symplr wprowadza rozwiązanie AI do ewidencji czasu pracy i planowania grafików, które ma przewidywać zapotrzebowanie na personel medyczny

Braki kadrowe w szpitalu najczęściej generują największe koszty wtedy, gdy pozostaje niewiele czasu na ich rozwiązanie. Kierownicy gorączkowo szukają zastępstw, pielęgniarki otrzymują prośby w ostatniej chwili, a pozostałe luki w obsadzie wypełniają nadgodziny lub praca po wyższych stawkach. symplr próbuje podejmować te decyzje wcześniej, wprowadzając symplr Time and Scheduling — zintegrowane rozwiązanie do zarządzania personelem, które łączy planowanie grafików wspomagane przez AI z ewidencją czasu pracy.

Produkt, ogłoszony 26 października, przedstawia we wspólnym widoku przewidywane zapotrzebowanie na personel, dostępnych pracowników w całym systemie ochrony zdrowia oraz koszty pracy. Nowe przepływy pracy oparte na AI proponują zmiany w grafikach, które kierownicy mogą zatwierdzać. Uwzględniają przy tym preferencje pracowników, zasady planowania, prognozowane zapotrzebowanie i historyczne wzorce.

Premiera łączy funkcje symplr do predykcyjnego planowania grafików z technologią ewidencji czasu pracy, opracowaną z myślą o złożonych zasadach wynagradzania i wymogach zgodności w ochronie zdrowia. Stanowi również podstawę szerszej strategii operacyjnego zarządzania personelem, obejmującej planowanie, obsadę i analitykę.

Rekomendacje AI mają usprawnić kluczowy etap równoważenia grafików

Ułożenie grafiku to dopiero początek zapewniania obsady szpitala. Kierownicy muszą następnie pogodzić preferencje pracowników z potrzebami dotyczącymi obsady, uzupełnić braki i reagować na zmiany. Grafik, który na arkuszu kalkulacyjnym wygląda na kompletny, może mimo to nie zapewniać oddziałowi wystarczającej liczby pracowników w konkretnym momencie.

Oparte na AI równoważenie grafików w nowym produkcie ma ograniczyć ręczne wprowadzanie takich korekt. Zamiast wymagać od kierownika samodzielnego tworzenia każdej zmiany od podstaw, system proponuje korekty na podstawie istotnych ograniczeń i wzorców dotyczących obsady. Kierownik nadal je zatwierdza.

To ważne rozróżnienie w środowisku, w którym decyzje dotyczące obsady wpływają zarówno na pracowników, jak i na funkcjonowanie opieki klinicznej. Rekomendacja może pomóc kierownikowi szybciej porównać dostępne możliwości, ale to on nadal odpowiada za ocenę, czy proponowana obsada odpowiada potrzebom oddziału.

„Liderzy pielęgniarstwa nie powinni spędzać wielu godzin na układaniu grafików i gorączkowym szukaniu osób na nieobsadzone zmiany, skoro mogliby w tym czasie wspierać swoje zespoły i pacjentów” — powiedziała Ali Morin, dyrektorka ds. informatyki pielęgniarskiej w symplr.

Firma podkreśla również większą elastyczność dla pielęgniarek. Zakładanym efektem jest grafik, który wcześniej uwzględnia preferencje personelu, ograniczając liczbę pilnych próśb i utrudnień administracyjnych związanych ze znalezieniem odpowiednich zmian.

Jak działa predykcyjne planowanie obsady

Istniejąca technologia Smart Square stanowi kontekst dla premiery. Jej dokumentacja opisuje model predykcyjny łączący własne modelowanie matematyczne z uczeniem maszynowym. Prognozy są aktualizowane co tydzień, a następnie analizowane z użyciem macierzy obsady dla poszczególnych oddziałów lub obszarów usług, aby porównać przewidywane zapotrzebowanie pacjentów z dostępnością personelu.

Na obecnej stronie produktu opisano prognozy sięgające do 120 dni wprzód. Ich praktycznym celem jest ujawnienie prawdopodobnych braków, gdy kierownicy mają jeszcze czas, by na nie zareagować, zamiast czekać, aż nieobsadzona zmiana stanie się pilnym problemem operacyjnym.

Smart Square obejmuje także zarządzanie nieobsadzonymi zmianami z wykorzystaniem zmiennego modelu zachęt, ogólnofirmowy wgląd w zasoby kadrowe, samodzielne układanie grafików oraz integracje z systemami kadrowymi, płacowymi, ewidencji czasu pracy i elektronicznej dokumentacji medycznej. Funkcje te wyjaśniają, jak prognoza może przekładać się na konkretne działania: kierownicy muszą widzieć zarówno przewidywany niedobór, jak i dostępne możliwości kadrowe, które pozwolą go uzupełnić.

Prognozowanie zapotrzebowania i równoważenie grafiku to powiązane, ale różne zadania. Prognoza szacuje, jaka obsada będzie potrzebna. Równoważenie grafiku polega następnie na uwzględnieniu dostępności, preferencji i zasad, aby zaproponować sposób zaspokojenia tego zapotrzebowania. Ewidencja czasu pracy odnotowuje to, co faktycznie się wydarzyło.

Połączenie planowanej obsady z przepracowanym czasem

Integracja planowania grafików z ewidencją czasu pracy pozwala ograniczyć drugie źródło obowiązków administracyjnych: rozbieżności między zaplanowaną zmianą a godzinami przekazywanymi do rozliczenia płac. Gdy te zadania są obsługiwane w oddzielnych narzędziach, kierownicy muszą uzgadniać zmiany i karty czasu pracy już po podjęciu decyzji dotyczącej obsady.

symplr Time and Scheduling łączy te dwie funkcje, umożliwiając liderom pielęgniarstwa uwzględnianie obsady i kosztów pracy w ramach tego samego procesu. Moduł ewidencji czasu pracy został zaprojektowany z myślą o zasadach wynagradzania i wymogach zgodności w ochronie zdrowia, a nie z założeniem, że każda zmiana to wymienny blok godzin.

symplr przywołuje wcześniej opublikowane wyniki dotyczące funkcji planowania grafików oraz ewidencji czasu pracy i obecności: około 50% mniej czasu poświęcanego na zadania związane z obsadą i kartami czasu pracy, a także możliwość uwolnienia nawet 75% zasobów zespołu płacowego. Są to potencjalne korzyści zgłoszone przez firmę, związane z połączonymi funkcjami, a nie wyniki nowej, niezależnej oceny produktu wprowadzonego dziś na rynek.

To rozróżnienie ma znaczenie przy ocenie premiery. Możliwość polega na ograniczeniu liczby ręcznych czynności między przewidzeniem zapotrzebowania na personel, obsadzeniem zmiany a rozliczeniem przepracowanych godzin. Wyniki osiągane przez konkretny system ochrony zdrowia będą zależeć od jego przepływów pracy, istniejących integracji i sposobu wdrożenia.

Ręczne procesy utrzymują się mimo rosnących inwestycji w AI

Badanie Compass 2026 przeprowadzone przez firmę pomaga wyjaśnić potrzeby rynku. Czterdzieści jeden procent respondentów stwierdziło, że planowanie grafików lekarzy i pielęgniarek w ich organizacjach nadal odbywało się całkowicie ręcznie. Kolejne 35% określiło je jako zautomatyzowane w niewielkim stopniu, a tylko 4% zgłosiło pełną automatyzację.

Badanie przeprowadzono we współpracy z CHIME. Wzięło w nim udział 146 respondentów pełniących funkcje kliniczne, informatyczne i operacyjne w szpitalach oraz systemach ochrony zdrowia w USA. Ankietę przeprowadzono od 1 czerwca do 17 lipca 2026 r. Wyniki opisują tę grupę respondentów, a nie pełny obraz wszystkich szpitali.

W tym samym badaniu ustalono, że 21% respondentów stwierdziło, iż ich organizacja wdrożyła AI bez określenia wskaźników służących do oceny jej działania. To sprawia, że pomiar efektów jest — obok automatyzacji — jednym z priorytetów wdrożeniowych. W przypadku planowania grafików istotne wskaźniki obejmują czas poświęcany na zarządzanie grafikiem, nieobsadzone zmiany, nadgodziny, zadowolenie personelu oraz dokładność prognoz zapotrzebowania.

Automatyzacja procesu jest przydatna tylko wtedy, gdy powstały grafik sprawdza się w przypadku osób, które muszą zapewnić opiekę. Zaangażowanie w proces wdrożenia kadry kierowniczej pielęgniarek i personelu pracującego bezpośrednio z pacjentami pozwala systemowi ochrony zdrowia sprawdzić, czy rekomendacje odnoszą się do rzeczywistych źródeł problemów z planowaniem grafików.

Co jest dostępne teraz, a co pojawi się później

Obecna premiera koncentruje się na zintegrowanym planowaniu grafików i ewidencji czasu pracy, a także rekomendacjach AI podczas bilansowania grafików. W 2027 r. symplr planuje dodać funkcje AI do korygowania kart czasu pracy i konfigurowania reguł planowania grafików. Te funkcje pozostają na mapie rozwoju produktu.

Jej szersza strategia wykorzystania AI w ochronie zdrowia obejmuje analitykę predykcyjną, inteligentne samodzielne układanie grafików oraz narzędzia wbudowane w operacyjne procesy pracy. Firma wskazuje możliwość śledzenia pochodzenia danych oraz zarządzanie nimi zgodnie z przyjętymi zasadami jako priorytety platformy. Tę szerszą strategię należy odróżnić od konkretnych funkcji dostępnych w Time and Scheduling w momencie premiery.

Dyrektor ds. produktu Scott Sbihli powiedział, że plany symplr wykraczają poza tradycyjne planowanie grafików i mają na celu połączenie planowania personelu, obsady oraz analityki w opiece stacjonarnej i ambulatoryjnej, a także zapewnienie bardziej zaawansowanych funkcji lekarzom i innym świadczeniodawcom.

symplr zaprezentuje Time and Scheduling na konferencji ANCC Magnet Conference w Chicago, która odbędzie się w dniach 29–31 października, na stoisku 631. Bezpośrednim sprawdzianem będzie to, czy pełniejszy obraz zapotrzebowania, dostępnego personelu i przepracowanego czasu pozwoli kadrze kierowniczej pielęgniarek rozwiązywać mniej problemów w ostatniej chwili — i poświęcać więcej czasu na wspieranie swoich zespołów.