3 sätt som AI kan hjälpa frilansare uppnå sann frihet

De flesta människor väljer att frilansa för att de jagar frihet.

Tänk på det. Att vara egenföretagare eller “arbeta för sig själv” kommer med lockelsen att välja sina kunder och hantera sin tidsschema. Det är inte förvånande att antalet frilansare ökar.

Detta rapporterades av Center for Economic and Policy Research, som i en studie fann att under den första halvan av 2022, i USA, 600 000 fler människor blev egenföretagare. De drevs av en mängd olika skäl, såsom en bättre balans mellan arbete och fritid, undvikande av pendling och obegränsad inkomstpotential.

Men även om dessa siffror är lovande, finns det en bakgrundsfaktor i frilansandet som vi måste ta i beaktande. För att illustrera detta kan vi dela in egenföretagande i två viktiga områden. Det första är frilansarens kärnverksamhet. De är en innehållsskrivare, en webbutvecklare eller en grafisk formgivare. Det andra är svårare eftersom det består av rutinuppgifter som för det mesta ingen verkligen vill göra. Men dessa uppgifter är nyckeln till varje frilansares affärssuccé.

Dessa uppgifter eller sysslor, om man vill kalla dem så, inkluderar bokföring, skatter och fortlöpande kommunikation med kunder. Plötsligt är frilansaren inte längre bara en översättare eller en bokomslagskonstnär. Nu är de också en CFO, en COO och företagets redovisningsspecialist.

Det kan vara lätt att underskatta hur mycket tid detta kan ta, men i vissa fall kan dessa tilläggsåtaganden ta upp till 80 % av frilansarens tid. Det goda nyheten är dock att det inte behöver vara så längre.

Med den ökande användningen av artificiell intelligens (AI) kan frilansare nu utnyttja kraften hos en personlig assistent och göra det utan den dyra prislapp som dessa tjänster har.

Här är tre sätt som ett AI-drivet verktyg kan hjälpa frilansare att optimera sina processer så att de kan fokusera på det de gör bäst.

#1: Bokföring

När vi dyker in i de minst glamorösa aspekterna av frilansandet, utmärker sig bokföring. Men trots att det är sådant som är mindre glamoröst är denna uppgift kritisk. Bokföring innebär noggrann skanning av kvitton, systematisk spårning av alla inkomster och utgifter och kategorisering av utgifter.

Tänk dig följande scenario: du har köpt en skrivare till ditt hemmakontor och det visar sig vara till stor hjälp. Men nu måste du kategorisera den för skatteändamål. Hur du klassificerar den skrivaren, till exempel som kontorsutrustning eller en annan utgiftskategori, kan ha en betydande inverkan på de skattesatser du slutligen betalar. Kan du tänka dig att göra detta för allt?

Jo, det visar sig att frilansare inte längre är ensamma. Tack vare den kraftfulla uppkomsten av AI har frilansare nu tillgång till en app som fungerar som en kraftfull digital assistent som kan befria dem från denna rutin. AI gör det möjligt att automatisera och effektivisera utgiftskategorisering, så att du kan dra nytta av de mest fördelaktiga skatteavdragen utan att bryta ditt huvud. Allt du behöver göra är att ta en bild av din kvitto, och låta algoritmerna i appen skanna och extrahera den viktigaste informationen så att utgiften kan kategoriseras effektivt.

En mycket viktig aspekt av AI:s inträde i bokföring är att det tillhandahåller mycket värdefull data för företagsägare att analysera. Istället för att bygga komplexa finansiella rapporter och slösa bort tid på detaljerade poster, kan företagsägare nu titta på sina AI-genererade finansiella rapporter och fatta beslut. Till exempel kan de se vilka kunder som genererar mest pengar och se hur mycket tid som krävs för att serva dessa kunder för att bestämma lönsamheten per kund. De kan också analysera olika utgiftskategorier och identifiera om det finns några kostnader som kan minskas.

#2: Skatter

31 % av egenföretagare lämnar fortfarande in sina skatter på papper, och nästan en tredjedel av dem förlitar sig på tjänsterna från en redovisningsspecialist för att göra det. Dessutom medgav cirka 30 procent av oberoende entreprenörer att de hade svårt att lämna in blanketter korrekt och hålla reda på den pappersarbete som krävs.

Detta är varför så många människor i USA fruktar IRS och utövar överdriven försiktighet för att undvika att göra några skattefel. Det amerikanska skattesystemet är en labyrint som är svår att navigera, eftersom reglerna varierar från stat till stat, både när det gäller skatter och licensregler. Detta gör det svårt att verka på nationell nivå. Till exempel, om du är en frilansande grafisk formgivare baserad i Kalifornien och du har slutfört ett projekt för en kund i New York, kan du vara omedveten om vissa skatteförpliktelser som kan, i framtiden, omedvetet skada ditt företag.

Med tiden har AI potentialen att hjälpa dig att hantera dessa problem, och till en bråkdel av kostnaden för en skattekonsult, som fortfarande kan göra misstag trots sin höga timlön. Det finns många fördelar med AI, till exempel är det exakt och korrekt, vilket säkerställer att alla skatter är korrekt redovisade. Samtidigt håller det sig à jour med de ständigt förändrade skattelagarna, reglerna och avdragen, vilket gör det möjligt för det att generera omfattande och detaljerade rapporter för att du ska förstå din skattesituation.

#3: Optimering av kommunikation

Professionella interaktioner är plågade av kommunikationsineffektiviteter. Detta är skadligt för frilansarens produktivitet.

Låt oss titta på exemplet med en egenföretagande trädgårdsmästare som har en blomstrande verksamhet med 20 kunder. Som en del av sitt arbete måste trädgårdsmästaren upprätthålla fortlöpande kommunikation med sina kunder. Detta inkluderar att skicka en faktura till kunden för de tjänster som utförts. Medan kunden ofta kan betala omedelbart, är detta inte alltid fallet. Detta innebär att trädgårdsmästaren måste skicka en påminnelse om den obetalda fakturan, vilket leder till slösad tid och energi och distraherar trädgårdsmästaren från att fokusera på sin kärnverksamhet, som är trädgårdsskötsel.

AI har potentialen att effektivt automatisera dessa uppgifter för att minska bördan för oberoende entreprenörer, samtidigt som den avsevärt förbättrar den totala upplevelsen för frilansare och deras kunder. Detta är varför analytiker beskriver förhållandet mellan AI-chattbotar och frilansarbetare som “det perfekta partnerskapet”.

I det tidigare beskrivna fallet kan trädgårdsmästaren spåra statusen för alla sina fakturor och se vilka som har betalat och vilka som inte har. Trädgårdsmästaren kan också välja att, med stöd av en AI-driven assistent, skicka automatiserade påminnelser till kunder om deras obetalda avgifter, delegera en uppgift som annars kunde vara distraherande och frustrerande.

Slutliga tankar

Sammanfattningsvis har AI en betydande transformerande potential i frilansvärlden. Och när fler människor väljer att anta det egenföretagande livsstilen, är effektiva AI-verktyg som tillhandahåller värdefullt stöd till dem sannolikt att hitta mer framgång.

Som det har sagts, väljer de flesta människor att börja sin resa som oberoende arbetare för att uppnå oberoende och känna sig fria att göra det de älskar mest. Men oftast händer detta inte, och de slutar med att arbeta “i” sitt företag istället för “på” sitt företag, och hjälpa det att växa och blomstra.

Men genom att effektivt implementera ett AI-drivet program kan egenföretagare nu effektivisera sin fakturaspårning, bokföring, skattehantering och kundkommunikation. Detta kommer att frigöra betydande mängder tid, öka deras vinster (åtminstone genom att spara pengar från dyra skatterapporteringsfel) och återuppliva deras glädje och deras koppling till sitt syfte, som är varför de valde att följa denna livsstil från början.