AI och automation: vapen i kampen mot AP-bedrägeri

Av Akhil Sahai, produktchef, Kanverse

Bedrägeri kostar företag cirka 5% av årliga intäkter Association of Certified Bedude Examiners (ACFE) noterade i en färsk rapport. Bedragare tittar på avdelningen för leverantörsreskontra (AP) och ser dollartecken eftersom det vanligtvis finns dåliga kontroller på plats för att förhindra attacker. Eftersom denna affärsfunktion behandlar betalningar är den öppen för inriktning av dåliga aktörer.

AP-bedrägerier bryter ut i några typiska mönster, som vi kommer att undersöka nedan. Den goda nyheten är att det finns åtgärder som organisationer kan vidta för att minska risken för att dessa händer.

Försäljare som inte finns

Majoriteten av företagen bedriver affärer med ett stabilt antal leverantörer och leverantörer. De gör rutinköp och betalningar är ofta förhandsgodkända utan mycket inspektion och granskning. Men falska företag kan härma de faktiska leverantörerna och skicka falska fakturor, och denna falska fakturering kan vara svår att upptäcka. Det är också dyrt – det kan kosta $100,000 XNUMX per instans, enligt AC.

Hot av det här slaget kan också komma inifrån. Det är möjligt för en anställd att skapa falska leverantörer och skicka falska fakturor. Ett exempel på detta är en kvinna från Oregon som förskingrat miljontals dollar från sitt företag under nästan 15 år.

Räkningar för varor som inte finns

På liknande sätt kan bedragare samarbeta med anställda för att skapa betalningsförfrågningar för varor/tjänster som företaget inte tagit emot och sedan behålla den behandlade betalningen för sig själva. Det var vad som hände med en före detta Honda-anställd i Ohio, som lurade företaget på 750,000 XNUMX dollar.

Laddar för ingenting

Ibland lägger en leverantör avsiktligt till nya rader för att öka det skyldiga beloppet. När en AP-process drivs manuellt och upplever en ökning i fakturavolym, kan dessa felaktigt tillagda rader förbli obemärkta. Och det resulterar i att företaget får överfakturering.

Ibland behandlas många leverantörsbetalningar baserat på samma faktura, vilket kan hända när det finns fler än två kopior av samma faktura som flyter inuti systemet och en AP-teammedlem (oavsiktligt) initierar betalning för alla kopior. Det kan hända av olika anledningar, allt från ett enkelt misstag till uppsåt. Oavsett orsakssamband kan det ha en negativ inverkan på företaget.

Kampen mot bedrägerier med automatisering

En olycklig trend är den snabba uppkomsten av nya sätt att lura AP-avdelningar. Tack och lov, med framstegen inom AI-driven teknik, har det blivit möjligt för företag att utveckla förebyggande strategier och minska risker. Automation och AI/ML kan hantera bedrägerier med flera nyckelfunktioner. Dessa inkluderar:

Automatisering av godkännande arbetsflöde

Automatisering säkerställer efterlevnad genom att lämna ett digitalt spår av de åtgärder som utförs över varje steg. Automatiserade godkännanden minskar de tidskrävande manuella godkännandeprocesserna. Att träna och skapa medvetenhet kan hjälpa till att motverka alla illvilliga avsikter.

Automatisering av fakturagranskning driven av AI

Att matcha nyckeldokument som genererats över upphandlingsstadierna är nödvändigt för att utveckla ett väsentligt skydd mot bedrägerier med leverantörsskulder. Det inkluderar matchning av fakturaradinformation med inköpsorderdetaljer, granskning av kvitton för att säkerställa att varor och tjänster har levererats, och det innebär ofta att man skannar annan kommunikation med leverantören. Det kan ta dagar när det görs manuellt, men med implementeringen av AI-driven automation kan hela avstämningscykeln ske på några minuter.

Övervakning och spårning av anställdas missförstånd

Insiders som begår AP-bedrägerier tenderar att arbeta ensamma eller i små grupper efter att ha fått strategisk information om verksamheten. Att använda tekniksystem som kan spåra och övervaka medarbetarnas engagemang i realtid kan omintetgöra skadligt beteende och avsikter tack vare funktioner som anomalidetektering. Medarbetarutbildning inom detta område är också viktig för att öka medvetenheten. Att bygga ett lojalitetsprogram kan också hjälpa till att fastställa en kurs mot etiska handlingar.

Framtvinga efterlevnad av digitala lösningar

Organisationer kan minska AP-bedrägerier genom att digitalisera hela arbetsflödet för fakturahantering. Digitalisering kalibrerar åtgärder med tidsstämplar, som senare kan användas för att genomföra systemrevisioner. Sådana system kan utformas för att generera automatiserade rapporter – där anställdas aktiviteter kan övervakas och efterföljande förbättringsområden kan identifieras. Dessutom ger realtidsvarningar administratörer holistiska insikter i processoperationer.

Bygga leverantörsmatchningsförmåga

Det blir allt viktigare att upptäcka fakturor som genererats av falska företag i dess inledande skeden, innan skadan sker. Detektering kan göras genom fuzzy matchningsteknik, där systemet skannar flera arkiv, tittar igenom den befintliga leverantörsdatabasen och kontrollerar olika dokument för att upptäcka förfalskningar.

Moderna lösningar på ett urgammalt problem

När det gäller bedrägerier, där det finns en vilja, finns det en väg. Insiders och utomstående som har för avsikt att stjäla från dig kommer hela tiden att komma på nya sätt att göra det. Men företag kan trösta sig med att veta att ML och automation klarar uppgiften att utrota bedrägerier. Att lägga till dessa tekniker till din AP-avdelning hjälper dig att upptäcka och förhindra bedrägerier. AP-teamet kan växla till mindre vardagliga och mer affärsfokuserade uppgifter, och din organisation kommer att spara pengar och krångel.