Att göra professionell utveckling mer tillgänglig för SMB

Att utbilda anställda på nya färdigheter är svårt för småföretag. De flesta företag har inga problem med att komma med idéer på hur ägare och chefer kan hjälpa sitt team att förbättra prestationen och lära sig färdigheter, men småföretag är vanligtvis inte byggda med professionell utveckling i åtanke. Kärnverksamheten kommer först, som den ska; och det är osannolikt att det finns någon på personalen med den bakgrund som behövs för att effektivt skriva och leverera utbildningsmaterial. Till slut betyder det att professionell utveckling hamnar på bakbrännaren och ofta aldrig händer. Enligt CompTIA har hälften av de amerikanska företagen inte någon formell utbildningsstrategi på plats för att hantera färdighetsgapet*. De anställda, kunderna och slutligen företaget betalar priset.

Alltmer kan generativ AI hjälpa vilket som helst småföretag att utveckla material för professionell utveckling. Här är hur vår lilla kommunikationsbyrå gick från att prata om att sammanställa utbildningsmaterial till att ha en ganska solid första utkast på 15 minuter – med hjälp av gratis AI-verktyg.

Som en del av vår pågående anställdutveckling på Gova10 visste vi att ett ämne vi ville täcka var att förbättra utbud och pitcha våra kunders berättelser till journalister. Alla våra anställda känner till grunderna, men det är alltid bra att repetera och det fanns definitivt bästa praxis att dela.

Att veta att du vill utbilda ditt team på något och faktiskt ta din kunskap och utveckla den till ett professionellt utvecklingsprogram eller session är två mycket olika saker. Du behöver:

• Samlar informationen från de som har kunskapen.
• Konsoliderar informationen och utvecklar de viktigaste meddelandena.
• Designar en engagerande presentation som förmedlar de viktigaste meddelandena.

Var och en av dessa uppgifter kan tilldelas och omprioriteras flera gånger baserat på mer brådskande arbete och uppgifter som väntar på uppmärksamhet. Efter allt, vi är kommunikationsfolk, inte utvecklingsproffs.

På en sen onsdag, med hjälp av gratis AI-verktyg, byggde vi en solid första utkast på cirka 15 minuter.

Det betyder inte att vi hade den färdiga produkten så snabbt, men vi hade en presentation som var cirka 70% på plats.

Vi använde metoden som beskrivs för en utbildningssession om att pitcha berättelser till media, men dessa verktyg kan användas för att utveckla material för vilket ämne som helst.

Fathom

Vi började använda mötes-transkriptionsverktyget Fathom för flera månader sedan efter att ha sett det användas av en av våra kunder. Transkriptionens noggrannhet överträffade med råge noggrannheten hos konkurrenter vi hade testat, och var huvud och axlar över den infödda transkriptionserbjudandet i Google Meet, enligt vår erfarenhet. Fathoms imponerande AI-genererade anteckningar och åtgärdsobjekt har imponerat på flera av våra kunder efter att ha sett oss använda verktyget.

Så när vi började prata om den professionella utvecklingsinitiativet under ett möte med Gova10:s vicepresidenter – först diskuterade vi alla skäl till varför vi skulle ha svårt att ha det klart i tid för ett kommande möte – lade jag snabbt till min Fathom-antecknare till Meet-samtalet. Jag förklarade för antecknaren att vårt mål var att fånga innehållet som vi ville täcka i utbildningssessionen. Sedan turades vi om att tala om utmaningarna och möjligheterna att förbättra hur vårt team pitchar media. Vi var till stor del överens och lade till ytterligare idéer, och vi debatterade några punkter och om de skulle inkluderas i utbildningen.

Cirka 5 minuter efter att vi lade på, skickade Fathom en sammanfattning av mötet, inklusive punkter på vad vi hade diskuterat. Dessa punkter fångade nästan perfekt innehållet som vi ville förmedla.

Gamma

Nu när vi hade en stark AI-genererad disposition, behövde vi sätta den i ett format som vi kunde presentera för vårt team. Gamma är ett AI-verktyg som genererar presentationer baserat på antingen en kort prompt eller en fullständig disposition. Ju mer information du ger det, som alla Gen AI-verktyg, desto bättre fungerar det.

Gamma erbjöd mig några layoutalternativ och byggde en presentation inom sekunder. Det gjorde ett utmärkt jobb med att ytterligare organisera och finslipa min disposition och variera utseendet och känslan på varje bildruta, samtidigt som den behöll ett konsekvent utseende. Men de bilder som Gamma tillhandahöll träffade inte riktigt rätt, så jag bytte ut dem mot bilder relaterade till materialet och fyllde i med bilder från en teamfotografering. Detta gjorde presentationen känna sig bekant och rolig istället för AI-genererad. Vicepresidenterna gick sedan igenom presentationen och gjorde redigeringar för att säkerställa att den var tydlig och innehöll all önskad kommunikation.

ChatGPT

För pitch-utbildningen räckte Fathom-genererade punkterna, men för några månader sedan var jag i en något annorlunda situation. Jag behövde förbereda en medieutbildningspresentation för en klients talesperson. Några dagar tidigare hade jag gett en informell medieutbildningssession till en annan talesperson. Jag laddade upp Fathom-transkriptet från den utbildningssessionen till ChatGPT med en prompt som bad det att organisera och destillera idéerna som jag hade diskuterat. ChatGPT gjorde sitt jobb med att generera en disposition och sedan kunde jag mata in den i Gamma för en polerad presentation.

AI kan inte göra allt… ännu

Innan vi levererade den anställda utbildningen bestämde vi oss för att inkludera relevanta “pitch-till-berättelse”-exempel som vi kunde granska, som visar hur tidigare pitches till journalister resulterade i artiklar i media som presenterar våra kunder. Vi lade också till en övning där teammedlemmarna parades ihop och utvecklade en mediepitch, som vi sedan granskade och kritiserade tillsammans.

Idéerna var våra. Genomförandet var vårt, men AI hjälpte oss definitivt att få materialet framför teamet snabbt och på ett organiserat sätt på minuter istället för timmar – eller kanske aldrig. Vi ersätts inte av AI just nu, men AI sparade oss tid och tog bort stressen av att förbereda innehållet.

Vi ser redan bättre resultat från våra juniora medarbetare som gick igenom utbildningen. Vilket företag som helst kan anta denna praxis och göra professionell utveckling mer tillgänglig för vilket ämne som helst som behöver ytterligare anställdutveckling.