ИИ и автоматизация: оружие в борьбе с мошенничеством с точками доступа

Акил Сахай, директор по продукту, Kanverse

Мошенничество обходится предприятиям примерно в 5% годовой выручки, Ассоциация сертифицированных экспертов по мошенничеству (ACFE) отмечается в недавнем отчете. Мошенники смотрят на отдел счетов к оплате (AP) и видят знаки доллара, потому что там, как правило, плохой контроль для предотвращения атак. Поскольку эта бизнес-функция обрабатывает платежи, она широко открыта для злоумышленников.

Мошенничество с использованием AP можно разделить на несколько типичных моделей, которые мы рассмотрим ниже. Хорошая новость заключается в том, что есть шаги, которые организации могут предпринять, чтобы снизить риск возникновения подобных ситуаций.

Продавцы, которых нет

Большинство предприятий ведут бизнес со стабильным набором поставщиков и продавцов. Они совершают рутинные покупки, и платежи часто предварительно утверждаются без особой проверки и проверки. Но фальшивые компании могут имитировать реальных поставщиков и отправлять фальшивые счета, и такие фальшивые счета трудно обнаружить. Это также дорого — по данным AC, это может стоить 100,000 XNUMX долларов за экземпляр.

Угрозы такого рода могут исходить и изнутри. Сотрудник может создавать поддельных поставщиков и отправлять поддельные счета. Примером этого является женщина из Орегона, которая присвоила миллионы долларов из своей компании в течение почти 15 лет.

Счета за несуществующие товары

Аналогичным образом мошенники могут сотрудничать с сотрудниками для создания платежных запросов на товары/услуги, которые компания не получала, а затем оставлять себе обработанный платеж. Именно это произошло с одним бывшим сотрудником Honda в Огайо. который обманул компанию на 750,000 XNUMX долларов.

Зарядка ни за что

Иногда поставщик намеренно добавляет новые позиции, чтобы увеличить сумму задолженности. Когда процесс AP управляется вручную и испытывает резкий рост объема счетов, эти ошибочно добавленные позиции могут остаться незамеченными. И это приводит к тому, что компания получает завышенный счет.

Иногда платежи нескольких поставщиков обрабатываются на основе одного и того же счета, что может произойти, когда в системе имеется более двух копий одного и того же счета, и член команды AP (непреднамеренно) инициирует оплату всех копий. Это может произойти по разным причинам, начиная от простой ошибки и заканчивая злым умыслом. Независимо от причины, это может иметь негативное влияние на компанию.

Борьба с мошенничеством с помощью автоматизации

Неблагоприятной тенденцией является быстрое появление новых способов мошенничества в отделах AP. К счастью, благодаря достижениям в технологиях на основе искусственного интеллекта у компаний появилась возможность разрабатывать превентивные стратегии и снижать риски. Автоматизация и AI/ML могут бороться с мошенничеством с помощью нескольких ключевых функций. К ним относятся:

Автоматизация рабочего процесса утверждения

Автоматизация обеспечивает соответствие, оставляя цифровой след действий, выполненных на каждом этапе. Автоматизированные утверждения сокращают трудоемкие ручные процессы утверждения. Обучение и повышение осведомленности могут помочь предотвратить любое злонамеренное намерение.

Автоматизация проверки счетов на основе ИИ

Сопоставление ключевых документов, созданных на этапах закупок, необходимо для обеспечения необходимой защиты от мошенничества с кредиторской задолженностью. Он включает в себя сопоставление информации о позиции счета-фактуры с деталями заказа на покупку, проверку квитанций, чтобы убедиться, что товары и услуги были доставлены, и часто включает сканирование других сообщений с поставщиком. Если это делается вручную, это может занять несколько дней, но с развертыванием автоматизации на основе ИИ весь цикл согласования может произойти за считанные минуты.

Мониторинг и отслеживание злонамеренных действий сотрудников

Инсайдеры, которые совершают мошенничество с AP, как правило, работают в одиночку или в небольших группах после получения стратегической информации об операциях. Использование технологических систем, которые могут отслеживать и контролировать действия сотрудников в режиме реального времени, может предотвратить злонамеренное поведение и намерения благодаря таким возможностям, как обнаружение аномалий. Обучение сотрудников в этой области также важно для повышения осведомленности. Создание программы лояльности также может помочь наметить курс на этические действия.

Обеспечение соответствия цифровым решениям

Организации могут уменьшить мошенничество с AP, оцифровав весь рабочий процесс обработки счетов. Оцифровка калибрует действия с отметками времени, которые впоследствии можно использовать для проведения системных аудитов. Такие системы могут быть разработаны для создания автоматических отчетов, в которых можно отслеживать действия сотрудников и определять области для дальнейших улучшений. Кроме того, оповещения в режиме реального времени предоставляют администраторам целостную информацию об операциях процессов.

Возможность сопоставления поставщиков зданий

Все более важно обнаруживать счета-фактуры, созданные поддельными компаниями, на начальных этапах, до того, как будет нанесен ущерб. Обнаружение может быть выполнено с помощью технологии нечеткого сопоставления, при которой система сканирует несколько репозиториев, просматривает существующую базу данных поставщиков и проверяет различные документы для выявления подделок.

Современное решение извечной проблемы

С точки зрения мошенничества, где есть воля, есть способ. Инсайдеры и посторонние, намеревающиеся украсть у вас, будут продолжать придумывать новые способы сделать это. Но компании могут успокоиться, зная, что машинное обучение и автоматизация справятся с задачей искоренения мошенничества. Добавление этих технологий в ваш отдел AP поможет в обнаружении и предотвращении мошенничества. Команда AP может переключиться на менее обыденные и более ориентированные на бизнес задачи, а ваша организация сэкономит деньги и нервы.