Den splittrade digitala arbetsplatsen – ska AI avslöja dig?

SharePoint … ServiceNow … Salesforce … Workday … så gott som varje företag i världen använder en eller flera av dessa företagsprogramvaruplattformar. Faktum är att den genomsnittlige kunskapsarbetaren använder mer än 11 olika applikationer varje dag, och 40% använder ännu fler. Med så många verktyg i spel, är det värt att fråga: hur bra är den här “användarupplevelsen”?

Fråga vem som helst och du kommer förmodligen att få en blandning av svar som sträcker sig från bra till dåligt till fula. Anställda tål inte längre tyst detta. 43% av anställda säger att det är svårt att hitta information över olika system. En separat undersökning fann att nästan 70% av anställda spenderar så mycket som 20 timmar i veckan med att jaga information över olika system, istället för att fokusera på meningsfullt arbete.

Detta är mer än en användbarhetsklagomål. Det är ett brott i vad jag kallar användarupplevelse – arbetsplatsens operativsystem (”EEOS of Work”). Utan en sammanhängande upplevelse, förstör varje inloggning, varje dubblett policy, varje död länk produktivitet och förtroende.

Komplexiteten i vad som finns idag är resultatet av decennier av teknisk innovation, komplicerad av okoordinerat beslutsfattande. Genom ingen enskilds fel, har nya föremål utvecklats under långa perioder och den stora bilden av vad den digitala arbetsplatsen består av har gått förlorad.

Tills nyligen kunde företag klara sig och komma undan med detta. Men ankomsten av företagsartificiell intelligens förändrar ekvationen. Stora språkmodeller kommer att indexera varje repository och avslöja varje inkonsekvens som finns i de installerade systemen – föråldrade policys, motsägande data, dubblett innehåll. Vad som känns som mindre intern friktion idag kommer att bli glänsande, offentlig ineffektivitet imorgon.

Med AI som utvecklas i en exponentiell takt, är det dags att överväga en “upplevelse” till EEOS of Work.

Den digitala arbetsplatsen paradox

Utmaningen som finns i företaget idag är att verktyg som SharePoint, ServiceNow, Workday, etc. alla består av innehållsrepositoryer och kunskapsbaser. För många har SharePoint blivit standardföretagsintranät bara för att en organisation är en Microsoft -butik. För andra har ServiceNow, Salesforce och Workday blivit konstgjorda intranät i ett försök att maximera kostnadseffektivitet genom att använda dessa system utöver deras kärnfunktion (dvs. HR/IT-automatisering, CRM och HCM).

Det resulterande problemet? En brist på innehållsövervakning och styrning … dubblett och inkonsekvent innehåll på olika, oanslutna webbplatser … en sökningsskräck där flera och föråldrade versioner av innehåll dyker upp när anställda letar efter vad de behöver för att göra sitt arbete. Slutresultatet … frustration och en dysfunktionell EEOS of Work.

AI: Den stora avslöjaren

Artificiell intelligens är på väg att kasta ett starkt ljus på sprickorna som finns i dagens digitala arbetsplats. Stora språkmodeller och AI-drivna verktyg kryper redan igenom företagssystem, indexerar innehåll över de olika kunskapsbaserna. Tiden kunde inte vara mer kritisk: Salesforce rapporterar att 81% av IT-chefer säger att datasilor hindrar digital transformation, och 75% av organisationer kämpar för att integrera insikter i sömlösa användarupplevelser.

Men först och främst. Baserat på verkligheten i vad som finns idag och utmaningarna som anställda möter för att komma åt vad de behöver för att göra sitt arbete, måste ledare först erkänna att den nuvarande digitala arbetsplatsen byggdes i silos, ofta under decennier, med liten tanke på en enhetlig anställdresa i framtiden (som nu är här).

Men en lösning finns. Det finns ett ljus efter den mycket behövda “interventionen”. EEOS of Work behöver utvecklas och detta kräver tillägg av en “användarupplevelse” – en enhetlig, anställd-centrerad gränssnitt som integrerar olika system och levererar en sömlös EEOS of Work.

Lägga till en upplevelse till dagens digitala arbetsplats

Som jag har argumenterat i tidigare skrifter, bör C-Suite äga och säkerställa tvärfungerande styrning när det gäller de olika lösningarna som finns inom företaget, som ägs av olika avdelningar (t.ex. HR, IT, försäljning etc.) och är källan till de utmaningar som finns idag. Bara 13% av anställda är helt nöjda med sin digitala arbetsplatsupplevelse, och 85% säger att de förlorar tid med att hantera versioner och hitta rätt dokument, vilket ytterligare understryker hur en enhetlig digital upplevelse är kärnan i anställd produktivitet och tillfredsställelse. Jag har också föreslagit att AI kan supercharga detta system med innehållsstyrning, intelligent kommunikation och förutsägbara insikter. Upplevelsen är nästa steg i utvecklingen av processen för att rensa upp oordningen som finns, ena de olika “intranät-liknande” plattformarna på plats och förbättra anställdas arbetsupplevelse avsevärt. Det är utformat för att ena den digitala arbetsplatsen innan AI avslöjar dess fel.

Att skapa en upplevelse över en organisations nuvarande digitala arbetsplats behöver inte vara ett överväldigande eller tidskrävande företag.

Här är fyra åtgärdsbara steg för att bygga det:

1. Genomför en EX-revision: Kartlägg alla digitala kontaktytor – HR-system, intranät, kommunikationsplattformar, operativa verktyg – för att identifiera luckor, dubbletter och smärtor. Använd anställdas feedback (t.ex. pulssundersökningar) för att peka ut frustrationer, såsom tid som spenderas med att söka eller komma åt verktyg.
2. Etablera tvärfungerande styrning: Bilda en EX-råd med ledare från HR, IT, kommunikation och drift. Ge dem i uppdrag att definiera standarder för systemintegration, innehållsaccuritet och användarupplevelsemått (t.ex. tid-till-information, uppgiftsfärdighetsgrader).
3. Använd AI för innehållsrengöring: Medan tekniken fortfarande utvecklas, distribuera AI där det är möjligt för att skanna repositoryer för föråldrade, dubbletta eller inkonsekventa innehåll. Verktyg som Microsoft Copilot kan markera och arkivera föråldrade dokument, vilket säkerställer att anställda bara har tillgång till aktuell, trovärdig information.
4. Mät och iterera: Ställ EX-mått – såsom tid-till-medvetenhet för viktiga uppdateringar, sökframgångsgrader eller anställdas tillfredsställelsepoäng – och spåra dem via AI-drivna analyser. Rapportera dessa årligen till C-Suite, tillsammans med andra viktiga mått som ekonomi och ESG, för att säkerställa ansvar.

På detta stadium i utvecklingen av artificiell intelligens på arbetsplatsen är mycket fortfarande teoretiskt och under utveckling. Men det kommer inte att vara så länge. Organisationer har en unik möjlighet att omdefiniera sina digitala arbetsplatser. Upplevelsen ger konceptet för en användarcentrerad gränssnitt som integrerar fragmenterade system, enar sökning, förenklar åtkomst till information och personifierar anställdas resa.

Det är inte en ny plattform och kräver inte att SharePoint, ServiceNow eller andra lösningar som används rivs ut. Det är ett manuellt strategiskt lager som sitter ovanpå befintliga verktyg och hanterar en splittrad digital arbetsplats genom att anpassa system, innehåll och kommunikation under ett enda, anställd-centrerat ramverk. Det tar det teoretiska till en praktisk implementering som så småningom kommer att leverera mätbara resultat för företaget.