symplr lanserar AI-baserad tidrapportering och schemaläggning för att förutse vårdens bemanningsbehov

En bemanningslucka på ett sjukhus blir ofta som dyrast när det finns ont om tid att lösa den. Chefer försöker desperat ordna täckning, sjuksköterskor får förfrågningar i sista minuten och övertid eller dyrare bemanning fyller de återstående luckorna. symplr försöker få besluten att fattas tidigare med lanseringen av symplr Time and Scheduling, en integrerad lösning för personalhantering som kombinerar AI-driven schemaläggning med tidrapportering.

Produkten presenterades den 26 oktober och samlar förväntad bemanningsefterfrågan, tillgänglig personal inom ett vårdsystem och personalkostnader i en gemensam vy. De nya AI-arbetsflödena föreslår schemajusteringar som chefer kan godkänna, med hänsyn till personalens önskemål, schemaregler, beräknade behov och historiska mönster.

Lanseringen kopplar samman symplrs teknik för prediktiv schemaläggning med tidrapporteringsteknik som är utformad för vårdens komplexa lönebestämmelser och efterlevnadskrav. Den lägger också grunden för en bredare strategi för personalhantering som omfattar planering, bemanning och analys.

AI-rekommendationer ska lösa flaskhalsen i schemabalanseringen

Att lägga ett schema är bara början på bemanningen av ett sjukhus. Därefter måste chefer väga samman medarbetarnas önskemål med bemanningsbehoven, åtgärda luckor och reagera när balansen förändras. Ett schema som ser komplett ut i ett kalkylblad kan ändå innebära att en avdelning saknar den personal den behöver vid en viss tidpunkt.

Den nya produktens AI-drivna schemabalansering är utformad för att minska det manuella arbetet med justeringar. I stället för att be en chef skapa varje ändring från grunden föreslår systemet justeringar utifrån relevanta bemanningsbegränsningar och mönster. Chefen ansvarar fortfarande för godkännandet.

Det är en viktig skillnad i en verksamhet där bemanningsbeslut påverkar både medarbetarna och den kliniska verksamheten. En rekommendation kan hjälpa en chef att jämföra olika alternativ tidigare, samtidigt som chefen fortfarande ansvarar för att bedöma om den föreslagna bemanningen passar avdelningen.

”Sjuksköterskechefer ska inte behöva lägga timmar på att göra scheman och jaga folk för att fylla lediga pass när de i stället skulle kunna stötta sina team och patienter”, sade Ali Morin, symplrs chef för omvårdnadsinformatik.

Företaget lyfter också fram större flexibilitet för sjuksköterskor. Den avsedda fördelen är ett schema som tar hänsyn till personalens önskemål tidigare, med färre brådskande förfrågningar och mindre administrativt krångel när lämpliga pass ska hittas.

Så fungerar prediktiv bemanning bakom schemat

Den befintliga tekniken Smart Square ger en bakgrund till lanseringen. I dokumentationen beskrivs en prediktiv modell som kombinerar egenutvecklad matematisk modellering med maskininlärning. Prognoserna uppdateras varje vecka och bearbetas med bemanningsmatriser för enskilda avdelningar eller verksamhetsområden, så att den beräknade patientefterfrågan kan jämföras med tillgången på personal.

På den aktuella produktsidan beskrivs prognoser som sträcker sig upp till 120 dagar framåt. Syftet i praktiken är att synliggöra sannolika bemanningsluckor medan chefer fortfarande har tid att åtgärda dem, i stället för att vänta tills ett obemannat pass blir ett omedelbart verksamhetsproblem.

Smart Square omfattar också hantering av lediga pass med en rörlig incitamentsmodell, överblick över bemanningsresurser i hela organisationen, självplanering samt kopplingar till HR-, löne-, tidrapporterings- och elektroniska patientjournalsystem. Funktionerna visar hur en prognos kan omsättas i handling: chefer behöver se både den förväntade personalbristen och vilka bemanningsalternativ som finns för att åtgärda den.

Att förutse efterfrågan och balansera ett schema är närbesläktade men olika uppgifter. Prognosen beräknar vilken bemanning som kommer att behövas. Schemabalanseringen arbetar sedan inom ramarna för tillgänglighet, önskemål och regler för att rekommendera hur behovet kan tillgodoses. Tidrapporteringen registrerar vad som faktiskt hände.

Kopplar samman planerad bemanning med arbetad tid

Att integrera schemaläggning och tidrapportering angriper en annan källa till administrativt arbete: skillnaden mellan ett planerat arbetspass och de timmar som förs vidare till lönehanteringen. När dessa aktiviteter hanteras i separata system måste chefer stämma av ändringar och tidrapporter efter att bemanningsbeslutet redan har fattats.

symplr Time and Scheduling samlar de två funktionerna, så att sjuksköterskechefer kan ta hänsyn till bemanning och personalkostnader i samma arbetsflöde. Tidrapporteringsdelen är utformad för att hantera vårdens lönebestämmelser och efterlevnadskrav, i stället för att behandla varje arbetspass som ett utbytbart antal timmar.

symplr hänvisar till tidigare rapporterade resultat från företagets funktioner för schemaläggning samt tids- och närvarohantering: ungefär 50 % mindre tid åt bemannings- och tidrapporteringsrelaterade uppgifter, med möjlighet att frigöra upp till 75 % av löneavdelningens kapacitet. Det här är möjliga fördelar som företaget har rapporterat för de kombinerade funktionerna, inte en ny, oberoende utvärdering av produkten som lanseras i dag.

Skillnaden är viktig när lanseringen ska bedömas. Möjligheten ligger i att minska antalet manuella steg mellan att förutse ett bemanningsbehov, fylla ett arbetspass och stämma av de arbetade timmarna. Resultaten för ett visst vårdsystem beror på dess arbetsflöden, befintliga integrationer och implementering.

En manuell process består trots ökande AI-investeringar

Företagets Compass-undersökning 2026 bidrar till att förklara marknadens behov. Fyrtioen procent av de svarande uppgav att schemaläggningen av läkare och sjuksköterskor på deras organisationer fortfarande var helt manuell. Ytterligare 35 % beskrev den som i liten utsträckning automatiserad, medan endast 4 % uppgav att den var helt automatiserad.

Undersökningen, som genomfördes tillsammans med CHIME, omfattade 146 svarande med kliniska, IT-relaterade och operativa roller vid amerikanska sjukhus och vårdsystem. Den genomfördes från den 1 juni till och med den 17 juli 2026. Resultaten beskriver den här gruppen av svarande, inte en totalundersökning av alla sjukhus.

Samma undersökning visade att 21 % av de svarande uppgav att deras organisation hade infört AI utan att fastställa mått för att utvärdera den. Det gör uppföljning till en prioritet vid införandet, vid sidan av automatisering. För schemaläggning omfattar relevanta mått tiden som läggs på att hantera schemat, obemannade arbetspass, övertid, personalens nöjdhet och träffsäkerheten i efterfrågeprognoser.

Det är bara meningsfullt att automatisera en process mer om det schema som skapas fungerar för dem som ska ge vården. Genom att involvera sjuksköterskechefer och medarbetare i den direkta vården vid införandet kan vårdsystemet pröva om rekommendationerna tar itu med de faktiska orsakerna till problemen med schemaläggningen.

Vad som finns tillgängligt nu och vad som kommer härnäst

Den nuvarande lanseringen fokuserar på integrerad schemaläggning och tidredovisning, med AI-rekommendationer när schemat balanseras. symplr planerar ytterligare AI-funktioner för korrigeringar av tidrapporter och konfiguration av schemaläggningsregler under 2027. Dessa funktioner finns fortfarande på produktplanen.

Företagets bredare AI-strategi för hälso- och sjukvården omfattar prediktiv intelligens, smart självplanering och verktyg integrerade i operativa arbetsflöden. Företaget beskriver spårbarhet till källor och styrning av data som prioriteringar för plattformen. Den bredare strategin bör skiljas från de specifika funktioner som finns tillgängliga i Time and Scheduling vid lanseringen.

Produktchefen Scott Sbihli sade att symplrs planer sträcker sig bortom traditionell schemaläggning och syftar till att knyta samman personalplanering, bemanning och analys inom både slutenvård och öppenvård, med mer avancerade funktioner för läkare och andra vårdgivare.

symplr kommer att demonstrera Time and Scheduling på ANCC Magnet Conference i Chicago den 29–31 oktober, i monter 631. Det omedelbara testet är om en mer sammanhållen bild av vårdbehov, tillgänglig personal och arbetad tid kan ge sjuksköterskechefer färre problem att lösa i sista minuten – och mer tid att stötta sina team.