AI och automation: vapen i kampen mot AP-bedrägeri

By Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Bedrägeri kostar företag cirka 5% av den årliga omsättningen, enligt Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) i en nyligen publicerad rapport. Bedragare ser på avdelningen för leverantörsfakturor (AP) och ser dollartecken eftersom det vanligtvis finns dåliga kontroller på plats för att förhindra attacker. Eftersom denna affärsfunktion hanterar betalningar är den öppen för att bli måltavla för illvilliga aktörer.

AP-bedrägeri delar sig vanligtvis in i några typiska mönster, som vi kommer att undersöka nedan. Den goda nyheten är att det finns åtgärder som organisationer kan vidta för att minska risken för att dessa inträffar.

Leverantörer som inte existerar

De flesta företag bedriver verksamhet med en stabil av leverantörer. De gör rutinmässiga inköp, och betalningar är ofta förhandsgodkända utan mycket inspektion och granskning. Men falska företag kan imitera de faktiska leverantörerna och skicka falska fakturor, och denna falska fakturering kan vara svår att upptäcka. Det är också dyrt – det kan kosta 100 000 dollar per tillfälle, enligt AC.

Hot av detta slag kan komma inifrån också. Det är möjligt för en anställd att skapa falska leverantörer och skicka falska fakturor. Ett exempel på detta är en kvinna från Oregon som förskingrade miljontals dollar från sitt företag under nästan 15 år.

Fakturor för varor som inte existerar

På samma sätt kan bedragare samarbeta med anställda för att skapa betalningsförfrågningar för varor/tjänster som företaget inte har mottagit och sedan behålla den behandlade betalningen för sig själva. Det var vad som hände med en tidigare anställd på Honda i Ohio, som bedrog företaget på 750 000 dollar.

Debitering för ingenting

Ibland lägger en leverantör medvetet till nya posteringar för att blåsa upp beloppet som ska betalas. När en AP-process är manuellt driven och upplever en ökning av fakturavolymen kan dessa felaktigt tillagda posteringar gå obemärkta förbi. Och det resulterar i att företaget får för mycket betala.

Ibland bearbetas flera leverantörsbetalningar baserat på samma faktura, vilket kan hända när det finns mer än två kopior av samma faktura i systemet och en AP-teammedlem (oavsiktligt) initierar betalning för alla kopiorna. Det kan hända av olika skäl, allt från ett enkelt misstag till elakt uppsåt. Oavsett orsaken kan det ha en negativ inverkan på företaget.

Att bekämpa bedrägeri med automation

En olycklig trend är den snabba uppkomsten av nya sätt att lura AP-avdelningar. Tack och lov har det, med framstegen inom AI-drivna teknologier, blivit möjligt för företag att utveckla förebyggande strategier och minimera risker. Automation och AI/ML kan hantera bedrägeri med flera nyckelfunktioner. Dessa inkluderar:

Automatisering av godkännandeprocess

Automatisering säkerställer regelefterlevnad genom att lämna en digital spårning av de åtgärder som utförs under varje skede. Automatiserade godkännanden minskar de tidskrävande manuella godkännandeprocesserna. Utbildning och medvetenhetshöjande åtgärder kan hjälpa till att förhindra illvilligt uppsåt.

Automatisering av fakturagranskning med AI

Att matcha nyckeldokument som genereras under inköpsstadierna är nödvändigt för att utveckla väsentligt skydd mot AP-bedrägeri. Det inkluderar att matcha fakturapostinformation med inköpsordningdetaljer, granska kvitton för att säkerställa att varor och tjänster har levererats och det ofta innefattar att skanna andra kommunikationer med leverantören. Det kan ta dagar när det görs manuellt, men med hjälp av AI-drivna automatiseringslösningar kan hela avstämningscykeln ske på några minuter.

Övervakning och spårning av anställdas illvilliga avsikter

Insiders som begår AP-bedrägeri tenderar att arbeta ensamma eller i små grupper efter att ha fått strategisk information om verksamheten. Användning av teknikutrustning som kan spåra och övervaka anställdas engagemang i realtid kan förhindra illvilligt beteende och avsikt tack vare funktioner som avvikelseupptäckt. Anställdas utbildning på detta område är också viktig för att öka medvetenheten. Att bygga ett lojalitetsprogram kan också hjälpa till att skapa en kurs mot etiska handlingar.

Att säkerställa regelefterlevnad med digitala lösningar

Organisationer kan minska AP-bedrägeri genom att digitalisera hela fakturabearbetningsflödet. Digitalisering kalibrerar åtgärder med tidsstämplar, som senare kan användas för att genomföra systemrevisioner. Sådana system kan utformas för att generera automatiserade rapporter – där anställdas aktiviteter kan övervakas och efterföljande områden för förbättring kan identifieras. Dessutom ger realtidsvarningar administratörer en helhetsbild av processoperationer.

Att bygga leverantörsjämförelsefunktion

Det är alltmer viktigt att upptäcka fakturor som genereras av falska företag i ett tidigt skede, innan skada har skett. Upptäckt kan ske genom fuzzy matching-teknik, där systemet skannar flera databaser, tittar på den befintliga leverantörsdatabasen och kontrollerar olika dokument för att upptäcka falska.

Moderna lösningar på ett ålderdomligt problem

När det gäller bedrägeri, där det finns en vilja, finns det en väg. Insiders och outsiders som avser att stjäla från er kommer att fortsätta komma med nya sätt att göra det. Men företag kan känna sig trygga i vetskapen att ML och automation är redo att bekämpa bedrägeri. Att lägga till dessa teknologier i er AP-avdelning kommer att hjälpa till att upptäcka och förhindra bedrägeri. AP-teamet kan fokusera på mindre tråkiga och mer affärsinriktade uppgifter, och er organisation kommer att spara pengar och besvär.