Equilibrando a Integração de IA com Trabalhadores para Desempenho Ótimo

É uma história tão antiga quanto o tempo: tecnologias emergentes despertando pânico e nostalgia. As pessoas pensavam que a televisão destruiria a literatura. Uma banda cantou que o vídeo matou a estrela do rádio. Hoje, as pessoas temem que a IA vá tirar os empregos humanos. Um estudo recente descobriu que a desconfiança dos trabalhadores em relação à IA é largamente devido ao fato de eles a verem como uma ameaça ao emprego. Essa desconfiança não é infundada para trabalhadores do conhecimento que se isolam da IA e de suas capacidades. O ônus recai sobre os líderes para garantir que suas organizações integrem a IA no local de trabalho para otimizar o trabalho dos funcionários — e não para substituí-los.

O trem da IA já partiu da estação, mas não é tarde para embarcar. Minha empresa, Jotform, vem usando IA em seus processos há 4 anos. Aqui está como continuamos a integrar as últimas ferramentas de IA e automação para ajudar nossos funcionários a fazerem o seu melhor trabalho.

Encoraje a visão de sistemas

Você pode ter ouvido falar do termo “visão de sistemas”. O autor Peter Senge, em A Quinta Disciplina, oferece uma explicação detalhada do conceito. Isso significa ver as coisas no mundo e em nossas vidas como sistemas, e não como relações de causa e efeito isoladas e lineares. Pegue o corpo humano: ele não é uma coleção de partes, mas sim uma reunião de sistemas. Seu sistema esquelético mantém pelo menos parte do seu corpo ereto, seu sistema muscular permite que você mova os olhos e role a tela do seu smartphone, seu sistema cardiovascular entrega oxigênio e nutrientes aos seus tecidos, etc.

Um dos meus princípios fundamentais para integrar a IA em nosso local de trabalho é adotar uma mentalidade de visão de sistemas. Em vez de treinar os funcionários de forma piecemeal sobre as ferramentas de IA, encorajamos-nos a analisar seus fluxos de trabalho — os passos interconectados que compõem várias tarefas ao longo do dia de trabalho — e vê-los como sistemas. O objetivo é usar as ferramentas de IA para automatizar tantos passos desses fluxos de trabalho quanto possível. Um estudo recente da McKinsey descobriu que as empresas estão usando IA em mais partes de seus negócios. Metade das empresas respondentes relatou a integração de IA em duas ou mais funções de negócios, sendo as mais comuns marketing e vendas, produto e serviço, e funções de TI. Todo negócio tem uma multidão de oportunidades de IA e automação. Como o fenômeno Baader–Meinhof, uma vez que você comece a procurar, você as verá em todos os lugares.

Esse tipo de pensamento exige uma mudança secundária de mentalidade. Em vez de se verem como contribuintes individuais, os funcionários devem se ver como gerentes — de seus sistemas e das ferramentas de IA e automação que fazem as rodas girarem. Como gerente, a primeira ordem de negócios é decidir sobre os objetivos do seu sistema: o que você deseja alcançar? Quais são seus KPIs? Por exemplo, talvez você esteja colocando um sistema em prática para enviar um boletim para seus assinantes uma vez por semana. Mapeie os passos, identifique as oportunidades de IA e automação e construa o sistema. Uma vez que seus sistemas estejam em vigor, as tarefas gerenciais são medir o desempenho e continuar procurando maneiras de melhorar o sistema. Existem até ferramentas que você pode implementar para monitorar automaticamente se todas as partes do sistema estão funcionando corretamente. Meu favorito pessoal é chamado Dead Man’s Snitch.

Ao adotar uma abordagem de visão de sistemas, os funcionários podem transformar seus papéis e ganhar agência sobre suas cargas de trabalho diárias.

Veja a IA como seu co-piloto criativo

À medida que os funcionários começam a ver seus fluxos de trabalho como sistemas interconectados e integram as ferramentas de IA para aprimorar esses processos, é crucial que eles mudem sua perspectiva sobre a IA em si. A IA não é apenas uma ferramenta — é um parceiro colaborativo. Esse parceiro não apenas aumenta a produtividade, mas também facilita a inovação.

O professor da Wharton, Christian Terwiesch, desafiou o ChatGPT a criar ideias de negócios (produtos para o mercado de estudantes universitários) e comparou a saída do LLM com ideias geradas por estudantes. O resultado? A probabilidade média de compra de um produto do ChatGPT foi de 47%, em comparação com 40% para ideias humanas.

Embora isso não signifique que a IA seja mais criativa do que os humanos — o ChatGPT carece de contexto do mundo real, entre outras coisas, e depende dos humanos para criar os prompts —, isso significa que pode ser um colaborador incrivelmente eficiente e de baixo custo para gerar ideias.

Como o Professor Terwiesch comentou, “No pior dos casos, você rejeita todas as ideias e segue com as suas. Mas nossa pesquisa fala fortemente sobre o fato de que seu conjunto de ideias será melhorado.”

Mesmo que o ChatGPT gere ideias e soluções vencedoras, os humanos ainda são responsáveis por selecionar e aprimorar essas ideias. Em resumo: não há razão para não usar a IA para melhorar o processo de geração de ideias.

Reserve tempo para economizar tempo

Um terceiro princípio fundamental para integrar a IA em seu local de trabalho para otimizar o desempenho é reservar tempo para economizar tempo. Adotar a visão de sistemas, identificar oportunidades de automação, pesquisar as ferramentas disponíveis e aprender a fazer a IA parte do seu processo criativo exige um investimento inicial de tempo. Isso exige construir algum tempo extra no dia de trabalho, o que os funcionários podem ser hesitantes em fazer — quem tem tempo? Os líderes podem destacar os benefícios de fazer esse tempo: você o recuperará com folga por meio de todas as tarefas que automatiza.

Na Jotform, por exemplo, sempre tivemos que lutar contra o phishing. As pessoas usam nossos formulários online para SPAM e propósitos fraudulentos. No passado, nossa equipe de suporte dedicou esforços significativos para capturar esses esquemas manualmente. Mas nos últimos anos, desenvolvemos uma ferramenta de IA para que nossos funcionários de suporte possam redirecionar sua energia para problemas mais novos e sofisticados. Desenvolver as ferramentas exigiu um investimento de tempo. Nossos funcionários ainda monitoram o phishing manualmente. Mas a IA reduziu drasticamente a carga e os liberou para se concentrar em tarefas mais significativas.

Essa é a beleza das ferramentas de IA e automação — não para substituir as pessoas, mas para empoderá-las a descarregar tarefas tediosas e manuais. Para nossos funcionários, isso foi motivação suficiente para convencê-los a adotar a visão de sistemas e se tornar gerentes de seu próprio macrocosmo de sistemas. Lembre-se: de acordo com um estudo, 65 por cento das organizações estão usando regularmente a IA geradora. Se você não estiver usando a IA para impulsionar o desempenho de seus funcionários, seus concorrentes estarão — e eu diria que isso é muito mais temível do que a IA em si.