Будущее командной работы: как инструменты, управляемые ИИ, меняют сотрудничество

Когда фильм Её вышел в 2013 году, идея о том, что человек может сформировать отношения с помощником, управляемым ИИ, была трудна для представления, не говоря уже о том, что она была немного антиутопической. 11 лет спустя инструменты ИИ не заменяют романтических партнеров (пока), но они играют все более важные роли на рабочем месте. Фактически, исследователи изменили свое восприятие ИИ с инструмента на сотрудника команды. Исследования показали, однако, что добавление ИИ в команду может уменьшить координацию, общение и доверие. Несмотря на эти проблемы, многие организации находят способы включить ИИ в свои операции без вреда для командной работы. Обучение и определение того, как использовать ИИ, являются ключевыми.

В Jotform мы интегрировали ИИ в процессы во всех бизнес-функциях. Это преобразило нашу командную динамику, улучшая общение и повышая производительность на задачах, которые имеют значение. Вот более близкий взгляд на то, как.

Управление проектами без необходимости терпения

Некоторые говорят, что терпение – это добродетель, но в контексте управления командными проектами терпение переоценено. Заторы разрушают импульс и высасывают мотивацию. Нет ничего хуже, чем чувствовать себя вдохновленным и энергичным, только чтобы с тревогой ждать ответа командного члена. Не говоря уже о том, что драгоценное время тратится.

Инструменты управления задачами, управляемые ИИ, могут преобразовать типичную динамику командного проекта, устраняя многие зависимости, которые склонны тормозить прогресс. Например, если вы менеджер, использование инструмента управления проектом, управляемого ИИ, может дать вам представление о рабочем процессе сотрудника без необходимости задавать вопросы. Инструменты ИИ могут найти способы сэкономить время и повысить коллективную производительность.

Рассмотрите платформу управления работой как Asana: ее функции ИИ могут предложить следующие шаги в проекте, выделить потенциальные заторы и сгенерировать представление о рабочей нагрузке и производительности команды. Это как иметь дополнительного командного члена, посвященного анализу и улучшению логистики, чтобы человеческие члены команды могли сосредоточиться на более осмысленных задачах.

Упрощение исследований и обмена информацией

Мой друг-адвокат рассказал мне о курсе юридических исследований, который она завершила во время учебы в юридической школе. В те дни юридические исследования сильно полагались на специализированные поисковые системы, и неудивительно, что потребовалось почти целый семестр, чтобы освоить искусство использования их эффективно.

Сегодня инструменты, управляемые ИИ, такие как ChatGPT, преобразуют способ, которым мы проводим онлайн-исследования. Учитывая его способность упростить исследования и обмен информацией, логично, что ChatGPT заменяет обычные поисковые системы для быстродействующих команд.

С помощью ChatGPT вы можете использовать естественный язык, чтобы уточнить свои исследовательские вопросы и получить доступ к необходимым результатам быстрее. ChatGPT может практически мгновенно суммировать обширные исследовательские статьи, отчеты и наборы данных. Иногда эти документы потребуют вашего полного внимания. Но когда вам просто нужны ключевые моменты, вы можете делегировать задачу понимания ChatGPT и распространить информацию среди своих командных членов.

Допустим, вы ищете решение и не знаете, с чего начать. ChatGPT может быть полезным инструментом в процессе мозгового штурма, генерируя идеи и альтернативные подходы для вас и ваших командных членов. Больше не нужно смотреть на пустую страницу, ожидая, пока вдохновение придет. Например, одна из наших команд создавала контент о поколении Z на рабочем месте и нуждалась в быстром обзоре ведущих тенденций. ChatGPT помог запустить процесс, оставив наших командных членов с большей энергией, чтобы посвятить ее выбору и разработке лучшей стратегии контента.

Когда вы используете инструменты ИИ для генерации и исследования идей, вы создаете больше времени для творческого мышления и рассмотрения разнообразных точек зрения других командных членов. В эпоху ИИ это та работа, которая определяет успешных сотрудников и организации.

Сделать встречи результативными

Встречи могут быть расточительством времени. В недавнем опросе 5 000 работников знаний по четырем континентам 78% респондентов сказали, что они должны посещать так много встреч, что трудно выполнить свою работу. Встречи также могут быть изнурительными. В том же опросе 76% сказали, что они чувствуют себя истощенными в дни, когда у них много встреч.

Я являюсь сторонником минимизации встреч и сокращения ненужных обновлений статуса. Я хочу, чтобы сотрудники имели большие периоды времени, чтобы посвятить их работе, которая их вдохновляет. Им нужно много времени, чтобы войти в режим “потока”. Но когда речь идет об важных встречах, я хочу, чтобы все могли уделять им полное внимание. Вот где инструменты автоматизации, управляемые ИИ, вступают в игру, чтобы слушать и транскрибировать заметки встреч и обеспечить, чтобы ничего не было потеряно в хаосе. Наши команды интегрируют приложение для распознавания речи ИИ直接 в нашу платформу видеоконференций. Заметки встреч автоматически сохраняются как текст в документе Google. Если позже один из участников cần вспомнить что-то, обсуждавшееся на встрече, это просто быстрый поиск в Google Drive.

Этот простой инструмент ИИ позволяет нам сосредоточить наше внимание на фактическом содержании встречи, а не на скучной задаче ведения заметок. Когда мы полностью присутствуем, у нас более богатые разговоры, лучшие идеи и лучшие решения – пример того, как ИИ способствует сотрудничеству и инновациям.

Координация графиков

Одним из красивых аспектов ИИ является его способность автоматизировать вашу коммуникацию – и ваше спокойствие. Сcheduling – еще одна область, где время и энергия часто теряются зря. С инструментами планирования ИИ вы можете пропустить скучное общение, пытаясь координировать несколько календарей, т.е. низкоценную коммуникацию, и никогда не беспокойтесь о том, что забудете запланировать событие в свой календарь. Кратковременная память хранит в среднем семь кусков информации в любой момент времени. Зачем тратить это драгоценное пространство на время и дату встречи, когда инструмент ИИ может справиться с этим за вас?

Инструменты, управляемые ИИ, такие как Clara, используют обработку естественного языка, чтобы запланировать встречи и договориться о времени с участниками встреч. Вы можете интегрировать ее в свой электронный почтовый ящик и календарь и настроить уведомления и повторы. Clara может предложить представление об электронных разговорах, чтобы управлять вашим графиком более эффективно.

С помощью Clara и аналогичных инструментов планирования ИИ каждый в вашей организации, от новых сотрудников до руководителей, может иметь личного помощника, освобождая их, чтобы сосредоточиться на более важной работе. В этом смысле трудно не влюбиться в ИИ. Можно сказать, что Её не так уж и далеко от реальности.