Pilna potrzeba umiejętności GenAI w zarządzaniu projektami

Wyprzedzanie wyzwań, nawigowanie zmian i minimalizowanie ryzyka – wszystko to jest integralną częścią dzisiejszych rozmów o przyszłości generatywnego AI (GenAI). Są one również integralną częścią roli, jaką profesjonaliści zarządzania projektami wykonują od dziesięcioleci.

Pomimo codziennego zetknięcia się z tymi problemami, wielu profesjonalistów ds. projektów może się okazać nieprzygotowanych do tego, jak ich organizacje będą wykorzystywać GenAI lub jak to wpłynie na ich pracę. Chociaż nikt nie może przewidzieć wszystkich sposobów, w jakie GenAI zmieni operacje i procesy korporacyjne, nie ma wątpliwości, że ta wschodząca technologia uzupełni rolę wielu pracowników wiedzy, w tym profesjonalistów ds. projektów.

GenAI ma znaczący wpływ na anatomię pracy projektowej. Biorąc pod uwagę szybki tempa ewolucji i przyjęcia GenAI, rośnie poczucie pilności, aby profesjonaliści ds. projektów zbudowali umiejętności związane z AI, aby zwiększyć produktywność, wydajność i sukces projektu.

Dla menedżerów projektów GenAI może wykonywać ciężką pracę w różnych działaniach projektowych, w tym generowanie raportów, aktualizacje harmonogramu, analiza danych, szacowanie kosztów i więcej. Profesionaliści ds. projektów, którzy mogą wykorzystać moc AI, ostatecznie uwolnią swój czas, aby skupić się na zadaniach o wyższej wartości, które napędzają sukces projektu. W rezultacie powinno to umożliwić im skupienie się bardziej na dodawaniu nowej wartości biznesowej, rozwijaniu swoich umiejętności przywódczych i napędzaniu innowacji w swoich organizacjach – zgodnie z celami przedsiębiorstwa.

Badania pokazują, że organizacje znacznie zwiększają swoje inwestycje w AI w tym roku. Profesionaliści ds. projektów, którzy pozostają na czele postępu wschodzących technologii i pomagają napędzać przyjęcie AI w swoich organizacjach, najlepiej przygotują się do sukcesu w karierze.

Rozwój umiejętności, stanie się gotowym do AI

Aby skorzystać z bogactwa zalet, które AI może zapewnić, profesjonaliści ds. projektów będą musieli priorytetowo rozwijać swoje umiejętności. Badania PMI pokazują, że tylko około 20% menedżerów projektów ma rozległe lub dobre praktyczne doświadczenie z narzędziami i technologiami AI. A 49% ma niewielkie lub żadne doświadczenie z AI w kontekście zarządzania projektami. Jest to zaskakujące w porównaniu z faktem, że 82% seniorów twierdzi, że AI będzie miało pewien wpływ na sposób prowadzenia projektów w ich organizacji w ciągu najbliższych pięciu lat.

Używanie GenAI do automatyzacji, asystowania i uzupełniania możliwości zarządzania projektami wymaga nowych umiejętności i nowego sposobu myślenia o pracy projektowej. Profesionaliści ds. projektów mogą wykorzystać GenAI do poprawy swoich umiejętności projektowych w trzech podstawowych obszarach Trójkąta Talentów PMI: Sposobów pracy, Umiejętności władzy i Zrozumienia biznesu.

Sposoby pracy. Ten wymiar koncentruje się na przyjęciu najlepszego podejścia, praktyk, technik i narzędzi do zarządzania projektami. Z uwagi na powszechną dostępność i potencjał narzędzi GenAI na poziomie indywidualnym i organizacyjnym, ważne jest, aby skorzystać z poprawionych wyników, które GenAI może pomóc menedżerom projektów osiągnąć.

Myśl “sposoby pracy” jako łańcuch zdarzeń i zadań, aby osiągnąć wynik, gdzie generatywne AI może zautomatyzować, asystować lub uzupełniać umiejętności i kompetencje zarządzania projektami. Konkretne obszary, w których można wykorzystać GenAI w tym zakresie, obejmują: planowanie projektu, zarządzanie czasem i kosztami, zarządzanie ryzykiem, pomoc w pisaniu i czytaniu.

Menedżerowie projektów powinni również dowiedzieć się o podstawowej relacji między danymi a AI i zapoznać się ze strategią i praktykami dotyczącymi danych w swojej organizacji. Poprzez zrozumienie, jak dane zasilają te narzędzia, menedżerowie projektów będą lepiej przygotowani do zrozumienia i oceny wyników AI. Umiejętność czytania danych również umożliwi menedżerom projektów kształtowanie narzędzi i modeli specyficznych dla projektów – tych, które przewidują wyniki projektu, ryzyka, zasoby itp. – tak, aby dostarczały najdokładniejsze przewidywania i analizy do podejmowania decyzji. Ta wiedza pomoże również menedżerom projektów zidentyfikować i rozwiązać ryzyka, które mogą pojawić się w związku z użyciem GenAI.

Umiejętności władzy. Zapewnienie, że zespoły mają silne umiejętności interpersonalne – które nazywamy “umiejętnościami władzy” – pozwala im utrzymać wpływ na różnych interesariuszy. Jest to krytyczny składnik dla wprowadzania zmian i osiągania sukcesu w projektach.

Nasze badanie Pulse of the Profession zidentyfikowało cztery kluczowe umiejętności władzy, które są niezbędne do pomocy organizacjom w transformacji i osiąganiu trwałych wyników: myślenie strategiczne, rozwiązywanie problemów, współpraca i przywództwo, oraz komunikacja. Wszystkie te są cechami ludzkimi, które w pewnym stopniu mogą być uzupełnione przez AI. Na przykład, menedżerowie projektów mogą wnosić bardziej strategicznie do swoich projektów i organizacji, stosując narzędzia AI do różnych aspektów ich firm, branży i rynku, aby rozwiązać problemy skuteczniej i szybciej.

Istnieją cztery kluczowe obszary, w których można wykorzystać AI do poprawy umiejętności władzy:

• Wbudowanie myślenia strategicznego
• Poprawa współpracy
• Szybsze rozwiązywanie problemów
• Poprawa komunikacji.

Umiejętności władzy staną się jeszcze większą przewagą konkurencyjną, tworząc lub niszcząc każdy projekt, ponieważ zyski z produktywności AI pozwolą na więcej czasu na interakcje międzyludzkie. Nasze własne badania, a także wiele małych i dużych badań przeprowadzonych w ciągu ostatnich dwóch dekad, konsekwentnie wymieniają czynniki ludzkie wśród głównych przyczyn niepowodzenia projektów. Pamiętaj, że algorytmy nie mogą patrzeć nikomu w oczy, mówić prawdy do władzy, trzymać się etycznego kursu lub być odpowiedzialnymi za swoje decyzje. Menedżerowie projektów mogą to wszystko zrobić i więcej, w tym możliwość interakcji z ludźmi, wyrażania empatii, adaptacji, tworzenia rozwiązań sprzecznych, podejmowania decyzji w niepewności, negocjowania, zarządzania interesariuszami, przywództwa i motywowania. Menedżerowie projektów mają umiejętności, które nigdy nie znajdą się w maszynach, niezależnie od tego, jak inteligentne stają się maszyny.

Zrozumienie biznesu. Profesjonaliści z zrozumieniem biznesu rozumieją wpływy makro i mikro w swojej organizacji i branży oraz mają wiedzę specyficzną dla funkcji lub dziedziny, aby podejmować dobre decyzje. Profesjonaliści na wszystkich poziomach muszą umieć rozwijać skuteczne podejmowanie decyzji i rozumieć, jak ich projekty wpisują się w szerszą strategię organizacyjną i trendy globalne.

Wyobraź sobie, że chcesz mieć lepszy punkt widzenia na ryzyka na poziomie korporacyjnym Twojego projektu lub programu i najbardziej prawdopodobne scenariusze, które możesz napotkać, jeśli niektóre z ryzyk rzeczywiście wystąpią. AI może pomóc Ci uzyskać wgląd, aby przygotować kompleksową analizę ryzyka biznesowego i ocenę wpływu, ponieważ projektu. To przygotuje organizację z planem odzyskiwania i przewidzenia wszystkich działań zaradczych przed dużym wydarzeniem, które wpłynie na organizację. Menedżerowie projektów mogą zacząć wykorzystywać możliwości GenAI do analizy scenariuszy, generowania wglądu i innowacji, oceny implikacji biznesowych i podejmowania decyzji opartych na systemach.

Użycie narzędzi AI poprawi zrozumienie biznesu na dwa sposoby. Po pierwsze, zajmując się czasochłonnymi, nudnymi zadaniami, uwolni menedżerów projektów, aby spędzali więcej czasu na skupieniu się na wpływach wewnątrzorganizacyjnych, celach i relacjach. Po drugie, GenAI może uzupełniać umiejętności menedżerów projektów, aby zobaczyć strategiczne implikacje swojej pracy, umożliwiając im praktykowanie i ramowanie rozmów z wysoko postawionymi interesariuszami i podejmowanie lepszych decyzji o swoich projektach. Samo istnienie tych narzędzi może również zmienić rodzaj zrozumienia biznesu, który menedżerowie projektów muszą głęboko zrozumieć, a nie te, które mogą być dostępne za pomocą narzędzi.

Na przykład, generatywne AI sprawia, że jest o wiele łatwiej dla każdego menedżera projektu spojrzeć na sytuację oczami eksperta branżowego (za pomocą sugestii). Tak więc, jak numery telefonów, ogólna wiedza branżowa może być mniej ważna do przechowywania w ludzkim mózgu. Jednak szczegóły przewagi konkurencyjnej organizacji, potencjalnego wykorzystania danych, które istnieją w ekosystemie, lub nowych danych wygenerowanych przez Twój projekt – będą czymś, co należy zrozumieć szczegółowo.^[1]

Operacje funkcjonalne stają się bardziej zautomatyzowane i przejrzyste. Te powszechne procesy obsługiwane przez oprogramowanie jako usługę (SaaS) są również dobrze zdefiniowane w ogólnych zestawach danych. Ponownie, tutaj zrozumienie biznesu, które będzie Cię wyróżniać, ma więcej wspólnego z tym, co różni sposób, w jaki Twoja organizacja działa. Co sprawia, że jest specjalna, bardziej wydajna, skuteczna? To poziom zrozumienia pomoże Ci nie tylko ściśle połączyć się ze strategią Twojego projektu, ale także zapewni, że wszystkie połączenia między projektem a organizacją są na miejscu, aby osiągnąć wyniki.

Czy jesteś gotowy do rozwoju umiejętności?

Wiedza jest kluczowym elementem w umożliwianiu profesjonalistom ich podróży z AI. Możesz skorzystać ze specjalistycznych szkoleń dla menedżerów projektów, które pomogą Ci nawigować w tym nowym krajobrazie projektowym włączonym przez GenAI. Project Management Institute (PMI) niedawno wydał bezpłatny wstępny kurs e-learningowy, aby pomóc zwalczyć lęk związany z przyjęciem AI i wypełnić lukę wiedzy wśród profesjonalistów ds. projektów. Zawiera przypadki użycia i porady, jak używać GenAI specjalnie do dostarczania projektów.

Jasne jest, że AI zmieni sposób, w jaki projekty są realizowane, przekształcając rolę menedżerów projektów w liderów projektów. Będą nowe wyzwania i ryzyka, ale przyjmując nastawienie AI i pozostając ciekawym potencjału GenAI, profesjonaliści ds. projektów będą przygotowani do osiągania sukcesu w projektach. Ciągłe uczenie się jest kluczem do nawigowania rewolucji AI i podnoszenia roli, jaką profesjonaliści ds. projektów odgrywają w branżach.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, kwiecień 12). Generatywne AI zmieni Twoją firmę. Oto jak się dostosować. Harvard Business Review. Dostępne w: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt