FinOps 101: una guida per principianti alle operazioni finanziarie

Le aziende stanno passando al cloud per ridurre le spese, migliorare l'efficienza e rendere gli strumenti e i dati accessibili ai propri dipendenti in qualsiasi parte del mondo. FinOps, che sta per Financial Operations, è una strategia di gestione del cloud che consente alle aziende di ottenere il massimo valore dai servizi cloud. È un approccio coeso che consente ai team finanziari, IT e DevOps di collaborare e ottimizzare le spese dei servizi cloud.

Ruolo di FinOps nella gestione finanziaria

La gestione finanziaria di un'azienda comprende la definizione del budget, la contabilità, l'analisi, la rendicontazione e la previsione dei rischi associati alla gestione e all'investimento delle risorse dell'azienda. Per eseguire operazioni manageriali, le aziende utilizzano i servizi cloud e questi servizi cloud sono costosi a seconda della velocità, dello spazio di archiviazione e della qualità del servizio. Inoltre, la spesa per il cloud è spesso inefficiente, con conseguenti perdite di entrate. Ed è qui che entra in gioco FinOps. FinOps collega tra loro i reparti finanza, marketing, vendite, IT e DevOps in modo da adottare un approccio olistico e utilizzare le risorse cloud nel modo più efficiente possibile.

Il framework FinOps segue un processo in tre fasi:

1. Informare
2. OTTIMIZZA
3. Operare

I team interfunzionali analizzano le loro esigenze e poi si confrontano con gli altri dipartimenti per trovare un equilibrio tra la qualità e il costo dei servizi necessari. Questo approccio aiuta le aziende a raggiungere tre obiettivi aziendali che sono: migliorare la qualità, generare entrate e conversare risorse. Una volta completata la parte di ottimizzazione, l'attenzione si sposta verso il mantenimento di tale ottimizzazione.

Vantaggi dell'implementazione di FinOps

La gestione dei costi è una delle maggiori sfide per un'azienda. Le imprese soffrono a causa di spese operative inefficienti e deficit di comunicazione tra i dipartimenti; tutto può essere evitato se FinOps è implementato. Cloud FinOps introduce la responsabilità finanziaria e la crescita per le aziende.

Inoltre, dà accesso a strumenti che aiutano il team di ingegneri a creare dashboard per informare i dirigenti sullo stato dell'attività. Ad esempio, una dashboard mostra i numeri in tempo reale su budget e spese a tutti gli stakeholder. Ciò offre a tutte le parti interessate la visibilità dei dati e le prepara meglio per prendere tutte le loro decisioni finanziarie in movimento.

Benjamin Franklin una volta disse: "Il tempo è denaro". FinOps consente inoltre alle aziende di risparmiare tempo e risorse automatizzando attività aziendali ripetitive come la creazione di report e il budget. Riunisce diversi reparti, migliorando la collaborazione e promuovendo una sana cultura del lavoro.

Tecnologie e strumenti chiave

Le piattaforme di gestione dei costi del cloud vengono utilizzate per monitorare l'utilizzo e la spesa di un'organizzazione per i servizi cloud. Gli utenti aziendali ottengono visibilità sulle unità cloud sottoutilizzate o sovraccariche per mantenere un equilibrio tra l'utilizzo e le esigenze di un servizio. Strumenti di fascia alta come Google Cloud Management, AWS Cost Explorer e Azure Cost Management possono aiutare a ottimizzare l'utilizzo e la spesa.

Gli strumenti cloud di automazione vengono utilizzati per automatizzare le attività ripetitive e manuali, il che consente di risparmiare un sacco di problemi e tempo per i team su tutta la linea e rende le operazioni fluide. Per tali operazioni vengono utilizzati numerosi strumenti, ma i più comuni sono Monitoraggio di Azure e AWS Cloudwatch.

Vengono creati dashboard e report online per mantenere le parti interessate informate sulle attività finanziarie in corso nell'azienda. Utilizzando l'automazione viene messo in atto un sistema che continua ad aggiornare questi dashboard e report. Microsoft Power BI, Tableau e Microsoft Excel sono gli strumenti più utilizzati per tali attività.

FinOps ha bisogno che persone di diversi reparti lavorino insieme e la comunicazione è la chiave per lavorare in un ambiente così diversificato. Il punto di vista di una persona dovrebbe essere comunicato agli altri in modo chiaro e tempestivo e, per questo, sono necessarie piattaforme in cui tutti siano accessibili e venga mantenuto un registro delle comunicazioni. A tale scopo vengono utilizzati numerosi strumenti, ma i più comuni con funzionalità avanzate sono Microsoft Teams, Google Meet e Slack.

Sfide e buone pratiche

Un'azienda deve affrontare diversi problemi durante il tentativo di implementare FinOps. I più comuni sono i seguenti:

• Silos di dati: a causa delle dimensioni di un'azienda, i dati sono sparsi ovunque. Ottenere l'accesso ai dati e analizzarli per ottenere informazioni utili è un problema che le aziende devono affrontare durante l'implementazione di FinOps. La soluzione a questo problema è costruire un data warehouse. Serve come unica fonte di verità per l'organizzazione.
• Decentramento degli acquisti: questo decentramento degli acquisti di abbonamenti consente di risparmiare tempo. Allo stesso tempo, ciò rappresenta una sfida per le aziende poiché i costi di manutenzione di questi servizi spesso aumentano in modo esponenziale nel tempo. La soluzione è avere un meccanismo che regoli gli acquisti.
• Collaborazione limitata: quando diversi reparti devono lavorare insieme, gli orari sono spesso disallineati, il che causa attriti. Questo è un problema di risorse umane e il dipartimento delle risorse umane dovrebbe lavorare per creare un ambiente più ospitale.
• Dati insufficienti: un'azienda ha bisogno di dati sui costi completi e completi per riconoscere e prevedere i modelli. Dati di costo insufficienti non saranno in grado di modellare una soluzione che ottimizzi le spese. La soluzione è concentrarsi sulla raccolta di quanti più dati possibile per un'azienda e scaricarli in un data lake. Successivamente, i data engineer possono estrarre i dati rilevanti e pulirli per essere pronti per l'analisi.

Prospettive future di FinOps

L’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico sono ampiamente utilizzati per analizzare i dati finanziari. Rendendo quindi più semplice l'identificazione delle aree di risparmio sui costi e di miglioramento delle previsioni. Sempre più aziende migrerebbero al cloud per ottimizzare la crescita aziendale a tutto spettro, comprese le prestazioni finanziarie. FinOps è più rilevante che mai nell’attuale clima imprenditoriale poiché semplificherebbe la migrazione per le aziende. L’outsourcing delle FinOps a fornitori specializzati diventerà più comune. Possiamo aspettarci una maggiore interoperabilità tra gli strumenti FinOps. A sua volta, semplifica la connessione di diversi strumenti cloud e la revisione delle prestazioni finanziarie.

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