Menyeimbangkan Integrasi AI dengan Pekerja untuk Kinerja Optimal

Ini adalah kisah kuno: teknologi baru yang memicu kepanikan dan nostalgia. Orang mengira televisi akan menghancurkan sastra. Sebuah band pernah menyanyikan video yang membunuh bintang radio. Saat ini, banyak orang khawatir bahwa AI akan mengambil alih pekerjaan manusia. A Studi terbaru menemukan bahwa ketidakpercayaan pekerja terhadap AI sebagian besar disebabkan oleh anggapan mereka bahwa AI merupakan ancaman terhadap pekerjaan. Ketidakpercayaan ini bukan tanpa alasan bagi pekerja berbasis pengetahuan yang mengisolasi diri dari AI dan kapabilitasnya. Tanggung jawab berada di tangan para pemimpin untuk memastikan bahwa organisasi mereka mengintegrasikan AI ke dalam tempat kerja guna mengoptimalkan pekerjaan karyawan—bukan untuk menggantikan mereka. 

Kereta AI telah meninggalkan stasiun namun belum terlambat untuk naik ke kapal. Perusahaan saya Jotform telah menggunakan AI dalam prosesnya selama 4 tahun terakhir. Inilah cara kami terus mengintegrasikan AI dan alat otomatisasi terbaru untuk membantu karyawan kami melakukan pekerjaan terbaik mereka.

Mendorong pemikiran sistem

Anda mungkin pernah mendengar istilah “pemikiran sistem”. Penulis Peter Senge Disiplin Kelima menawarkan penjelasan menyeluruh tentang konsep tersebut. Hal ini berarti memandang segala sesuatu di dunia dan kehidupan kita sebagai suatu sistem, bukan hubungan sebab-akibat yang terisolasi dan linier. Ambil contoh tubuh manusia: ini bukan kumpulan bagian-bagian, melainkan kumpulan sistem. Sistem kerangka Anda menjaga setidaknya sebagian tubuh Anda tetap tegak, sistem otot Anda memungkinkan Anda menggerakkan mata dan menggulir layar ponsel cerdas Anda ke bawah, sistem kardiovaskular Anda mengirimkan oksigen dan nutrisi ke jaringan Anda, dll.

Salah satu prinsip inti saya dalam mengintegrasikan AI ke tempat kerja kita adalah mengadopsi pola pikir berpikir sistem. Daripada melatih karyawan secara bertahap mengenai alat AI, kami mendorong mereka untuk menganalisis alur kerja mereka—langkah-langkah yang saling berhubungan yang membentuk berbagai tugas sepanjang hari kerja mereka—dan melihatnya sebagai suatu sistem. Tujuannya adalah menggunakan alat AI untuk mengotomatisasi sebanyak mungkin langkah alur kerja tersebut. Baru baru ini McKinsey Studi menemukan bahwa perusahaan menggunakan AI di lebih banyak bagian bisnis mereka. Setengah dari perusahaan yang disurvei melaporkan mengintegrasikan AI ke dalam dua atau lebih fungsi bisnis, yang paling umum adalah fungsi pemasaran dan penjualan, produk dan layanan, serta fungsi TI. Setiap bisnis memiliki banyak peluang AI dan otomatisasi. Seperti fenomena Baader–Meinhof, begitu Anda mulai mencarinya, Anda akan menemukannya di mana-mana. 

Pemikiran seperti ini memerlukan perubahan pola pikir sekunder. Daripada memandang diri mereka sebagai kontributor individu, karyawan harus melihat diri mereka sebagai manajer—atas sistem mereka, AI, dan alat otomasi yang membuat roda berputar. Sebagai seorang manajer, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan sistem Anda: apa yang ingin Anda capai? Apa KPI Anda? Misalnya, mungkin Anda menerapkan sistem untuk mengirim buletin ke pelanggan Anda seminggu sekali. Petakan langkah-langkahnya, identifikasi peluang AI dan otomatisasi, serta bangun sistemnya. Setelah sistem Anda diterapkan, tugas manajerial adalah mengukur kinerja Anda dan terus mencari cara untuk meningkatkan sistem. Bahkan ada alat yang dapat Anda terapkan yang secara otomatis dapat memantau apakah semua bagian sistem berfungsi dengan baik. Favorit pribadi saya disebut Dead Man's Snitch. 

Dengan mengadopsi pendekatan pemikiran sistem, karyawan dapat mengubah peran mereka dan mendapatkan kebebasan untuk mengatasi beban kerja sehari-hari.

Lihat AI sebagai co-pilot kreatif Anda 

Seiring karyawan mulai memandang alur kerja mereka sebagai sistem yang saling terhubung dan mengintegrasikan perangkat AI untuk meningkatkan proses tersebut, penting bagi mereka untuk mengubah perspektif mereka terhadap AI itu sendiri. AI bukan sekadar alat—melainkan, ia adalah mitra kolaboratif. Mitra tersebut tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memfasilitasi inovasi. 

Profesor Wharton Christian Terwiesch menantang ChatGPT untuk memunculkan ide bisnis (produk untuk pasar mahasiswa) dan membandingkan keluaran LLM dengan ide yang dihasilkan oleh mahasiswa. Hasil? Probabilitas pembelian rata-rata produk ChatGPT adalah 47%, dibandingkan dengan 40% untuk ide manusia.

Meskipun hal ini tidak berarti bahwa AI lebih kreatif daripada manusia—ChatGPT tidak memiliki konteks dunia nyata, dan bergantung pada manusia untuk membuat perintahnya—hal ini berarti bahwa AI dapat menjadi kolaborator yang sangat efisien dan berbiaya rendah. untuk brainstorming ide. 

Seperti yang dikomentari Profesor Terwiesch, “Kasus terburuknya adalah Anda menolak semua ide dan menjalankan ide Anda sendiri. Namun penelitian kami menunjukkan dengan tegas fakta bahwa kumpulan ide Anda akan menjadi lebih baik.”

Meskipun ChatGPT benar-benar menghasilkan ide dan solusi terbaik, manusia tetap bertugas memilih dan menyempurnakannya. Intinya: tidak ada alasan untuk tidak menggunakan AI untuk meningkatkan proses menghasilkan ide.

Catat waktu ke waktu yang sama

Prinsip inti ketiga dalam mengintegrasikan AI ke tempat kerja Anda untuk mengoptimalkan kinerja adalah menciptakan waktu untuk menghemat waktu. Mengadopsi pemikiran sistem, menemukan peluang otomatisasi, meneliti alat yang tersedia, dan mempelajari cara menjadikan AI sebagai bagian dari proses kreatif Anda memerlukan investasi waktu di awal. Hal ini membutuhkan kelonggaran dalam hari kerja, yang mungkin enggan dilakukan oleh karyawan—siapa yang punya waktu? Para pemimpin dapat menyoroti manfaat dari meluangkan waktu tersebut: Anda akan memperolehnya kembali melalui semua tugas yang Anda otomatisasi. 

Di Jotform, misalnya, kami selalu harus berjuang melawan phishing. Orang-orang menggunakan formulir online kami untuk SPAM dan tujuan penipuan. Di masa lalu, tim dukungan kami mendedikasikan upaya yang signifikan untuk menangkap skema ini secara manual. Namun selama beberapa tahun terakhir, kami telah mengembangkan alat AI sehingga karyawan pendukung kami dapat mengalihkan energi mereka ke masalah yang lebih baru dan lebih canggih. Mengembangkan alat memerlukan investasi waktu. Karyawan kami masih memantau phishing secara manual. Namun AI secara signifikan mengurangi beban kerja dan membebaskan mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih bermakna. 

Itulah keunggulan alat dan otomatisasi AI—bukan untuk menggantikan manusia, namun untuk memberdayakan mereka agar dapat melakukan tugas-tugas manual yang membosankan. Bagi karyawan kami, hal ini merupakan motivasi yang cukup untuk meyakinkan mereka agar mengadopsi pemikiran sistem dan menjadi manajer makrokosmos sistem mereka sendiri. Perlu diingat: menurut satu studi, 65 persen organisasi secara rutin menggunakan AI generatif. Jika Anda tidak menggunakan AI untuk meningkatkan kinerja karyawan Anda, pesaing Anda akan melakukannya—dan menurut saya hal ini jauh lebih menakutkan daripada AI itu sendiri.