ИИ и автоматизация: оружие в борьбе с мошенничеством в бухгалтерском учете

Ахил Сахай, главный директор по продукту, Kanverse

Мошенничество обходится предприятиям примерно в 5% годового дохода, отметила Ассоциация сертифицированных экспертов по мошенничеству (ACFE) в недавнем отчете. Мошенники видят в бухгалтерском учете долларовые знаки, поскольку в этом бизнес-функции обычно отсутствуют эффективные меры контроля для предотвращения атак. Поскольку эта функция обрабатывает платежи, она открыта для нацеливания со стороны злоумышленников.

Мошенничество в бухгалтерском учете обычно происходит в нескольких типичных формах, которые мы рассмотрим ниже. Хорошая новость заключается в том, что существуют шаги, которые организации могут предпринять, чтобы снизить риск этих событий.

Поставщики, которых не существует

Большинство предприятий ведут бизнес с постоянным составом поставщиков и поставщиков. Они совершают регулярные покупки, и платежи часто предварительно одобряются без тщательного осмотра и проверки. Но фальшивые компании могут имитировать реальных поставщиков и отправлять фальшивые счета-фактуры, и такое фальшивое выставление счетов может быть трудно обнаружить. Это также дорого – оно может стоить 100 000 долларов за каждый случай, согласно АС.

Угрозы такого рода также могут исходить изнутри. Возможно, что сотрудник создаст фальшивых поставщиков и отправит фальшивые счета-фактуры. Примером этого является история о женщине из Орегона, которая присвоила миллионы долларов у своей компании за почти 15 лет.

Счета за товары, которых не существует

В подобном ключе мошенники могут сотрудничать с сотрудниками для создания запросов на платежи за товары и услуги, которые компания не получила, и затем сохранить обработанный платеж для себя. Это произошло с бывшим сотрудником Honda в Огайо, который обманул компанию на 750 000 долларов.

Оплата за ничего

Иногда поставщик намеренно добавляет новые позиции в счет, чтобы увеличить сумму, подлежащую оплате. Когда процесс бухгалтерского учета управляется вручную и испытывает всплеск объема счетов-фактур, эти неправильно добавленные позиции могут остаться незамеченными. И это приводит к тому, что компания переплачивает.

Иногда несколько платежей поставщикам обрабатываются на основании одного и того же счета-фактуры, что может произойти, когда внутри системы имеется более двух копий одного и того же счета-фактуры, и член команды бухгалтерского учета (неумышленно) инициирует платеж за все копии. Это может произойти по различным причинам, от простой ошибки до злонамеренного умысла. Независимо от причины, это может иметь негативное влияние на компанию.

Борьба с мошенничеством с помощью автоматизации

Неблагоприятная тенденция заключается в быстром появлении новых способов обмана бухгалтерского учета. К счастью, благодаря достижениям в области технологий, основанных на ИИ, стало возможным для компаний разработать стратегии предотвращения и смягчения рисков. Автоматизация и ИИ/МЛ могут решить проблему мошенничества с помощью нескольких ключевых функций. Это включает в себя:

Автоматизацию рабочего процесса утверждения

Автоматизация обеспечивает соблюдение требований, оставляя цифровой след действий, выполненных на каждом этапе. Автоматические утверждения сокращают время, необходимое для ручных процессов утверждения. Обучение и повышение осведомленности могут помочь предотвратить любые злонамеренные намерения.

Автоматизацию проверки счетов-фактур с помощью ИИ

Сопоставление ключевых документов, сгенерированных на этапах закупок, необходимо для разработки необходимой защиты против мошенничества в бухгалтерском учете. Это включает в себя сопоставление информации о позициях в счете-фактуре с деталями заказа на покупку, проверку квитанций, чтобы убедиться, что товары и услуги были поставлены, и часто включает в себя сканирование других коммуникаций с поставщиком. Это может занять дни, когда это делается вручную, но с помощью развертывания автоматизации на основе ИИ весь цикл согласования может произойти за несколько минут.

Мониторинг и отслеживание намерений сотрудников

Сотрудники, которые совершают мошенничество в бухгалтерском учете, как правило, работают в одиночку или в небольших группах после получения стратегической информации об операциях. Использование технологических систем, которые могут отслеживать и контролировать взаимодействие сотрудников в режиме реального времени, может предотвратить злонамеренное поведение и намерения благодаря возможностям, таким как обнаружение аномалий. Обучение сотрудников в этой области также важно для повышения осведомленности. Создание программы лояльности также может помочь определить курс действий, направленных на этичное поведение.

Принудительное соблюдение требований с помощью цифровых решений

Организации могут снизить риск мошенничества в бухгалтерском учете, оцифровывая весь рабочий процесс обработки счетов-фактур. Оцифровка согласовывает действия с временными метками, которые могут быть использованы позже для проведения аудита системы. Такие системы могут быть разработаны для генерации автоматических отчетов – где деятельность сотрудников может быть контролируема, и могут быть выявлены области для улучшения. Кроме того, оповещения в режиме реального времени предоставляют администраторам комплексные сведения о процессах.

Создание возможности сопоставления поставщиков

Все более важно обнаруживать счета-фактуры, сгенерированные фальшивыми компаниями, на ранних стадиях, до того, как будет нанесен ущерб. Обнаружение может быть выполнено с помощью технологии нечеткого сопоставления, при которой система сканирует несколько репозиториев, просматривает существующую базу данных поставщиков и проверяет различные документы, чтобы обнаружить фальшивки.

Современные решения древней проблемы

В отношении мошенничества, где есть воля, есть путь. Сотрудники и посторонние лица, намеренные украсть у вас, будут продолжать придумывать новые способы сделать это. Но компании могут вздохнуть с облегчением, зная, что ИИ и автоматизация способны на выявление и предотвращение мошенничества. Добавление этих технологий в ваш бухгалтерский учет поможет обнаружить и предотвратить мошенничество. Команда бухгалтерского учета может переключиться на менее рутинные и более бизнес-ориентированные задачи, и ваша организация сэкономит деньги и хлопоты.