FinOps 101: Una Guida per Principianti alle Operazioni Finanziarie

Le aziende stanno passando al cloud per ridurre le spese, migliorare l’efficienza e rendere gli strumenti e i dati accessibili ai dipendenti in tutto il mondo. FinOps, che sta per Operazioni Finanziarie, è una strategia di gestione del cloud che consente alle aziende di ottenere il massimo valore dai servizi cloud. È un approccio coerente che consente ai team di finanza, IT e DevOps di collaborare e ottimizzare le spese per i servizi cloud.

Il Ruolo di FinOps nella Gestione Finanziaria

La gestione finanziaria di un’azienda comprende la pianificazione budget, la contabilità, l’analisi, la relazione e la previsione dei rischi associati alla gestione e agli investimenti delle risorse dell’azienda. Per eseguire operazioni gestionali, le aziende utilizzano servizi cloud, e questi servizi cloud sono costosi a seconda della velocità, dello spazio di archiviazione e della qualità del servizio. Inoltre, le spese per il cloud sono spesso inefficienti, portando a perdite di entrate. Ed è qui che entra in gioco FinOps. FinOps collega i dipartimenti di finanza, marketing, vendite, IT e DevOps tra loro in modo che si adotti un approccio olistico e le risorse cloud vengano utilizzate nel modo più efficiente possibile.

Il framework FinOps segue un processo in tre fasi:

1. Informare
2. Ottimizzare
3. Operare

I team cross-funzionali analizzano le loro esigenze e poi si impegnano con gli altri dipartimenti per trovare un equilibrio tra la qualità e il costo dei servizi necessari. Questo approccio aiuta le aziende a raggiungere tre obiettivi aziendali: migliorare la qualità, generare entrate e conservare le risorse. Una volta completata la fase di ottimizzazione, l’attenzione si sposta verso il mantenimento di tale ottimizzazione.

I Vantaggi dell’Implementazione di FinOps

La gestione dei costi è una delle principali sfide per un’azienda. Le aziende soffrono a causa di spese operative inefficienti e deficit di comunicazione tra i dipartimenti; tutto ciò può essere evitato se si implementa FinOps. Il FinOps cloud introduce la responsabilità finanziaria e la crescita per le aziende.

Inoltre, fornisce accesso a strumenti che aiutano il team di ingegneria a creare dashboard per informare gli executive sullo stato dell’azienda. Ad esempio, una dashboard mostra numeri in tempo reale sul budget e le spese a tutti gli stakeholder. Ciò fornisce a tutti gli stakeholder la visibilità dei dati e li rende più capaci di prendere decisioni finanziarie in movimento.

Benjamin Franklin ha detto una volta: “Il tempo è denaro”. FinOps consente anche alle aziende di diventare efficienti in termini di tempo e risorse automatizzando attività aziendali ripetitive come la relazione e la pianificazione budget. Unisce i diversi dipartimenti, migliorando la collaborazione e promuovendo una cultura di lavoro salutare.

Tecnologie e Strumenti Chiave

Le piattaforme di gestione dei costi cloud vengono utilizzate per monitorare l’utilizzo e le spese di un’organizzazione per i servizi cloud. Gli utenti aziendali ottengono la visibilità degli unità cloud sottoutilizzate o sovraccaricate per mantenere un equilibrio tra l’utilizzo di un servizio e il bisogno. Strumenti di alta gamma come Google Cloud Management, AWS Cost Explorer e Azure Cost Management possono aiutare a ottimizzare l’utilizzo e le spese.

Gli strumenti di automazione cloud vengono utilizzati per automatizzare attività ripetitive e manuali, il che risparmia molto fastidio e tempo per i team in tutta l’azienda e rende le operazioni più fluide. Un certo numero di strumenti viene utilizzato per tali operazioni, ma i più comuni sono Azure Monitor e AWS Cloudwatch.

Le dashboard online e i report vengono creati per tenere gli stakeholder informati sulle attività finanziarie in corso nell’azienda. Utilizzando l’automazione, viene implementato un sistema che aggiorna costantemente queste dashboard e report. Microsoft Power BI, Tableau e Microsoft Excel sono gli strumenti più utilizzati per tali attività.

FinOps richiede che le persone di diversi dipartimenti lavorino insieme e la comunicazione è la chiave per lavorare in un ambiente così diversificato. Il punto di vista di una persona deve essere comunicato agli altri in modo chiaro e tempestivo e, per farlo, è necessario avere piattaforme in cui tutti siano accessibili e venga mantenuta una registrazione della comunicazione. Per tali scopi, vengono utilizzati diversi strumenti, ma i più comuni con funzionalità avanzate sono Microsoft Teams, Google Meet e Slack.

Sfide e Migliori Pratiche

Un’azienda affronta diversi problemi durante la tentativa di implementare FinOps. I più comuni sono i seguenti:

• Silos di Dati: A causa della scala di un’azienda, i dati sono sparsi ovunque. Ottenere l’accesso ai dati e analizzarli per ottenere informazioni utili è un problema che le aziende affrontano durante l’implementazione di FinOps. La soluzione a questo problema è costruire un data warehouse. Serve come unica fonte di verità per l’organizzazione.
• Decentralizzazione degli Acquisti: Questa decentralizzazione degli acquisti di abbonamenti risparmia tempo. Allo stesso tempo, ciò rappresenta una sfida per le aziende poiché i costi di manutenzione di questi servizi spesso aumentano esponenzialmente nel tempo. La soluzione è avere un meccanismo che regoli gli acquisti.
• Collaborazione Limitata: Quando diversi dipartimenti devono lavorare insieme, gli orari sono spesso non allineati, il che provoca attrito. Questo è un problema di risorse umane e il dipartimento di risorse umane dovrebbe lavorare per creare un ambiente più ospitale.
• Dati Insufficienti: Un’azienda ha bisogno di dati sui costi completi e approfonditi per riconoscere e prevedere modelli. Dati sui costi insufficienti non saranno in grado di modellare una soluzione che ottimizza le spese. La soluzione è concentrarsi sulla raccolta di quanti più dati possibile e scaricarli in un lago di dati. In seguito, gli ingegneri dei dati possono estrarre i dati rilevanti e pulirli per renderli pronti per l’analisi.

Prospettive Future di FinOps

L’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning vengono ampiamente utilizzati per analizzare i dati finanziari. Ciò rende più facile identificare aree per il risparmio di costi e la previsione migliorata. Più aziende migreranno verso il cloud per ottimizzare la crescita aziendale a tutto tondo, compresa la performance finanziaria. FinOps è più rilevante che mai nell’attuale atmosfera aziendale, poiché semplificherebbe tale migrazione per le aziende. L’esternalizzazione di FinOps a fornitori specializzati diventerà più comune. Possiamo aspettarci una maggiore interoperabilità tra gli strumenti FinOps. Ciò renderebbe più facile collegare diversi strumenti cloud e rivedere la performance finanziaria.

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