FinOps 101: Ένας οδηγός για αρχάριους στις χρηματοοικονομικές λειτουργίες

Οι επιχειρήσεις μετακινούνται στο cloud για να μειώσουν τα έξοδα, να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα και να κάνουν τα εργαλεία και τα δεδομένα προσβάσιμα στους υπαλλήλους τους οπουδήποτε σε όλο τον κόσμο. Το FinOps, το οποίο σημαίνει Financial Operations, είναι μια στρατηγική διαχείρισης cloud που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αποκομίσουν τη μέγιστη αξία από τις υπηρεσίες cloud. Είναι μια συνεκτική προσέγγιση που επιτρέπει στις ομάδες οικονομικών, IT και DevOps να συνεργάζονται και να βελτιστοποιούν τις δαπάνες υπηρεσιών cloud.

Ο ρόλος του FinOps στη χρηματοοικονομική διαχείριση

Η οικονομική διαχείριση μιας επιχείρησης περιλαμβάνει τον προϋπολογισμό, τη λογιστική, την ανάλυση, την αναφορά και την πρόβλεψη των κινδύνων που σχετίζονται με τη διαχείριση και την επένδυση των πόρων της εταιρείας. Για την εκτέλεση διαχειριστικών λειτουργιών, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν υπηρεσίες cloud και αυτές οι υπηρεσίες cloud είναι ακριβές ανάλογα με την ταχύτητα, τον χώρο αποθήκευσης και την ποιότητα της υπηρεσίας. Επιπλέον, οι δαπάνες στο cloud είναι συχνά αναποτελεσματικές, οδηγώντας σε απώλεια εσόδων. Και εκεί είναι που το FinOps μπαίνει στην εξίσωση. Το FinOps συνδέει τα τμήματα χρηματοδότησης, μάρκετινγκ, πωλήσεων, πληροφορικής και DevOps μεταξύ τους, έτσι ώστε να υιοθετείται μια ολιστική προσέγγιση και να χρησιμοποιούνται οι πόροι cloud με τον πιο αποτελεσματικό δυνατό τρόπο.

Το πλαίσιο FinOps ακολουθεί μια διαδικασία τριών βημάτων:

1. Πληροφορώ
2. Βελτιστοποίηση
3. Λειτουργήστε

Οι διαλειτουργικές ομάδες αναλύουν τις ανάγκες τους και στη συνέχεια συνεργάζονται με τα άλλα τμήματα για να βρουν μια ισορροπία μεταξύ της ποιότητας και του κόστους των υπηρεσιών που χρειάζονται. Αυτή η προσέγγιση βοηθά τις επιχειρήσεις να επιτύχουν τρεις επιχειρηματικούς στόχους που είναι: η βελτίωση της ποιότητας, η δημιουργία εσόδων και η ανταλλαγή πόρων. Μόλις ολοκληρωθεί το τμήμα βελτιστοποίησης, η εστίαση μετατοπίζεται στη διατήρηση αυτής της βελτιστοποίησης.

Οφέλη από την εφαρμογή FinOps

Η διαχείριση του κόστους είναι μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για μια επιχείρηση. Οι επιχειρήσεις υποφέρουν λόγω των αναποτελεσματικών λειτουργικών δαπανών και του ελλείμματος επικοινωνιών μεταξύ των τμημάτων. Όλα μπορούν να αποφευχθούν εάν εφαρμοστεί το FinOps. Το Cloud FinOps εισάγει την οικονομική λογοδοσία και την ανάπτυξη στις επιχειρήσεις.

Επιπλέον, παρέχει πρόσβαση σε εργαλεία που βοηθούν την ομάδα μηχανικών να κατασκευάζει πίνακες εργαλείων για να ενημερώνει τα στελέχη για την κατάσταση της επιχείρησης. Για παράδειγμα, ένας πίνακας εργαλείων εμφανίζει αριθμούς σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τον προϋπολογισμό και τις δαπάνες σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτό δίνει σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη ορατότητα στα δεδομένα και τους εξοπλίζει καλύτερα για να λαμβάνουν όλες τις οικονομικές τους αποφάσεις εν κινήσει.

Ο Benjamin Franklin είπε κάποτε: «Ο χρόνος είναι χρήμα». Το FinOps επιτρέπει επίσης στις επιχειρήσεις να γίνουν αποδοτικές ως προς τον χρόνο και τους πόρους, αυτοματοποιώντας επαναλαμβανόμενες επιχειρηματικές εργασίες, όπως η αναφορά και ο προϋπολογισμός. Συγκεντρώνει διάφορα τμήματα, βελτιώνοντας τη συνεργασία και προάγοντας μια υγιή εργασιακή κουλτούρα.

Βασικές Τεχνολογίες και Εργαλεία

Οι πλατφόρμες διαχείρισης κόστους cloud χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της χρήσης και των δαπανών ενός οργανισμού για υπηρεσίες cloud. Οι επαγγελματίες χρήστες έχουν ορατότητα σε υποχρησιμοποιούμενες ή υπερφορτωμένες μονάδες cloud για να διατηρήσουν μια ισορροπία μεταξύ της χρήσης και της ανάγκης μιας υπηρεσίας. Εργαλεία προηγμένης τεχνολογίας όπως το Google Cloud Management, το AWS Cost Explorer και το Azure Cost Management μπορούν να βοηθήσουν στη βελτιστοποίηση της χρήσης και των δαπανών.

Τα εργαλεία αυτοματισμού cloud χρησιμοποιούνται για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων και μη αυτόματων εργασιών, γεγονός που εξοικονομεί πολύ ταλαιπωρία και χρόνο για τις ομάδες σε όλο τον πίνακα και κάνει τις λειτουργίες ομαλές. Ένας αριθμός εργαλείων χρησιμοποιούνται για τέτοιες λειτουργίες, αλλά τα πιο συνηθισμένα είναι το Azure Monitor και το AWS Cloudwatch.

Οι διαδικτυακοί πίνακες εργαλείων και οι αναφορές γίνονται για να ενημερώνονται τα ενδιαφερόμενα μέρη σχετικά με τις οικονομικές δραστηριότητες που πραγματοποιούνται στην επιχείρηση. Χρησιμοποιώντας την αυτοματοποίηση δημιουργείται ένα σύστημα που ενημερώνει συνεχώς αυτούς τους πίνακες εργαλείων και τις αναφορές. Το Microsoft Power BI, το Tableau και το Microsoft Excel είναι τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα εργαλεία για τέτοιες εργασίες.

Η FinOps χρειάζεται ανθρώπους από διαφορετικά τμήματα για να συνεργαστούν και η επικοινωνία είναι το κλειδί για να εργαστείτε σε ένα τόσο διαφορετικό περιβάλλον. Η άποψη ενός ατόμου θα πρέπει να κοινοποιείται στους άλλους με σαφή και έγκαιρο τρόπο, και για αυτό χρειάζεστε πλατφόρμες όπου όλοι είναι προσβάσιμοι και να διατηρείται αρχείο επικοινωνίας. Για τέτοιους σκοπούς, χρησιμοποιούνται διάφορα εργαλεία, αλλά τα πιο κοινά με προηγμένες δυνατότητες είναι το Microsoft Teams, το Google Meet και το Slack.

Προκλήσεις και βέλτιστες πρακτικές

Μια επιχείρηση αντιμετωπίζει πολλά προβλήματα κατά την προσπάθεια υλοποίησης του FinOps. Τα πιο συνηθισμένα είναι τα εξής:

• Σιλό δεδομένων: Λόγω της κλίμακας μιας επιχείρησης, τα δεδομένα είναι διάσπαρτα παντού. Η απόκτηση πρόσβασης σε δεδομένα και η ανάλυσή τους για να αποκτήσουν χρήσιμες πληροφορίες είναι ένα πρόβλημα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις κατά την εφαρμογή του FinOps. Η λύση σε αυτό το πρόβλημα είναι η κατασκευή μιας αποθήκης δεδομένων. Λειτουργεί ως η μοναδική πηγή αλήθειας για τον οργανισμό.
• Αποκέντρωση αγορών: Αυτή η αποκέντρωση των αγορών συνδρομής εξοικονομεί χρόνο. Ταυτόχρονα, αυτό αποτελεί πρόκληση για τις επιχειρήσεις, καθώς το κόστος συντήρησης αυτών των υπηρεσιών συχνά αυξάνεται εκθετικά με την πάροδο του χρόνου. Η λύση είναι να υπάρχει μηχανισμός που να ρυθμίζει τις αγορές.
• Περιορισμένη συνεργασία: Όταν διαφορετικά τμήματα πρέπει να συνεργαστούν, τα χρονοδιαγράμματα συχνά δεν ευθυγραμμίζονται, γεγονός που προκαλεί τριβές. Αυτό είναι ένα θέμα ανθρώπινου δυναμικού και το τμήμα HR θα πρέπει να εργαστεί για να δημιουργήσει ένα πιο φιλόξενο περιβάλλον.
• Ανεπαρκή δεδομένα: Μια επιχείρηση χρειάζεται πλήρη και ολοκληρωμένα δεδομένα κόστους για να αναγνωρίσει και να προβλέψει μοτίβα. Τα ανεπαρκή δεδομένα κόστους δεν θα μπορούν να μοντελοποιήσουν μια λύση που βελτιστοποιεί τα έξοδα. Η λύση είναι να εστιάσουμε στη συλλογή όσο περισσότερα δεδομένα μπορεί μια επιχείρηση και να τα απορρίψουμε σε μια λίμνη δεδομένων. Αργότερα, οι μηχανικοί δεδομένων μπορούν να εξαγάγουν τα σχετικά δεδομένα και να τα καθαρίσουν για να είναι έτοιμα για ανάλυση.

Μελλοντική προοπτική του FinOps

Η τεχνητή νοημοσύνη και η μηχανική μάθηση χρησιμοποιούνται ευρέως για την ανάλυση οικονομικών δεδομένων. Επομένως, διευκολύνεται ο εντοπισμός περιοχών για εξοικονόμηση κόστους και βελτιωμένη πρόβλεψη. Περισσότερες επιχειρήσεις θα μετεγκατασταθούν στο cloud για να βελτιστοποιήσουν την επιχειρηματική τους ανάπτυξη πλήρους φάσματος, συμπεριλαμβανομένης της οικονομικής απόδοσης. Το FinOps είναι πιο σχετικό από ποτέ στην τρέχουσα επιχειρηματική ατμόσφαιρα, καθώς θα εξορθολογούσε αυτή τη μετάβαση για τις επιχειρήσεις. Η εξωτερική ανάθεση των FinOps σε εξειδικευμένους παρόχους θα γίνει πιο συνηθισμένη. Μπορούμε να περιμένουμε αυξημένη διαλειτουργικότητα μεταξύ των εργαλείων FinOps. Με τη σειρά του, διευκολύνεται η σύνδεση διαφορετικών εργαλείων cloud και η αξιολόγηση της οικονομικής απόδοσης.

Υπάρχουν πολλές αναδυόμενες τάσεις στο οικοσύστημα του cloud. Ολοκλήρωση αγοράς ενω.αι για να επεκτείνετε τις γνώσεις σας σχετικά με τις τελευταίες εξελίξεις που σχετίζονται με τις υπηρεσίες cloud.