Наступний рубіж ШІ? Ви сидите в ньому

Майже кожен заголовок про ШІ цього року стосувався якоїсь частини цифрового шару роботи, від агентів, які пишуть код, до моделей, які роблять нотатки під час конференц‑дзвінків. Тим часом ті самі працівники, які використовують ШІ, щоб досягти надзвичайної ефективності на своїх ноутбуках, йдуть у свої реальні офіси, де такої ефективності немає. 

Проблема розмов про ШІ за останні кілька років полягає в тому, що вони залишалися майже виключно в приміщеннях, і я маю на увазі це буквально. Річ йшла про екрани, вікна чатів і документи — те, що відбувається між людиною та монітором. І весь цей час фізичний офіс просто стояв, сприймаючись як фіксована витрата, яку треба керувати, а не як система, яку можна зрозуміти та покращити.

Сучасні гнучкі робочі місця, зокрема, страждають від цього розбіжності між тим, хто повинен бути присутнім, і тим, хто дійсно з’являється, що ускладнює управління. Коли працівники приходять, вони можуть не знайти конференц‑зал або блукати по поверху в пошуках вільного столу, ніби шукають паркувальне місце в торговому центрі на Святвечір. Сам план поверху, ймовірно, був складений на основі кращих припущень, а не реальних даних про те, як люди використовують простір.

Ця нездатність ефективно використовувати простір є більшою проблемою, ніж здається. Нерухомість часто є другим за величиною витратом компанії, одразу після людей. І, унещодавнє опитування проведене The Collab Collective, шість із десяти професіоналів з операцій у робочих просторах зазначили, що цей тип тертя в робочому середовищі — нездатність ефективно керувати офісними ресурсами, такими як столи та конференц‑зали — насправді погіршився за минулий рік. 

Це тертя також має свою ціну, і вона суттєва. Працівники втрачають від двох до чотирьох годин на тиждень, шукаючи простір, шукаючи колег і обходячи різнорідні офісні системи. Якщо підрахувати це за стандартними даними про компенсації, компанія з тисячею співробітників може втратити до 9 мільйонів доларів на рік лише через тертя в робочому середовищі. 

The Real Estate Planning Blind Spot

ШІ має значний потенціал для вирішення цих проблем. Так само, як ШІ може прогнозувати попит або маршрутизувати запити підтримки, він може дізнаватися, які столи та кімнати використовуються ким і коли. Він може помічати, де аудіо‑відео обладнання регулярно виходить з ладу, і визначати, які поверхи або конференц‑зали не використовуються. 

Старий підхід до управління офісом також передбачав робочу силу, яка переважно з’являлася за передбачуваним графіком. У сучасному гібридному робочому середовищі це рідко трапляється. Дані про зайнятість показують, наскільки широкий цей розкид насправді. Комерційна нерухомістьна фірма CBRE виявила, що більшість організацій працює на повну потужність у їх найзавантаженіший офісний день, але лише близько третини цієї потужності в середній день. Ця розрив саме тому, що кількість персоналу сама по собі є настільки ненадійним способом планування простору. Поверх, побудований для піку у понеділок, до четверга переважно порожній, і жодна інтуїція не вловлює цей шаблон так, як дані про використання.

Самі інструменти погіршують ситуацію, бо більшість компаній використовують бронювання, реєстрацію відвідувачів, планування простору, сервісні послуги для зустрічей та аналітику як окремі системи, які ніколи не були створені для взаємодії між собою. Інструмент планування, який не розуміє, як насправді використовується кімната, не може надати відділу обслуговування корисну інформацію, коли настав час переговорів про оренду. Аналітика, розташована в одній панелі, не може «перепризначити» когось в іншу кімнату, коли їх бронювання скасовується.

Факт у тому, що більшість рішень щодо нерухомості сьогодні все ще в значній мірі приймаються на основі інтуїції та поточної зайнятості, а не реального використання. Такий підхід був виправданим, коли офіси мали стабільну, передбачувану зайнятість. У гібридному світі, де присутність коливається за днями тижня та командами, його набагато важче обґрунтувати.

При правильному застосуванні ШІ на робочому місці виконує дві функції одночасно. Для працівників він вирішує логістику роботи, автоматично підбираючи людей до вільного простору, показуючи, які ресурси доступні в реальному часі, і усуваючи потребу переносити зустрічі в останню хвилину. Для команд операцій та обслуговування, що керують бюджетом, ШІ може аналізувати всі ці малі сигнали — хто що забронював, коли, як часто і які кімнати залишаються порожніми — щоб створити чітку картину реальної продуктивності простору. 

Ще краще, коли компанія бачить, як простір дійсно використовується, менеджери можуть базувати свої рішення щодо нерухомості на реальному попиті, так само, як це роблять з будь‑яким іншим ресурсним рішенням. Маючи цю інформацію, вони можуть об’єднати поверхи, які ніхто не використовує, підходити до продовження оренди з реальними перевагами та переосмислити план офісу відповідно до того, як їхні команди дійсно співпрацюють.

Коли дані об’єднані, вигода швидко стає конкретною. Припустимо, організація виявила, що 40 % їхніх зустрічей проходять через невелику частину конференц‑залів. Маючи цю інформацію, менеджери операцій, наприклад, можуть легко визначити, які кімнати мають пріоритет для оновлення AV‑обладнання, а які з решти потребують переосмислення дизайну, а не лише рутинного обслуговування.

Компанії, які вже впровадили ШІ у свою кодову базу, у черги підтримки та у вхідні повідомлення, вже бачили, що відбувається, коли якісні дані замінюють здогадки. Офіс — це просто наступне місце, куди можна застосувати цей урок. І ще краще: організації, які будуть першими, не лише заощадять на просторах, якими не користуються, а й повернуть працівникам години, які вони тихо втрачали через тертя в робочому середовищі.