboración y gestión de documentos que, cuando se integra con tecnologías de inteligencia artificial, transforma los flujos de trabajo, mejora la colaboración y aumenta la productividad de las organizaciones. Al incorporar capacidades de IA en SharePoint, las empresas pueden automatizar procesos, optimizar la gestión de documentos, mejorar la funcionalidad de búsqueda y obtener información valiosa a partir de los datos.

SharePoint AI permite a los empleados trabajar de forma más inteligente y rápida, al tiempo que reduce los esfuerzos manuales y mejora la productividad. La plataforma ofrece varios beneficios, incluida la gestión inteligente de documentos, la automatización del flujo de trabajo, la integración de chatbot y el análisis predictivo, lo que permite a las organizaciones optimizar las operaciones, mejorar la colaboración y mantenerse competitivas en el panorama actual. SharePoint Premium, la plataforma avanzada de experiencias y administración de contenido, brinda inteligencia artificial, automatización y seguridad adicional a las experiencias, el procesamiento y la gobernanza del contenido, lo que ayuda a las organizaciones a administrar y proteger el contenido crítico durante todo su ciclo de vida.

Características clave de la IA de SharePoint:

• Gestión de documentos inteligente: Procesamiento de documentos impulsado por IA, clasificación, extracción y etiquetado automático de información de documentos, lo que conduce a una mayor eficiencia y flujos de trabajo optimizados.
• Automatización del flujo de trabajo: La automatización del flujo de trabajo mejorada con IA analiza datos históricos, aprende de decisiones pasadas y toma decisiones inteligentes al automatizar tareas y enrutar documentos.
• Integración de chatbot: Los chatbots con tecnología de inteligencia artificial integrados con SharePoint permiten a los empleados interactuar con el sistema a través del lenguaje natural, brindando respuestas y soporte instantáneos.
• Análisis predictivo: Aprovecha la IA para analizar datos y proporcionar información valiosa, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos y mantenerse a la vanguardia.
• Gestión avanzada de contenido: IA, automatización y seguridad adicional a las experiencias, el procesamiento y la gobernanza del contenido, lo que ayuda a las organizaciones a gestionar y proteger el contenido crítico durante todo su ciclo de vida.
• Soluciones de documentos de alto valor: ofrece soluciones para trabajar con documentos de alto valor, como contratos, declaraciones de trabajo, pedidos y facturas.

Las capacidades inteligentes de gestión de documentos de SharePoint AI permiten la clasificación, extracción y etiquetado automáticos de información de los documentos, lo que mejora la eficiencia y optimiza los flujos de trabajo. Las capacidades de análisis predictivo de la plataforma aprovechan la IA para analizar datos y proporcionar información valiosa, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos y mantenerse a la vanguardia.

Optimice su flujo de trabajo con soluciones de gestión de documentos de IA

En el acelerado entorno empresarial actual, las soluciones de gestión de documentos impulsadas por IA se han convertido en herramientas esenciales para las organizaciones que buscan optimizar sus flujos de trabajo, mejorar la colaboración e impulsar la productividad. Las soluciones de gestión de documentos de IA que se analizan en este artículo ofrecen una amplia gama de funciones y capacidades diseñadas para satisfacer diversas necesidades empresariales.

Desde la clasificación y extracción inteligente de documentos hasta la integración perfecta con los flujos de trabajo existentes, estas herramientas aprovechan el poder de la IA para simplificar la creación, el almacenamiento y la recuperación de documentos comerciales críticos. Al automatizar los procesos manuales, mejorar la funcionalidad de búsqueda y proporcionar información valiosa, estas soluciones permiten a las organizaciones optimizar sus operaciones, reducir costos e impulsar una mejor toma de decisiones.