IA e Automação: Armas na Batalha Contra a Fraude no Departamento de Contas a Pagar

Por Akhil Sahai, diretor de produtos, Kanverse

A fraude custa às empresas cerca de 5% da receita anual, segundo um relatório recente da Associação de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE). Os fraudadores veem o departamento de Contas a Pagar (AP) como um alvo fácil, pois geralmente há controles fracos para prevenir ataques. Como essa função de negócios processa pagamentos, é um alvo aberto para ataques de atores mal-intencionados.

A fraude no AP se manifesta em alguns padrões típicos, que examinaremos abaixo. A boa notícia é que existem medidas que as organizações podem tomar para reduzir o risco de que esses eventos ocorram.

Fornecedores que não existem

A maioria das empresas faz negócios com um conjunto de fornecedores e vendedores. Eles realizam compras rotineiras e os pagamentos são frequentemente pré-aprovados sem muita inspeção e escrutínio. No entanto, empresas falsas podem imitar os fornecedores reais e enviar faturas falsas, e essa faturação falsa pode ser difícil de detectar. Além disso, é caro – pode custar $100.000 por ocorrência, de acordo com a AC.

Ameaças desse tipo também podem vir de dentro. É possível que um funcionário crie fornecedores falsos e envie faturas falsas. Um exemplo disso é o caso de uma mulher do Oregon que desviou milhões de dólares de sua empresa ao longo de quase 15 anos.

Contas de bens que não existem

De forma semelhante, os fraudadores podem colaborar com funcionários para criar solicitações de pagamento por bens/serviços que a empresa não recebeu e, em seguida, manter o pagamento processado para si mesmos. Foi o que aconteceu com um ex-funcionário da Honda em Ohio, que lesou a empresa em $750.000.

Cobrando por nada

Às vezes, um fornecedor adiciona intencionalmente novos itens à fatura para inflar o valor devido. Quando um processo de AP é conduzido manualmente e experimenta um aumento no volume de faturas, esses itens adicionados erroneamente podem passar despercebidos. E isso resulta na empresa sendo cobrada em excesso.

Às vezes, vários pagamentos de fornecedores são processados com base na mesma fatura, o que pode ocorrer quando há mais de duas cópias da mesma fatura flutuando no sistema e um membro da equipe de AP (inadvertidamente) inicia o pagamento para todas as cópias. Pode acontecer por vários motivos, variando de um simples erro a intenção maliciosa. Independentemente da causa, pode ter um impacto negativo na empresa.

Combate à fraude com automação

Uma tendência infeliz é o surgimento rápido de novas maneiras de enganar os departamentos de AP. Felizmente, com os avanços nas tecnologias alimentadas por IA, tornou-se possível para as empresas desenvolver estratégias preventivas e mitigar riscos. A automação e a IA/ML podem combater a fraude com várias funções-chave. Essas incluem:

Automação do fluxo de trabalho de aprovação

A automação garante a conformidade, deixando um rastro digital das ações realizadas em cada estágio. Aprovações automatizadas reduzem os processos de aprovação manuais demorados. Treinamento e conscientização podem ajudar a prevenir intenções maliciosas.

Revisão de fatura automatizada alimentada por IA

É necessário combinar documentos-chave gerados nas etapas de compras para desenvolver proteção essencial contra a fraude no AP. Isso inclui combinar informações de itens de fatura com detalhes de pedido de compra, revisar recibos para garantir que bens e serviços foram entregues e, frequentemente, envolve digitalizar outras comunicações com o fornecedor. Pode levar dias quando feito manualmente, mas com a implantação de automação alimentada por IA, o ciclo de reconciliação inteiro pode ocorrer em minutos.

Monitoramento e rastreamento de intenção maliciosa de funcionários

Os insiders que cometem fraude no AP tendem a trabalhar sozinhos ou em pequenos grupos após obter informações estratégicas sobre operações. Usar sistemas de tecnologia que possam rastrear e monitorar engajamentos de funcionários em tempo real pode prevenir comportamento malicioso e intenção, graças a capacidades como detecção de anomalias. Treinamento de funcionários nessa área também é importante para aumentar a conscientização. Construir um programa de fidelidade também pode ajudar a estabelecer um curso para ações éticas.

Garantir conformidade com soluções digitais

As organizações podem reduzir a fraude no AP digitalizando todo o fluxo de trabalho de processamento de faturas. A digitalização calibra ações com carimbos de data e hora, que podem ser usados posteriormente para realizar auditorias do sistema. Tais sistemas podem ser projetados para gerar relatórios automatizados – onde as atividades de funcionários podem ser monitoradas e áreas de melhoria subsequentes podem ser identificadas. Além disso, alertas em tempo real fornecem aos administradores insights holísticos sobre operações de processos.

Construir capacidade de combinação de fornecedores

É cada vez mais importante detectar faturas geradas por empresas falsas em estágios iniciais, antes que danos sejam causados. A detecção pode ser feita por meio de tecnologia de combinação difusa, na qual o sistema digitaliza vários repositórios, procura no banco de dados de fornecedores existentes e verifica vários documentos para detectar falsos.

Soluções modernas para um problema antigo

Em termos de fraude, onde há vontade, há um caminho. Insiders e outsiders com a intenção de roubar de você continuarão a encontrar novas maneiras de fazê-lo. No entanto, as empresas podem ter a tranquilidade de saber que a ML e a automação estão à altura da tarefa de erradicar a fraude. Adicionar essas tecnologias ao seu departamento de AP ajudará a descobrir e prevenir a fraude. A equipe de AP pode mudar para tarefas menos mundanas e mais focadas nos negócios, e sua organização economizará dinheiro e problemas.