Equilibrando a Integração de IA com Trabalhadores para Desempenho Ótimo

É uma história tão antiga quanto o tempo: tecnologias emergentes alimentando pânico e nostalgia. As pessoas pensavam que a televisão destruiria a literatura. Uma banda cantou que o vídeo matou a estrela do rádio. Hoje, as pessoas temem que a IA vá tirar os empregos humanos. Um estudo recente descobriu que a desconfiança dos trabalhadores em relação à IA é largamente devido ao fato de eles a verem como uma ameaça ao emprego. Essa desconfiança não é infundada para trabalhadores do conhecimento que se isolam da IA e de suas capacidades. A responsabilidade recai sobre os líderes para garantir que suas organizações integrem a IA no local de trabalho para otimizar o trabalho dos funcionários – e não para substituir os funcionários.

O trem da IA já partiu da estação, mas não é tarde para embarcar. Minha empresa, Jotform, vem usando a IA em seus processos há 4 anos. Aqui está como continuamos a integrar as últimas ferramentas de IA e automação para ajudar nossos funcionários a fazerem o seu melhor trabalho.

Encoraje o pensamento sistêmico

Você pode ter ouvido o termo “pensamento sistêmico”. O autor Peter Senge, em A Quinta Disciplina, oferece uma explicação detalhada do conceito. Isso significa ver as coisas no mundo e em nossas vidas como sistemas, e não como relações causais lineares isoladas. Pegue o corpo humano: não é uma coleção de partes, mas sim uma assembleia de sistemas. Seu sistema esquelético mantém pelo menos parte do seu corpo ereto, seu sistema muscular permite que você mova os olhos e role para baixo na tela do seu smartphone, seu sistema cardiovascular entrega oxigênio e nutrientes aos seus tecidos, etc.

Um dos meus princípios fundamentais para integrar a IA em nosso local de trabalho foi adotar uma mentalidade de pensamento sistêmico. Em vez de treinar os funcionários de forma piecemeal sobre as ferramentas de IA, encorajamos-nos a analisar seus fluxos de trabalho – os passos interconectados que compõem várias tarefas ao longo do dia de trabalho – e vê-los como sistemas. O objetivo é usar as ferramentas de IA para automatizar tantos passos desses fluxos de trabalho quanto possível. Um estudo recente da McKinsey descobriu que as empresas estão usando a IA em mais partes de seus negócios. Metade das empresas respondentes relatou que integraram a IA em duas ou mais funções de negócios, sendo as mais comuns marketing e vendas, produtos e serviços, e funções de TI. Todo negócio tem uma multidão de oportunidades de IA e automação. Como o fenômeno Baader-Meinhof, uma vez que você comece a procurar, você os encontrará em todos os lugares.

Esse tipo de pensamento requer uma mudança secundária de mentalidade. Em vez de se verem como contribuintes individuais, os funcionários devem se ver como gerentes – de seus sistemas e das ferramentas de IA e automação que fazem as rodas girarem. Como gerente, a primeira ordem de negócios é decidir sobre os objetivos do seu sistema: o que você deseja alcançar? Quais são seus KPIs? Por exemplo, talvez você esteja colocando um sistema em prática para enviar um boletim para seus assinantes uma vez por semana. Mapeie os passos, identifique oportunidades de IA e automação, e construa o sistema. Uma vez que seus sistemas estejam em vigor, as tarefas gerenciais são medir seu desempenho e continuar procurando maneiras de melhorar o sistema. Há até ferramentas que você pode implementar para monitorar automaticamente se todas as partes do sistema estão funcionando corretamente. Meu favorito pessoal é chamado Dead Man’s Snitch.

Ao adotar uma abordagem de pensamento sistêmico, os funcionários podem transformar seus papéis e ganhar agência sobre suas cargas de trabalho diárias.

Veja a IA como seu co-piloto criativo

À medida que os funcionários começam a ver seus fluxos de trabalho como sistemas interconectados e integram as ferramentas de IA para melhorar esses processos, é crucial que eles mudem sua perspectiva sobre a IA em si. A IA não é apenas uma ferramenta – é um parceiro colaborativo. Esse parceiro não apenas aumenta a produtividade, mas também facilita a inovação.

O professor da Wharton, Christian Terwiesch, desafiou o ChatGPT a criar ideias de negócios (produtos para o mercado de estudantes universitários) e comparou a saída do LLM com ideias geradas por estudantes. O resultado? A probabilidade média de compra de um produto do ChatGPT foi de 47%, em comparação com 40% para ideias humanas.

Embora isso não signifique que a IA seja mais criativa do que os humanos – o ChatGPT carece de contexto do mundo real, entre outras coisas, e depende dos humanos para criar os prompts – isso significa que pode ser um colaborador incrivelmente eficiente e de baixo custo para brainstorming de ideias.

Como o Professor Terwiesch comentou, “O pior caso é rejeitar todas as ideias e seguir com as suas próprias. Mas nossa pesquisa fala fortemente sobre o fato de que seu pool de ideias será melhorado”.

Mesmo que o ChatGPT gere ideias e soluções vencedoras, os humanos ainda são responsáveis por selecionar e aprimorá-las. Em resumo: não há razão para não usar a IA para melhorar o processo de geração de ideias.

Reserve tempo para economizar tempo

Um terceiro princípio fundamental para integrar a IA em seu local de trabalho para otimizar o desempenho é reservar tempo para economizar tempo. Adotar o pensamento sistêmico, identificar oportunidades de automação, pesquisar as ferramentas disponíveis e aprender a fazer a IA parte do seu processo criativo exige um investimento inicial de tempo. Isso exige construir algum tempo extra no dia de trabalho, o que os funcionários podem ser hesitantes em fazer – quem tem tempo? Os líderes podem destacar os benefícios de fazer esse tempo: você o recuperará com juros através de todas as tarefas que você automatiza.

Na Jotform, por exemplo, sempre tivemos que lutar contra o phishing. As pessoas usam nossos formulários online para SPAM e propósitos fraudulentos. No passado, nossa equipe de suporte dedicou esforços significativos para capturar esses esquemas manualmente. Mas nos últimos anos, desenvolvemos uma ferramenta de IA para que nossos funcionários de suporte possam redirecionar sua energia para problemas mais novos e sofisticados. Desenvolver as ferramentas exigiu um investimento de tempo. Nossos funcionários ainda monitoram o phishing manualmente. Mas a IA reduziu drasticamente a carga e os libertou para se concentrar em tarefas mais significativas.

Essa é a beleza das ferramentas de IA e automação – não para substituir as pessoas, mas para empoderá-las a descarregar tarefas manuais tediosas. Para nossos funcionários, isso tem sido motivação suficiente para convencê-los a adotar o pensamento sistêmico e se tornar gerentes de seu próprio macrocosmo de sistemas. Lembre-se: de acordo com um estudo, 65 por cento das organizações estão usando regularmente a IA geradora. Se você não estiver usando a IA para aumentar o desempenho dos seus funcionários, seus concorrentes o farão – e eu diria que isso é muito mais temível do que a IA em si.