Det brådskande behovet av GenAI-färdigheter inom projektledning

Att ligga före utmaningar, navigera i förändringar och minimera risker – allt detta är en integrerad del av dagens samtal om generativ AI (GenAI):s framtid. Detta är också en integrerad del av den roll som projektledningsproffs har utfört i decennier.

Trots deras dagliga bekantskap med dessa frågor kan många projektproffs känna sig oförberedda på hur deras organisationer kommer att utnyttja GenAI eller hur det kommer att påverka deras jobb specifikt. Medan ingen kan förutsäga alla sätt GenAI kommer att förändra företagsverksamhet och processer, råder det ingen tvekan om att denna nya teknik kommer att förstärka rollen för många kunskapsarbetare, inklusive projektproffs.

GenAI har en betydande inverkan på projektarbetets anatomi. Med tanke på den snabba takten i GenAI:s utveckling och antagande, finns det en växande känsla av brådska för projektproffs att bygga AI-relaterade kompetenser – för att öka produktivitet, effektivitet och projektframgång.

För projektledare kan GenAI utföra tunga lyft över olika projektaktiviteter, inklusive automatiserad rapportgenerering, tidsplaner, dataanalys, kostnadsberäkningar och mer. Projektproffs som kan utnyttja AI:s kraft kommer slutligen att frigöra sin tid för att fokusera på värdeskapande uppgifter som driver projektframgång. Som ett resultat bör det tillåta dem att fokusera mer på att skapa nytt affärsvärde, utveckla sina ledarskapsförmågor och driva innovation för sina organisationer – i linje med företagets mål.

Forskning visar att organisationer betydligt ökar sin investering i AI i år. Projektproffs som stannar i framkanten av utvecklingen av nya tekniker och hjälper till att driva AI-antagande inom sina organisationer kommer att positionera sig bäst för karriärframgång.

Utveckling av färdigheter, bli AI-klar

För att utnyttja de många fördelarna som AI kan ge, måste projektproffs prioritera vidareutbildning. PMI forskning visar att endast cirka 20% av projektledarna rapporterar att de har omfattande eller god praktisk erfarenhet av AI-verktyg och tekniker. Och 49% har liten eller ingen erfarenhet av eller förståelse för AI i projektledningssammanhang. Detta är chockerande när man jämför det med faktum att 82% av seniorledare säger att AI kommer att ha en viss inverkan på hur projekt utförs i deras organisation under de närmaste fem åren.

Att använda GenAI för att automatisera, assistera och förstärka din projektledningsförmåga kräver nya färdigheter och en ny inställning till projektarbete. Projektproffs kan använda GenAI för att förbättra sina projektfärdigheter inom de tre kärnområdena i PMI Talent Triangle®: Arbetssätt, Power Skills och Affärssinne.

Arbetssätt. Denna dimension fokuserar på att anta den bästa metoden, praxis, tekniker och verktyg för att lyckas med projekt. Med den allmänna tillgängligheten och potentialen för GenAI-verktyg på både individuell och organisatorisk nivå, är det viktigt att dra nytta av de förbättrade resultaten som GenAI kan hjälpa projektledare att leverera.

Tänk “arbetssätt” som en kedja av händelser och uppgifter för att leverera ett resultat, där generativ AI kan automatisera, assistera eller förstärka projektledningsfärdigheter och kompetenser. Specifika områden där du kan utnyttja GenAI i detta utrymme inkluderar: projektplanering, tid- och kostnadsstyrning, riskhantering, skriv- och läshjälp.

Projektledare bör också lära sig om den grundläggande relationen mellan data och AI och bli bekanta med sin organisationens datastrategi och praxis. Genom att förstå hur data matar dessa verktyg, kommer projektledare att vara bättre positionerade för att förstå och utvärdera AI-utdata. Datakompetens kommer också att möjliggöra för projektledare att forma verktygen och modellerna som är specifika för projekt – de som förutspår projektresultat, risker, resurser etc. – så att de levererar de mest precisa förutsägelserna och analyserna för att driva beslutsfattande. Denna kunskap kommer också att hjälpa projektledare att identifiera och lösa de risker som användningen av GenAI kan potentiellt introducera i verksamheten.

Power Skills. Att säkerställa att team har starka interpersonella färdigheter – som vi kallar “Power Skills” – möjliggör för dem att behålla inflytande med en mängd olika intressenter. Detta är en kritisk komponent för att skapa förändring och driva framgångsrika projektresultat.

Vår Pulse of the Profession Survey har identifierat fyra kritiska Power Skills som är essentiella för att hjälpa organisationer att transformera och leverera hållbara resultat: strategiskt tänkande, problemlösning, samarbetsledarskap och kommunikation. Allt detta är mänskliga egenskaper som till viss del kan förstärkas av AI. Till exempel kan projektledare bidra mer strategiskt till sina projekt och organisation genom att tillämpa AI-verktyg på olika aspekter av deras verksamhet, bransch och marknad, för att lösa problem mer effektivt och snabbt.

Det finns fyra nyckelområden där du kan utnyttja AI för att förbättra Power Skills:

• Att införa strategiskt tänkande
• Förbättra samarbetet
• Snellare problemlösning
• Förbättrad kommunikation.

Power Skills kommer att bli en ännu större konkurrensfördel, som gör eller bryter varje enskilt projekt när AI-produktivitetsvinster tillåter mer tid att spenderas på mänsklig interaktion. Vår egen forskning, samt flera små- och storskaliga studier under de senaste två decennierna, har konsekvent citerat mänskliga faktorer bland de främsta orsakerna till projektmisslyckande. Kom ihåg att algoritmer inte kan se någon i ögonen, tala sanning till makten, hålla den etiska kursen eller vara ansvarig för sina beslut. Projektledare kan göra allt detta och mer, inklusive förmågan att interagera med människor, uttrycka empati, anpassa sig, skapa motstridiga lösningar, fatta beslut i osäkerhet, förhandla, hantera intressenter, leda och motivera. Projektledare har färdigheter som aldrig kommer att hittas i maskiner, oavsett hur smarta maskinerna blir.

Affärssinne. Proffs med affärssinne förstår de makro- och mikroinfluenser i sin organisation och bransch och har den funktionspecifika eller domänspecifika kunskapen för att fatta bra beslut. Proffs på alla nivåer behöver kunna odla effektivt beslutsfattande och förstå hur deras projekt stämmer överens med den stora bilden av den övergripande organisationsstrategin och globala trender.

Tänk dig att du vill ha en bättre överblick över riskerna på företagsnivå i ditt projekt eller program och de mest sannolika scenarierna du kan möta om några av riskerna faktiskt inträffar. AI kan hjälpa dig att få insikter för att förbereda en omfattande affärsriskanalys och påverkansutvärdering på grund av projektproblem. Detta kommer att förbereda organisationen med en återhämtningsplan och att förutse alla mitigationsåtgärder innan en stor händelse inträffar och påverkar organisationen. Projektledare kan börja utnyttja GenAI-funktioner för scenariostudier, insiktsgenerering och innovation, utvärdering av affärsimplikationer och systemtänkande beslut.

Användningen av AI-verktyg kommer att förbättra affärssinne på två sätt. Först, genom att hantera tidskrävande, tråkiga uppgifter, kommer det att frigöra projektledare att spendera mer tid på att fokusera på intraorganisatoriska influenser, mål och relationer. För det andra kan GenAI förstärka projektledares förmåga att se de strategiska implikationerna av sitt arbete, möjliggöra för dem att öva och ramla in sina samtal med högnivåintressenter och fatta bättre beslut om sina projekt. Den rena närvaron av dessa verktyg kan också förändra de typer av affärssinne som projektledare behöver förstå djupt, jämfört med de som kan nås via verktygen.

Till exempel gör generativ AI det mycket enklare för varje projektledare att se på en situation genom ögonen på en branschexpert (genom en prompt). Så, som enskilda telefonnummer, kan allmän branschkunskap vara mindre viktig att behålla i den mänskliga hjärnan. Men detaljerna om organisationens konkurrensfördel, potentiell hävstång från data som finns i ekosystemet eller ny data som genereras av ditt projekt – kommer att vara något att förstå i detalj.^[1]

Funktionella operationer blir mer automatiserade och transparenta. Dessa vanliga mjukvaror som en tjänst (SaaS) aktiverade processer är också väldefinierade i allmänna datamängder. Återigen, här har det affärssinne som kommer att särskilja dig mer att göra med vad som är annorlunda med hur din organisation fungerar. Vad gör den speciell, mer effektiv, mer effektiv? Denna nivå av förståelse kommer att hjälpa dig inte bara att ansluta till strategin med ditt projekt, utan också att säkerställa att alla projekt-till-organisationsanslutningar är på plats för att verkligen uppnå resultat.

Är du redo att vidareutbilda dig?

Kunskap är en kritisk komponent för att ge proffs möjlighet att utnyttja AI-resan. Du kan utnyttja specialiserad utbildning för projektledare som hjälper dig att navigera i detta nya GenAI-aktiverade projektlandskap. Project Management Institute (PMI) släppte nyligen en kostnadsfri introduktionskurs för att hjälpa till att bekämpa AI-antagandeångest och fylla kunskapsgapet bland projektproffs. Den innehåller relevanta användningsfall och råd om hur du kan använda GenAI specifikt för att leverera projekt.

Det är tydligt att AI kommer att förbättra sättet projekt levereras på, och förvandla rollen som projektledare till projektledare. Det kommer att finnas nya utmaningar och risker framöver, men genom att anta en AI-mentalitet och förbli nyfiken på GenAI:s potential, kommer projektproffs att vara förberedda för att leverera framgångsrika projektresultat. Kontinuerligt lärande är nyckeln till att navigera i AI-revolutionen och höja rollen som projektproffs spelar över branscher.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, april 12). Generativ AI kommer att förändra ditt företag. Här är hur du anpassar dig. Harvard Business Review. Tillgänglig på: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt