AI駆動の世界における社内ポータルの情報アーキテクチャの重要性

数年前、私はカンザスシティーに本拠を置くスプリント・テレコミュニケーションズ社の為に、10ヶ月間にわたる社内ポータルの大規模なリニューアルプロジェクトを率いる機会を得ました。私たちは新しいシステムを構築するだけでなく、数千人の従業員がデジタルワークプレイスとどのようにやり取りするかを変えることにしました。そのプロジェクトは、Nielsen Norman Groupの「トップイントラネット」のリストに選ばれましたが、それは偶然ではありませんでした。利害関係者を一致させ、コンテンツの組織を再考し、機能するものを提供するには、執念のある集中が必要でした。私たちはガバナンス、ユーザーエクスペリエンス、検索機能、分析、ソーシャル機能、モバイルアクセスなどをすべて見直しました。それは厳しいものでしたが、私に社内ポータルを正しく構築するために何が必要かを教えてくれました。

これはSaaSの時代以前のことでした。Staffbaseのようなツールが、私たちが社内ポータルに取り組む人々の生活を容易にしていた時代ではありませんでした。従業員がニュース投稿を「いいね」したり、使用状況データを追跡したりするには、すべてをカスタムビルドする必要がありました。アップデートは悪夢でした。ハードコーディングされたシステムでは、コンテンツの組織化に一点のミスがあっただけで、修正に数週間または数ヶ月かかることがありました。那はなぜなら、私たちが情報アーキテクチャ（IA）に重点を置いたからです。IAを間違えると、誰もが苛立つような不器用な社内ポータルに陥ります。

IAを完璧にするために、私たちは古典的な方法を取りました。ユーザーに基づくカードソートを実施し、物理的なインデックスカードを使用しました。会議室に20〜30人の従業員を集め、状況を説明し、カードを山に分けてもらいました。次に、リーダーシップに何が意味のあるのかを示すために、データを分析しました。スプレッドシート、視覚化、などを使用しました。そうすることで、社内ポータルがリーダーシップに支持され、従業員が口笛を吹かずに使用できるものになりました。

今日、Staffbaseではそのプロセスを合理化しましたが、基本的な原則は同じです。従業員の声をまず聞くことです。クライアントをオンボードする際、内部コミュニケーション、人事、IT（しばしば非常に異なる目標を持つチーム）をコンテンツの組織化について合意するためのワークショップを実施します。簡単ではありません。これらのセッションは、1日を費やすこともあれば、もっと長くかかることもあります。シンプルながら効果的なIAを起草するために、草案を利害関係者に回し、承認を得ることも大変です。より深く掘り下げたいクライアントのために、デジタルカードソート研究を推奨します。Optimal Workshopのようなツールを使用すると、迅速で従業員の関与を保ち、ビルドを遅くしません。

これまでに数百のIAを見てきました。いくつかは素晴らしいものですが、いくつかは失敗に終わっています。2つを同じにしたことはありませんが、以下のナビゲーションパターンは一貫して機能しています：

• 私たちの会社/について: ミッション、ビジョン、価値観、組織構造、役割。このようなコンテンツは従業員を大きな絵に根づかせ、編集戦略を支援します。
• 人事/キャリア＆福利厚生: 給与、福利厚生、健康、トレーニング、パフォーマンスレビュー — 従業員と雇用主の関係の核となるコンテンツ。
• 私の仕事/私たちが仕事をする方法: 旅行、経費報告、ITサポート、または食堂メニューなどのタスクに焦点を当てたコンテンツ。部門ではなくトピックによって組織化され、関連コンテンツへのリンクが含まれています。
• 部門/組織: 大規模チーム such as IT、施設、または法務がアップデートを投稿する場所。重複コンテンツはありません。ソースへのリンクのみです。
• 製品＆サービス: 会社が販売するもの、特に販売駆動型企業のためのショーケース。
• パーソナライズされたタブ: 「私のチーム」または「リーダーリソース」などのセクション、特定のグループに合わせてカスタマイズされたもの。
• ヘルプ/ITリソース:十分なコンテキストを備えた明確なサポートリンク。

従業員のフィードバックに根ざしたこのようなIAを構築することで、計測可能な結果が得られます。従業員は何を探しているかわかります。コミュニケーションチームはユーザーデータを活用して他の部門と協力することができます。キャンペーンの立ち上げはより効果的で、実際の洞察に基づいています。立ち上げ後、チームはトレンドを監視し、賢明な調整を行うことができます。

AI駆動の世界におけるIA：賭けは高い

AIはデジタルワークプレイスを変革し、IAを非交渉的にしています。弱いIAは従業員を苛立たせるだけでなく、AIイニシアチブの失敗につながる可能性もあります。私はそれを見たことがあります。整理されていない社内ポータルは、パーソナライゼーションの機能を混乱させ、時間とお金を浪費します。

以下はなぜIAが今より重要なのかの理由です：

• 答えを提供する検索: AI検索エンジンは、正確な結果を返すために明確なナビゲーションとメタデータが必要です。強力なIAにより、従業員は迅速に答えを得ることができます。
• 効果的なパーソナライゼーション: AIは役割に合わせてコンテンツをカスタマイズできますが、IAが論理的であればアルゴリズムが解析できる必要があります。
• 失敗しないチャットボット: 混沌としたIAは、チャットボットのようなAIツールを混乱させ、誤った答えや重複したコンテンツにつながります。
• リアルタイムの洞察: AI分析により、従業員がどのようにナビゲートするかがわかり、実際の使用状況に基づいてIAを改良できます。

従業員のニーズに基づいて構築された堅固なIAは、社内ポータルを従業員をエンパワーメントするツールに変えます。AIがワークプレイスをさらに支配するにつれて、IAはそれらのツールを効果的にする基盤となります。それは華麗なテクノロジーではなく、従業員と顧客を同じレベルで尊重する実行です。AIの洞察とユーザーテスト済みのIAを組み合わせると、機能するだけでなく結果をもたらす社内ポータルが得られます。那は私が何年も構築してきたものであり、正しく行うことに焦点を当てています。