Was die Schatten‑KI‑Zahlen verbergen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den meisten Unternehmen nutzen bereits KI‑Werkzeuge, die ihr Arbeitgeber nie genehmigt hat. Das sollte heute niemanden überraschen. Beschäftigte haben sich schon immer zu Technologien hingezogen gefühlt, die ihnen effizienteres Arbeiten ermöglichen, unabhängig davon, ob diese Werkzeuge formell von der IT eingeführt wurden. KI hat dieses Verhalten lediglich beschleunigt.

Die Geschwindigkeit der KI‑Einführung ist nur ein Teil der Geschichte. Viel aufschlussreicher ist, was sie über die Umgebungen aussagt, in denen diese Einführung stattfindet. Wenn Beschäftigte ihre eigenen KI‑Werkzeuge wählen, ist das oft ein Hinweis darauf, dass die IT kein vollständiges Bild davon hat, wie die Arbeit erledigt wird. Dieselben Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, nicht genehmigte KI‑Nutzung zu identifizieren, kämpfen möglicherweise auch mit langsamer Patch‑Verwaltung, inkonsistenter Verschlüsselung oder Geräten, die außerhalb etablierter Sicherheitsrichtlinien liegen. Schatten‑KI erzeugt diese Schwächen nicht, kann sie jedoch deutlicher in den Vordergrund rücken.

Unser eigener State of Digital Workspace 2026 Report analysierte Telemetriedaten von Millionen verwalteter Geräte aus 17 Branchen und umging damit die Beschränkungen, die entstehen, wenn Mitarbeitende gebeten werden, sich zu erinnern oder offenzulegen, welche Werkzeuge sie verwenden. Er ergab, dass die Nutzung von KI‑Assistenten im Jahr 2025 um fast 1.000 % zunahm und damit die am schnellsten wachsende Anwendungs‑Kategorie am Arbeitsplatz darstellte.

Die Kennzahl zeigt, wie schnell sich das Verhalten der Mitarbeitenden ändert. Sie eröffnet zudem eine weniger bekannte Untersuchungsrichtung: zeigen Unternehmen mit hoher Nutzung nicht genehmigter Anwendungen Schwächen in etablierten Bereichen der Geräteverwaltung? Das Gesundheitswesen liefert den deutlichsten Hinweis darauf, dass dies der Fall sein könnte. In unserer Studie erscheint das Gesundheitswesen unter den Branchen, die dem größten Compliance‑Risiko durch nicht genehmigte Anwendungen ausgesetzt sind; an anderer Stelle im Bericht werden dort auch einige der langsamsten Patch‑Vorgänge und höhere Raten unverschlüsselter Desktop‑Computer verzeichnet.

Einführung ist nur ein Teil des Bildes

Zu verstehen, welche KI‑Werkzeuge Mitarbeitende nutzen, ist nur ein Teil des Puzzles. Die aufschlussreichere Frage ist, warum sie diese wählen, denn diese Entscheidungen verdeutlichen häufig die Lücke zwischen der von der IT geschaffenen Arbeitsumgebung und der, die die Mitarbeitenden täglich erleben.

Die Verteilung zwischen genehmigten und nicht genehmigten KI‑Werkzeugen wird erst nach Etablierung der Nutzung aufschlussreich. Microsoft Copilot ist auf verwalteten Mobilgeräten, bei denen die IT die Bereitstellung steuert, weit verbreitet, unterstützt durch seine Einbindung in Microsoft 365. Außerhalb dieser verwalteten Umgebung führt ChatGPT mit deutlichem Abstand. Es ist auf 91 % der nicht genehmigten iOS‑Geräte und 61 % der nicht genehmigten Android‑Geräte zu finden, während Gemini den größten Teil der restlichen Android‑Nutzung ausmacht.

Genehmigte und selbst ausgewählte Dienste können problemlos in einer Arbeitsumgebung koexistieren. Mitarbeitende können Zugriff auf den unternehmensinternen KI‑Dienst haben und dennoch zu einem anderen Werkzeug greifen, weil sie es als schneller, vertrauter oder besser für eine bestimmte Aufgabe geeignet empfinden. Aus ihrer Sicht ist das häufig der praktischste und schnellste Weg, die Arbeit zu erledigen. Für IT‑ und Compliance‑Teams schafft das Unsicherheit darüber, welche Anwendungen Unternehmensinformationen verarbeiten und ob bestehende Governance‑Richtlinien eingehalten werden.

Das Muster bei Kommunikationssoftware ist ähnlich. Verbraucher‑Messaging‑Anwendungen machen fast die Hälfte der auf verwalteten Desktop‑Plattformen installierten Kommunikationswerkzeuge aus, neben Teams, Zoom und Slack. Finanzdienstleistungen und das Gesundheitswesen sind trotz ihrer strengen Aufbewahrungspflichten nicht ausgenommen. Das Compliance‑Problem entsteht, wenn ein Unternehmen davon ausgeht, dass sensible Gespräche innerhalb genehmigter Kanäle bleiben. Eine Richtlinien‑Anfrage, ein Patientengespräch oder eine interne Entscheidung, die in eine Consumer‑Anwendung verlagert wird, kann nicht mehr in den Systemen für Aufbewahrung, Überwachung oder Untersuchung liegen. Der betroffene Mitarbeitende beabsichtigt möglicherweise nicht, Kontrollen zu umgehen, sondern nutzt einfach den Kanal, über den ein Kollege am schnellsten reagiert.

Diese Muster deuten auf einen umfassenderen Wandel hin, wie Arbeit erledigt wird. Mitarbeitende wechseln zunehmend zwischen Anwendungen, Browsern und KI‑Diensten, die nicht immer nahtlos in traditionelle Verwaltungsmodelle passen. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, eine weitere Anwendung zu identifizieren, sondern ein klares Verständnis dafür zu bewahren, wie Arbeit in der gesamten Umgebung abläuft, damit die Governance mit dem Verhalten der Mitarbeitenden Schritt halten kann.

KI‑Einführung und Gerätehygiene entwickeln sich mit unterschiedlicher Geschwindigkeit

Die rasche Einführung von KI hat eine weitere Realität der Unternehmens‑IT offenbart: Technologie entwickelt sich nicht überall im Unternehmen gleich schnell. Mitarbeitende können innerhalb von Minuten einen KI‑Dienst nutzen, ohne einen Beschaffungsprozess oder ein Support‑Ticket.

Das Schließen einer Lücke in der Geräteverwaltung kann Monate dauern, insbesondere in gemischten Umgebungen mit Unternehmens‑Laptops, gemeinsam genutzten Geräten, robusten Hardware‑Lösungen und privaten Handys der Mitarbeitenden. Die Telemetrie zeigt große Unterschiede bei der Patch‑Geschwindigkeit. iOS‑Geräte erreichen die neueste Version etwa achtmal schneller als Android‑Geräte, während macOS‑Updates rund anderthalbmal schneller als Windows‑Updates erfolgen.

Auch die Verschlüsselungsabdeckung ist ungleichmäßig; 23 % der Desktop‑Computer im Bankensektor sind nicht verschlüsselt, und der Wert steigt auf etwa 27 % im Gesundheitswesen und im High‑Tech‑Bereich sowie auf 28 % in Medien und Unterhaltung. Mehr als die Hälfte der Desktop‑ und Mobilgeräte im Bildungssektor ist unverschlüsselt, während im öffentlichen Sektor jeder fünfte Desktop keine Verschlüsselung aufweist.

Die branchenspezifische Aufschlüsselung der Betriebssystem‑Updates liefert weitere Kontextinformationen. Das Gesundheitswesen, die Pharmaindustrie sowie der Einzel‑ und Großhandel weisen die höchste Konzentration von Android‑Geräten auf, die vier bis fünf Generationen hinter der aktuellen Version zurückliegen. Die durch ein fehlendes Patch offenbarten Informationen variieren in diesen Umgebungen, von Patientendaten und klinischen Informationen bis hin zu Arzneimittelforschung und Zahlungsdaten.

Ältere Geräte sind häufig in betrieblichen Umgebungen eingebettet, in denen Austausch und Wartung schwierig sind. Ein robustes Handgerät auf einer Krankenhausstation oder einem Lagerboden kann noch ein Betriebssystem verwenden, das mehrere Hauptversionen veraltet ist, während das Personal in dieser Umgebung Zugang zu den neuesten öffentlichen KI‑Diensten hat. Die Nutzung von KI kann sofortige Bedenken hervorrufen, obwohl das alternde Endgerät bereits seit längerem einen Weg zu sensiblen Informationen darstellt.

Hier wird die Beziehung zwischen KI‑Einführung und Endgeräteverwaltung deutlicher. Der Bericht behandelt das Risiko von Schatten‑Perimetern und Sicherheits‑Hygiene in separaten Kapiteln, doch das Gesundheitswesen erscheint in beiden. Es wird wegen der Compliance‑Gefährdung durch nicht genehmigte Anwendungen identifiziert und erscheint erneut wegen langsamer Betriebssystem‑Updates und einer relativ hohen Rate unverschlüsselter Desktop‑Computer. Diese Überschneidung kann verborgen bleiben, wenn Sicherheit, Geräteverwaltung und Anwendungsinformationen in getrennten Systemen liegen. Jedes Team hat möglicherweise einen genauen Überblick über den eigenen Teil des Bestands, während die Risikokonzentration über die Teams hinweg übersehen wird.

Der regulatorische Zeitplan hat sich geändert

Einige Unternehmen hatten erwartet, dass Regulierungen den nötigen Druck erzeugen, um diese Lücken zu schließen, doch der Zeitplan gewährt ihnen nun mehr Zeit als zuvor angenommen. Gemäß dem politischen Abkommen, das die EU‑Verhandlungsführer am 7. Mai erzielt haben wurden die Hochrisiko‑Verpflichtungen des KI‑Gesetzes für eigenständige Systeme gemäß Anhang III von August 2026 auf Dezember 2027 verschoben. Dies ist die Kategorie, in die viele Unternehmens‑KI‑Implementierungen voraussichtlich fallen. Transparenzpflichten gelten weiterhin ab August 2026, während die umfassenderen Anforderungen, die viele Unternehmen zur Erstellung von KI‑Inventaren und formellen Risikoanalysen bewegen würden, nun sechzehn Monate später eintreten.

Die Verzögerung gibt Unternehmen mehr Vorbereitungszeit, beseitigt jedoch gleichzeitig eine unmittelbare externe Frist, die Investitionen beschleunigt hätte.

Der Markt reagiert auf eine anerkannte Governance‑Lücke, wobei der Wert dieser Ausgaben davon abhängt, wie gut diese Plattformen mit dem breiteren Endgeräte‑Bestand verknüpft sind. Ein separates KI‑Governance‑Dashboard kann aufzeigen, welche Werkzeuge verwendet werden, während Gerätezustand, Verschlüsselung und Anwendungs‑Performance an anderer Stelle verbleiben. Regulierungen können Erwartungen setzen und Verantwortlichkeiten definieren, aber sie können kein vollständiges Betriebsbild erzeugen, solange die zugrunde liegenden Daten nicht zusammengeführt werden.

Das Endgerät ist für jeden, der KI einsetzt, entscheidend

Die KI‑Strategie jedes Unternehmens wird letztlich von den Geräten abhängen, die Mitarbeitende täglich nutzen. Das gilt unabhängig davon, ob KI über einen Browser bereitgestellt, in eine Business‑Anwendung eingebettet oder direkt auf dem Endgerät ausgeführt wird.

Entwicklerinnen und Entwickler sowie Unternehmens‑Teams, die Assistenten, Agenten oder On‑Device‑Modelle bereitstellen, müssen mit den Geräten arbeiten, die die Mitarbeitenden bereits nutzen. Diese Geräte können älter, stark verwaltet oder bereits unter Leistungsdruck stehen. Auf Windows‑Desktops machen IT‑Administration, Sicherheit und System‑Tools fast zwei Drittel des installierten Software‑Stacks aus. Endgeräteschutz, Patch‑Management, Verschlüsselung und Asset‑Inventur‑Agenten konkurrieren um Prozessor‑Kapazität und Arbeitsspeicher, bevor eine KI‑Arbeitslast startet.

Das Hinzufügen eines Assistenten zu dieser Umgebung verändert die Anforderungen an das Gerät. Das ist besonders relevant für On‑Device‑Inference und agentenbasierte Workflows, bei denen Zuverlässigkeit und verfügbare Rechenressourcen bestimmen, ob der Dienst wie erwartet reagiert. The Digital Workspace 2026 Report ergab, dass Windows‑Geräte 3,1‑mal mehr erzwungene Abschaltungen und 7,5‑mal mehr nicht reagierende Anwendungszustände als Macs aufweisen. Wenn Mitarbeitende im Routinebetrieb zunehmend auf KI‑Assistenten angewiesen sind, haben diese Zuverlässigkeitsunterschiede direkte Auswirkungen auf Adoption und Vertrauen. Ein Dienst, der zum Zeitpunkt des Bedarfs nicht verfügbar, langsam oder inkonsistent ist, wird schnell umgangen.

Ein kürzlich ausgegebenes Executive‑Laptop und ein gemeinsam genutztes klinisches Gerät können zum selben Unternehmen gehören, liegen jedoch an entgegengesetzten Enden hinsichtlich Patch‑Status, Leistung und Kontrolle. Die Planung einer KI‑Einführung um ein idealisiertes Endgerät herum birgt das Risiko, die Bereiche zu übersehen, in denen die Implementierung am schwierigsten ist. Diese Schwächen konzentrieren sich häufig in regulierten und operativen Umgebungen, in denen Geräte länger im Einsatz bleiben und Unterbrechungen die Arbeit an vorderster Front beeinträchtigen können. Das sind auch die Settings, in denen mangelnde Transparenz die gravierendsten Folgen hat.

Das gesamte Umfeld sehen

Richtlinien bleiben notwendig, doch ihre Wirksamkeit ist begrenzt, wenn ein Unternehmen nicht sehen kann, welche Werkzeuge Mitarbeitende nutzen oder in welchem Zustand die Geräte sind, über die sie darauf zugreifen. Mitarbeitende werden weiterhin Dienste auswählen, die ihnen helfen, eine Aufgabe schnell zu erledigen. Einige werden einen genehmigten Assistenten verwenden, während andere einen öffentlichen Dienst wählen, der einfacher erscheint oder ein besseres Ergebnis liefert. Schriftliche Vorgaben allein geben den IT‑Teams keinen genauen Überblick über dieses Verhalten.

Die operative Herausforderung besteht darin, die KI‑Nutzung im Kontext zu verstehen, was das Alter des Geräts, das Betriebssystem, den Patch‑Status, die Verschlüsselungsabdeckung und die bereits laufenden Anwendungen umfassen kann. Betrachtet man jedes Datenset einzeln, erscheint es handhabbar. Kombiniert können sie jedoch aufzeigen, wo mehrere Schwachstellen rund um dieselben Mitarbeitenden, Geräte oder Geschäftsprozesse auftreten. Regulierungsgeprägte Unternehmen sollten damit beginnen, KI‑Nutzung, Patch‑Status und Verschlüsselungsinformationen in einer gemeinsamen Ansicht zusammenzuführen und anschließend die Teile des Bestands zu identifizieren, die in diesen Datensätzen wiederholt auftauchen. Schatten‑KI kann das sichtbarste Anzeichen des Problems sein, während das breitere Risiko in den Lücken zwischen den Systemen liegt, die zur Verwaltung des Arbeitsplatzes verwendet werden.