Почему информационная архитектура является основой корпоративных интрасетей в мире, управляемом ИИ

Много лет назад у меня была возможность возглавить 10-месячную переработку интрасети для компании Sprint Telecommunications, штаб-квартира которой находится в Канзас-Сити. Мы не просто построили новую систему – мы изменили то, как тысячи сотрудников взаимодействуют со своей цифровой рабочей площадкой. Этот проект занял место в списке «Лучшие интрасети» группы Nielsen Norman, и это не было случайно. Для этого потребовалось беспрецедентное внимание к деталям, чтобы согласовать заинтересованные стороны, переосмыслить организацию контента и доставить что-то, что работает. Мы пересмотрели управление, пользовательский опыт, функциональность поиска, аналитику, социальные функции, мобильный доступ – все. Это было изнурительно, но оно научило меня, что нужно сделать, чтобы сделать интрасет правильно.

Это было до дней SaaS, до того, как инструменты, такие как Staffbase, сделали жизнь легче для тех из нас, кто работает в интрасетях. Хотите, чтобы сотрудники «лайкнули» новостную публикацию или отслеживали данные об использовании? Вам пришлось создать это самостоятельно. Обновления были кошмаром – жестко закодированные системы означали, что одна ошибка в организации контента могла занять недели или месяцы, чтобы исправить. Вот почему мы сосредоточились на информационной архитектуре (IA). Если вы ее делаете неправильно, вы застряли с неуклюжей интрасетью, которая раздражает всех.

Чтобы правильно сделать IA, мы пошли по старому пути: карточные сортировки на основе пользователей с физическими индексными карточками. Мы собирали 20-30 сотрудников в конференц-зале, объясняли контекст и просили их сортировать карточки в стопки, называя каждую из них. Затем мы обрабатывали данные – таблицы, визуализации, все – чтобы руководить лидерством о том, что имеет смысл для реальных пользователей. Это было трудоемко, иногда занимая месяцы, но оно окупилось. Результатом стала интрасет, которую лидерство поддерживало и которую сотрудники действительно использовали без ругани под нос.

Сегодня, в Staffbase, мы оптимизировали этот процесс, но основной принцип остается прежним: слушать сотрудников сначала. Когда мы настраиваем клиентов, мы проводим семинары, чтобы получить согласие команд Internal Communications, HR и IT (команды, часто пораженные совершенно разными повестками дня) на организацию контента. Это не легко. Эти сессии могут занять целый день, иногда больше, чтобы составить IA, которая проста, но эффективна. Затем это долгий процесс рассылки черновиков для согласия заинтересованных сторон. Для клиентов, которые хотят глубже погрузиться, я все еще рекомендую цифровые карточные сортировки с помощью инструментов, таких как Optimal Workshop. Это быстро, держит сотрудников в курсе и не замедляет процесс создания.

За годы мы видели сотни IA – некоторые блестящие, некоторые катастрофы. Никакие два не идентичны, но вот навигационные модели, которые последовательно работают:

• Наша компания/О нас: Миссия, видение, ценности, организационная структура и роли. Этот тип контента основывает сотрудников в общей картине и поддерживает редакционную стратегию.
• HR/Карьера и льготы: Зарплата, льготы, благополучие, обучение, оценки производительности – основной контент для отношений между сотрудником и работодателем.
• Моя работа/Как мы работаем: Контент, ориентированный на задачи, такой как поездки, отчеты о расходах, поддержка IT или меню столовой, организованный по темам, а не по отделам, с ссылками на связанный контент.
• Отделы/Организации: Где крупные команды, такие как IT, Обслуживание или Юридический отдел, публикуют свои обновления. Нет дублирующего контента – только ссылка на источник.
• Продукты и услуги: Показывает, что продает компания, особенно для компаний, ориентированных на продажи.
• Персонализированные вкладки: Разделы, такие как «Моя команда» или «Ресурсы лидеров», адаптированные для конкретных групп.
• Помощь/Ресурсы IT: Ясные ссылки на поддержку с достаточным контекстом, чтобы сэкономить время.

Строительство IA таким образом – основанное на обратной связи сотрудников – дает измеримые результаты. Сотрудники находят то, что им нужно, без бесконечного клика. Команды коммуникаций лучше сотрудничают с другими отделами, когда у них есть данные пользователей, подтверждающие их. Запуск кампаний проходит лучше, потому что они формируются реальными идеями. А после запуска команды могут отслеживать тенденции и вносить умные коррективы, вместо того, чтобы реагировать на каждую жалобу.

IA в мире ИИ: ставки выше

ИИ меняет цифровую рабочую площадку, и это делает IA незаменимым. Слабая IA не просто раздражает сотрудников – она может фактически вызвать сбой ваших инициатив ИИ. Я видел, как это происходит: плохо организованная интрасет превращает функции персонализации в беспорядок, тратя время и деньги.

Вот почему IA имеет значение больше, чем когда-либо:

• Поиск, который дает результаты: Поисковые системы ИИ нуждаются в ясной навигации и метаданных, чтобы возвращать точные результаты. Сильная IA гарантирует, что сотрудники получают ответы быстро.
• Персонализация, которая работает: ИИ может адаптировать контент к ролям, но только если IA логична enough для алгоритмов, чтобы ее проанализировать.
• Чат-боты, которые не терпят неудач: Хаотичная IA сбивает с толку инструменты ИИ, такие как чат-боты, что приводит к неправильным ответам или избыточному контенту.
• Реальные идеи: Аналитика ИИ показывает, как сотрудники ориентируются, позволяя вам усовершенствовать IA на основе фактического использования, а не предположений.

Рок-солидная IA, построенная на том, что нужно сотрудникам, превращает интрасет в инструмент, который расширяет возможности сотрудников. Когда ИИ берет на себя больше рабочей площадки, IA является основой, которая делает эти инструменты эффективными. Это не о том, чтобы показать технологии – это о выполнении, которое уважает сотрудников так же, как и клиентов. Когда вы сочетаете идеи ИИ с протестированной IA, вы получаете интрасет, который не просто функционирует – он дает результаты. Это то, над чем я работал годами, и это то, что заставляет меня сосредоточиться на том, чтобы все было правильно.