Framtidens samarbete: Hur AI-drivna verktyg förändrar samarbetet

När filmen Her släpptes 2013 var idén att en människa kunde bilda en relation med en AI-driven assistent svår att föreställa sig, för att inte säga, en aning dystopisk. 11 år senare spelar AI-verktyg inte romantiska partner (ännu), men de spelar alltmer viktiga roller på arbetsplatsen. Faktum är att forskare förändrar sin uppfattning om AI, från ett verktyg till en samarbetsmedlem i teamet. Forskning har visat att tillägg av en AI-medlem kan minska samordning, kommunikation och förtroende. Trots dessa utmaningar hittar många organisationer sätt att integrera AI i sina verksamheter utan att skada teamets samarbete. Utbildning och tydliggörande av hur man använder AI är nyckeln.

På Jotform har vi integrerat AI i processer över hela företaget. Det har förändrat våra teamdynamiker, förbättrat kommunikationen och ökat produktiviteten på uppgifter som betyder något. Här är en närmare titt på hur.

Projektledning utan behov av tålamod

Vissa säger att tålamod är en dygd, men i sammanhanget med teamets projektledning är tålamod övervärderat. Flaskehalsar förstör momentum och suger upp motivation. Det finns inget värre än att känna sig inspirerad och energisk, bara för att otåligt vänta på en teammedlems svar. Inte att förglömma: dyrbar tid slösas bort.

AI-drivna uppgiftsverktyg kan förvandla typiska teamprojektdynamiker genom att eliminera många av de beroenden som tenderar att bromsa framstegen. Till exempel, om du är en chef, kan användning av ett AI-drivet projektledningsverktyg ge dig insikt i en anställds arbetsflöde utan att du behöver fråga. AI-verktyg kan hitta sätt att spara tid och öka den kollektiva produktiviteten.

Tänk på en arbetsledningsplattform som Asana: dess AI-funktioner kan föreslå nästa steg i ett projekt, flagga potentiella flaskhalsar och generera insikt i ett teams arbetsbelastning och produktivitet. Det är som att ha en extra teammedlem som är dedikerad till att analysera och förbättra logistiken, så att de mänskliga teammedlemmarna kan fokusera på mer meningsfulla uppgifter.

Strömlinjeforma forskning och informationsdelning

En advokatvän berättade för mig om den juridiska forskningskurs hon genomförde under sin juristutbildning. På den tiden var juridisk forskning beroende av specialiserade sökmotorer, och det var inte förvånande att det tog nästan en hel termin att bemästra konsten att använda dem effektivt.

Idag förvandlar AI-drivna verktyg som ChatGPT sättet vi gör onlineforskning på. Med dess förmåga att strömlinjeforma forskning och informationsdelning är det logiskt att ChatGPT ersätter vanliga sökmotorer för snabbt arbetande team.

Med ChatGPT kan du använda naturligt språk för att förfinade dina forskningsfrågor och få tillgång till de resultat du behöver snabbare. ChatGPT kan sammanfatta långa forskningsartiklar, rapporter och datamängder nästan omedelbart. Ibland kräver dessa dokument din fulla uppmärksamhet. Men när du bara behöver de viktigaste punkterna kan du delegera uppgiften att förstå till ChatGPT och distribuera insikten till dina teammedlemmar.

Säg att du letar efter en lösning och vet inte var du ska börja. ChatGPT kan vara ett användbart verktyg i brainstormingsprocessen, generera idéer och alternativa tillvägagångssätt för dig och dina teammedlemmar. Inga fler tomma sidor som väntar på att inspirationen ska slå till. Till exempel behövde ett av våra team en snabb översikt av de ledande trenderna för generation Z på arbetsplatsen och ChatGPT hjälpte till att komma igång, vilket lämnade våra teammedlemmar med mer energi att ägna åt att välja och utveckla den bästa innehållsstrategin.

När du använder AI-verktyg för att generera och forska idéer, skapar du mer tid för kreativt tänkande och att överväga andra teammedlemmars olika perspektiv. I AI-eran är detta det arbete som definierar framgångsrika anställda och organisationer.

Gör möten meningsfulla

Möten kan vara tidskrävande. I en nylig undersökning av 5 000 kunskapsarbetare på fyra kontinenter sa 78 % av respondenterna att de förväntades delta i så många möten att det var svårt att hinna med arbetet. Möten kan också vara utmattande. I samma undersökning sa 76 % att de kände sig utmattade på dagar med många möten.

Jag är en förespråkare för att hålla möten till ett minimum och skära ner onödiga statusuppdateringar. Jag vill att anställda ska ha stora tidsblock att dedikera till arbete som ger dem energi. De behöver tillräckligt med tid för att komma in i “flödesläget”. Men när det gäller viktiga möten vill jag att alla ska kunna ge sin fulla uppmärksamhet. Där kommer AI-drivna automatiseringsverktyg in i bilden, för att lyssna och transkribera mötesanteckningar och se till att ingenting går förlorat i processen. Våra team integrerar ett AI-taligenkänningsapp direkt i vår videokonferensplattform. Mötesanteckningar sparas automatiskt som text i ett Google-dokument. Om en av deltagarna senare behöver komma ihåg något som diskuterades under mötet är det bara en snabb Google Drive-sökning bort.

Detta enkla AI-verktyg möjliggör för oss att fokusera vår uppmärksamhet på mötets faktiska innehåll, snarare än den tråkiga uppgiften att ta anteckningar. När vi är fullt närvarande har vi rikare samtal, bättre idéer och hittar bättre lösningar – ett exempel på hur AI främjar samarbete och innovation.

Koordinera scheman

En av de vackraste sakerna med AI är dess förmåga att automatisera din kommunikation – och din sinnesfrid. Schemaläggning är ett annat område där tid och energi tenderar att slösas bort i onödan. Med AI-schemaläggningsverktyg kan du hoppa över det tråkiga fram- och tillbaka-försöket att koordinera flera kalendrar, även kallat lågvärdeskommunikation, och aldrig behöva oroa dig för att glömma att skriva in en händelse i din kalender. Korttidsminnet lagrar i genomsnitt sju informationsbitar åt gången. Varför slösa bort den dyrbara utrymmet på ett mötestid och datum när ett AI-verktyg kan hantera det åt dig?

AI-drivna verktyg som Clara använder naturligt språk för att schemalägga möten och förhandla tider med mötesdeltagare. Du kan integrera det i din e-post och kalender och ställa in påminnelser och uppföljningar. Clara kan erbjuda insikt i dina e-postkonversationer för att hantera din schemaläggning mer effektivt.

Med Clara och liknande AI-schemaläggningsverktyg kan alla i din organisation, från nya rekryter till C-nivå, ha en personlig assistent, vilket frigör dem att fokusera på viktigare arbete. I den meningen är det svårt att inte bli kär i AI. Du kan säga att Her inte är så långt ifrån verkligheten efter allt.