AI bör göra ditt företag lättare att driva

AI bör göra ditt företag enklare att driva. Det förtjänar att vara ett tydligt mål när du bestämmer var du ska använda det.

Mer produktion är användbart när företaget behöver mer produktion. Men det finns också värde i att ha färre lösa trådar att komma ihåg, mindre administrativt arbete som hänger över kvällen och mer uppmärksamhet tillgänglig för det arbete du egentligen ville göra från början.

Att använda AI för administrativt arbete har gjort att driva mina företag blir roligare. Det betyder mycket för mig. Att njuta av det företag du har byggt är en fullt rimlig avkastning på den insats du lagt ner på att förbättra det.

När agenter blir mer kapabla får ägare fler val kring vilka ansvarsområden de kan överlämna. Vi måste vara lika medvetna om vad vi vill ha tillbaka.

Ett företag kan lyckas och ändå vara utmattande att driva

Tänk på en designer med tillräckligt många kunder, bra uppdrag som kommer in och en tjänst som folk är glada att betala för. Den kommersiella sidan fungerar. Veckan kan ändå kännas fragmenterad av förslag, projektuppdateringar, saknade filer, fakturor och alla små beslut som behövs för att hålla ett uppdrag i rörelse.

Varje uppgift kan vara hanterbar. Tillsammans skapar de ett företag som kräver ägarens uppmärksamhet nästan överallt. Att slutföra designen betyder inte att jobbet är färdigt. Det finns fortfarande något att skicka, kontrollera, registrera eller följa upp.

Det är en bra plats att utvärdera AI. Vilken återkommande skyldighet skulle du vilja ha hanterad mer pålitligt? Vilken del av veckan tar ständigt bort uppmärksamheten från det arbete du bryr dig om?

De nuvarande verktygen byggs i allt högre grad kring dessa frågor. Anthropic’s septemberutökning av Claude för småföretag kopplar arbetsflöden till den programvara som ägare redan använder för försäljning, ekonomi och vardagliga operationer. Det stödjer också schemalagt arbete, med godkännande som standard innan åtgärder som att skicka, publicera eller betala.

Det intressanta är det vanliga arbete som dessa system är utformade för att hantera. En företagsägare behöver inte en dramatisk transformationsberättelse för att dra nytta av att ha ett återkommande ansvar under bättre kontroll.

Avsluta ansvaret bakom uppgiften

Föreställ dig en ägare som vill ha hjälp med att följa upp försenade fakturor. Att be en agent att skriva betalningspåminnelser är enkelt. Men att skriva meddelandena är bara en del av ansvaret.

Någon måste fastställa vilka fakturor som faktiskt är försenade, kontrollera om en betalning har kommit, ta hänsyn till eventuella avtal som redan gjorts med kunden och besluta vilka påminnelser som är lämpliga. Efter att ett meddelande har skickats måste någon fortfarande veta vad som hände härnäst.

Ett användbart arbetsflöde skulle förbereda en kontrollerad lista, utarbeta lämpliga uppföljningar för godkännande och hålla de olösta punkterna synliga. Om posterna inte stämmer eller en kund har bestridit en avgift, skulle det föra den undantagsfallet till ägaren med tillräckligt sammanhang för att fatta ett beslut.

Ägaren har fortfarande ett jobb. De kan granska ett förberett beslut och hantera undantagen istället för att varje gång rekonstruera situationen från spridda register.

Anthropic’s augustiutgåva av datoranvändning, Skills API och Files API beskriver komponenterna bakom detta slags arbetsflöde: att driva programvara, följa ett sparat förfarande, läsa dokument och returnera färdiga filer. Att koppla ihop dessa möjligheter ger utvecklare fler sätt att föra ett uppdrag genom de applikationer där arbetet sker.

Om det hjälper beror på vad du ber systemet att slutföra. En mapp full av färdiga påminnelser kan lämna ansvaret helt på dig. En tydlig redogörelse för vad som kräver ditt godkännande och vad som fortfarande är utestående kan göra det enklare att hantera.

Det är här promptning blir en ledningsfärdighet. Definiera resultatet i termer av det ansvar du vill ha hanterat. Ge agenten en standard för slutförande som betyder något för verksamheten.

Räkna det arbete som AI ger tillbaka till dig

Var ärlig om vad det krävs för att använda resultatet.

En agent kan snabbt förbereda en rapport, men om du måste öppna varje källa igen, reparera beräkningarna och ta reda på vad rapporten försöker säga, så hör den ansträngningen till din bedömning. Detsamma gäller att fixa en trasig anslutning eller förklara samma undantag igen nästa vecka.

Granskning är nödvändig för många uppdrag. Frågan är om granskningen är hanterbar och om hela processen förbättrar det du gjorde tidigare. Ett arbetsflöde kan låta den slutgiltiga beslutet vara hos dig samtidigt som det tar bort mycket av förberedelserna kring det.

Titta på några faktiska körningar. Hur ofta var du tvungen att ingripa? Kunde du förstå undantagen? Kom resultatet när det var användbart? Fanns det fortfarande något viktigt du var tvungen att komma ihåg utanför systemet?

De svaren berättar mer om arbetsflödets värde än att bara se det producera ett imponerande första resultat. De visar också vad som kan förenklas. Kanske är uppdraget för brett. Kanske behöver agenten en bättre källa. Kanske är ett återkommande undantag lätt att lösa när du fattar det underliggande affärsbeslutet.

Ett system som du kan förstå och underhålla är mer värdefullt än ett komplicerat sådant som du är ovillig att röra vid. Dess underhåll blir också en del av din arbetsvecka.

Bestäm vad den återvunna kapaciteten ska användas till

Jag har argumenterat för att bättre AI kommer göra miljon-dollar enmansföretag mer möjliga. Att utöka vad en ägare kan leverera skapar utrymme för tillväxt. Det förblir en spännande möjlighet.

Vad du gör med det utrymmet är fortfarande ditt beslut.

Du kan ta på dig en ny kund. Du kan lägga mer tid på att förbättra servicen för de kunder du redan har. Du kan äntligen utveckla den produkt du ständigt skjuter upp, eller avsätta tillräckligt med tid i veckan för att fundera på vart företaget är på väg.

Du kan också avsluta arbetet tidigare. Det finns ingen skyldighet att fylla varje återvunnen timme med ett nytt åtagande. Ett företag som stödjer ditt liv och förblir hanterbart är något värt att bygga.

Gör den avsikten till en del av uppdraget. Om målet är att hålla fredagseftermiddagen fri från rutinmässig administration, utvärdera om systemet hjälper dig att göra det. Om målet är att ge kundarbete din fulla uppmärksamhet, se på de avbrott och olösta åtaganden det eliminerar.

AI ger oss fler sätt att forma arbetet kring ett företag. Använd den möjligheten för att bygga ett du vill fortsätta driva.