5 Solusi Manajemen Dokumen AI Terbaik (Mei 2024)

Di era digital yang serba cepat, bisnis terus mencari solusi inovatif untuk menyederhanakan proses pengelolaan dokumen mereka. Ketika kecerdasan buatan (AI) terus mentransformasi berbagai aspek pekerjaan modern, sistem manajemen dokumen yang didukung AI telah muncul sebagai terobosan baru, menawarkan efisiensi, akurasi, dan keamanan yang tak tertandingi. Alat-alat ini memanfaatkan kekuatan pembelajaran mesin, pemrosesan bahasa alami, dan otomatisasi cerdas untuk menyederhanakan pembuatan, penyimpanan, dan pengambilan dokumen bisnis penting.

Dari klasifikasi dan ekstraksi dokumen yang cerdas hingga integrasi tanpa batas dengan alur kerja yang ada, alat manajemen dokumen AI terbaik ini menawarkan beragam fitur yang dirancang untuk memenuhi beragam kebutuhan bisnis. Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi solusi manajemen dokumen AI terbaik yang mendefinisikan ulang cara organisasi menangani aset digital mereka, sehingga memberdayakan Anda untuk membuat keputusan yang tepat ketika memilih platform ideal untuk kebutuhan manajemen dokumen organisasi Anda.

1. Koneksi Meja FabSoft

FabSoft DeskConnect adalah solusi perangkat lunak pengambilan dokumen dan pengenalan karakter optik (OCR) yang menyederhanakan proses pengambilan, pemrosesan, dan pendistribusian dokumen dari berbagai sumber. Perangkat lunak ini dirancang untuk berintegrasi secara mulus dengan alur kerja yang ada, mendukung berbagai jenis dan sumber dokumen, seperti driver cetak, folder, browser web, dan sistem email.

Memanfaatkan teknologi AI dan pembelajaran mesin, DeskConnect mengotomatiskan proses pengambilan data dengan mengenali dan mengekstrak informasi yang relevan dari dokumen. Fitur ini secara signifikan mengurangi kebutuhan entri data manual, menghemat waktu dan meminimalkan risiko kesalahan. Kemampuan OCR perangkat lunak yang canggih memastikan akurasi tinggi saat memproses dokumen raster, menjadikannya pilihan yang dapat diandalkan untuk bisnis yang menangani beragam format dokumen.

FabSoft juga menawarkan Pendamping Dokumen dengan integrasi AI Chat tingkat lanjut yang didukung oleh ChatGPT. Peningkatan mutakhir ini mengubah manajemen dokumen dengan menyederhanakan impor dan penggabungan dokumen, menawarkan akses instan ke obrolan bertenaga AI untuk analisis dokumen yang efisien, dan memastikan presisi dengan teknologi OCR yang canggih.

Fitur Utama FabSoft DeskConnect:

• Dukungan Dokumen Serbaguna: Mengakomodasi driver cetak, folder, browser web, sistem email, dan banyak lagi.
• Ekstraksi Data Cerdas: Memanfaatkan AI dan pembelajaran mesin untuk secara otomatis mengenali dan mengekstrak data dari dokumen.
• Performa OCR Unggul: Memberikan akurasi terdepan di industri untuk dokumen raster.
• Distribusi Dokumen yang Efisien: Mengotomatiskan pengambilan dan distribusi dokumen ke solusi cloud atau lokal, termasuk Microsoft OneDrive, SharePoint, dan Power Apps.
• API yang dapat disesuaikan: Menawarkan API ramah pengguna yang memungkinkan plugin mengontrol pengiriman dokumen dan mengotomatiskan tindakan dan metode pengiriman.
• Tindakan Keamanan yang Kuat: Menerapkan fitur keamanan tingkat atas untuk melindungi kerahasiaan dokumen dan membatasi akses ke pengguna yang berwenang.

API FabSoft DeskConnect yang ramah pengguna memberdayakan bisnis untuk menciptakan alur kerja dan integrasi khusus, yang selanjutnya mengoptimalkan pemrosesan dokumen dan proses ekstraksi data mereka. Langkah-langkah keamanan yang kuat dari perangkat lunak ini memastikan bahwa dokumen sensitif tetap rahasia dan hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang.

2. Fase Dokumen

Sumber: DocuPhase

DocuPhase adalah solusi perangkat lunak manajemen dokumen menyeluruh yang dirancang untuk mengoptimalkan proses penyimpanan, pemindaian, pengambilan, dan pengarsipan dokumen untuk bisnis dalam skala apa pun. Platform ini melampaui kemampuan lemari arsip digital sederhana, menawarkan fitur yang mengelola, melacak, dan menyelesaikan pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga meningkatkan produktivitas secara signifikan.

Salah satu fitur menonjol DocuPhase adalah kemampuan pengambilan data dan pengambilan dokumen yang didukung AI. Alat cerdas ini menyederhanakan proses mengekstraksi informasi penting dari berbagai dokumen dan mengambil data dari file lama. Fungsionalitas berbasis AI dapat dengan cepat memindai dokumen multihalaman, mengidentifikasi dan mengekstrak informasi yang relevan, sehingga menghilangkan kebutuhan pencarian manual yang memakan waktu. Selain itu, kemampuan AI dan pembelajaran mesin pada platform ini memungkinkan perutean dan pengindeksan file otomatis, sehingga menghemat waktu dan tenaga pengguna yang berharga.

Fitur Utama DocuPhase:

• Pengambilan Data yang Didukung AI: Ekstraksi cerdas informasi penting dari beragam dokumen.
• Pengambilan Dokumen yang Efisien: Pengambilan data yang cepat dan akurat dari file lama menggunakan kemampuan AI tingkat lanjut.
• Perutean dan Pengindeksan File Otomatis: Otomatisasi berbasis AI dan pembelajaran mesin untuk organisasi dokumen yang efisien.
• Integrasi yang mulus: Kompatibilitas dengan platform umum, seperti sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), untuk meningkatkan fleksibilitas dan mengurangi peralihan program.
• Solusi Aman Berbasis Cloud: Antarmuka intuitif untuk menyimpan dokumen digital dan menghilangkan dokumen yang tidak perlu.
• Fungsi Pencarian Lanjutan: Kata kunci dan alat pencarian yang dapat dikonfigurasi untuk pengambilan dokumen dengan cepat.
• Antarmuka yang Ramah Pengguna: Perangkat lunak yang mudah dipelajari dengan pelatihan terpandu untuk kelancaran orientasi dan integrasi alur kerja.

Sifat DocuPhase yang ramah integrasi memungkinkannya terhubung secara mulus dengan platform umum lainnya, seperti sistem ERP, menjadikannya alat serbaguna untuk menangani operasi sehari-hari. Integrasi ini mengurangi waktu yang dihabiskan pengguna untuk beralih antar program, sehingga menyederhanakan alur kerja mereka. Solusi perangkat lunak berbasis cloud menyediakan antarmuka yang aman dan intuitif untuk menyimpan dokumen digital, sehingga secara efektif menghilangkan dokumen yang tidak diperlukan.

3. fluks

Fluix adalah platform manajemen dokumen dan alur kerja mobile-first yang dirancang untuk manajemen layanan lapangan. Perangkat lunak inovatif ini memberdayakan bisnis untuk menyimpan dan mengakses dokumen dan formulir penting dengan aman dalam repositori terpusat. Dengan memberi teknisi dan manajer layanan lapangan akses mudah ke file-file penting, bahkan di lokasi dengan konektivitas internet terbatas atau tanpa konektivitas internet, Fluix menyederhanakan pekerjaan jarak jauh dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Salah satu fitur utama Fluix adalah alur kerja khusus, yang mendorong komunikasi efektif dan akuntabilitas di antara anggota tim. Platform ini memungkinkan pembaruan dan pemberitahuan secara real-time untuk tugas-tugas baru, perubahan, atau pesan-pesan penting, memastikan bahwa semua pemangku kepentingan tetap mendapat informasi dan selaras. Kemampuan perutean dan pengindeksan file otomatis Fluix secara signifikan mengurangi upaya manual, memungkinkan bisnis mengoptimalkan alur kerja dan meningkatkan efisiensi.

Fitur Utama Fluix:

• Desain yang Memprioritaskan Seluler: Dioptimalkan untuk manajemen layanan lapangan, memungkinkan penyimpanan dan akses dokumen yang aman saat bepergian.
• Repositori Dokumen Terpusat: Menyediakan satu lokasi yang mudah diakses untuk dokumen penting terkait lapangan.
• Alur Kerja Khusus: Memfasilitasi komunikasi dan akuntabilitas di antara anggota tim melalui pembaruan dan pemberitahuan waktu nyata.
• Integrasi yang mulus: Kompatibel dengan platform umum seperti sistem ERP, menyederhanakan operasi sehari-hari dan meminimalkan peralihan program.
• Teknologi OCR: Mendukung pengenalan karakter optik untuk konversi gambar teks menjadi teks yang dikodekan mesin secara akurat.
• Fitur Obrolan AI: Didukung oleh ChatGPT, menawarkan akses cepat ke informasi terkait dokumen, menghilangkan pencarian manual.
• Penyiapan Ramah Pengguna: Konfigurasi langsung fitur OpenAI Chat di Document Companion.

Arsitektur Fluix yang ramah integrasi memungkinkannya terhubung secara lancar dengan platform umum lainnya, seperti sistem ERP. Integrasi ini memungkinkan bisnis menangani operasional sehari-hari dengan lebih efisien dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk berpindah antar program. Selain itu, Fluix mendukung teknologi OCR, memastikan bahwa data yang dikirimkan ke fitur obrolan AI akurat dan komprehensif untuk analisis mendetail.

4. File-M

M-Files adalah platform manajemen informasi cerdas yang menawarkan pendekatan lebih cerdas untuk mengelola konten di seluruh siklus hidupnya. Dengan menghubungkan konten secara lancar dan memanfaatkan otomatisasi cerdas, M-Files memberdayakan pekerja berpengetahuan untuk menjadi lebih produktif dengan menyampaikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Platform ini memberikan pandangan komprehensif tentang konten di seluruh organisasi tanpa memerlukan migrasi yang rumit dan mahal ke satu repositori. Solusi manajemen dokumen digital M-Files menawarkan kemampuan pencarian dan pengambilan yang kuat, memungkinkan pengguna menemukan lokasi dokumen dengan cepat dan mudah tanpa membuang waktu mencari file yang salah tempat atau kesulitan mengingat di mana sesuatu disimpan. Platform ini juga menyederhanakan pembuatan dokumen dengan menawarkan templat, fungsi penamaan dan penyimpanan yang mudah, serta kemampuan untuk mengungkap dokumen tersembunyi dan data gelap melalui teknologi berkemampuan AI.

Fitur Utama M-Files:

• Manajemen Informasi Cerdas: Menggabungkan konten yang terhubung dan otomatisasi cerdas untuk meningkatkan produktivitas dan memberikan tampilan konten 360 derajat.
• Pencarian dan Pengambilan Cepat: Memungkinkan pengguna menemukan dokumen dengan cepat dan mudah, menghemat waktu dan tenaga.
• Pembuatan Dokumen Disederhanakan: Menawarkan templat, penamaan dan penyimpanan dokumen yang mudah, serta penemuan dokumen tersembunyi dan data gelap.
• Kepatuhan dan Keamanan Otomatis: Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan perusahaan, serta memberikan keamanan data melalui hak akses dan enkripsi.
• Kolaborasi yang Mulus: Memungkinkan penulisan bersama, memberi komentar, dan membuat anotasi dokumen secara bersamaan.
• Integrasi dengan Alat Populer: Menawarkan integrasi dengan Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook, dan aplikasi lain yang banyak digunakan.
• Proses yang Didukung AI: Memanfaatkan AI, seperti M-Files Aino, untuk mengatur informasi, memahami konteks dokumen, dan berinteraksi dengan pengetahuan menggunakan bahasa alami.

Kemampuan otomatisasi M-Files menyederhanakan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan perusahaan, memastikan keamanan data melalui hak akses yang ketat dan enkripsi tingkat perusahaan, dan memungkinkan kolaborasi sederhana melalui penulisan bersama, komentar, dan anotasi dokumen secara bersamaan. Dibangun pada platform yang sangat dapat dikonfigurasi, M-Files dapat dengan mudah disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis spesifik melalui API, templat solusi, dan add-in pihak ketiga.

5. AI SharePoint

Sumber: Microsoft

Microsoft SharePoint adalah platform kolaborasi dan manajemen dokumen canggih yang, ketika terintegrasi dengan teknologi AI, akan mengubah alur kerja, meningkatkan kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas organisasi. Dengan menggabungkan kemampuan AI ke dalam SharePoint, bisnis dapat mengotomatiskan proses, menyederhanakan manajemen dokumen, meningkatkan fungsionalitas pencarian, dan mendapatkan wawasan berharga dari data.

SharePoint AI memberdayakan karyawan untuk bekerja lebih cerdas dan lebih cepat sekaligus mengurangi upaya manual dan meningkatkan produktivitas. Platform ini menawarkan berbagai manfaat, termasuk manajemen dokumen yang cerdas, otomatisasi alur kerja, integrasi chatbot, dan analisis prediktif, yang memungkinkan organisasi mengoptimalkan operasi, meningkatkan kolaborasi, dan tetap kompetitif dalam lanskap saat ini. SharePoint Premium, platform manajemen dan pengalaman konten tingkat lanjut, menghadirkan AI, otomatisasi, dan keamanan tambahan pada pengalaman, pemrosesan, dan tata kelola konten, membantu organisasi mengelola dan melindungi konten penting sepanjang siklus hidupnya.

Fitur Utama SharePoint AI:

• Manajemen Dokumen Cerdas: Pemrosesan dokumen yang didukung AI, klasifikasi otomatis, ekstraksi, dan penandaan informasi dari dokumen, menghasilkan peningkatan efisiensi dan alur kerja yang efisien.
• Otomasi Workflow: Otomatisasi alur kerja yang disempurnakan dengan AI menganalisis data historis, belajar dari keputusan masa lalu, dan membuat pilihan cerdas dalam mengotomatiskan tugas dan merutekan dokumen.
• Integrasi Chatbot: Chatbot bertenaga AI yang terintegrasi dengan SharePoint memberdayakan karyawan untuk berinteraksi dengan sistem melalui bahasa alami, memberikan jawaban dan dukungan instan.
• Analisis Prediktif: Memanfaatkan AI untuk menganalisis data dan memberikan wawasan berharga, memungkinkan organisasi mengambil keputusan berdasarkan data dan tetap menjadi yang terdepan.
• Manajemen Konten Tingkat Lanjut: AI, otomatisasi, dan keamanan tambahan pada pengalaman, pemrosesan, dan tata kelola konten, membantu organisasi mengelola dan melindungi konten penting sepanjang siklus hidupnya.
• Solusi Dokumen Bernilai Tinggi: Menawarkan solusi untuk menangani dokumen bernilai tinggi, seperti kontrak, laporan kerja, pesanan, dan faktur.

Kemampuan manajemen dokumen cerdas SharePoint AI memungkinkan klasifikasi, ekstraksi, dan penandaan informasi dari dokumen secara otomatis, sehingga menghasilkan peningkatan efisiensi dan alur kerja yang efisien. Kemampuan analisis prediktif platform ini memanfaatkan AI untuk menganalisis data dan memberikan wawasan berharga, memungkinkan organisasi mengambil keputusan berdasarkan data dan tetap menjadi yang terdepan.

Sederhanakan Alur Kerja Anda dengan Solusi Manajemen Dokumen AI

Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, solusi manajemen dokumen yang didukung AI telah menjadi alat penting bagi organisasi yang ingin menyederhanakan alur kerja, meningkatkan kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas. Solusi manajemen dokumen AI yang dibahas dalam artikel ini menawarkan beragam fitur dan kemampuan yang dirancang untuk memenuhi beragam kebutuhan bisnis.

Dari klasifikasi dan ekstraksi dokumen yang cerdas hingga integrasi yang lancar dengan alur kerja yang ada, alat-alat ini memanfaatkan kekuatan AI untuk menyederhanakan pembuatan, penyimpanan, dan pengambilan dokumen bisnis penting. Dengan mengotomatiskan proses manual, meningkatkan fungsi pencarian, dan memberikan wawasan berharga, solusi ini memungkinkan organisasi mengoptimalkan operasi mereka, mengurangi biaya, dan mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik.