Det brådskande behovet av GenAI-färdigheter inom projektledning

Att ligga före utmaningar, navigera i förändringar och minimera risker – allt detta är en del av dagens samtal om den framtida utvecklingen av generativ AI (GenAI). Detta är också en del av den roll som projektledare har haft i decennier.

Trots att de dagligen är bekanta med dessa frågor, kan många projektledare känna sig oförberedda på hur deras organisationer kommer att använda GenAI eller hur det kommer att påverka deras jobb specifikt. Medan ingen kan förutsäga alla sätt som GenAI kommer att förändra företagsverksamhet och processer, råder det ingen tvekan om att denna nya teknik kommer att förstärka rollen för många kunskapsarbetare, inklusive projektledare.

GenAI har en betydande inverkan på projektarbetets struktur. Med tanke på den snabba utvecklingen och tillämpningen av GenAI, finns det en växande känsla av brådska för projektledare att bygga upp AI-relaterade färdigheter – för att öka produktivitet, effektivitet och projektframgång.

För projektledare kan GenAI utföra tungt arbete inom olika projektaktiviteter, inklusive automatiserad rapportgenerering, tidsplaner, dataanalys, kostnadsberäkningar och mer. Projektledare som kan utnyttja kraften i AI kommer slutligen att frigöra sin tid för att fokusera på värdefulla uppgifter som driver projektframgång. Som ett resultat bör det tillåta dem att fokusera mer på att skapa nytt affärsverdi, utveckla sin ledarskapsförmåga och driva innovation inom sina organisationer – i linje med företagets mål.

Forskning visar att organisationer betydligt ökar sin investering i AI i år. Projektledare som ligger i framkant av utvecklingen av nya tekniker och hjälper till att driva AI-användning inom sina organisationer, kommer att positionera sig bäst för karriärsframgång.

Utveckla färdigheter, bli AI-klar

För att kunna utnyttja de fördelar som AI kan erbjuda, måste projektledare prioritera att utveckla sina färdigheter. PMI forskning visar att endast cirka 20% av projektledarna rapporterar att de har omfattande eller god praktisk erfarenhet av AI-verktyg och tekniker. Och 49% har liten eller ingen erfarenhet av eller förståelse för AI i projektledningssammanhang. Detta är förbluffande när man jämför det med det faktum att 82% av seniorledare säger att AI kommer att ha en viss inverkan på hur projekt genomförs i deras organisation under de närmaste fem åren.

Att använda GenAI för att automatisera, assistera och förstärka projektledningsförmågan kräver nya färdigheter och en ny inställning till projektarbete. Projektledare kan använda GenAI för att förbättra sina projektfärdigheter inom de tre kärnområdena i PMI Talent Triangle®: Arbetssätt, Power Skills och Affärskunskap.

Arbetssätt. Denna dimension fokuserar på att anta den bästa metoden, praxis, tekniker och verktyg för att lyckas med projekt. Med den allmänna tillgängligheten och potentialen för GenAI-verktyg på både individuell och organisatorisk nivå, är det viktigt att dra nytta av de förbättrade resultaten som GenAI kan hjälpa projektledare att leverera.

Tänk “arbetssätt” som en kedja av händelser och uppgifter för att leverera ett resultat, där generativ AI kan automatisera, assistera eller förstärka projektledningsfärdigheter och kompetenser. Specifika områden där du kan utnyttja GenAI i detta utrymme inkluderar: projektplanering, tids- och kostnadsstyrning, riskhantering, skriv- och läshjälp.

Projektledare bör också lära sig om den grundläggande relationen mellan data och AI och bli bekanta med organisationens datastrategi och praxis. Genom att förstå hur data matar dessa verktyg, kommer projektledare att vara bättre positionerade för att förstå och utvärdera AI-utdata. Datakunskap kommer också att möjliggöra för projektledare att forma verktygen och modellerna som är specifika för projekt – de som förutsäger projektresultat, risker, resurser etc. – så att de levererar de mest precisa förutsägelserna och analyserna för att driva beslutsfattande. Denna kunskap kommer också att hjälpa projektledare att identifiera och lösa de risker som användningen av GenAI kan potentiellt introducera i verksamheten.

Power Skills. Att säkerställa att team har starka mellanmänskliga färdigheter – som vi kallar “Power Skills” – möjliggör för dem att behålla inflytande över en mängd olika intressenter. Detta är en kritisk komponent för att skapa förändring och driva framgångsrika projektresultat.

Vår Pulse of the Profession Survey har identifierat fyra kritiska Power Skills som är essentiella för att hjälpa organisationer att transformera och leverera hållbara resultat: strategiskt tänkande, problemlösning, samarbetsledning och kommunikation. Alla dessa är mänskliga egenskaper som till viss del kan förstärkas av AI. Till exempel kan projektledare bidra mer strategiskt till sina projekt och organisation genom att tillämpa AI-verktyg på olika aspekter av sina verksamheter, branscher och marknader, för att lösa problem mer effektivt och snabbt.

Det finns fyra nyckelområden där du kan utnyttja AI för att förbättra Power Skills:

• Att införa strategiskt tänkande
• Att förbättra samarbetet
• Att lösa problem snabbare
• Att förbättra kommunikationen.

Power Skills kommer att bli en ännu större konkurrensfördel, som gör eller bryter varje projekt, eftersom AI-produktivitetsvinster tillåter mer tid att ägnas åt mänsklig interaktion. Vår egen forskning, liksom flera små- och storskaliga studier under de senaste två decennierna, citerar konsekvent mänskliga faktorer som en av de främsta orsakerna till projektmisslyckanden. Kom ihåg att algoritmer inte kan se någon i ögonen, tala sanning till makten, hålla den etiska kursen eller vara ansvarig för sina beslut. Projektledare kan göra allt detta och mer, inklusive förmågan att interagera med människor, uttrycka empati, anpassa sig, skapa motstridiga lösningar, fatta beslut i osäkerhet, förhandla, hantera intressenter, leda och motivera. Projektledare har färdigheter som aldrig kommer att hittas i maskiner, oavsett hur smarta maskinerna blir.

Affärskunskap. Professionella med affärskunskap förstår de makro- och mikroinfluenser i sin organisation och bransch och har den funktionsspecifika eller domänspecifika kunskapen för att fatta bra beslut. Professionella på alla nivåer behöver kunna odla effektivt beslutsfattande och förstå hur deras projekt passar in i den stora bilden av företagets övergripande strategi och globala trender.

Föreställ dig att du vill ha en bättre översikt över riskerna på företagsnivå för ditt projekt eller program och de mest sannolika scenarierna du kan möta om några av riskerna faktiskt inträffar. AI kan hjälpa dig att få insikt för att förbereda en omfattande affärsriskanalys och påverkansutvärdering på grund av projektförändringar. Detta kommer att förbereda organisationen med en återhämtningsplan och att förutse alla mitigationsåtgärder innan en stor händelse inträffar och påverkar organisationen. Projektledare kan börja utnyttja GenAI-funktioner för scenarioplanering, insiktsgenerering och innovation, bedömning av affärsimplikationer och systemtänkande beslut.

Användningen av AI-verktyg kommer att förbättra affärskunskapen på två sätt. Först, genom att hantera tidskrävande och tråkiga uppgifter, kommer det att frigöra projektledare att ägna mer tid åt att fokusera på intraorganisatoriska influenser, mål och relationer. För det andra kan GenAI förstärka projektledarnas förmåga att se de strategiska implikationerna av sitt arbete, möjliggöra för dem att öva och ramla in sina samtal med högnivåintressenter och fatta bättre beslut om sina projekt. Den rena närvaron av dessa verktyg kan också förändra de typer av affärskunskap som projektledare behöver förstå djupt, till skillnad från de som kan nås via verktygen.

Till exempel gör generativ AI det mycket enklare för varje projektledare att se på en situation genom ögonen på en branschexpert (genom en prompt). Så, som individuella telefonnummer, kan allmän branschkunskap vara mindre viktig att behålla i det mänskliga minnet. Men detaljerna om organisationens konkurrensfördel, potentiell nytta från data som finns i ekosystemet eller ny data som genereras av ditt projekt – kommer att vara något att förstå i detalj.^[1]

Funktionella operationer blir mer automatiserade och transparenta. Dessa vanliga SaaS-aktiverade processer är också väldefinierade i allmänna datauppsättningar. Återigen, här har affärskunskapen som kommer att särskilja dig mer att göra med vad som är annorlunda med hur din organisation fungerar. Vad som gör den speciell, mer effektiv, mer effektiv? Denna nivå av förståelse kommer att hjälpa dig att inte bara ansluta till strategin med ditt projekt, utan också säkerställa att alla projekt-till-organisationens anslutningar är på plats för att verkligen uppnå resultat.

Är du redo att utveckla dina färdigheter?

Kunskap är en kritisk faktor för att ge professionella möjlighet att utvecklas i sin AI-resa. Du kan ta del av specialiserad utbildning för projektledare som hjälper dig att navigera i detta nya GenAI-aktiverade projektlandskap. Project Management Institute (PMI) har nyligen släppt en gratis introduktionskurs för att hjälpa till att bekämpa AI-användningsångest och fylla kunskapsgapet bland projektledare. Den innehåller relevanta användningsfall och råd om hur man använder GenAI specifikt för att leverera projekt.

Det är tydligt att AI kommer att förbättra sättet som projekt levereras på, och omvandla rollen som projektledare till projektledare. Det kommer att finnas nya utmaningar och risker framöver, men genom att anta en AI-mentalitet och förbli nyfiken på GenAIs potential, kommer projektledare att vara förberedda för att leverera framgångsrika projektresultat. Kontinuerligt lärande är nyckeln till att navigera i AI-revolutionen och höja rollen som projektledare spelar över branscherna.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, april 12). Generativ AI kommer att förändra ditt företag. Här är hur du kan anpassa dig. Harvard Business Review. Tillgänglig på: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt