Smartsheet presenterar vsActual och en exekveringsgraf för AI i företag

AI kan hjälpa ett team att slutföra uppgifter snabbare utan att hjälpa en organisation att förverkliga sin strategi. Smartsheet vill överbrygga det gapet med vsActual, en ny fristående, AI-inbyggd produkt för planering och genomförande som presenterades på företagets kundkonferens ENGAGE 2026.

Utöver vsActual tillkännagav företaget specialiserade agenter, återkommande agentbaserade arbetsflöden, nya integrationer och ytterligare säkerhetskontroller. Tillsammans ska uppdateringarna ge AI en tydligare bild av hur projekt, människor, budgetar och affärsprioriteringar är beroende av varandra – och upptäcka när det faktiska arbetet börjar avvika från den godkända planen.

vsActual kopplar strategin till det arbete som redan pågår

vsActual är utformat för att fungera med de system som teamen redan använder, i stället för att kräva att de flyttar all verksamhet till ett nytt projekthanteringsverktyg. Bland de finansiella plattformar, HR-plattformar, kundplattformar och tjänsteplattformar som Smartsheet nämner finns Oracle, SAP, Workday, Salesforce, Jira och ServiceNow, och produkten är utformad för att kunna läsa information från dem.

Utgångspunkten är själva strategin. Produkten omvandlar planer från presentationer, budgetdokument eller kalkylblad till en levande plan med mål, tidsramar och begränsningar, till exempel utgifter och bemanningskapacitet. Nya förfrågningar kan sedan bedömas utifrån dessa prioriteringar.

Funktionerna för scenarioplanering är avsedda att visa vilka konsekvenser ett beslut får för budget och kapacitet innan en chef godkänner det. När ett scenario har valts blir det den styrande planen. Agenter jämför sedan det pågående arbetet med planen, identifierar begynnande förseningar eller resurskonflikter och sammanställer ledningssammanfattningar utifrån underliggande data.

”Alla företag har en strategi. De företag som vinner är de vars arbete faktiskt förverkligar den”, säger Rajeev Singh, vd för Smartsheet. Han beskrev vsActual som ett sätt att minska avståndet mellan planer och faktiska resultat.

En viktig begränsning är att människor fortfarande har kontrollen: företaget uppger att agenter inte kan ändra planen på egen hand och att rekommendationerna innehåller motiveringar som chefer kan granska. I tillkännagivandet uppmanas kunder att registrera sig för uppdateringar, men det anges inte när vsActual blir allmänt tillgängligt eller vad det kommer att kosta.

Exekveringsgrafen tillför affärskontext

Bakom vsActual finns Smartsheets Execution Graph, som kartlägger samband från enskilda uppgifter via projekt och program till strategiska mål. Företaget uppger att grafen bygger på 20 års arbetsflödesdata, miljontals projekt och nio petabyte data.

Den tekniska lösningen handlar om mer än att samla dokument åt en chattbot. En användbar modell för genomförande måste beskriva samband: vilket initiativ som är beroende av ett försenat projekt, vilka team som delar på en begränsad kapacitet, vem som ansvarar för ett beslut och vilka behörigheter eller godkännanden som begränsar nästa steg. Smartsheet uppger att grafen omfattar dessa operativa samband och styrningskrav.

En milstolpe som försenas kan till exempel vara hanterbar isolerat, men bli kritisk när flera finansierade initiativ är beroende av samma team. Genom att koppla samman tidsplaner, kapacitet och strategiska prioriteringar kan konflikten upptäckas tidigare än med separata instrumentpaneler. Hur användbar rekommendationen är beror fortfarande på hur fullständiga och aktuella de sammankopplade uppgifterna är.

Smartsheets befintliga AI-arkitektur kombinerar redan företagets intelligenslager och kunskapsgraf med grundmodeller som tillhandahålls via Azure OpenAI och Amazon Bedrock. I den offentliga dokumentationen beskrivs detta som att arbetsspecifik kontext läggs till ovanpå generella modeller. Den nya Execution Graph utvidgar företagets fokus på kontext till planering och genomförande; i tillkännagivandet nämns ingen nytränad grundmodell och inga jämförande prestandariktmärken publiceras.

Nya agenter tar hand om projektupplägg och återkommande kontroller

Den tillhörande plattformsuppdateringen introducerar Agentic Workflows, som omvandlar instruktioner på naturligt språk till återkommande arbetsuppgifter, till exempel att ta fram en veckosammanfattning av ett projekt eller kontrollera risker och beroenden. Resultaten skickas till berörda personer utan att någon behöver upprepa förfrågan varje gång.

Två specialiserade agenter anges också vara tillgängliga vid lanseringen. Creation Agent skapar projektstrukturer, inklusive blad, instrumentpaneler, rapporter och automatiseringar, utifrån ett mål formulerat på vanligt språk. Data Quality Agent granskar blad och flaggar problem efter allvarlighetsgrad, antingen på begäran eller enligt ett schema.

Funktionerna bygger vidare på Smart Assist och Smartsheets server för Model Context Protocol. Befintlig dokumentation beskriver hur den inbyggda assistenten och kompatibla externa AI-verktyg kan söka i aktuella projektdata och utföra åtgärder med användarens samtycke. MCP tillhandahåller ett gemensamt gränssnitt för anslutning; den omgivande applikationen måste fortfarande tillhandahålla rätt kontext och kontrollera åtkomsten.

Smartsheet tillkännagav också inbyggda integrationer med ServiceNow, Microsoft Dynamics 365, HubSpot och Workday. En separat Integration Agent är i ett tidigt åtkomstprogram och riktar sig inledningsvis till GitHub, Zendesk, Airtable och Monday.com. Den är utformad så att kunder ska kunna begära en extern dataanslutning genom att beskriva vad de behöver i en konversation.

Styrning blir en del av genomförandelagret

När agenter får möjlighet att agera blir behörigheter lika viktiga som kvaliteten på deras svar. Smartsheet uppger att människor och agenter använder samma graf med gemensam styrning, och att agenterna begränsas till de åtkomstmöjligheter och ändringar som tillåts för personen de företräder.

De nya kontrollerna omfattar Security Event Streaming, som skickar granskningshändelser till verktyg som Splunk och Microsoft Sentinel nästan i realtid. Data Classification, som är tillgängligt med Smartsheet Safeguard, låter administratörer definiera känslighetsetiketter och följa hur de används genom centraliserad rapportering och en granskningslogg.

Företaget tillkännagav också ISO/IEC 42001-certifiering för AI-hantering och en australisk IRAP-säkerhetsbedömning. Dessa avser organisatorisk AI-hantering respektive bedömda säkerhetskontroller; de garanterar inte att varje AI-genererad rekommendation är korrekt.

Smartsheets bredare förtroendecenter beskriver behörigheter på objektnivå, identitetskontroller och granskningsfunktioner samt uppger att kunddata inte används för att träna tredjepartsmodeller med grundläggande funktioner. Dessa åtaganden utgör relevant bakgrund, medan de nya lanseringarna tillför kontroller som specifikt syftar till att skala upp agenternas aktivitet.

För företag är den centrala frågan om AI kan upprätthålla en användbar, styrd förståelse av genomförandet över fragmenterade system. Smartsheet satsar på att företagets erfarenhet av arbetshantering ger den det sammanhang som krävs. Betydelsen av vsActual kommer att bero på hur effektivt verktyget omvandlar det sammanhanget till välavvägda beslut om prioriteringar, resurser och korrigerande åtgärder.