Pratima Arora, Diretora de Produto e Tecnologia da Smartsheet – Série de Entrevistas

Pratima Arora, Diretora de Produto e Tecnologia da Smartsheet, é uma executiva experiente em produto e tecnologia com um histórico de liderar plataformas de alto crescimento e equipes globais. Em seu papel atual, ela supervisiona gerenciamento de produto, marketing, experiência do usuário, preços e parcerias estratégicas, ajudando a impulsionar a evolução da plataforma de gerenciamento de trabalho da Smartsheet impulsionada por IA. Anteriormente, ela atuou como Diretora de Produto e Tecnologia da Chainalysis, onde liderou engenharia, ciência de dados e estratégia de produto, enquanto expandia significativamente a organização e acelerava o crescimento de receita. Seus papéis de liderança anteriores incluem a gestão do negócio Confluence na Atlassian e a inovação de produtos impulsionados por IA na Salesforce, construindo uma reputação por entregar soluções escaláveis e centradas no cliente em software empresarial.

Smartsheet é uma plataforma de gerenciamento de trabalho empresarial impulsionada por IA projetada para ajudar as organizações a planejar, rastrear, automatizar e relatar o trabalho em escala. A plataforma permite que as equipes otimizem os fluxos de trabalho, colaborem em tempo real e obtenham insights ação através de ferramentas automatizadas e impulsionadas por dados, suportando uma ampla gama de casos de uso, desde gerenciamento de projetos até operações empresariais. Com sede em Bellevue, Washington, a Smartsheet atende a milhões de usuários em todo o mundo, incluindo uma grande parcela das empresas da Fortune 500, posicionando-se como um jogador-chave no espaço de gerenciamento de trabalho colaborativo em evolução.

Você entrou na Smartsheet em 2025, após liderar o produto e a tecnologia na Chainalysis e ocupar papéis de liderança sênior na Atlassian e na Salesforce. Agora que seu papel se expandiu para Diretor de Produto e Tecnologia, como você está trazendo essa experiência transversal para o próximo capítulo da Smartsheet?

Eu sou um líder de SaaS B2B há mais de 20 anos e vi ondas principais de inovação – da internet, para a nuvem, móvel e social. A IA é uma transformação muito maior, tanto em escala quanto em velocidade, e meu foco é ajudar a Smartsheet a navegar essa mudança e transformá-la em uma vantagem real para nossos clientes.

Exteriormente, isso significa acelerar como incorporamos a IA na experiência do produto – ajudando as equipes a trabalhar mais rápido, tomar melhores decisões e impulsionar resultados em uma escala que não era possível antes.

Mas a IA também está mudando como construímos. O produto e a tecnologia estão convergindo, e as linhas entre funções estão se tornando borrosas. Os designers estão se aproximando do código, os engenheiros estão contribuindo para a definição do produto e as equipes estão se tornando construtoras mais práticas. Uma grande parte do meu foco interno é trazer essa mentalidade de construtor para como operamos, com uma abordagem de desenvolvimento de IA em primeiro lugar, e fazer isso com ritmo. Isso nos permite nos mover mais rápido como uma equipe unificada e traduzir a inovação em resultados significativos para nossos clientes.

A Smartsheet tem se posicionado em torno da ideia de gerenciamento de trabalho. Como você define esse conceito hoje e o que o separa da onda mais ampla de recursos de IA sendo adicionados em todo o software empresarial?

Gerenciamento de trabalho é onde as pessoas, processos e dados convergem – com a IA como a camada de execução que transforma planos em resultados.

A análise de 1,4 milhão de projetos empresariais ativos na plataforma Smartsheet revela um desequilíbrio crítico: a intensidade de automação por conta empresarial aumentou 55% ano a ano, e a atividade geral aumentou 46%. O trabalho está sendo iniciado a um ritmo que teria sido inimaginável três anos atrás. Mas terminar o trabalho – coordenar entre equipes, manter o alinhamento à medida que as prioridades mudam, fazer julgamentos que mantêm a execução no trilho – é onde a maioria das organizações está afundando. O dia de trabalho está ficando mais denso, e as organizações que sentem isso primeiro são aquelas onde prioridades, propriedade e direitos de decisão ainda vivem na cabeça das pessoas em vez de no sistema.

Onde muitas abordagens falham é que a IA é camada sobre os fluxos de trabalho, em vez de incorporada neles. Ela pode ajudar com tarefas individuais, mas não pode orquestrar resultados em toda a equipe ou empresa.

Nossa abordagem é diferente. Nós fundamentamos a IA em dados empresariais e a integramos diretamente nos fluxos de trabalho para que possa operar com contexto real – as relações entre projetos, a intenção por trás do plano e o julgamento codificado em como o trabalho foi estruturado. É isso que permite que a IA orquestre a execução, não apenas ajude com uma tarefa, e, em última análise, impulsiona um impacto comercial significativo.

Na sua visão de novembro de 2025 para o futuro da Smartsheet, você descreveu uma plataforma que reúne pessoas, dados e IA de uma maneira mais unificada. O que você sentiu que faltava nos ferramentas de gerenciamento de trabalho existentes que o impulsionou nessa direção?

Vimos uma lacuna persistente entre planejamento e execução, especialmente no nível empresarial. As equipes estavam trabalhando em vários sistemas desconexos, o que tornava difícil manter o alinhamento ou obter uma visão clara e em tempo real do progresso.

Muitas ferramentas estavam resolvendo partes do problema – planejamento, fluxos de trabalho ou colaboração – mas elas permanecem desconexas. Cada uma estava resolvendo um problema dentro de sua própria pilha ou sistema, mas não em toda a empresa. A fragmentação se torna uma barreira real quando você opera em escala. É onde a Smartsheet brilha.

Nosso foco tem sido trazer esses elementos juntos em um sistema único e unificado para que as equipes possam se manter alinhadas, adaptar-se rapidamente e executar mais eficazmente.

Uma das partes mais interessantes daquela visão foi a movimentação em direção a sistemas de IA que podem entender o contexto em projetos, fluxos de trabalho e equipes. Quão importante é o contexto para tornar a IA empresarial genuinamente útil e não apenas impressionante em demonstrações?

A IA que entende o contexto é fundamentalmente diferente da IA que gera conteúdo. Modelos de fronteira geram. Sistemas de registro armazenam. Mas nenhum deles compreende como a sua organização realmente funciona, as dependências, a intenção por trás do plano ou os julgamentos codificados em cada fluxo de trabalho. É essa a camada que a Smartsheet ocupa.

A Smartsheet compreende a forma operacional do seu negócio e coloca a IA para trabalhar dentro dele. Quando você fundamenta a IA nesse tipo de compreensão, ela muda de reativa para se tornar uma camada inteligente na execução. Ela não está apenas respondendo a prompts. Ela está operando com uma compreensão de como o negócio realmente funciona, e essa compreensão se acumula ao longo do tempo.

Cada plano, cada fluxo de trabalho, cada decisão capturada na Smartsheet se torna um ativo de inteligência que torna a IA mais útil nessa organização específica. O contexto, a intenção e o julgamento que as suas equipes vêm construindo por anos – essas são as três coisas que a IA não pode gerar sozinha.

O Protocolo de Contexto do Modelo do Servidor Smartsheet sugere uma mudança da IA que simplesmente responde a perguntas para a IA que pode interagir com dados de trabalho ao vivo. Na sua perspectiva, o que torna isso um ponto de inflexão significativo para o software empresarial?

Essa é uma mudança da IA que informa o trabalho para a IA que pode agir sobre ele. Com o Servidor MCP da Smartsheet, as empresas não estão mais presas a uma ferramenta de IA única; o protocolo funciona com os modelos de IA já incorporados nos fluxos de trabalho, seja Claude, Gemini, ChatGPT ou outros. As equipes podem agora se conectar diretamente a dados de trabalho ao vivo e operar dentro dos sistemas onde o trabalho realmente acontece, permitindo que elas ultrapassem o bate-papo e entrem na execução. À medida que o ecossistema MCP se expande, estenderemos o suporte a modelos líderes adicionais, garantindo que a Smartsheet permaneça compatível com qualquer solução de IA que as equipes escolham. Quando a IA tem acesso a dados em tempo real em projetos e fluxos de trabalho, ela pode surfacear riscos mais cedo, apoiar melhor a tomada de decisões e agir, como criar tarefas ou atualizar o trabalho.

O sinal inicial é claro. Nos primeiros 30 dias após o lançamento, milhares de usuários da Smartsheet concluíram 1,76 milhão de ações por meio do Conector MCP da Smartsheet para Claude. E uma parcela significativa dessas interações não foi sobre recuperar informações – elas estavam movendo o trabalho para frente. Criando tarefas. Atualizando planos. Agindo com contexto.

É isso que torna isso um ponto de inflexão. A IA se torna incorporada aos fluxos de trabalho existentes que as pessoas já usam, permitindo que as organizações mudem de ganhos de produtividade individuais para a execução coordenada em escala. As empresas cuja fundação operacional já vive na Smartsheet estão acumulando essa vantagem agora. Por exemplo, as equipes estão transformando notas de reunião em tarefas automaticamente, com o modelo até inferindo a quem a tarefa deve ser atribuída com base no contexto da conversa, para que as decisões tomadas na sala se tornem trabalho rastreado na Smartsheet sem uma única entrada manual. É essa a coordenação em escala – não porque as pessoas trabalharam mais duro, mas porque o sistema finalmente acompanhou.

Quando a IA está conectada a sistemas operacionais e fluxos de trabalho de negócios ao vivo, a confiança se torna crítica. Como você está pensando sobre segurança, governança e auditoria à medida que a IA se torna mais orientada para ação dentro da empresa?

Confiança, segurança e governança são essenciais para qualquer adoção empresarial real. À medida que a IA se torna mais orientada para a ação, a confiança não é opcional – é fundamental. Para nós, isso começa com garantir que a IA adira ao mesmo modelo de governança que tudo o mais na plataforma. Ela segue as permissões existentes, então ela só pode acessar e agir sobre os dados que ela está explicitamente autorizada a. Seus dados permanecem seus dados.

Da mesma forma importante é a visibilidade. As organizações precisam entender como a IA está interagindo com seus sistemas, quais ações estão sendo tomadas, por quem e em que contexto. É por isso que a auditoria é incorporada: cada ação, seja iniciada por uma pessoa ou IA, pode ser rastreada e revisada. Também somos cuidadosos sobre onde a autonomia faz sentido. Para ações de maior impacto, construímos controles de loop humano, para que as equipes possam revisar e aprovar antes que algo significativo aconteça.

O objetivo é dar às organizações a confiança para deixar a IA impulsionar o trabalho para frente, enquanto ainda mantém o controle, a transparência e a responsabilidade que elas esperam em escala empresarial.

A Smartsheet também enfatizou a arquitetura aberta, incluindo o suporte a ecossistemas de IA externos. Por que você acredita que a abertura e a interoperabilidade serão tão importantes na próxima fase da adoção de IA empresarial?

O trabalho empresarial não vive em um único sistema. Ele está espalhado por ferramentas, equipes e fontes de dados. Se a IA não pode se conectar a esse ambiente, ela permanece limitada. Ela pode gerar respostas, mas não pode realmente impulsionar a execução.

É por isso que a abertura importa. Ela permite que a IA se conecte a dados ao vivo em sistemas e opere com o contexto completo de como o trabalho realmente acontece. Com o MCP, as empresas podem aplicar seus padrões de IA corporativos e governança ao trabalho na Smartsheet, em vez de adotar novas ferramentas ou trabalhar em silos.

Essa é a mudança. Quando a IA pode trabalhar em sistemas, ela muda de interações isoladas para realmente apoiar como a organização funciona. É aí que você começa a ver um impacto real em escala.

Sua visão de produto também introduziu ideias como Smart Assist, Smart Agents, Smart Flows e uma camada de gráfico de conhecimento. Qual dessas capacidades você acredita que tem o maior potencial para mudar como as equipes realmente trabalham no dia a dia?

É menos sobre qualquer uma delas em isolamento, pois elas são apenas diferentes maneiras pelas quais as pessoas interagem com o sistema.

O verdadeiro poder reside na inteligência subjacente, impulsionada pela nossa camada de dados e pelo Gráfico de Conhecimento da Smartsheet. É isso que dá ao sistema contexto em projetos, fluxos de trabalho e equipes, e permite que ele entenda como o trabalho realmente se conecta. Esse contexto é o que torna tudo o mais funcionar. O Gráfico de Conhecimento da Smartsheet já mapeia relações em todo o trabalho em uma escala significativa, com mais de 100 milhões de nós. Isso permite que camadas de contexto, desde as melhores práticas da indústria até os dados organizacionais, de equipe e individuais, para que o sistema possa fornecer insights muito mais relevantes do que um modelo autônomo.

A partir daí, ele se manifesta de diferentes maneiras. Às vezes é um assistente ajudando alguém a entender o status do projeto ou a surfacear riscos. Às vezes é um agente tomando ação, como criar cronogramas ou atualizar o trabalho. Às vezes é a coordenação de fluxos de trabalho entre sistemas.

Mas todos eles são fundamentados na mesma fundação operacional – o contexto acumulado, a intenção e o julgamento de como o trabalho foi feito. É isso que realmente muda o trabalho diário, não um recurso único, mas um sistema que compreende a sua organização.

Muitas empresas ainda estão lutando para medir se a IA está entregando valor comercial real. Como os líderes devem pensar sobre o ROI quando o objetivo não é apenas saídas mais rápidas, mas também melhores decisões, execução mais forte e menos arrasto operacional?

Muitas organizações começam medindo a adoção da IA, como o número de pessoas que usam a interface do usuário diariamente. Isso é um sinal útil, mas não é a imagem completa. O valor real se manifesta na execução, e é aí que muitas equipes ainda estão tentando acompanhar.

Na maioria das empresas, o desafio não é gerar saídas. É coordenar o trabalho, manter o alinhamento entre equipes e tomar decisões com o contexto correto. Se essas coisas não melhoram, saídas mais rápidas não se traduzem necessariamente em melhores resultados comerciais.

Quando a IA está conectada ao sistema de trabalho, é aí que você começa a ver um tipo diferente de impacto. Ela pode ajudar a surfacear gargalos mais cedo, melhorar a visibilidade do que realmente está acontecendo e impulsionar maneiras mais consistentes de trabalhar em equipes.

Então, o ROI não é apenas sobre velocidade. É sobre quão eficazmente uma organização executa em escala, com mais clareza, responsabilidade e previsibilidade. É isso que se traduz em valor comercial mensurável.

Olhando para frente, como você vê o papel dos líderes de produto mudando à medida que a IA se torna uma camada central nas plataformas empresariais? Construir para um futuro nativo de IA exige uma mentalidade fundamentalmente diferente do que a liderança de produto de software tradicional?

Há quatro coisas que eu penso sobre isso.

Os líderes de produto precisam abraçar a IA com curiosidade intelectual e uma mentalidade de crescimento. O campo está mudando rapidamente, então a capacidade de aprender e se adaptar é crítica.

Em segundo lugar, a pensamento de princípios e plataforma se torna ainda mais importante. Obter os elementos fundamentais certos, especialmente em torno de dados e governança, permite que as equipes experimentem rapidamente e com segurança.

Terceiro, o foco no cliente é igualmente importante. Há muito barulho no mercado agora, e nem tudo rotulado como IA ou agentes está entregando valor real. Os líderes precisam permanecer aterrados em resolver problemas reais em vez de perseguir algo novo por si só.

E, finalmente, há uma mudança real em como as equipes constroem. As linhas entre funções estão se tornando borrosas, e mais pessoas estão se tornando construtoras. Os líderes de produto que se inclinam para isso e realmente se engajam com a tecnologia terão sucesso.

Obrigado pela grande entrevista, leitores que desejam aprender mais devem visitar Smartsheet.