Företag använder AI för att skära ned på chefer och kan avskaffa skiktet som får AI att löna sig

AI:s framväxt leder nu till att företagens operativa skikt blir plattare, eftersom automatiserad samordning får hantera arbete som tidigare administrerades av människor. Den genomsnittliga amerikanska chefen leder nu team med 12 medlemmar, jämfört med 8,2 år 2013, när AI påskyndar en tyst men genomgripande förändring av hur den amerikanska arbetsplatsen organiseras. 

 Detta har beskrivits som övergången till ”megachefen”, där företag använder AI för att göra chefer ansvariga för fler människor samtidigt, utifrån antagandet att AI-programvara ökar effektiviteten. 

En annan studie från Gallup visade dock att chefer står för minst 82 % av variationen i medarbetarengagemang mellan affärsenheter. Det bidrar i sin tur till ett mycket lågt medarbetarengagemang globalt. Endast 31 % av de amerikanska medarbetarna är aktivt engagerade i arbetet, och globalt är häpnadsväckande låga 17 % engagerade. Siffrorna har varit stillastående under de senaste tolv åren och visar att den stora majoriteten av medarbetarna inte utvecklas eller bidrar på ett meningsfullt sätt i sina arbeten. 

Problemet beror främst på ett avstånd mellan medarbetarna och företagets ledning. Chefer har alltför många direktrapporterande och knappt om tid och energi för att följa upp sitt team. 

Om AI tar bort administrativt arbete borde produktivitetsvinsten i teorin ge chefer mer tid för coachning, återkoppling, kommunikation och relationsbyggande. Men om företag i stället svarar genom att ge varje chef ytterligare 5–10 medarbetare kan de helt enkelt omvandla AI:s effektivitetsvinster till ett större kontrollspann.

”Cheferna är de som kopplar samman nya processer med de faktiska relationer och arbetsflöden som redan finns i teamet. När dessa processer fortsätter att förändras kommer en lansering att misslyckas om man hoppar över det skiktet. Bygger man genom det skiktet får man en implementering som håller,” sade Darrin Murriner, medgrundare och vd för Cloverleaf. 

AI kan göra chefer onödiga – eller göra dem viktigare

För att minska kostnaderna skyndar sig företag att använda AI och ta bort skikt som de en gång ansåg vara nödvändiga. 

Det är begripligt. En chef som inte längre ägnar halva veckan åt att sammanställa rapporter och jaga statusuppdateringar har faktiskt kapacitet över. Att sträcka ut rollen över fler människor är därför ett rimligt sätt att bokföra besparingen. 

Men den beräkningen förbiser vad chefer faktiskt gör. 

När AI kan ta över rutinarbete blir det mänskliga skikt som förverkligar projekt och omvandlar strategier till medarbetarprestationer i stället en stark utgångspunkt för företag. 

Om företag tar bort det skikt som ansvarar för att översätta organisationens strategi till medarbetarnas beteende, vart tar då produktivitetsvinsterna från AI vägen?

”Det borde oroa människor mer än det gör, eftersom relationen till en chef fortfarande är den enskilt viktigaste faktorn för om någon förblir engagerad och stannar på företaget. Om man tunnar ut det skiktet i stället för att investera i det minskar man inte omkostnaderna; man skär i den relation som mest sannolikt får ens bästa medarbetare att stanna och utvecklas,” sade Murriner. 

Nya studier har beskrivit sambandet mellan medarbetarengagemang på affärsenhetsnivå och avgörande resultatmått. Dessa omfattar högre lönsamhet, produktivitet och kvalitet samt lägre personalomsättning, mindre frånvaro och mindre svinn. 

Detta sker när företag väljer att investera i ordentliga ledningsstrategier, eftersom dessa verkligen ligger bakom variationer i prestation och sammanhållning i team. Alla i ett team har olika behov, värderingar, motivationer och behov av tydlighet. Allt detta avgör medarbetarnas prestation och måste stödjas av en bra chef. 

Bra chefer är dock sällsynta. Kunskap, erfarenhet och färdigheter kan utveckla medfödda talanger till styrkor, men de rätta medfödda talangerna är också avgörande: utan dem leder ingen mängd utbildning eller erfarenhet nödvändigtvis till enastående prestationer.

En CMB-studie från 2023 tyder på att endast omkring en av tio personer har den höga nivå av talang som krävs för att leda effektivt. Många har några av de nödvändiga egenskaperna, men få har den unika kombination av talanger som krävs för att hjälpa ett team att nå enastående resultat och påtagligt förbättra ett företags prestation. När dessa personer placeras i chefsroller är det mer sannolikt att de på ett naturligt sätt engagerar medarbetare och kunder, behåller toppresterare och upprätthåller en kultur med hög produktivitet.

”Berättelsen om tiofaldig produktivitet som människor säljer bygger på antagandet att tekniken är flaskhalsen. Det är den nästan aldrig. Flaskhalsen är om människorna runt tekniken kan använda den väl, och det är ledningens uppgift att bygga upp den förmågan,” sade Murriner.

Det dolda problemet med bredare kontrollspann

Företag kan till en början känna att de sparar pengar genom att minska ledningskostnaderna, men på lång sikt kan det faktiskt bli betydligt dyrare. 

Om en chef tidigare hade 7–8 direktrapporterande och nu har 15–20, får chefen mindre tid för enskilda samtal, djupgående coachning, personlig återkoppling, att upptäcka bristande engagemang och att stödja medarbetarnas karriärutveckling. 

När det finns ett sådant avstånd mellan chefer och medarbetare är det mycket mer sannolikt att medarbetarna lämnar företaget. Enligt Cision Research kostar det mellan 50 % och 200 % av den medarbetarens årslön. 

Nya studier visar att den genomsnittliga totala kostnaden för en enda avgång har stigit till 45 236 dollar per medarbetare. 

Det handlar inte bara om kostnaderna för bristande medarbetarengagemang. Det märks också som en blockering mellan budgetar, planer, strategier och genomförande. 

”Varje dollar som läggs på AI måste fortfarande passera en chef innan den blir till affärsvärde. Att skära ned på chefer samtidigt som man ber dem ta ansvar för fler människor är precis bakvänt,” sade Murriner.

Cloverleaf samlar till exempel bedömningar, personlig coachning och teaminsikter på en plattform, så att talangansvariga kan konsolidera utgifter, stärka team och förbättra prestationer med personlig vägledning. Företaget använder AI för att samla in data, men allt hanteras fortfarande av människor. 

”Det som måste förbli mänskligt är omdöme och mening. Den mesta AI:n är byggd för att hålla med dig, och enighet är inte vad ett svårt ögonblick kräver. Att avgöra vad som faktiskt spelar roll när en situation är tvetydig. Att lämna svåra besked på ett sätt som någon faktiskt kan ta till sig. Att stanna hos en person genom ett bakslag. Det är inte effektivitetsproblem, och om man behandlar dem som sådana förlorar man människor,” sade Murriner.

På samma sätt säger Mariano Jurich, Senior AI Product Leader på Making Sense, ett företag inriktat på mjukvaruutveckling och digital omvandling, att skillnaden mellan produktivitet och affärsvärde ofta förbises.

”Jag tror att företag gör fel när de mäter output i stället för resultat. Output är vad man levererar, resultat är vad som förändras på grund av det. Att göra en dålig process snabbare är inte affärsvärde. Att en process ser ut som den gör betyder inte nödvändigtvis att den måste se ut så för att uppnå affärsmål och i slutänden skapa affärsvärde.”

Det bättre användningsområdet: AI som en förstärkare av chefer

Det nya dilemmat handlar nu mer om hur vi kan använda AI för att förbättra ledarskapet, inte bara för att öka produktiviteten. 

AI kan hantera rutinarbete. Den kan utföra opersonliga uppgifter inom dataanalys, schemalägga, analysera statistik och planera budgetar. Det frigör tid och mentalt utrymme för chefer att hantera mänskliga frågor. 

När chefer till exempel tidigare ägnade omkring 30 minuter åt att förbereda ett möte kan AI sammanställa relevant information och hjälpa chefen att förbereda sig betydligt effektivare. 

Företag tänker i praktiken att de med AI kan bedriva verksamheten med färre chefer och minska kostnaderna. En mer realistisk ekvation bedömer dock hur AI kan öka chefernas kapacitet genom att automatisera rutinuppgifter och frigöra tid som ledare kan lägga på coachning, kommunikation och teamutveckling.

Detta syns också i hur företag bedömer sina AI-investeringar. Plattformar som MODO, en AI-plattform för företag som mäter hur införandet av AI förändrar arbetsflöden och investeringarnas avkastning, visar till exempel att många organisationer fortfarande saknar en tydlig bild av vad som faktiskt förändras när AI har införts.

”Det finns vanligtvis ett glapp mellan vad ledningen antar att AI gör och vad som händer i verksamheten: arbetsflödena har inte förändrats, användningen är låg och ingen har insyn i var värde skapas eller inte skapas. Utan den utgångspunkten är det mycket svårt att veta om investeringen lönar sig,” sade Johnny Chang, medgrundare och vd på Modo, till Unite.AI. 

I grunden behöver team inte fler system eller elegant mjukvara för dess egen skull. De behöver stöd och motivation från ledare som kan hjälpa dem att anpassa sig, samarbeta och i slutänden bidra till företagets tillväxt.

Plattformar som Cloverleaf är utformade för att göra den typen av ledarskap mer skalbart genom att använda AI för att ge chefer personliga insikter och coachning, samtidigt som den mänskliga relationen förblir central i processen.

”Vi studerade nästan 30 000 verkliga coachningssamtal, och i hälften av dem nämnde medarbetaren en viss kollega, inte en färdighet eller en kompetens. De ville ha hjälp med en person. De bad också om hjälp att förstå en kollega 2,5 gånger oftare än de bad om att lösa en konflikt. Det visar att människor kommer att göra relationsarbetet tidigt om de får stöd att göra det. Det är den beteendeförändring vi vill uppnå, och den är mätbar,” sade Murriner.

Slutsatsen är inte att AI saknar plats i ledarskap, utan att dess största värde kan komma av att stärka de människor som redan ansvarar för att leda team. Företag som betraktar chefer som en kostnad som ska tas bort riskerar att skära bort just det skikt som omvandlar AI-driven effektivitet till varaktiga prestationer.

”Det underliggande mönstret är detsamma överallt. När man stärker chefen i stället för att ersätta personen engagerar sig människor i utveckling, de gör relationsarbetet tidigare och teamet presterar bättre. Inget av detta händer när man betraktar ledarskap som en kostnad som ska skäras ned,” sade Murriner.