ИИ и автоматизация: оружие в борьбе против мошенничества с AP

Ахил Сахай, главный директор по продукту, Kanverse

Мошенничество обходится предприятиям примерно в 5% от годового дохода, как отмечает Ассоциация сертифицированных экспертов по борьбе с мошенничеством (ACFE) в недавнем отчете. Мошенники смотрят на отдел учета платежей (AP) и видят долларовые знаки, потому что обычно в этом отделе отсутствуют эффективные меры контроля для предотвращения атак. Поскольку эта бизнес-функция обрабатывает платежи, она открыта для атак со стороны злоумышленников.

Мошенничество с AP обычно происходит в нескольких типичных формах, которые мы рассмотрим ниже. Хорошая новость заключается в том, что существуют шаги, которые организации могут предпринять, чтобы снизить риск этих событий.

Поставщики, которых не существует

Большинство предприятий ведут бизнес с постоянными поставщиками и поставщиками. Они осуществляют регулярные покупки, и платежи часто предварительно одобряются без тщательного осмотра и проверки. Но фальшивые компании могут имитировать реальных поставщиков и отправлять фальшивые счета, и эта фальшивая выставка счетов может быть трудна для обнаружения. Это также дорого – может стоить 100 000 долларов за каждый случай, согласно АС.

Угрозы такого рода могут исходить изнутри. Возможно, что сотрудник может создать фальшивых поставщиков и отправлять фальшивые счета. Примером этого является история о женщине из Орегона, которая присвоила миллионы долларов у своей компании за почти 15 лет.

Счета за товары, которых не существует

В подобном ключе мошенники могут сотрудничать с сотрудниками, чтобы создать запросы на платежи за товары/услуги, которые компания не получила, и затем присваивать себе обработанные платежи. Так произошло с бывшим сотрудником Honda в Огайо, который обманул компанию на 750 000 долларов.

Начисление за ничего

Иногда поставщик намеренно добавляет новые позиции, чтобы завысить сумму, подлежащую оплате. Когда процесс AP управляется вручную и испытывает всплеск объема счетов, эти неправильно добавленные позиции могут остаться незамеченными. И это приводит к тому, что компания переплачивает.

Иногда несколько платежей поставщикам обрабатываются на основании одного и того же счета, что может произойти, когда в системе имеется более двух копий одного и того же счета, и член команды AP (неосознанно) инициирует платеж за все копии. Это может произойти по разным причинам, от простой ошибки до злонамеренного умысла. Независимо от причины, это может иметь негативное влияние на компанию.

Борьба с мошенничеством с помощью автоматизации

К сожалению, наблюдается тревожная тенденция – быстрое появление новых способов обмана отделов AP. К счастью, благодаря достижениям в области технологий, основанных на ИИ, стало возможным для компаний разработать стратегии предотвращения и смягчения рисков. Автоматизация и ИИ/МЛ могут решить проблему мошенничества с помощью нескольких ключевых функций. Это включает в себя:

Автоматизация рабочего процесса утверждения

Автоматизация обеспечивает соблюдение требований, оставляя цифровой след действий, выполненных на каждом этапе. Автоматические утверждения сокращают время, затраченное на ручные процессы утверждения. Обучение и повышение осведомленности могут помочь предотвратить любые злонамеренные намерения.

Автоматизация проверки счетов с помощью ИИ

Сопоставление ключевых документов, сгенерированных на различных этапах закупок, необходимо для разработки необходимой защиты от мошенничества с учетом платежей. Это включает в себя сопоставление информации о позициях счета с деталями заказа на покупку, проверку квитанций, чтобы убедиться, что товары и услуги были доставлены, и часто предполагает сканирование других коммуникаций с поставщиком. Это может занять дни, если делать это вручную, но с помощью развертывания автоматизации на основе ИИ весь цикл согласования может произойти за минуты.

Мониторинг и отслеживание намерений сотрудников

Внутренние сотрудники, которые совершают мошенничество с AP, обычно работают в одиночку или в небольших группах после получения стратегической информации об операциях. Использование технологических систем, которые могут отслеживать и контролировать взаимодействие сотрудников в режиме реального времени, может предотвратить злонамеренное поведение и намерения благодаря возможностям, таким как обнаружение аномалий. Обучение сотрудников в этой области также важно для повышения осведомленности. Создание программы лояльности также может помочь определить курс действий, направленных на этические действия.

Принудительное соблюдение цифровыми решениями

Организации могут снизить мошенничество с AP, оцифровав весь рабочий процесс обработки счетов. Оцифровка согласовывает действия с временными метками, которые можно использовать для проведения аудита системы. Такие системы можно разработать для генерации автоматических отчетов – где деятельность сотрудников может быть контролируема, и последующие области для улучшения могут быть выявлены. Кроме того, оповещения в режиме реального времени предоставляют администраторам всесторонний обзор операций процесса.

Создание возможности сопоставления поставщиков

Все чаще становится важным обнаруживать счета, сгенерированные фальшивыми компаниями, на ранних стадиях, до того, как будет нанесен ущерб. Обнаружение можно выполнить с помощью технологии нечеткого сопоставления, при которой система сканирует несколько репозиториев, просматривает существующую базу данных поставщиков и проверяет различные документы, чтобы обнаружить фальшивки.

Современные решения древней проблемы

В отношении мошенничества, где есть воля, есть путь. Внутренние и внешние лица, намеренные украсть у вас, будут продолжать придумывать новые способы сделать это. Но компании могут найти утешение в том, что МЛ и автоматизация способны решить проблему мошенничества. Добавление этих технологий в ваш отдел AP поможет обнаружить и предотвратить мошенничество. Команда AP может переключиться на менее рутинные и более бизнес-ориентированные задачи, и ваша организация сэкономит деньги и хлопоты.