Balansera AI-integration med arbetare för optimal prestanda

Det är en historia så gammal som tiden: Ny teknik väcker panik och nostalgi. Människor trodde att televisionen skulle förstöra litteraturen. En grupp sjöng att video dödade radio-stjärnan. Idag är människor rädda för att AI ska ta deras jobb. En ny studie fann att arbetares misstro mot AI till stor del beror på att de ser det som ett hot mot sina jobb. Den misstron är inte obefogad för kunskapsarbetare som isolerar sig från AI och dess förmågor. Ledarna har ansvaret att se till att deras organisationer integrerar AI på arbetsplatsen för att optimera medarbetarnas arbete – inte för att ersätta medarbetare.

AI-tåget har redan lämnat stationen, men det är inte för sent att komma ombord. Mitt företag Jotform har använt AI i våra processer under de senaste 4 åren. Här är hur vi fortsätter att integrera de senaste AI- och automationsverktygen för att hjälpa våra medarbetare att göra sitt bästa arbete.

Uppmuntra systemtänkande

Du har kanske hört uttrycket “systemtänkande”. Författaren Peter Senge’s The Fifth Discipline erbjuder en utförlig förklaring av begreppet. Det innebär att se saker i världen och våra liv som system, snarare än isolerade, linjära orsak-och-verkan-relationer. Ta till exempel den mänskliga kroppen: den är inte en samling delar, utan snarare en samling system. Ditt skelett system håller åtminstone en del av din kropp upprätt, ditt muskelsystem möjliggör att du kan röra ögonen och scrolla ned på din smartphoneskärm, ditt kardiovaskulära system levererar syre och näringsämnen till dina vävnader, etc.

En av mina kärnprinciper för att integrera AI i vår arbetsplats har varit att anta ett systemtänkande. Istället för att utbilda medarbetare på AI-verktyg styckvis, uppmuntrar vi dem att analysera sina arbetsflöden – de sammanhängande stegen som utgör olika uppgifter under arbetsdagen – och se dem som system. Målet är att använda AI-verktyg för att automatisera så många steg i dessa arbetsflöden som möjligt. En nylig McKinsey-studie fann att företag använder AI i fler delar av sin verksamhet. Hälften av de svarande företagen rapporterade att de integrerat AI i två eller flera affärsfunktioner, de vanligaste var marknadsföring och försäljning, produkt och tjänst, samt IT-funktioner. Varje företag har ett stort antal AI- och automationsmöjligheter. Som Baader-Meinhof-fenomenet, när du börjar leta efter dem, kommer du att se dem överallt.

Detta kräver en sekundär förändring i synsätt. Istället för att se sig själva som enskilda bidragsgivare, bör medarbetare se sig själva som chefer – för sina system och de AI- och automationsverktyg som får hjulen att snurra. Som chef är den första uppgiften att bestämma målen för ditt system: vad vill du uppnå? Vilka är dina KPI:er? Till exempel kanske du skapar ett system för att skicka ett nyhetsbrev till dina prenumeranter en gång i veckan. Kartlägg stegen, identifiera AI- och automationsmöjligheter och bygg systemet. När dina system är på plats är de ledande uppgifterna att mäta din prestanda och kontinuerligt leta efter sätt att förbättra systemet. Det finns till och med verktyg som du kan implementera för att automatiskt övervaka om alla systemdelar fungerar korrekt. Mitt personliga favorit är kallat Dead Man’s Snitch.

Genom att anta ett systemtänkande kan medarbetare omvandla sina roller och få kontroll över sina dagliga arbetsbelastningar.

Se AI som din kreative medhjälpare

När medarbetare börjar se sina arbetsflöden som sammanhängande system och integrerar AI-verktyg för att förbättra dessa processer, är det viktigt för dem att förändra sin syn på AI självt. AI är inte bara ett verktyg – utan snarare en samarbetspartner. Den parten inte bara ökar produktiviteten, utan den möjliggör också innovation.

Wharton-professorn Christian Terwiesch utmanade ChatGPT att komma med affärsidéer (produkter för studentmarknaden) och jämförde LLM:s utdata med idéer genererade av studenter. Resultatet? Den genomsnittliga köpsannolikheten för en ChatGPT-produkt var 47%, jämfört med 40% för mänskliga idéer.

Medan detta inte betyder att AI är mer kreativt än människor – ChatGPT saknar den verkliga världens sammanhang, bland annat, och är beroende av människor för att skapa prompter – betyder det att det kan vara en otroligt effektiv och lågkostnadssamarbetspartner för idégenerering.

Som professor Terwiesch kommenterade, “Värsta fallet är att du avvisar alla idéer och springer med dina egna. Men vår forskning talar starkt för att din idépool kommer att bli bättre.”

Även om ChatGPT genererar vinnande idéer och lösningar, är det fortfarande människor som är ansvariga för att välja och förfinansiera dem. Slutsats: det finns ingen anledning att inte använda AI för att förbättra idégenereringsprocessen.

Avsätt tid för att spara tid

En tredje kärnprincip för att integrera AI i din arbetsplats för att optimera prestanda är att avsätta tid för att spara tid. Att anta systemtänkande, identifiera automationsmöjligheter, forska om tillgängliga verktyg och lära sig hur man gör AI till en del av den kreativa processen kräver en initial tidsinvestering. Det kräver att bygga in något utrymme i arbetsdagen, vilket medarbetare kan vara ovilliga att göra – vem har tid? Ledare kan betona fördelarna med att göra den tiden: du kommer att tjäna tillbaka den i riklig mån genom alla uppgifter du automatiserar.

På Jotform, till exempel, har vi alltid kämpat mot phishing. Människor använder våra online-formulär för SPAM och bedrägerier. I det förflutna ägnade vårt supportteam betydande ansträngningar åt att upptäcka dessa scheman manuellt. Men under de senaste åren har vi utvecklat ett AI-verktyg så att våra supportmedarbetare kan omdirigera sin energi till nyare, mer sofistikerade frågor. Att utveckla verktygen krävde en tidsinvestering. Våra medarbetare övervakar fortfarande phishing manuellt. Men AI har dramatiskt minskat belastningen och befriat dem att fokusera på mer meningsfulla uppgifter.

Det är skönheten i AI-verktyg och automatisering – inte för att ersätta människor, utan för att ge dem möjlighet att avlasta tråkiga, manuella uppgifter. För våra medarbetare har detta varit tillräckligt för att övertyga dem att anta systemtänkande och bli chefer för sina egna system. Kom ihåg: enligt en studie, använder 65 procent av organisationerna generativ AI regelbundet. Om du inte använder AI för att förbättra dina medarbetares prestanda, kommer dina konkurrenter att göra det – och jag skulle säga att det är betydligt mer skrämmande än AI självt.