Pratima Arora, Diretora de Produto e Tecnologia da Smartsheet – Série de Entrevistas

Pratima Arora, Diretora de Produto e Tecnologia da Smartsheet, é uma executiva de produto e tecnologia experiente com um histórico de liderar plataformas de alto crescimento e escalonar equipes globais. Em seu papel atual, ela supervisiona gerenciamento de produto, marketing, experiência do usuário, preços e parcerias estratégicas, ajudando a impulsionar a evolução da plataforma de gerenciamento de trabalho da Smartsheet impulsionada por IA. Anteriormente, ela atuou como Diretora de Produto e Tecnologia da Chainalysis, onde liderou engenharia, ciência de dados e estratégia de produto, enquanto expandia significativamente a organização e acelerava o crescimento de receita. Seus papéis de liderança anteriores incluem a liderança do negócio Confluence na Atlassian (TEAM ) e a impulsionamento da inovação de produtos impulsionada por IA na Salesforce (CRM ), construindo uma reputação por entregar soluções escaláveis e centradas no cliente em software empresarial.

Smartsheet é uma plataforma de gerenciamento de trabalho empresarial impulsionada por IA projetada para ajudar as organizações a planejar, acompanhar, automatizar e relatar o trabalho em escala. A plataforma permite que as equipes otimizem os fluxos de trabalho, colaborem em tempo real e obtenham insights ação através de ferramentas automatizadas e baseadas em dados, suportando uma ampla gama de casos de uso, desde gerenciamento de projetos até operações empresariais. Com sede em Bellevue, Washington, a Smartsheet atende a milhões de usuários em todo o mundo, incluindo uma grande parcela das empresas da Fortune 500, posicionando-se como um jogador-chave no espaço de gerenciamento de trabalho colaborativo em evolução.

Você entrou na Smartsheet em 2025, após liderar o produto e a tecnologia da Chainalysis e ocupar cargos de liderança sênior na Atlassian e na Salesforce. Agora que seu papel foi expandido para Diretor de Produto e Tecnologia, como você está trazendo essa experiência transversal para o próximo capítulo da Smartsheet?

Eu sou um líder de SaaS B2B há mais de 20 anos e vi ondas importantes de inovação – da internet, para nuvem, móvel e social. A IA é uma transformação muito maior, tanto em escala quanto em velocidade, e meu foco está em ajudar a Smartsheet a navegar essa mudança e transformá-la em uma vantagem real para nossos clientes.

Exteriormente, isso significa acelerar a forma como incorporamos a IA na experiência do produto – ajudando as equipes a trabalhar mais rápido, tomar melhores decisões e impulsionar resultados em uma escala que não era possível antes.

Mas a IA também está mudando a forma como construímos. O produto e a tecnologia estão convergindo, e as linhas entre as funções estão se tornando borrosas. Os designers estão se aproximando do código, os engenheiros estão contribuindo para a definição do produto, e as equipes estão se tornando construtoras mais práticas. Uma grande parte do meu foco interno está em trazer essa mentalidade de construtor para a forma como operamos, com uma abordagem de desenvolvimento baseada em IA e fazendo isso com ritmo. Isso nos permite nos mover mais rápido como uma equipe unificada e traduzir a inovação em resultados significativos para nossos clientes.

A Smartsheet tem se posicionado em torno da ideia de gerenciamento de trabalho. Como você define esse conceito hoje, e o que o separa da onda mais ampla de recursos de IA sendo adicionados em todo o software empresarial?

O gerenciamento de trabalho é onde as pessoas, processos e dados se encontram – com a IA como a camada de execução que transforma planos em resultados.

A análise de 1,4 milhão de projetos empresariais ativos na plataforma Smartsheet revela um desequilíbrio crítico: a intensidade da automação por conta empresarial aumentou 55% ano a ano, e a atividade geral aumentou 46%. O trabalho está sendo iniciado a um ritmo que teria sido inimaginável três anos atrás. Mas concluir o trabalho – coordenar entre equipes, manter alinhamento à medida que as prioridades mudam, tomar decisões que mantêm a execução no trilho – é onde a maioria das organizações está afundando. O dia de trabalho está ficando mais denso, e as organizações que sentem isso primeiro são aquelas onde prioridades, propriedade e direitos de decisão ainda vivem na cabeça das pessoas em vez de no sistema.

Onde muitas abordagens falham é que a IA é aplicada em cima dos fluxos de trabalho em vez de ser incorporada a eles. Ela pode ajudar com tarefas individuais, mas não pode orquestrar resultados em toda a empresa.

Nossa abordagem é diferente. Fundamentamos a IA em dados empresariais e a integramos diretamente nos fluxos de trabalho, para que possa operar com contexto real – as relações entre projetos, a intenção por trás do plano e o julgamento codificado em como o trabalho foi estruturado. É isso que permite que a IA orquestre a execução, não apenas ajude com uma tarefa, e, em última análise, impulsiona um impacto comercial significativo.

Em sua visão de produto para o futuro da Smartsheet, em 18 de novembro de 2025, você descreveu uma plataforma que reúne pessoas, dados e IA de uma forma mais unificada. O que você sentiu que faltava nos ferramentas de gerenciamento de trabalho existentes que o levou nessa direção?

Vimos uma lacuna persistente entre planejamento e execução, especialmente no nível empresarial. As equipes estavam trabalhando em vários sistemas desconexos, o que tornava difícil manter o alinhamento ou obter uma visão clara e em tempo real do progresso.

Muitas ferramentas estavam resolvendo partes do problema – planejamento, fluxos de trabalho ou colaboração – mas permaneciam desconexas. Cada uma estava resolvendo um problema dentro de seu próprio conjunto ou sistema, mas não em toda a empresa. A fragmentação se torna uma barreira real quando você está operando em escala. É aí que a Smartsheet brilha.

Nosso foco tem sido reunir esses elementos em um sistema único e unificado, para que as equipes possam se manter alinhadas, adaptar-se rapidamente e executar mais eficazmente.

Uma das partes mais interessantes dessa visão foi a mudança em direção a sistemas de IA que podem entender o contexto em projetos, fluxos de trabalho e equipes. Quão importante é o contexto para tornar a IA empresarial genuinamente útil em vez de apenas impressionante em demonstrações?

A IA que entende o contexto é fundamentalmente diferente da IA que gera conteúdo. Modelos de fronteira geram. Sistemas de registro armazenam. Mas nenhum deles compreende como sua organização realmente funciona, as dependências, a intenção por trás do plano ou as decisões judiciais incorporadas em cada fluxo de trabalho. É essa a camada que a Smartsheet ocupa.

A Smartsheet compreende a forma operacional de seu negócio e coloca a IA para trabalhar dentro dele. Quando você fundamenta a IA nesse tipo de compreensão, ela muda de reativa para se tornar uma camada inteligente na execução. Não está apenas respondendo a prompts. Está operando com uma compreensão de como o negócio realmente funciona, e essa compreensão se acumula ao longo do tempo.

Cada plano, cada fluxo de trabalho, cada decisão capturada na Smartsheet se torna um ativo de inteligência que torna a IA mais útil nessa organização específica. O contexto, a intenção e o julgamento que suas equipes vêm construindo por anos – essas são as três coisas que a IA não pode gerar sozinha.

O Protocolo de Contexto do Modelo da Smartsheet sugere uma mudança de IA que simplesmente responde a perguntas para IA que pode interagir com dados de trabalho ao vivo. Do seu ponto de vista, o que torna isso um ponto de inflexão significativo para o software empresarial?

Essa é uma mudança de IA que informa o trabalho para IA que pode agir nele. Com o Servidor MCP da Smartsheet, as empresas não estão mais presas a uma ferramenta de IA única; o protocolo funciona com os modelos de IA já incorporados em seus fluxos de trabalho, seja Claude, Gemini, ChatGPT ou outros. As equipes agora podem se conectar diretamente a dados de trabalho ao vivo e operar dentro dos sistemas onde o trabalho realmente acontece, permitindo que elas movam além do bate-papo para a execução. À medida que o ecossistema MCP se expande, estenderemos o suporte a modelos principais adicionais, garantindo que a Smartsheet permaneça compatível com qualquer solução de IA que as equipes escolham. Quando a IA tem acesso a dados em tempo real em projetos e fluxos de trabalho, ela pode detectar riscos mais cedo, apoiar uma melhor tomada de decisões e tomar ações, como criar tarefas ou atualizar o trabalho.

O sinal inicial é claro. Nos primeiros 30 dias após o lançamento, milhares de usuários da Smartsheet concluíram 1,76 milhão de ações por meio do Conector MCP da Smartsheet para Claude. E uma parcela significativa dessas interações não foi sobre recuperar informações – elas estavam avançando no trabalho. Criando tarefas. Atualizando planos. Agindo com contexto.

É isso que torna isso um ponto de inflexão. A IA se torna incorporada aos fluxos de trabalho existentes que as pessoas já usam, permitindo que as organizações mudem de ganhos de produtividade individuais para execução coordenada em escala. As empresas cuja fundação operacional já vive na Smartsheet estão compreendendo essa vantagem agora. Por exemplo, as equipes estão transformando notas de reunião em tarefas automaticamente, com o modelo até inferindo a quem a tarefa deve ser atribuída com base no contexto da conversa, para que as decisões tomadas em uma sala se tornem trabalho rastreado na Smartsheet sem uma única entrada manual. Essa é a coordenação em escala – não porque as pessoas trabalharam mais duro, mas porque o sistema finalmente acompanhou.

Quando a IA está conectada a sistemas operacionais e fluxos de trabalho de negócios ao vivo, a confiança se torna crítica. Como você está pensando sobre segurança, governança e auditoria à medida que a IA se torna mais orientada para ação dentro da empresa?

Confiança, segurança e governança são essenciais para qualquer adoção empresarial real. À medida que a IA se torna mais orientada para ação, a confiança não é opcional – é fundamental. Para nós, isso começa com garantir que a IA adira ao mesmo modelo de governança que tudo o mais na plataforma. Ela segue permissões existentes, para que possa acessar e agir apenas nos dados aos quais é explicitamente permitida. Seus dados permanecem seus dados.

Da mesma forma importante é a visibilidade. As organizações precisam entender como a IA está interagindo com seus sistemas, quais ações estão sendo tomadas, por quem e em que contexto. É por isso que a auditoria é incorporada: cada ação, seja iniciada por uma pessoa ou pela IA, pode ser rastreada e revisada. Também somos cuidadosos sobre onde a autonomia faz sentido. Para ações de maior impacto, construímos controles de loop humano, para que as equipes possam revisar e aprovar antes que algo significativo aconteça.

O objetivo é dar às organizações a confiança para deixar a IA avançar no trabalho, enquanto ainda mantém o controle, a transparência e a responsabilidade que elas esperam em escala empresarial.

A Smartsheet também enfatizou a arquitetura aberta, incluindo o suporte a ecossistemas de IA externos. Por que você acredita que a abertura e a interoperabilidade importarão tanto na próxima fase da adoção de IA empresarial?

O trabalho empresarial não vive em um único sistema. Está espalhado por ferramentas, equipes e fontes de dados. Se a IA não puder se conectar a esse ambiente, ela permanece limitada. Pode gerar respostas, mas não pode realmente ajudar a impulsionar a execução.

É por isso que a abertura importa. Ela permite que a IA se conecte a dados ao vivo em sistemas e opere com o contexto completo de como o trabalho realmente acontece. Com o MCP, as empresas podem aplicar seus padrões corporativos de IA e governança ao trabalho na Smartsheet, em vez de adotar novas ferramentas ou trabalhar em silos.

Essa é a mudança. Quando a IA pode trabalhar em sistemas, ela muda de interações isoladas para apoiar realmente como a organização funciona. É aí que você começa a ver um impacto real em escala.

Sua visão de produto também introduziu ideias como Assistente Inteligente, Agentes Inteligentes, Fluxos Inteligentes e uma camada de gráfico de conhecimento. Qual dessas capacidades você acredita que tem o potencial de mudar como as equipes realmente trabalham no dia a dia?

É menos sobre qualquer uma delas em isolamento, pois elas são apenas diferentes maneiras pelas quais as pessoas interagem com o sistema.

O verdadeiro poder reside na inteligência abaixo, alimentada por nossa camada de dados e pelo Gráfico de Conhecimento da Smartsheet. É isso que dá ao sistema contexto em projetos, fluxos de trabalho e equipes, e permite que ele entenda como o trabalho realmente se conecta. Esse contexto é o que torna tudo funcionar. O Gráfico de Conhecimento da Smartsheet já mapeia relacionamentos em todo o trabalho em uma escala significativa, com mais de 100 milhões de nós. Isso nos permite adicionar contexto, desde práticas recomendadas da indústria até dados organizacionais, de equipe e individuais, para que o sistema possa fornecer insights muito mais relevantes do que um modelo autônomo.

A partir daí, ele se manifesta de diferentes maneiras. Às vezes é um assistente ajudando alguém a entender o status do projeto ou a detectar riscos. Às vezes é um agente tomando ação, como criar cronogramas ou atualizar o trabalho. Às vezes é a coordenação de fluxos de trabalho entre sistemas.

Mas todos eles são fundamentados na mesma fundação operacional – o contexto acumulado, a intenção e o julgamento de como o trabalho foi feito. É isso que realmente muda o trabalho diário, não um recurso único, mas um sistema que compreende sua organização.

Muitas empresas ainda estão lutando para medir se a IA está entregando valor comercial real. Como os líderes devem pensar sobre o ROI quando o objetivo não é apenas saídas mais rápidas, mas também melhores decisões, execução mais forte e menos resistência operacional?

Muitas organizações começam medindo a adoção da IA, como o número de pessoas que usam a interface diariamente. Esse é um sinal útil, mas não é a imagem completa. O valor real aparece na execução, e é aí que muitas equipes ainda estão tentando acompanhar.

Na maioria das empresas, o desafio não é gerar saídas. É coordenar o trabalho, manter o alinhamento entre equipes e tomar decisões com o contexto correto. Se essas coisas não melhoram, saídas mais rápidas não se traduzem necessariamente em melhores resultados comerciais.

Quando a IA está conectada ao sistema de trabalho, é aí que você começa a ver um tipo diferente de impacto. Ela pode ajudar a detectar gargalos mais cedo, melhorar a visibilidade do que está realmente acontecendo e impulsionar maneiras mais consistentes de trabalhar entre equipes.

Então, o ROI não é apenas sobre velocidade. É sobre quão eficazmente uma organização executa em escala, com mais clareza, responsabilidade e previsibilidade. É isso que se traduz em valor comercial mensurável.

Olhando para o futuro, como você vê o papel dos líderes de produto mudando à medida que a IA se torna uma camada central nas plataformas empresariais? Construir para um futuro nativo em IA exige uma mentalidade fundamentalmente diferente do que a liderança de produto de software tradicional?

Há quatro coisas em que estou pensando aqui.

Os líderes de produto precisam abraçar a IA com curiosidade intelectual e uma mentalidade de crescimento. O campo está mudando rapidamente, então a capacidade de aprender e se adaptar é crítica.

Em segundo lugar, o pensamento de primeira ordem e a plataforma se tornam ainda mais importantes. Obter os elementos fundamentais certos, especialmente em torno de dados e governança, permite que as equipes experimentem rapidamente e com segurança.

Terceiro, o foco no cliente é igualmente importante. Há muito barulho no mercado agora, e nem tudo que está sendo rotulado como IA ou agentes está entregando valor real. Os líderes precisam permanecer aterrados em resolver problemas reais em vez de perseguir algo novo por si só.

E, finalmente, há uma mudança real em como as equipes constroem. As linhas entre as funções estão se tornando borrosas, e mais pessoas estão se tornando construtoras. Os líderes de produto que se inclinam para isso e realmente se envolvem com a tecnologia terão sucesso.

Obrigado pela grande entrevista, leitores que desejam aprender mais devem visitar Smartsheet.