Die nächste Grenze der KI? Sie sitzen bereits darin

Fast jede KI-Überschrift in diesem Jahr drehte sich um einen Aspekt der digitalen Arbeitsebene, von Agenten, die Code schreiben, bis zu Modellen, die bei Telefonkonferenzen Notizen machen. In der Zwischenzeit betreten dieselben Mitarbeitenden, die KI nutzen, um auf ihren Laptops bemerkenswert effizient zu arbeiten, ihre realen Büros, in denen keinerlei dieser Effizienz vorhanden ist.

Das Problem mit der KI‑Diskussion in den letzten paar Jahren ist, dass sie fast ausschließlich drinnen geblieben ist – und das meine ich ganz wörtlich. Es ging um Bildschirme, Chat‑Fenster und Dokumente – das, was zwischen einer Person und einem Monitor passiert. Und die ganze Zeit hat das physische Büro einfach nur existiert, behandelt wie eine feste Kostenposition, die verwaltet werden muss, anstatt als ein System, das tatsächlich verstanden und verbessert werden könnte.

Moderne flexible Arbeitsplätze leiden insbesondere unter dieser Diskrepanz zwischen den erwarteten und den tatsächlich anwesenden Personen, was alles schwieriger zu verwalten macht. Wenn Mitarbeitende ankommen, können sie möglicherweise keinen Besprechungsraum finden oder sie wandern über die Etage auf der Suche nach einem freien Schreibtisch, als würden sie an Heiligabend nach einem Parkplatz im Einkaufszentrum suchen. Der Grundriss selbst wurde wahrscheinlich anhand einer besten Schätzung erstellt, nicht anhand konkreter Daten darüber, wie Menschen den Raum nutzen.

Diese Unfähigkeit, den Raum effizient zu nutzen, ist ein größeres Problem, als es scheint. Immobilien sind oft die zweithöchsten Ausgaben eines Unternehmens, direkt nach den Mitarbeitenden. Und, in einer aktuellen Umfrage, die vom Collab Collective durchgeführt wurde, gaben sechs von zehn Fachleuten für Arbeitsplatz‑Operationen an, dass diese Art von Arbeitsplatz‑Reibung – die Unfähigkeit, Büroressourcen wie Schreibtische und Besprechungsräume effizient zu verwalten – im vergangenen Jahr tatsächlich zugenommen hat.

Diese Reibung hat ebenfalls ein Preisschild, und es ist erheblich. Mitarbeitende verlieren wöchentlich zwischen zwei und vier Stunden damit, nach Raum zu suchen, Kolleg*innen zu verfolgen und um unterschiedliche Bürosysteme herumzuarbeiten. Rechnet man das mit üblichen Vergütungszahlen durch, kann ein Unternehmen mit tausend Mitarbeitenden allein durch Arbeitsplatz‑Reibung jährlich bis zu 9 Millionen $ verlieren.

Der blinde Fleck in der Immobilienplanung

KI hat ein erhebliches Potenzial, diese Herausforderungen zu bewältigen. Genau wie KI die Nachfrage prognostizieren oder Support‑Tickets weiterleiten kann, kann sie lernen, welche Schreibtische und Räume von wem und wann genutzt werden. Sie kann erkennen, wo die AV‑Ausstattung routinemäßig ausfällt, und identifizieren, welche Etagen oder Besprechungsräume nicht genutzt werden.

Das alte Vorgehensmodell zur Büroverwaltung ging ebenfalls davon aus, dass die Belegschaft größtenteils nach einem vorhersehbaren Zeitplan erscheint. Im heutigen hybriden Arbeitsplatz ist das selten der Fall. Belegungsdaten zeigen, wie stark diese Schwankung tatsächlich ist. Das Immobilienunternehmen CBRE hat festgestellt, dass die meisten Organisationen an ihrem geschäftigsten Bürotag mit voller Kapazität arbeiten, aber nur etwa ein Drittel dieser Kapazität an einem durchschnittlichen Tag. Diese Lücke erklärt genau, warum die reine Kopfzahl ein so unzuverlässiger Ansatz zur Raumplanung ist. Eine Etage, die für den Montagshöhepunkt gebaut wurde, steht bis Donnerstag größtenteils leer, und kein Instinkt erkennt dieses Muster so gut wie Nutzungsdaten.

Die Werkzeuge selbst verschlimmern das Problem, weil die meisten Unternehmen Buchungen, Besucher‑Check‑in, Raumplanung, Besprechungsservices und Analysen als separate Systeme betreiben, die nie dafür konzipiert wurden, miteinander zu kommunizieren. Ein Planungstool, das nicht weiß, wie ein Raum tatsächlich genutzt wird, kann den Facility‑Teams nichts Nützliches mitteilen, wenn es Zeit ist, einen Mietvertrag zu verhandeln. Analysen, die in einem Dashboard angezeigt werden, können nicht eingreifen und jemanden in einen anderen Raum umbuchen, wenn seine Reservierung ausfällt.

Die Tatsache ist, dass die meisten Immobilienentscheidungen heute immer noch weitgehend auf Instinkt und aktuelle Beschäftigungszahlen basieren, nicht auf tatsächlicher Nutzung. Dieser Ansatz war vertretbar, solange Büros eine konstante, vorhersehbare Belegung aufwiesen. In einer hybriden Welt, in der die Anwesenheit je nach Wochentag und Team stark schwankt, ist er jedoch viel schwerer zu rechtfertigen.

Richtig eingesetzt erfüllt KI am Arbeitsplatz zwei Aufgaben gleichzeitig. Für Mitarbeitende löst sie die Logistik des Arbeitens, indem sie Personen automatisch mit verfügbarem Raum abgleicht, in Echtzeit anzeigt, welche Ressourcen frei sind, und die Notwendigkeit eliminiert, Besprechungen kurzfristig zu verschieben. Für die Teams für Betrieb und Facility‑Management, die das Budget verwalten, kann KI all diese kleinen Signale analysieren – wer was, wann, wie oft gebucht hat und welche Räume leer stehen – und so ein klares Bild davon erzeugen, wie der Raum tatsächlich genutzt wird.

Umso besser, sobald ein Unternehmen sehen kann, wie der Raum tatsächlich genutzt wird, können Manager ihre Immobilienentscheidungen auf reale Nachfrage stützen, so wie sie es bei jeder anderen Ressourcenentscheidung tun würden. Mit diesen Informationen können sie die Etagen, die niemand nutzt, konsolidieren, mit echter Verhandlungsstärke in eine Mietvertragsverlängerung gehen und das Bürolayout neu gestalten, basierend darauf, wie ihre Teams tatsächlich zusammenarbeiten.

Wenn die Daten vereinheitlicht sind, wird die Rendite schnell konkret. Angenommen, ein Unternehmen stellt fest, dass 40 % seiner Besprechungen über einen kleinen Teil seiner Konferenzräume laufen. Mit diesen Informationen können Operations‑Manager beispielsweise leicht bestimmen, welche Räume bei AV‑Aufrüstungen Priorität haben und welche der übrigen Räume eher einer Neugestaltung als einer Routinewartung bedürfen.

Unternehmen, die KI bereits in ihrem Code, ihren Support‑Warteschlangen und ihren Postfächern einsetzen, haben bereits erlebt, was passiert, wenn gute Daten das Raten ersetzen. Das Büro ist einfach der nächste Ort, um diese Erkenntnis anzuwenden. Noch besser: Die Unternehmen, die zuerst dort sind, werden nicht nur weniger für ungenutzten Raum ausgeben, sondern ihren Mitarbeitenden auch die Stunden zurückgeben, die sie bislang stillschweigend durch Reibungen am Arbeitsplatz verloren haben.