Övervinna arbetskraftsutmaningar genom att tillämpa AI på utökad arbetskraftsdata

Dagens arbetsmarknad kräver flexibilitet. Arbetslösheten är låg, arbetstagare vill ha mer ut av sina heltidsjobb och företag kämpar för att hitta kvalificerade kandidater som passar deras behov. Ett sätt för arbetsgivare att övervinna denna utmaning är att utnyttja den utökade arbetsstyrkan, bestående av frilansare, tillfälliga anställda, gigpersonal och leverantörslevererade talanger. Men ofta finns dessa data i olika system, vilket gör dem svåra att hantera tillsammans med resten av dina anställningsdata.

Till detta kommer komplikationen med AI. Å ena sidan, tillämpa AI på dina arbetskraftsdata kan hjälpa dig att hålla dig konkurrenskraftig inom HR-området genom att tillsätta tjänster snabbare och skapa en bättre medarbetarupplevelse. Men denna oförmåga att samla all din personaldata – inklusive tillfälliga anställda – på ett ställe gör AI-initiativ kring HR mycket svårare att genomföra.

I takt med att pressen ökar att tillsätta tjänster snabbt och samtidigt hålla kostnaderna nere är det värt att undersöka hur organisationer kan förbereda sina arbetskraftsdata på ett adekvat sätt så att AI kan hjälpa dem att tillsätta tjänster med rätt personal från både heltids- och förlängd arbetsstyrka.

Den nuvarande arbetsmarknaden

Det är en särskilt utmanande tid för företag att hitta personal just nu, delvis på grund av historiskt låg arbetslöshet. I juni 2025 låg den på strax 4.1%, vilket fortsätter trenden som de senaste åren har satt. Med de flesta anställda redan i roller finns det helt enkelt färre personer att välja mellan – ungefär tre fjärdedelar av organisationerna (74%) rapporterar att de kämpar med att hitta kvalificerad arbetskraft för att fylla deras roller.

Det intressanta är att det finns gott om arbetare där ute, men många anställda är nu entreprenörer som inte nödvändigtvis letar efter heltidsarbete. Den utökade arbetsstyrkan i USA var upp till 72.7 miljoner ut ur ungefär 170 miljoner totala antalet amerikanska arbetare (cirka 42 %). Många av dessa oberoende entreprenörer är heltidsanställda (nästan 40 %), medan nästan 80 % antingen är millennials eller Generation Z.

Varför tillfälliga anställda är underutnyttjade

Det är tydligt att tillfälliga anställda nu är en avgörande del av den totala arbetsstyrkan och bör övervägas noggrant tillsammans med heltidsanställda. Men det finns en klyfta mellan systemen som leder till att organisationer underutnyttjar dem, särskilt när AI-initiativ kring HR inte alls inkluderar entreprenörer.

För att AI ska kunna räkna din tillgängliga arbetskraft fullt ut, inklusive både entreprenörer och heltidsanställda, måste du inkludera data från din leverantörshanteringssystem (VMS), plus ekonomi- och upphandlingssystem. Att samla all denna data i ett VMS och märka den på samma sätt hjälper dina AI-verktyg att få en fullständig bild av vem som är tillgänglig för att fylla eventuella lediga roller.

Vad AI kan hjälpa dig att göra med utökad arbetskraftsdata

Att kombinera dina arbetskraftsdata för AI-initiativ kan uppenbarligen hjälpa dig att fylla tjänster med nya talanger. Men det kan också hjälpa dig att minska partiskhet mot kandidater. icke-traditionella arbetshistorik (som beskriver många tillfälliga anställda). Det är avgörande för att undvika alla tecken på diskriminering i dina anställningsmetoder.

Även om många organisationer kan tveka att investera i nya leverantörshanteringssystem eller AI-initiativ kring HR på grund av oro över kostnader, kan det faktiskt bidra till att tygla överutgifter för entreprenörer. Med professionella tjänster (inklusive kontraktsanställda) som tar över mellan 45% och 65% av organisationers totala utgifter utanför personalen, är det en kostnad som snabbt kan spåra ur om den inte hanteras korrekt. Att använda AI på din personaldata kan hjälpa dig att enklare se vilka entreprenörer eller organisationer du kan spendera för mycket på och justera därefter.

I slutändan är det en investering som kan löna sig i form av färre lediga tjänster, större effektivitet i den dagliga HR-verksamheten, bättre efterlevnad av regler mot partiskhet och kostnadsbesparingar kring att optimera användningen av tillfällig personal.

Hur kan du implementera AI på din insamlade arbetskraftsdata?

När du har samlat in din data är det dags att börja arbeta. AI-verktyg kan granska sökande, granska CV och analysera annan relevant information i din databas. Om den görs på rätt sätt kan AI sålla igenom data om både heltids- och utökad arbetsstyrka mycket snabbare än människor, vilket hjälper dig att få fram användbara insikter mycket snabbare.

Kom bara ihåg att din produktion beror på kvaliteten på den data du lägger in och hur tydlig du är med dina instruktioner. Det kräver tålamod och träning, eftersom AI bör betraktas som en "praktikant" för personalplanering och -hantering. Du måste vara mycket specifik med dina frågor och ge dem ett affärsmässigt sammanhang för vad du gör. Till exempel:

• Jag anställer för [jobtitel]. Lista 10 viktiga färdigheter som bör inkluderas i jobbannonsen.
• Rekommendera ändringar i den här jobbannonsen för att göra den mer välkomnande för [målgrupp].
• Analysera marknadspriset för den här rollen på den här platsen.

Med dessa insikter kan du snabbt börja publicera jobb på flera marknader, prata med kandidater och förhandla om löner – samtidigt som du sparar tid, pengar och risker för efterlevnad.

Saker att komma ihåg

När det gäller att använda AI för din utökade arbetsstyrka borde du inte behöva spendera mer pengar för att få tag på dessa data – det handlar om att få ut det mesta av de data du redan har. Du har förmodligen en hälsosam lista med tillfälliga anställda bestående av nuvarande entreprenörer och tidigare anställda, till exempel. Du kanske helt enkelt inte utnyttjar dem maximalt för att tillgodose dina nuvarande arbetsbehov.

Efterlevnad av regler är avgörande, eftersom AI kan hjälpa dig att minska partiskhet. AI kan dock introducera sin egen partiskhet, vilket är anledningen till att det är viktigt att inkludera en människa i loopen för att granska resultaten. Det är också viktigt att säkert ansluta dina arbetskraftsdata till ett internt verktyg som inte omedvetet exponerar information för omvärlden, eftersom offentliga AI-verktyg kan dela data som delas med dem.

En privat version av populära AI-verktyg som ChatGPT eller Microsoft Copilot kan bidra till att minska denna risk, men det finns också problemet med att faktiskt koppla samman den informationen. Ett VMS som redan har AI inbyggt kan maximera dina kostnads- och tidsbesparingar kring att aggregera din data om tillfällig och heltidsanställd personal och hämta den till de verktyg som kan leverera på AI:s löfte.

Ytterst är målet med AI att öka dina ansträngningar, inte att ersätta den mänskliga faktorn du bidrar med i ditt arbete. Att minska ineffektivitet och fel är målet. En stark AI-policy, noggrann dataintegration och korrekt utbildning kan hjälpa dig att använda AI för att spara pengar, anställa rätt kandidater och hitta heltids- och tillfälliga anställda för att fylla luckor i din arbetsstyrka. Allt detta ger dig mer tid över till att fokusera på strategiska prioriteringar och göra det arbete som är mest meningsfullt för dig.

Utan AI finns det inget sätt att hålla jämna steg med konkurrensen som redan använder den för att fylla tjänster på en marknad som är svår för arbetsgivare. Tid är avgörande – ju tidigare du börjar, desto tidigare kommer dina kompetens- och anställningsgap att vara ett minne blott.