Die 10 besten KI-Tools für die Eventplanung (Januar 2026)

Die Veranstaltungsbranche erlebt einen grundlegenden Wandel, da künstliche Intelligenz die Organisation, Durchführung und Erfolgsmessung von Konferenzen, Messen und Firmenveranstaltungen grundlegend verändert. Laut Amex GBT Meetings & Events – Globale Prognose 2025, 50 % der Meetingplaner weltweit werden im Jahr 2025 KI nutzen.

KI-Tools eröffnen Meeting- und Eventplanern zahllose Möglichkeiten. Der Markt reagiert entsprechend: Die Investitionen in Eventtechnologie werden voraussichtlich deutlich steigen, da Unternehmen ihre Produktivität steigern und gleichzeitig ihre Kosten senken wollen. Für Eventprofis, die alles organisieren – von privaten Meetings bis hin zu großen Branchenkongressen – hat sich KI von einer netten Innovation zu einem unverzichtbaren Werkzeug entwickelt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten.

Vergleichstabelle der KI-Tools zur Eventplanung

1. Griff

Grip ist eine KI-gestützte Event-Networking-Plattform, die darauf ausgelegt ist, sinnvolle Geschäftskontakte bei Veranstaltungen zu ermöglichen. Sie nutzt fortschrittliche Algorithmen des maschinellen Lernens, um Konferenzteilnehmer, Aussteller und Sponsoren auf der Grundlage ihrer Interessen und Ziele zusammenzubringen. Die Plattform lernt kontinuierlich aus Milliarden von Interaktionen über Veranstaltungen hinweg, um ihre Matchmaking-Vorschläge zu verbessern und Teilnehmern an großen Konferenzen (wie SXSW und andere) finden Sie die wichtigsten Personen zum Treffen. Die KI-Empfehlungen von Grip steigern den ROI beim Networking erheblich, indem sie sicherstellen, dass die Teilnehmer mit Personen in Kontakt treten, die ihre Ziele teilen, und so mehr Geschäftsmöglichkeiten und Partnerschaften bei B2B-Events schaffen.

Eine weitere Stärke von Grip ist seine End-to-End-Lösung für das Event-Engagement. Die KI-Matchmaking-Engine ist in eine benutzerfreundliche mobile Event-App integriert, über die Teilnehmer personalisierte Sitzungs- und Meeting-Vorschläge erhalten. Veranstalter können Grip nutzen, um das Engagement und die Zufriedenheit der Teilnehmer zu steigern, da der Algorithmus auf Grundlage des Verhaltens und der Profildaten der Teilnehmer über 70 Millionen personalisierte Empfehlungen pro Jahr liefert. Durch die Automatisierung des Prozesses der Planung von Einzelgesprächen und der Vorschläge für Networking-Matches befreit Grip Eventplaner von manuellen Matchmaking-Aufgaben und bietet Echtzeit-Einblicke in die Networking-Aktivität. Dies macht es zu einem leistungsstarken Tool für Messen und Firmenveranstaltungen, bei denen der Aufbau von Geschäftsbeziehungen im Mittelpunkt steht.

Preise (USD)

• Starter: Individuelles Angebot (Einzelereignisse, grundlegendes KI-Matchmaking)
• Professional: Individuelles Angebot (mehrere Ereignisse, erweiterte Analysen, dedizierter Support)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (unbegrenzte Anzahl an Events, White-Label-Optionen, API-Zugriff)

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2. brella

Brella ist eine weitere führende Eventplattform, die KI nutzt, um das Networking auf Konferenzen und Messen zu maximieren. Sie verwendet einen KI-gestützten Matchmaking-Algorithmus, um die besten Kontakte und Meetings vorzuschlagen. Die Teilnehmer geben ihre beruflichen Interessen und Ziele ein und das System von Brella analysiert Hunderte von Datenpunkten, um für jede Person hochrelevante Übereinstimmungen zu finden. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Teilnehmer – ob auf einer großen Messe oder einem Unternehmensgipfel – effizient diejenigen treffen kann, die seine Geschäftsziele teilen, was zu wertvolleren Interaktionen führt.

Brellas KI vereinfacht auch die Planung dieser Meetings. Sobald eine Übereinstimmung gefunden wurde, hilft das intelligente Planungstool der Plattform den Teilnehmern, ein Meeting zu einem für beide Seiten passenden Zeitpunkt zu buchen. Oft werden sogar optimale Zeitfenster während der Veranstaltung vorgeschlagen. Das Benutzererlebnis ist unkompliziert: Teilnehmer erhalten personalisierte Vorschläge von Personen, mit denen sie sich vernetzen können, und können über die App Meeting-Anfragen senden/annehmen. Brellas Fokus auf intelligentes Networking hat es zu einer vertrauenswürdigen Lösung für Tausende von Eventorganisatoren gemacht, die das Engagement steigern möchten.

Preise (USD)

• Basic: Individuelles Angebot (Einzelveranstaltung, bis zu 500 Teilnehmer)
• Professional: Individuelles Angebot (mehrere Veranstaltungen, unbegrenzte Teilnehmerzahl, Sponsorentools)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (White-Label, API-Zugriff, dedizierter CSM)
• Jahrespläne: Mit Mengenrabatten erhältlich

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3. ClickUp

ClickUp ist ein beliebtes Projektmanagement Plattform und ihr integrierter KI-Assistent bietet Funktionen, die speziell auf Veranstaltungsplaner zugeschnitten sind. ClickUp AI verfügt über Hunderte rollenspezifischer Eingabeaufforderungen und Tools und fungiert effektiv als intelligenter Co-Pilot für die Organisation von Veranstaltungen. In einem Arbeitsbereich für die Veranstaltungsplanung können Sie die KI bitten, Ihnen bei der Erstellung von Aufgabenlisten, Zeitplänen oder sogar kreativen Ideen zu helfen. Wenn Sie beispielsweise Hilfe bei der Suche nach einem Hauptredner oder beim Brainstorming von Sitzungsthemen für eine Konferenz benötigen, kann ClickUp AI Vorschläge unterbreiten, indem es den von Ihnen bereitgestellten Kontext analysiert. Diese Integration von KI bedeutet, dass Sie Ihre Aufgabenliste verwalten und gleichzeitig intelligente Unterstützung erhalten können, ohne die Plattform wechseln zu müssen.

Eine der Stärken von ClickUp AI ist die gute Integration in den gesamten Projektmanagement-Workflow. Alle von KI generierten Aufgaben oder Inhalte können sofort in ClickUp-Aufgaben umgewandelt, Teammitgliedern zugewiesen und auf Dashboards verfolgt werden. Dadurch entsteht ein nahtloser Kreislauf vom KI-Vorschlag bis zur Ausführung. Veranstaltungsplaner können ClickUp AI verwenden, um Veranstaltungspläne zu entwerfen, Werbe-E-Mails zu schreiben oder sogar veranstaltungsspezifische Vorlagen zu verwenden, die die Plattform bereitstellt. Das Ergebnis ist ein effizienterer Planungsprozess – banale oder zeitaufwändige Aufgaben (wie das Schreiben von Texten oder das Erstellen von Checklisten) werden durch KI beschleunigt, sodass sich die menschlichen Planer auf Entscheidungen auf höherer Ebene konzentrieren können. 

Preise (USD)

• Für immer frei: 0 $ (100 MB Speicher, unbegrenzte Benutzer, eingeschränkte Funktionen)
• Unbegrenzt: 10 $/Benutzer/Monat (unbegrenzter Speicherplatz, Integrationen, 1,000 Automatisierungen/Monat)
• Geschäft: 19 $/Benutzer/Monat (unbegrenzte Teams, erweiterte Funktionen, Google SSO)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (White-Label, HIPAA-Konformität, dedizierter Erfolgsmanager)
• ClickUp-KI: Fügen Sie jedem kostenpflichtigen Plan 7 $/Benutzer/Monat hinzu

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4. Spark

Spark ist eine generative KI-Plattform für Eventprofis, entstanden aus einer Zusammenarbeit zwischen Event-Tech-Unternehmen Gevme und der Professional Convention Management Association (PCMA). Spark wurde Ende 2023 offiziell eingeführt und mit Daten von Tausenden von Veranstaltungsplanern, Veranstaltungsorten und Reisezielen trainiert, was ihm eine reichhaltige Grundlage an branchenspezifischem Wissen verleiht. Sein Hauptzweck besteht darin, Veranstaltungserlebnisse und Analysen durch KI-generierte Inhalte und Erkenntnisse zu verbessern. Beispielsweise kann Spark bei Konferenzen Sitzungszusammenfassungen und wichtige Erkenntnisse in Echtzeit bereitstellen. Eine Funktion namens Spark-Imbissbuden analysiert den Inhalt von Live-Präsentationen und fasst die wichtigsten Erkenntnisse in Echtzeit zusammen. Am Ende einer Sitzung werden den Teilnehmern Zusammenfassungen und sogar „Ideenwolken“ der Hauptthemen angezeigt. So können die Teilnehmer Informationen schnell verarbeiten und sich wichtige Inhalte merken, ohne auf Berichte nach der Veranstaltung warten zu müssen.

Über die Live-Zusammenfassung hinaus unterstützt Spark Planer bei der Erfassung und Wiederverwendung von Veranstaltungsinhalten. Es kann automatisch Zusammenfassungen nach der Veranstaltung erstellen, Erkenntnisse in mehrere Sprachen übersetzen oder personalisierte Highlights für verschiedene Teilnehmersegmente erstellen. Durch die Verarbeitung qualitativer Daten wie Sitzungsfeedback und Q&A-Diskussionen deckt die KI von Spark Trends und Vorlieben auf, deren manuelle Identifizierung zeitaufwändig wäre. All dies ermöglicht es Veranstaltungsorganisatoren, den Stakeholdern einen Mehrwert zu demonstrieren: Sie können leicht zeigen, welche Inhalte am besten ankamen, oder Sponsoren sofortige Analysen zum Engagement der Teilnehmer bereitstellen.

Preise (USD)

• Kostenlos: 0 $ (nur PCMA-Mitglieder, grundlegende Funktionen, eingeschränkte Nutzung)
• Vorteile: Individuelles Angebot (erweiterte Funktionen, Zielsuche, PDF-Uploads)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (erhöhte Sicherheit, ISO-zertifiziert, individuelle Schulung)
• Accelerator-Programme: Individuelles Angebot (3-wöchiges Explorer- oder 2-monatiges Innovator-Training)

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5. Vendelux

(Quelle: Vendelux)

Vendelux ist eine KI-gestützte Event-Intelligence-Plattform, die Eventplanern und Vermarktern von Unternehmen hilft, datengestützte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Events sie ausrichten, sponsern oder besuchen. Sie aggregiert eine riesige Datenbank mit über 200,000 globalen B2B-Events und Millionen von Teilnehmerdatenpunkten und nutzt dann KI, um Erkenntnisse und Vorhersagen zu gewinnen. Beispielsweise kann Vendelux Entscheidungsmuster der Teilnehmer vorhersagen und den potenziellen ROI der Teilnahme an bestimmten Konferenzen prognostizieren. Das bedeutet, wenn Sie entscheiden, welche Messe die besten Leads bringt oder welche Branchenkonferenz Ihr Vertriebsteam sponsern sollte, kann Vendelux datengestützte Empfehlungen geben, anstatt die Wahl dem Bauchgefühl zu überlassen.

Eine der Stärken von Vendelux ist die Art und Weise, wie es Eventempfehlungen auf die Zielgruppe und Ziele eines Unternehmens abstimmt. Die Plattform kann die wichtigsten Branchenevents identifizieren, die Ihr gewünschtes Kundenprofil ansprechen, und Ihnen so dabei helfen, Prioritäten für die Investition Ihres Eventbudgets zu setzen. Sie überwacht auch Eventanmeldungen; Sie können beispielsweise benachrichtigt werden, wenn ein wichtiger Kunde oder Konkurrent an einem bestimmten Event teilnimmt, was Ihre Pläne beeinflussen könnte. Durch die Messung und den Vergleich der Teilnehmerdemografie, des Engagement-Levels und der bisherigen Ergebnisse ermöglicht Vendelux Planern, den Wert von Events zu maximieren. Im Wesentlichen stellt es sicher, dass Sie bei den richtigen Events anwesend sind, und hilft Ihnen, Ihre eigene Eventstrategie für einen besseren ROI anzupassen. Dies macht es zu einem wertvollen KI-Tool für Eventvermarkter, die einen vollgepackten Veranstaltungskalender jonglieren.

Preise (USD)

• Vorteile: Individuelles Angebot (Veranstaltungsrecherche, Datenbank mit über 250,000 Veranstaltungen, E-Mail-Support)
• Plus: Individuelles Angebot (Verkaufsfunktionen, CRM-Integration, vorrangiger Support)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (unbegrenzte Benutzer, API-Zugriff, dedizierter CSM)
• Hinweis: Jahresverträge erforderlich, Mengenrabatte verfügbar

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6. Zenus

Zenus bietet eine innovative Möglichkeit, das Engagement der Teilnehmer bei Veranstaltungen durch KI-gestützte Gesichtsanalyse zu messen. Die als „ethische Gesichtsanalyse“ bezeichnete Technologie funktioniert über Kameras an Veranstaltungsorten, um Reaktionen und demografische Merkmale des Publikums anonym in Echtzeit zu messen. Wichtig ist, dass Zenus unter Berücksichtigung der Privatsphäre entwickelt wurde – es speichert keine persönlichen Daten und identifiziert keine Einzelpersonen. Stattdessen aggregiert es Kennzahlen wie die Anzahl der Impressionen (Ansichten), die ein Stand oder eine Sitzung erhält, die ungefähre Altersgruppe und Geschlechterverteilung der Teilnehmer und sogar die Stimmung (positive/negative Ausdrücke) der Menge. Diese Live-Analysen geben den Veranstaltern sofortiges Feedback darüber, was das Interesse der Teilnehmer weckt.

Die Stärke von Zenus liegt darin, traditionelle Umfragen nach der Veranstaltung durch Verhaltensdaten in Echtzeit zu ersetzen oder zu ergänzen. Anstatt sich ausschließlich darauf zu verlassen, dass die Teilnehmer Feedback-Formulare darüber ausfüllen, was ihnen gefallen hat, können die Veranstalter das Engagement-Niveau von Moment zu Moment sehen. Beispielsweise kann ein Anstieg der positiven Stimmung und der Verweildauer vor einem bestimmten Exponat auf großes Interesse hinweisen, sodass Veranstalter oder Aussteller dies sofort zur Kenntnis nehmen können. Diese Daten sind wertvoll, um spontane Verbesserungen vorzunehmen (z. B. die Anpassung des Inhalts, wenn die Teilnehmer desinteressiert wirken) und für die Analyse nach der Veranstaltung, um Sponsoren ihre wahre Präsenz aufzuzeigen. Durch die Integration mit Digital Signage und anderen Technologien vor Ort kann Zenus auch aggregierte Engagement-Statistiken anzeigen oder Inhaltsänderungen auslösen. 

Preise (USD)

• Pro Veranstaltung: Individuelles Angebot (Hardwaremiete, Einrichtungsunterstützung, grundlegende Analysen)
• Jahreslizenz: Individuelles Angebot (unbegrenzte Ereignisse, erweiterte Analysen, API-Zugriff)
• Hardwarekauf: Individuelles Angebot (einmaliger Kauf, Softwarelizenz inbegriffen)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (Unterstützung mehrerer Veranstaltungsorte, benutzerdefinierte Integrationen, White-Label-Optionen)

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7. Heutzutage

Heutzutage ist eine KI-gesteuerte Plattform, die als virtueller Eventplaner fungiert und auf Firmenveranstaltungen spezialisiert ist. Gestartet von einem Von Y Combinator unterstütztes Startupverspricht, einen Großteil des Aufwands bei der Organisation von Veranstaltungen zu beseitigen, insbesondere die zeitaufwändige Suche nach Veranstaltungsorten. Heutzutage geben Planer ihre Veranstaltungsanforderungen ein – wie Datum, Stadt, Teilnehmerzahl und Präferenzen – und die KI nimmt in ihrem Namen automatisch Kontakt zu geeigneten Veranstaltungsorten auf. Bemerkenswert ist, dass die Plattform tatsächlich Kontakt zu Veranstaltungsorten aufnimmt und die ersten Verhandlungsphasen (Verfügbarkeitsprüfungen, Preisangebote) übernimmt und dabei wie ein KI-gestützter Veranstaltungsortmakler funktioniert. Dadurch können wochenlange E-Mails und Telefonate in einen viel kürzeren Austausch komprimiert werden, der vom KI-Assistenten abgewickelt wird.

Die Plattform passt sich den individuellen Vorlieben und Bedürfnissen eines Unternehmens an und lernt aus vergangenen Veranstaltungen, um im Laufe der Zeit personalisiertere Vorschläge zu unterbreiten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Boutique-Hotels für seine Tagungen bevorzugt oder spezielle AV-Anforderungen hat, berücksichtigt Nowadays diese Präferenzen bei der Vorschlagung von Veranstaltungsorten und Anbietern. Die Plattform arbeitet mit schnellen Reaktionszeiten und rühmt sich einer „unbegrenzten Reichweite“, d. h. sie kann eine breite Palette von Optionen über den unmittelbaren Standort hinaus durchforsten. Tatsächlich hat Meanwhile sogar IATA-Zertifizierung als Reisebüro zu fungieren, was bedeutet, dass es im Rahmen des Veranstaltungsplanungsprozesses bei der Buchung von Gruppenreisen oder Unterkünften helfen kann. Dieser All-in-One-Ansatz (Veranstaltungsort + Reiselogistik) macht es zu einem leistungsstarken KI-Co-Piloten für Eventmanager von Unternehmen.

Preise (USD)

• Starter: Individuelles Angebot (Einzelveranstaltungen, Veranstaltungsortsuche, grundlegende Verhandlungen)
• Professional: Individuelles Angebot (unbegrenzte Veranstaltungen, Reisebuchung, Spesenmanagement)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (Zugriff für mehrere Teams, API-Integration, benutzerdefinierte Workflows)
• Hinweis: Beinhaltet IATA-zertifizierte Reisebuchungen auf allen Ebenen

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8. ChatGPT

(Quelle: Alex McFarland/Unite AI)

ChatGPT von OpenAI ist ein vielseitiges KI-Tool, das zwar nicht ausschließlich für Veranstaltungen entwickelt wurde, für viele Veranstaltungsplaner jedoch unverzichtbar geworden ist. ChatGPT wurde Ende 2022 eingeführt und ist ein Konversations-KI-Modell, das auf der Grundlage der gegebenen Eingabeaufforderungen menschenähnlichen Text generieren kann. Für Veranstaltungsprofis bedeutet dies, dass es bei einer Vielzahl textbasierter Aufgaben helfen kann: Brainstorming kreativer Themen oder Sitzungstitel, Verfassen von E-Mails und Werbematerial, Erstellen erster Versionen von Tagesordnungen und vieles mehr. Wenn Sie ChatGPT beispielsweise Details zu Ihrer bevorstehenden Konferenz (Zielgruppenprofil, Branche, Schlüsselthemen) mitteilen und nach Sitzungsideen oder Rednervorschlägen fragen, erstellt es eine Liste mit Ideen, um Ihren Planungsprozess anzukurbeln. 

Eine der Stärken von ChatGPT ist die Ideenfindung und das Überwinden von Schreibblockaden. Planer verwenden es häufig, um Inhalte wie Einladungsschreiben, Social-Media-Beiträge oder Pressemitteilungen für Veranstaltungen zu skizzieren. Auch wenn die KI beim ersten Versuch nicht immer perfekt ist, können Sie mit iterativer Eingabeaufforderung das Ergebnis verfeinern, bis es nützlich ist. Es ist auch hilfreich bei der Problemlösung; Sie können Fragen stellen wie „Wie kann ich das Engagement der Teilnehmer für eine virtuelle Veranstaltung steigern?“ und erhalten eine Reihe von Vorschlägen, die Sie berücksichtigen können. Das Wissen von ChatGPT umfasst umfangreiche veranstaltungsbezogene Informationen, von technischen Produktionstipps bis hin zu Marketingstrategien. 

Preise (USD)

• Kostenlos: 0 $ (GPT-4o mini, eingeschränkte Nutzung, langsamere Reaktionen)
• Plus: 20 $/Monat (GPT-4o-Zugriff, schnellere Antworten, Bildgenerierung)
• Vorteile: 200 $/Monat (unbegrenzter GPT-4o, o1-Modellzugriff, erweiterte Sprachfunktionen, Sora-Video)
• Mannschaft: 25 $/Benutzer/Monat (mindestens 2 Benutzer, Administratorrechte, gemeinsam genutzter Arbeitsbereich)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (unbegrenzter Zugriff, SSO, dedizierter Support)

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9. Cvent Video-Tools

Cvent Video Tools ist Teil der umfassenden Eventplanungslösung von Cvent. Es wurde entwickelt, um die Videoproduktion und die Interaktion bei Events zu verbessern. Es wurde speziell für Veranstalter entwickelt und nutzt KI, um die Erstellung, Bearbeitung und Verbreitung von Eventvideos zu vereinfachen. Von der Erfassung wichtiger Momente über die Produktion von Highlight-Reels bis hin zu Live-Streaming-Sessions – Cvent optimiert den gesamten Prozess und erleichtert so das Teilen von Eventerlebnissen mit einem breiteren Publikum. Dieses Tool ist besonders wertvoll für Firmenveranstaltungen und Konferenzen, bei denen hochwertige Videoinhalte die Markenpräsenz und das Engagement der Teilnehmer deutlich steigern können.

Neben der Videoerstellung bietet Cvent robuste Analyse- und Optimierungsfunktionen. Eventplaner können das Engagement der Zuschauer verfolgen, Leistungsmetriken überwachen und Einblicke in das Verhalten des Publikums gewinnen, sodass sie zukünftige Videoinhalte für eine maximale Wirkung verfeinern können. Durch die nahtlose Integration in Eventmanagement-Workflows stellt das Tool sicher, dass die Videoproduktion zu einer natürlichen Erweiterung der gesamten Eventstrategie wird. Seine KI-gesteuerten Funktionen tragen dazu bei, den manuellen Bearbeitungszeitaufwand zu reduzieren und die Inhaltsqualität zu verbessern, wodurch die Eventvideoproduktion letztendlich effizienter und effektiver wird.

Preise (USD)

• Webinar Pro: Ab individuellem Angebot (unbegrenzte Webinare, grundlegende Integrationen)
• Webinar Premium: Individuelles Angebot (erweiterte Integrationen, CRM-Tools, Analysen)
• Event Suite-Add-on: Individuelles Angebot (vollständige Videotools, automatisierte Bearbeitung, Live-Streaming)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (unbegrenzte Nutzung, White-Label, dedizierter Support)

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10 Schön.ai

Beautiful.ai ist eine innovative Plattform für Präsentationsdesign, die mithilfe von KI visuell beeindruckende und professionelle Folien erstellt. Das Tool hilft Benutzern, Präsentationen schnell zu erstellen, indem es Layouts, Farbschemata und Designelemente automatisch anpasst und so durchgehend Konsistenz und Ästhetik gewährleistet. Sein KI-gesteuerter Ansatz ermöglicht es Veranstaltungsplanern, Pitch Decks, Veranstaltungsvorschläge und Keynote-Präsentationen zu erstellen, die Aufmerksamkeit erregen und Botschaften effektiv vermitteln. Diese Plattform ist besonders nützlich für Geschäftsveranstaltungen und Firmenmeetings, bei denen eine hochwertige visuelle Kommunikation unerlässlich ist.

Zusätzlich zur Designautomatisierung bietet Beautiful.ai kollaborative Funktionen, die den Prozess der Präsentationserstellung optimieren. Teams können in Echtzeit zusammenarbeiten, Feedback austauschen und spontan Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass das Endprodukt die strategischen Ziele der Veranstaltung erfüllt. Die intuitive Benutzeroberfläche der Plattform und die umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen und Design-Assets machen sie sowohl für Designprofis als auch für Anfänger zugänglich.

Preise (USD)

• Vorteile: 12 $/Monat oder 144 $/Jahr (unbegrenzte Anzahl an Folien, PowerPoint-Export, Analysen)
• Mannschaft: 50 $/Benutzer/Monat oder 480 $/Benutzer/Jahr (Pro-Funktionen plus Zusammenarbeit, benutzerdefiniertes Branding)
• Unternehmen: Individuelles Angebot (SSO, erweiterte Berechtigungen, vorrangiger Support)
• Kostenlose Testphase: 14 Tage (vollständige Pro-Funktionen, Kreditkarte erforderlich)

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So wählen Sie Ihr KI-Tool zur Eventplanung aus

Die Auswahl des richtigen KI-Tools für Ihre Veranstaltungsplanungsanforderungen erfordert die sorgfältige Berücksichtigung mehrerer Faktoren.

Hier ist eine umfassende 7-Schritte-Anleitung, die Ihnen hilft, die beste Wahl zu treffen:

1. Art und Umfang der Veranstaltung

Beginnen Sie mit der Bewertung Ihres typischen Veranstaltungsprofils. Große B2B-Konferenzen mit komplexen Networking-Anforderungen profitieren am meisten von spezialisierten Plattformen wie Grip oder Brella, während für Firmeneventplaner, die mehrere kleinere Veranstaltungen organisieren, Nowadays oder ClickUp möglicherweise besser geeignet sind. Überlegen Sie, ob Sie hauptsächlich virtuelle, hybride oder persönliche Veranstaltungen durchführen, da dies Ihre Optionen erheblich einschränkt.

2. Überlegungen zum Budget

Ihr Budget spielt bei der Toolauswahl eine entscheidende Rolle. Plattformen wie ChatGPT und ClickUp bieten zwar umfangreiche kostenlose Versionen an, spezialisierte Event-KI-Tools erfordern jedoch oft erhebliche Investitionen. Berechnen Sie den potenziellen ROI unter Berücksichtigung von Zeitersparnissen, höherer Teilnehmerzufriedenheit und einem höheren Sponsorenwert. Denken Sie daran, dass viele Plattformen Mengenrabatte für mehrere Veranstaltungen oder Jahresverträge anbieten.

3. Integrationsanforderungen

Prüfen Sie Ihre vorhandene Technologie sorgfältig. Wenn Sie bereits Cvent für die Registrierung nutzen, bieten die Video-Tools von Cvent möglicherweise die reibungsloseste Integration. Wenn Ihr Team für das Projektmanagement ClickUp nutzt, kann die Integration der KI-Funktionen effizienter sein als die Einführung einer völlig neuen Plattform. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung die API-Verfügbarkeit und die Integrationskosten.

4. Technische Kompetenz des Teams

Seien Sie realistisch, was die technischen Fähigkeiten Ihres Teams und die Bereitschaft zum Erlernen neuer Systeme angeht. Tools wie ChatGPT erfordern nur minimale Schulung, während Plattformen wie Vendelux oder Zenus möglicherweise eine spezielle Einarbeitung erfordern. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung des Implementierungszeitplans die Schulungszeit und den möglichen Widerstand gegen Veränderungen.

5. Primäre Schmerzpunkte

Identifizieren Sie Ihre dringendsten Herausforderungen:

• Wenn Networking und Matchmaking Priorität haben, konzentrieren Sie sich auf Grip oder Brella
• Für die Erstellung und Vermarktung von Inhalten sollten Sie ChatGPT oder Beautiful.ai in Betracht ziehen.
• Wenn die ROI-Messung entscheidend ist, sind Vendelux oder Zenus möglicherweise die beste Wahl
• Für ein End-to-End-Eventmanagement könnten ClickUp oder Nowadays den größten Nutzen bieten

6. Datenschutz und Compliance

Angesichts der zunehmenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere in der EU, sollten Sie die Datenschutzrichtlinien und Compliance-Zertifizierungen jeder Plattform sorgfältig prüfen. Der ethische Gesichtsanalyseansatz von Zenus und die Enterprise-Sicherheitsfunktionen von Spark könnten für Unternehmen mit strengen Anforderungen an die Datenverwaltung besonders wichtig sein.

7. Skalierbarkeit

Berücksichtigen Sie nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen, sondern auch die zukünftige Ausrichtung Ihres Veranstaltungsprogramms. Plattformen, die für ein Dutzend kleiner Veranstaltungen gut geeignet sind, könnten bei einer großen Konferenz Probleme bereiten. Suchen Sie nach Tools, die mit Ihrem Unternehmen wachsen und Ihnen bei Bedarf Enterprise-Funktionen bieten.

Fazit

Jedes dieser KI-Tools bietet deutliche Vorteile für die Veranstaltungsplanung. Durch die Kombination spezialisierter Event-KI-Plattformen mit allgemeinen KI-Assistenten können Planer Routineaufgaben automatisieren, datengesteuerte Erkenntnisse gewinnen und letztlich ansprechendere und erfolgreichere Veranstaltungen gestalten. Ob es darum geht, Personen bei einer Networking-Veranstaltung zusammenzubringen oder Daten zu verarbeiten, um die beste Konferenz für eine Teilnahme auszuwählen – KI ist bereits ein wichtiger Verbündeter in der Veranstaltungsbranche. Mit der richtigen Mischung der Tools aus der oben aufgeführten Liste können Veranstaltungsprofis Zeit sparen, Kosten senken und dank intelligenter Technologie unvergessliche Erlebnisse bieten.

FAQs (KI-Tools für die Veranstaltungsplanung)

Wie kann KI Veranstaltungspläne und Networking für Teilnehmer personalisieren?

KI analysiert Teilnehmerprofile, Interessen und Verhalten, um relevante Sitzungen, Aussteller und Networking-Partner vorzuschlagen. Plattformen wie Grip und Brella nutzen maschinelles Lernen, um personalisierte Agenden zu erstellen und Teilnehmer mit den für ihre Ziele wichtigsten Kontakten zu verbinden.

Welche KI-gestützten Tools eignen sich am effektivsten für die Automatisierung von Event-Marketing-Aufgaben?

ChatGPT ist hervorragend für die Erstellung von Werbetexten und E-Mails geeignet, Beautiful.ai automatisiert das Präsentationsdesign und Spark verwandelt Eventinhalte in Marketingmaterialien. Mit diesen Tools lassen sich Kampagnen in Minuten statt Stunden erstellen. Einige Teams berichten von einer Zeitersparnis von 75 %.

Wie verbessern KI-Chatbots die Teilnehmerbetreuung bei virtuellen Events?

KI-Chatbots beantworten rund um die Uhr in mehreren Sprachen häufig gestellte Fragen zu Terminen, technischen Problemen und Logistik. Sie reduzieren die Anzahl der Support-Tickets in der Regel um 24 % und verkürzen die Reaktionszeiten von Stunden auf Sekunden.

Auf welche Weise trägt Predictive Analytics zur Optimierung der Veranstaltungslogistik und der Besucherzahlen bei?

KI prognostiziert Teilnehmerzahlen, prognostiziert den Ressourcenbedarf und optimiert die Raumaufteilung anhand historischer Daten und Anmeldemuster. Dieser datenbasierte Ansatz reduziert den Ausschuss um 20–30 % und sorgt gleichzeitig für ausreichend Personal und Material.

Welche Erfolgsgeschichten aus der Praxis zeigen, dass KI die Prozesse der Veranstaltungsplanung verändert?

Unternehmen, die KI nutzen, berichten von 250 % mehr qualifizierten Meetings (Grip), einer Verkürzung der Planungszeit von 5 Tagen auf 1 Tag (ClickUp) und einer dreifachen Verbesserung des ROI für Aussteller durch die Nutzung von Engagement-Daten (Zenus). Große Unternehmen wie Google und Stripe haben ihre Veranstaltungsplanung erfolgreich mit KI-Tools automatisiert.