Homebase führt KI-Assistenten ein, der Schichten besetzt und Verwaltungsaufgaben für Teams mit Stundenlohn übernimmt

Ein kurzfristiger Krankheitsanruf kann den Morgen eines Kleinunternehmers in die Suche nach einer Vertretung für eine Schicht verwandeln. Homebase macht dieses bekannte Problem zu einem zentralen Anwendungsfall für Homebase Assistant, ein neues KI-Angebot, das Personalplanung, Einstellungen, die Prüfung von Stundenzetteln und die Überwachung der Personalkosten für Teams mit Stundenlohn übernehmen soll.

Der am 20. Oktober angekündigte Assistent kann laut dem Unternehmen verfügbare Beschäftigte ermitteln, potenzielle Vertretungen kontaktieren und unter Berücksichtigung der Präferenzen des Inhabers und des bisherigen Kontexts eine Schicht besetzen. Homebase zufolge behalten die Inhaber das letzte Wort und legen die Leitplanken fest, innerhalb derer das System arbeitet. Das Produkt steht zunächst einer begrenzten Zahl von Unternehmen zur Verfügung.

Mit der Einführung kommt eine KI, die Aufgaben ausführt, in einen Bereich, in dem die Verwaltungsarbeit oft bei der Person anfällt, die zugleich Kunden bedient, den Lagerbestand verwaltet oder den Laden öffnet. Ihr praktischer Nutzen hängt davon ab, ob sie diese alltäglichen Abläufe zuverlässig erledigen kann, ohne dem Inhaber eine weitere Reihe von Entscheidungen zur Prüfung aufzubürden.

Von einer unbesetzten Schicht bis zur Vertretung

Der Ablauf zur Besetzung offener Schichten in Homebase Assistant veranschaulicht, was das Unternehmen automatisieren möchte. Eine Lücke zu erkennen, ist erst der Anfang: Für die Suche nach einer Vertretung muss auch die Verfügbarkeit geprüft, müssen Beschäftigte kontaktiert und der Dienstplan aktualisiert werden, sobald jemand zusagt. Homebase zufolge berücksichtigt der Assistent bei diesem gesamten Ablauf die Präferenzen des Unternehmens.

„Die meisten KI-Tools würden Ihnen lediglich sagen, dass eine Schicht unbesetzt ist. Homebase Assistant findet jemanden, der sie übernehmen kann, und ermöglicht es dem Inhaber, sich wieder seiner Arbeit zu widmen“, sagte John Waldmann, Gründer und CEO von Homebase, in der Ankündigung.

Der Assistent erstellt außerdem Dienstpläne, unterstützt beim Verfassen von Stellenanzeigen, prüft Bewerber und koordiniert Vorstellungsgespräche. Zur Vorbereitung der Lohnabrechnung weist er frühzeitig auf fehlende Stempelungen und andere Probleme mit Arbeitszeitnachweisen hin, sodass der Inhaber sie vor der Lohnabrechnung beheben kann. Bei der Überwachung der Personalkosten stehen Überstundenentwicklungen und Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Arbeitsstunden im Fokus. So können Führungskräfte die Personalplanung anpassen, bevor sich diese Abweichungen summieren.

Diese Funktionen hängen zusammen. Eine besetzte Schicht kann sich auf das Überstundenrisiko auswirken, während ungenaue Arbeitszeitnachweise sowohl die Lohnabrechnung als auch das Bild der Personalkosten verzerren können. Wenn diese Bereiche zusammengeführt werden, sind die zugrunde liegenden Unternehmensdaten ebenso wichtig wie die KI-Schnittstelle.

Die Betriebsdaten hinter dem Assistenten

Homebase vereint bereits Dienstplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Personalbeschaffung und Teamkommunikation auf einer Plattform. Auf der Website wird ein Ablauf beschrieben, bei dem erfasste Arbeitsstunden in Stundennachweise und anschließend in die Lohnabrechnung übernommen werden, wodurch eine manuelle Neueingabe entfällt. Diese bestehende Verknüpfung bietet eine praktische Grundlage für einen Assistenten, der mit Personaldaten arbeiten und sie nicht nur zusammenfassen soll.

Die Software für die Dienstplanung des Unternehmens unterstützt die Erfassung der Verfügbarkeit von Beschäftigten, rollenbasierte Dienstpläne, Urlaubsanträge, Schichttausch, die Erkennung von Terminkonflikten und Überstundenwarnungen. Der bestehende Dienstplanungsassistent kann außerdem ein Foto oder einen hochgeladenen Dienstplan in eine digitale Version umwandeln, die anschließend überprüft werden kann. Integrationen mit Kassensystemen verknüpfen Umsatzdaten mit der Erfassung und Prognose der Personalkosten.

Dieser Kontext hilft, den Umfang des neuen Produkts einzuordnen. Eine hilfreiche Empfehlung zur Besetzung einer Schicht muss zum tatsächlichen Dienstplan und zu den betrieblichen Einschränkungen passen. Ein in das System eingebetteter Assistent, in dem diese Daten gespeichert sind, hat Zugriff auf einen relevanteren Arbeitsablauf als ein eigenständiger Chatbot, dem eine einzelne Frage gestellt wird.

Homebase hat in der Mitteilung weder die Anbieter der zugrunde liegenden Modelle des neuen Assistenten noch die technische Architektur im Detail offengelegt. In der Ankündigung geht es um die Aufgaben, die er übernimmt, und um die Kontrollen, die den Inhabern vorbehalten bleiben, nicht um ein neues Basismodell. Außerdem bleibt offen, in welcher genauen Reihenfolge einzelne Aktionen genehmigt werden müssen.

Einstellungen und Lohnabrechnung bleiben menschliche Aufgaben

Das Angebot von Homebase für Personalbeschaffung und Einarbeitung vereint bereits Stellenanzeigen, die Vorauswahl von Bewerbern und die Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche auf einer Plattform. Mit dem neuen Assistenten baut das Unternehmen seine umfassenderen Bemühungen aus, den Koordinationsaufwand für die Suche nach und die Verwaltung von Beschäftigten mit Stundenlohn zu verringern.

In der Mitteilung wird St. Pete Athletic als Beispiel für diese umfassenderen KI-gestützten Aktivitäten im Personalbereich angeführt. Gründer und geschäftsführender Gesellschafter Reuben Pressman sagte, das Unternehmen habe mithilfe KI-gestützter Vorauswahl mehr als 3.000 Bewerbungen durchgesehen und über 1.000 Stunden eingespart. Dabei handelt es sich um ein vom Kunden berichtetes Ergebnis, nicht um ein gemessenes Resultat des neu eingeführten Assistenten.

Für Inhaber ist es wichtig, zwischen der Verringerung des Verwaltungsaufwands und der Abgabe von Verantwortung zu unterscheiden. Die Vorauswahl von Bewerbern kann beeinflussen, wer überhaupt berücksichtigt wird, und eine Korrektur des Arbeitszeitnachweises wirkt sich auf den Lohn einer Person aus. Klare Prüfpunkte und aktuelle Beschäftigtendaten sind daher ebenso wichtig wie Schnelligkeit. Nach eigener Aussage hält Homebase die Inhaber mit seinem Ansatz unter Kontrolle und ermöglicht der Software zugleich, Aufgaben innerhalb festgelegter Präferenzen auszuführen.

Ein begrenzter Start bei einer großen Basis kleiner Unternehmen

Homebase zufolge nutzen mehr als 150.000 Unternehmen die Plattform. Das Unternehmen berichtet außerdem, dass seine Produkte seit 2025 mehr als 4,7 Millionen Verwaltungsaufgaben erledigt und über 50 Millionen Stunden eingespart haben. Diese Zahlen beziehen sich auf das gesamte Produktangebot von Homebase und die vom Unternehmen geschätzte Wirkung; sie sind nicht als Ergebnisse zu verstehen, die der neue Assistant bereits erzielt hat.

Bei der ersten Veröffentlichung werden weder Preise für den Assistant noch ein Termin für die breitere Verfügbarkeit genannt. Die begrenzte Einführung dürfte dem Unternehmen die Möglichkeit geben, herauszufinden, wie das System mit unterschiedlichen Personaleinsatzplänen und Ausnahmen in verschiedenen Unternehmen umgeht.

Für ein Café, ein Einzelhandelsgeschäft oder einen Dienstleistungsbetrieb ist der Test einfach: Wird eine unbesetzte Schicht gefüllt, werden Probleme mit der Zeiterfassung schneller gelöst und muss der Inhaber weniger Zeit damit verbringen, Statusmeldungen nachzuverfolgen? Homebase setzt KI für alltägliche Aufgaben ein, bei denen sich diese Fragen beantworten lassen. Die Herausforderung besteht darin, die Automatisierung so zuverlässig zu machen, dass man ihr auch an einem arbeitsreichen Tag vertrauen kann.