3 Wege, wie generative KI das Workforce Management revolutioniert

Generative KI hat Schlagzeilen gemacht, weil sie die Unternehmenswelt revolutioniert, aber auch Unternehmen, die arbeitslose Mitarbeiter beschäftigen, können im Rahmen ihrer Workforce-Management-Prozesse (WFM) von den Vorteilen der Technologie profitieren. Laut einer aktuellen McKinsey & Company Berichten zufolge hat generative KI das Potenzial, mühsame Aufgaben am Arbeitsplatz zu automatisieren, die bis zu 70 % der Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen, wodurch sie für sinnvollere und erfüllendere Funktionen ihrer Arbeit frei werden.

Eine große Herausforderung bei WFM ist die Betreuung von Mitarbeitern, die keinen Schreibtisch haben. Diese Mitarbeiter sind häufig mit hohen Fluktuationsraten konfrontiert und haben möglicherweise nicht die Möglichkeit oder den Wunsch, eine intensive Softwareschulung zu absolvieren. Betreten Sie die generative KI. Stellen Sie sich eine Welt vor, in der alle Workforce-Management-Funktionen und umfassendes Fachwissen rund um Compliance-Management oder Unternehmensrichtlinien durch ein einfaches Gespräch zugänglich sind. Keine Menüs, keine komplizierten Schnittstellen – nur natürlicher Dialog, der Anfragen versteht und ausführt. Dies ist revolutionär für die große Gruppe von Stundenarbeitern an vorderster Front, die normalerweise Unmittelbarkeit und Einfachheit bevorzugen.

Generative KI ist bereit, den Software-Einsatz zu revolutionieren und eine neue Ära einzuläuten, in der WFM für den Schreibtischlosen nahtlos intuitiv wird. Es bietet ihnen Zugriff auf leistungsstarke WFM-Funktionen und erschließt durch einfache Gesprächsinteraktionen umfassendes Fachwissen. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit natürlicher Sprachverarbeitung und intelligenter Automatisierung versteht die generative KI Benutzeranfragen nicht nur, sondern führt sie auch effektiv aus.

Lassen Sie uns drei wichtige Möglichkeiten untersuchen, wie generative KI WFM-Prozesse verbessern kann.

#1: Personalisierter, sachkundiger und umsetzbarer virtueller Assistent

Von Siri bis Alexa und darüber hinaus verfügen virtuelle Assistenten bereits über eine produktive Präsenz in unserem täglichen Leben – aber generative KI macht sie noch leistungsfähiger und spezifischer in ihren Funktionen.

Wenn ein KI-gestützter virtueller Assistent in eine WFM-Lösung eingebettet ist, kann er den Prozess der Beschaffung von Experteninformationen in einen einfachen Frage-und-Antwort-Dialog rationalisieren. Durch den Zugriff auf Wissensdatenbanken im gesamten Unternehmen, auf die WFM-Plattform selbst und kuratierte Drittquellen – wie z. B. .gov-Websites für Compliance-Anfragen – kann ein generativer KI-Assistent sofort Erkenntnisse in Echtzeit gewinnen, die Benutzerfragen direkt beantworten. Der virtuelle Assistent kann nicht nur Informationen beschaffen, sondern auch sofort Maßnahmen ergreifen.

Stundenarbeiter, insbesondere in der Dienstleistungsbranche, können nicht an einen Computer oder ein Tablet gebunden sein. Und ihnen fehlt die Zeit, den Umgang mit komplexen Backend-Softwareprogrammen zu erlernen. Ein personalisierter, sachkundiger und umsetzbarer generativer KI-Assistent wird diese Probleme lösen, indem er es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell auf die benötigten Informationen zuzugreifen und autonom auf diese Informationen zu reagieren. Dadurch werden die Fähigkeiten der Mitarbeiter gestärkt und ihr Engagement für die Plattform erhöht, um eine höhere Produktivität zu erzielen.

Allerdings sind mit einem generativen KI-Assistenten Datenschutz- und Sicherheitsrisiken verbunden. Administratoren müssen sicherstellen, dass die KI-Schnittstelle kontextbezogene Informationen liefert. Auf diese Weise erhalten Mitarbeiter nicht versehentlich Informationen, die nur dem Manager vorbehalten sind, und Manager werden nicht von sensiblen Erkenntnissen ausgeschlossen, die für ihre spezifische Rolle von entscheidender Bedeutung sein könnten.

Da sich diese Technologien in einem frühen Entwicklungsstadium befinden, bergen sie auch das Potenzial für fehlerhafte Ergebnisse bzw „Halluzinationen.“ Lösungen, die die Aufnahme beliebiger Daten in die Ergebnismenge ermöglichen, sind am stärksten gefährdet. Suchen Sie nach Lösungen, die die Datenquellen, auf die der virtuelle Assistent zugreifen darf, sorgfältig kuratieren, z. B. vertrauenswürdige Regierungsseiten, einschließlich des US-Arbeitsministeriums, sowie Unternehmenshandbücher und Richtlinienleitfäden.

 #2: Mitarbeiteraktionen erleichtern

Für einen generativen KI-Assistenten reicht es nicht aus, Informationen einfach über die WFM-Plattform zu verbreiten; Ein effektives Programm sollte den Mitarbeitern auch dabei helfen, WFM-Aufgaben automatisch über Sprach- oder Textbefehle auszuführen, um die Produktivität zu steigern.

Mitarbeiter könnten das System fragen, welche Schichten diese Woche offen sind, und automatisch eine Schicht beanspruchen. Manager würden automatisch über die Änderung des Zeitplans benachrichtigt. Auch für Führungskräfte wird die Beratung durch einen virtuellen Assistenten unverzichtbar werden, da das Programm schnelle Einblicke in Geschäftsprozesse ermöglichen kann, die eine bessere Führung und Entscheidungsfindung ermöglichen. Wenn Manager sofortigen Zugriff auf diese Erkenntnisse sowie empfohlene nächste Schritte haben, sind sie weniger anfällig für Fehler, da ihnen alle benötigten Ressourcen sofort zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können sie ihre Mitarbeiter besser anleiten und das gesamte Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.

#3: Mitarbeiter coachen und schulen

Die Schulung neuer Mitarbeiter kann einer der lohnendsten Aspekte der Arbeit eines Managers sein – aber auch einer der zeitaufwändigsten. Schreibtischlosen Mitarbeitern in arbeitsintensiven Branchen mangelt es häufig an technischem Fachwissen und sie haben möglicherweise Schwierigkeiten, neue Technologien zu erlernen, insbesondere wenn diese Technologien eingesetzt werden, um ein System zu ersetzen, mit dem sie möglicherweise jahrelang gearbeitet haben.

Generative KI hat das Potenzial, das Lernen und die Entwicklung von Mitarbeitern weiter zu optimieren, indem sie es Mitarbeitern ermöglicht, Fragen zu stellen und Aktionen durch einfache Befehle auszuführen. Manager können Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Durchführung wichtiger WFM-Aufgaben wie das Erstellen von Zeitplänen oder das Genehmigen von Zeitausnahmen erhalten. Mitarbeiter können Anleitungen erhalten, wie sie ihre Zeitplanpräferenzen einreichen, ihre Verfügbarkeit ändern, eine offene Schicht beantragen, Urlaub beantragen und viele andere wichtige Aufgaben erledigen können. Mitarbeiter und Manager können maßgeschneiderte Antworten erhalten, die auf dem Mitarbeiterhandbuch, den Arbeitsnormen und den Schulungsinhalten ihrer Organisation basieren.

Mitarbeiter und Manager erhalten klare, direkte Antworten, und das System kann auf der Grundlage der Antworten automatisch Maßnahmen ergreifen, wodurch das Fehlerrisiko verringert und die Mitarbeiter dabei unterstützt werden, ihre Arbeit produktiver zu erledigen.

Dinge, die Sie beachten sollten: Seien Sie vorsichtig bei generativer KI

Generative KI hat unbestreitbar das Potenzial, unsere Arbeitsprozesse zu verändern, wirft aber auch Bedenken hinsichtlich des Änderungsmanagements auf. Unternehmen müssen die Unterstützung ihrer Manager erhalten und ihnen klar machen, dass KI sie dabei unterstützen soll, ihre Arbeit effektiv zu erledigen: die Entscheidungsfindung zu erleichtern, mehr Zeit in die Schulung und das Coaching ihrer Teams zu investieren und die Qualität der Kundeninteraktionen zu verbessern.

Während einige Technologieführer Bedenken hinsichtlich der schnellen Entwicklung generativer KI geäußert haben, ist klar, dass ein wachsender Bedarf an dieser Art von Technologien besteht, insbesondere in arbeitsintensiven Branchen wie dem Einzelhandel und dem Gastgewerbe. Wie bei jeder neuen Technologie müssen bei der Einführung generativer KI Hürden überwunden werden, doch viele Unternehmen schaffen bereits eine Grundlage, indem sie KI in ihren Personalmanagementprozessen nutzen. WFM-Lösungen, die mehrere KI-Techniken wie maschinelles Lernen, Optimierung und generative KI umfassen, können Unternehmen dabei helfen, die Arbeitseffizienz und das Mitarbeiterengagement zu verbessern.