FinOps 101: Panduan Pemula untuk Operasi Keuangan

Bisnis beralih ke cloud untuk mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan membuat alat dan data dapat diakses oleh karyawan mereka di mana saja di seluruh dunia. FinOps, singkatan dari Financial Operations, adalah strategi manajemen cloud yang memungkinkan bisnis mendapatkan nilai maksimal dari layanan cloud. Ini adalah pendekatan kohesif yang memungkinkan tim keuangan, TI, dan DevOps untuk berkolaborasi dan mengoptimalkan biaya layanan cloud.

Peran FinOps dalam Manajemen Keuangan

Manajemen keuangan bisnis terdiri dari penganggaran, akuntansi, analisis, pelaporan, dan peramalan risiko yang terkait dengan manajemen dan investasi sumber daya perusahaan. Untuk melakukan operasi manajerial, bisnis menggunakan layanan cloud, dan layanan cloud ini mahal tergantung pada kecepatan, ruang penyimpanan, dan kualitas layanan. Selain itu, pengeluaran cloud seringkali tidak efisien, menyebabkan hilangnya pendapatan. Dan di situlah FinOps masuk ke dalam persamaan. FinOps menghubungkan departemen keuangan, pemasaran, penjualan, TI, dan DevOps satu sama lain sehingga pendekatan holistik diadopsi dan sumber daya cloud digunakan dengan cara yang seefisien mungkin.

Kerangka kerja FinOps mengikuti proses tiga langkah:

1. Menginformasikan
2. Optimize
3. Beroperasi

Tim lintas fungsi menganalisis kebutuhan mereka dan kemudian terlibat dengan departemen lain untuk menemukan keseimbangan antara kualitas dan biaya layanan yang dibutuhkan. Pendekatan ini membantu bisnis mencapai tiga tujuan bisnis yaitu: meningkatkan kualitas, menghasilkan pendapatan, dan mengubah sumber daya. Setelah bagian pengoptimalan selesai, fokus dialihkan untuk mempertahankan pengoptimalan tersebut.

Manfaat Menerapkan FinOps

Manajemen biaya adalah salah satu tantangan utama bagi bisnis. Bisnis menderita karena pengeluaran operasi yang tidak efisien dan defisit komunikasi antar departemen; itu semua bisa dihindari jika FinOps diimplementasikan. Cloud FinOps memperkenalkan akuntabilitas dan pertumbuhan keuangan untuk bisnis.

Selain itu, ini memberikan akses ke alat yang membantu tim teknik membuat dasbor untuk memberi tahu eksekutif tentang status bisnis. Misalnya, dasbor menunjukkan angka anggaran dan pengeluaran secara real-time kepada semua pemangku kepentingan. Ini memberi semua pemangku kepentingan visibilitas ke dalam data dan memperlengkapi mereka dengan lebih baik untuk membuat semua keputusan keuangan mereka saat bepergian.

Benjamin Franklin pernah berkata, "Waktu adalah uang." FinOps juga memungkinkan bisnis menjadi efisien waktu dan sumber daya dengan mengotomatiskan tugas bisnis berulang seperti pelaporan dan penganggaran. Ini menyatukan berbagai departemen, meningkatkan kolaborasi dan mempromosikan budaya kerja yang sehat.

Teknologi dan Alat Utama

Platform manajemen biaya cloud digunakan untuk memantau penggunaan dan pengeluaran organisasi untuk layanan cloud. Pengguna bisnis mendapatkan visibilitas ke unit cloud yang kurang dimanfaatkan atau terbebani untuk menjaga keseimbangan antara penggunaan dan kebutuhan layanan. Alat canggih seperti Google Cloud Management, AWS Cost Explorer, dan Azure Cost Management dapat membantu mengoptimalkan penggunaan dan pengeluaran.

Alat cloud otomasi digunakan untuk mengotomatiskan tugas yang berulang dan manual, yang menghemat banyak kerumitan dan waktu untuk tim secara keseluruhan dan membuat operasi menjadi lancar. Sejumlah alat digunakan untuk operasi semacam itu, tetapi yang paling umum adalah Azure Monitor dan AWS Cloudwatch.

Dasbor dan laporan online dibuat untuk memberi informasi kepada pemangku kepentingan tentang aktivitas keuangan yang terjadi dalam bisnis. Menggunakan otomatisasi, sebuah sistem diterapkan yang terus memperbarui dasbor dan laporan ini. Microsoft Power BI, Tableau, dan Microsoft Excel adalah alat yang paling banyak digunakan untuk tugas semacam itu.

FinOps membutuhkan orang-orang dari berbagai departemen untuk bekerja sama, dan komunikasi adalah kunci untuk bekerja di lingkungan yang begitu beragam. Sudut pandang seseorang harus dikomunikasikan kepada orang lain dengan cara yang jelas dan tepat waktu, dan untuk itu, Anda memerlukan platform di mana setiap orang dapat diakses, dan catatan komunikasi dipertahankan. Untuk tujuan tersebut, sejumlah alat digunakan, tetapi yang paling umum dengan fitur lanjutan adalah Microsoft Teams, Google Meet, dan Slack.

Tantangan dan Praktik Terbaik

Bisnis menghadapi beberapa masalah saat mencoba mengimplementasikan FinOps. Yang paling umum adalah sebagai berikut:

• Silo Data: Karena skala bisnis, data tersebar di semua tempat. Mendapatkan akses ke data dan menganalisisnya untuk mendapatkan wawasan yang bermanfaat adalah masalah yang dihadapi bisnis saat mengimplementasikan FinOps. Solusi untuk masalah ini adalah membangun gudang data. Ini berfungsi sebagai satu-satunya sumber kebenaran bagi organisasi.
• Desentralisasi Pembelian: Desentralisasi pembelian langganan ini menghemat waktu. Secara bersamaan, ini menimbulkan tantangan bagi bisnis karena biaya pemeliharaan layanan ini sering meningkat secara eksponensial dari waktu ke waktu. Solusinya adalah memiliki mekanisme yang mengatur pembelian.
• Kolaborasi Terbatas: Ketika departemen yang berbeda harus bekerja sama, jadwal seringkali tidak selaras, yang menyebabkan gesekan. Ini adalah masalah sumber daya manusia, dan departemen SDM harus bekerja untuk menciptakan lingkungan yang lebih ramah.
• Data Tidak Cukup: Bisnis membutuhkan data biaya yang lengkap dan komprehensif untuk mengenali dan memperkirakan pola. Data biaya yang tidak memadai tidak akan dapat membuat model solusi yang mengoptimalkan biaya. Solusinya adalah fokus pada pengumpulan data sebanyak mungkin yang bisa dilakukan bisnis dan membuangnya ke data lake. Nantinya, para insinyur data dapat mengekstraksi data yang relevan dan membersihkannya agar siap untuk dianalisis.

Outlook Masa Depan FinOps

Kecerdasan Buatan dan Pembelajaran Mesin banyak digunakan untuk menganalisis data keuangan. Oleh karena itu memudahkan untuk mengidentifikasi area untuk penghematan biaya dan meningkatkan perkiraan. Semakin banyak bisnis yang bermigrasi ke cloud untuk mengoptimalkan pertumbuhan bisnis mereka secara menyeluruh, termasuk kinerja keuangan. FinOps menjadi lebih relevan dibandingkan sebelumnya dalam suasana bisnis saat ini karena akan menyederhanakan migrasi untuk bisnis. Mengalihdayakan FinOps ke penyedia khusus akan menjadi lebih umum. Kita dapat mengharapkan peningkatan interoperabilitas antar alat FinOps. Pada gilirannya, memudahkan untuk menghubungkan berbagai alat cloud dan meninjau kinerja keuangan.

Ada banyak tren yang muncul di ekosistem cloud. Periksa bersatu.ai untuk memperluas pengetahuan Anda tentang perkembangan terbaru terkait layanan cloud.