Pilna potrzeba umiejętności GenAI w zarządzaniu projektami

Wyprzedzanie wyzwań, nawigowanie wśród perturbacji i minimalizowanie ryzyka – to wszystko są integralne części dzisiejszych rozmów o przyszłości generatywnego AI (GenAI). Są one również integralną częścią roli, jaką od dziesięcioleci pełnią profesjonaliści zarządzania projektami.

Pomimo ich codziennego doświadczenia z tymi kwestiami, wielu profesjonalistów zarządzania projektami może się okazać nieprzygotowanych do tego, jak ich organizacje będą wykorzystywać GenAI lub jak to wpłynie na ich pracę. Chociaż nikt nie może przewidzieć wszystkich sposobów, w jakie GenAI zmieni operacje i procesy korporacyjne, nie ma wątpliwości, że ta wschodząca technologia uzupełni rolę wielu pracowników wiedzy, w tym profesjonalistów zarządzania projektami.

GenAI ma znaczący wpływ na anatomię pracy projektowej. Biorąc pod uwagę szybki tempa ewolucji i wdrożenia GenAI, rośnie poczucie pilności, aby profesjonaliści zarządzania projektami rozwijali umiejętności związane z AI, aby zwiększyć produktywność, wydajność i sukces projektu.

Dla menedżerów projektów GenAI może wykonywać ciężką pracę w różnych działaniach projektowych, w tym generowanie raportów, aktualizację harmonogramu, analizę danych, szacowanie kosztów i wiele więcej. Profesjonaliści zarządzania projektami, którzy potrafią wykorzystać moc AI, ostatecznie uwolnią swój czas, aby skupić się na zadaniach o wyższej wartości, które napędzają sukces projektu. W rezultacie powinno im to umożliwić skupienie się bardziej na dodawaniu nowej wartości biznesowej, rozwijaniu swoich umiejętności przywódczych i napędzaniu innowacji w swoich organizacjach – zgodnie z celami przedsiębiorstwa.

Badania pokazują, że organizacje znacznie zwiększają swoje inwestycje w AI w tym roku. Profesjonaliści zarządzania projektami, którzy pozostają na czele postępu wschodzących technologii i pomagają napędzać wdrożenie AI w swoich organizacjach, najlepiej przygotują się do sukcesu w karierze.

Rozwój umiejętności, stawanie się gotowym do AI

Aby skorzystać z bogactwa zalet, które AI może zapewnić, profesjonaliści zarządzania projektami będą musieli priorytetowo traktować rozwój umiejętności. Badania PMI pokazują, że tylko około 20% menedżerów projektów zgłasza, że mają obszerną lub dobrą praktyczną wiedzę na temat narzędzi i technologii AI. A 49% ma niewielką lub żadną wiedzę na temat AI w kontekście zarządzania projektami. Jest to szokujące w porównaniu z faktem, że 82% seniorów twierdzi, że AI będzie miało co najmniej jakiś wpływ na to, jak projekty są prowadzone w ich organizacji w ciągu najbliższych pięciu lat.

Używanie GenAI do automatyzacji, asystowania i uzupełniania możliwości zarządzania projektami wymaga nowych umiejętności i nowego nastawienia do pracy projektowej. Profesjonaliści zarządzania projektami mogą używać GenAI, aby poprawić swoje umiejętności projektowe w trzech podstawowych obszarach Trójkąta Talentów PMI: Sposobów pracy, Umiejętności mocy i Zrozumienia biznesu.

Sposoby pracy. Ten wymiar koncentruje się na przyjęciu najlepszego podejścia, praktyk, technik i narzędzi do skutecznego zarządzania projektami. Z powszechną dostępnością i potencjałem narzędzi GenAI na poziomie indywidualnym i organizacyjnym ważne jest, aby skorzystać z lepszych wyników, które GenAI może pomóc menedżerom projektów osiągnąć.

Myśl o “sposobach pracy” jako o ciągu zdarzeń i zadań, aby osiągnąć wynik, gdzie generatywne AI może zautomatyzować, asystować lub uzupełniać umiejętności i kompetencje zarządzania projektami. Konkretne obszary, w których możesz wykorzystać GenAI w tym zakresie, obejmują: planowanie projektu, zarządzanie czasem i kosztami, zarządzanie ryzykiem, pomoc w pisaniu i czytaniu.

Menedżerowie projektów powinni również dowiedzieć się o podstawowej relacji między danymi a AI i zaznajomić się ze strategią i praktykami danych w swojej organizacji. Poprzez zrozumienie, jak dane karmią te narzędzia, menedżerowie projektów będą lepiej przygotowani do zrozumienia i oceny wyników AI. Umiejętność czytania danych również umożliwi menedżerom projektów kształtowanie narzędzi i modeli specyficznych dla projektów – tych, które przewidują wyniki projektu, ryzyka, zasoby itp. – tak, aby dostarczały najbardziej dokładne przewidywania i analizy, aby napędzać podejmowanie decyzji. Ta wiedza również pomoże menedżerom projektów zidentyfikować i rozwiązać ryzyka, które mogą być wprowadzone do biznesu przez użycie GenAI.

Umiejętności mocy. Zapewnienie, że zespoły mają silne umiejętności interpersonalne – które nazywamy “umiejętnościami mocy” – pozwala im utrzymać wpływ na różnych interesariuszy. Jest to krytyczny komponent dla wprowadzania zmian i osiągania sukcesu w projektach.

Nasze badanie Pulse of the Profession zidentyfikowało cztery kluczowe umiejętności mocy, które są niezbędne do pomocy organizacjom w transformacji i osiąganiu trwałych wyników: myślenie strategiczne, rozwiązywanie problemów, przywództwo współpracy i komunikacja. Wszystkie te są cechami ludzkimi, które w pewnym stopniu mogą być uzupełnione przez AI. Na przykład menedżerowie projektów mogą przyczyniać się bardziej strategicznie do swoich projektów i organizacji, stosując narzędzia AI do różnych aspektów ich biznesu, branży i rynku, aby rozwiązać problemy skuteczniej i szybciej.

Istnieją cztery kluczowe obszary, w których możesz wykorzystać AI, aby poprawić umiejętności mocy:

• Aby wbudować myślenie strategiczne
• Poprawić współpracę
• Szybsze rozwiązywanie problemów
• Poprawioną komunikację.

Umiejętności mocy staną się jeszcze większą przewagą konkurencyjną, sprawiając, że każdy projekt będzie miał sukces lub porażkę. Nasze własne badania, a także wiele małych i dużych badań przeprowadzonych w ciągu ostatnich dwóch dekad, konsekwentnie cytują czynniki ludzkie wśród głównych przyczyn niepowodzenia projektu. Pamiętaj, że algorytmy nie mogą patrzeć nikomu w oczy, mówić prawdę do władzy, pozostawać na etycznym kursie ani być odpowiedzialne za swoje decyzje. Menedżerowie projektów mogą to wszystko zrobić i więcej, w tym interakcję z ludźmi, wyrażanie empatii, adaptację, tworzenie rozwiązań sprzecznych, podejmowanie decyzji w niepewności, negocjowanie, zarządzanie interesariuszami, przywództwo i motywowanie. Menedżerowie projektów mają umiejętności, które nigdy nie znajdą się w maszynach, niezależnie od tego, jak inteligentne stają się maszyny.

Zrozumienie biznesu. Profesjonaliści z zrozumieniem biznesu rozumieją wpływy makro i mikro w swojej organizacji i branży oraz mają wiedzę specyficzną dla funkcji lub domeny, aby podejmować dobre decyzje. Profesjonaliści na wszystkich poziomach muszą być w stanie kultywować skuteczne podejmowanie decyzji i zrozumieć, jak ich projekty są zgodne z ogólną strategią organizacyjną i trendami globalnymi.

Wyobraź sobie, że chcesz mieć lepszą perspektywę na ryzyka na poziomie korporacyjnym Twojego projektu lub programu i najbardziej prawdopodobne scenariusze, które możesz napotkać, jeśli niektóre z tych ryzyk się zmaterializują. AI może pomóc Ci uzyskać wgląd w przygotowanie kompleksowej analizy ryzyka biznesowego i oceny wpływu, ze względu na problemy z projektem. To przygotuje organizację do planu odzyskiwania i do przewidzenia wszystkich działań łagodzących przed dużym wydarzeniem, które wpłynie na organizację. Menedżerowie projektów mogą zacząć wykorzystywać możliwości GenAI do analizy scenariuszy, generowania wglądów i innowacji, oceny implikacji biznesowych i podejmowania decyzji opartych na systemach.

Użycie narzędzi AI poprawi zrozumienie biznesu na dwa sposoby. Po pierwsze, poprzez zajmowanie się czasochłonnymi, nudnymi zadaniami, uwolni menedżerów projektów, aby spędzali więcej czasu na skupieniu się na wpływach wewnątrzorganizacyjnych, celach i relacjach. Po drugie, GenAI może uzupełnić zdolność menedżerów projektów do zrozumienia implikacji strategicznych ich pracy, umożliwi im praktykowanie i ramowanie rozmów z wysoko postawionymi interesariuszami i lepsze podejmowanie decyzji o swoich projektach. Samo istnienie tych narzędzi może również zmienić rodzaj zrozumienia biznesu, który menedżerowie projektów muszą głęboko zrozumieć, a te, które mogą być dostępne za pomocą narzędzi.

Na przykład generatywne AI sprawia, że każdy menedżer projektu może spojrzeć na sytuację oczami eksperta branżowego (za pomocą podpowiedzi). Jak numery telefonu, ogólna wiedza branżowa może być mniej ważna do przechowywania w ludzkim mózgu. Jednak szczegóły przewagi konkurencyjnej organizacji, potencjalnego wykorzystania danych, które istnieją w ekosystemie, lub nowych danych wygenerowanych przez Twój projekt – będą czymś, co należy zrozumieć szczegółowo.^[1]

Operacje funkcjonalne stają się bardziej zautomatyzowane i przejrzyste. Te powszechne procesy obsługiwane przez oprogramowanie jako usługę (SaaS) są również dobrze zdefiniowane w ogólnych zestawach danych. Ponownie, tutaj zrozumienie biznesu, które będzie Cię wyróżniać, ma więcej wspólnego z tym, co jest inne w sposobie, w jaki Twoja organizacja działa. Co sprawia, że jest specjalna, bardziej wydajna, skuteczna? To zrozumienie pomoże Ci nie tylko mocno połączyć się ze strategią Twojego projektu, ale także zapewni, że wszystkie połączenia między projektem a organizacją są na miejscu, aby osiągnąć wyniki.

Czy jesteś gotowy do rozwoju umiejętności?

Wiedza jest kluczowym elementem w umożliwieniu profesjonalistom osiągania sukcesu w ich podróży z AI. Możesz skorzystać ze specjalistycznych szkoleń dla menedżerów projektów, które pomogą Ci nawigować w nowym krajobrazie projektowym z GenAI. Instytut Zarządzania Projektami (PMI) niedawno opublikował bezpłatny wprowadzający kurs e-learningowy, aby pomóc zwalczyć lęk przed wdrożeniem AI i wypełnić lukę wiedzy wśród profesjonalistów zarządzania projektami. Zawiera onistotne przypadki użycia i porady, jak używać GenAI, aby dostarczyć projekty.

Jasne jest, że AI zmieni sposób, w jaki projekty są realizowane, przekształcając rolę menedżerów projektów w rolę liderów projektów. Będą nowe wyzwania i ryzyka, ale przyjmując nastawienie AI i pozostając ciekawym potencjału GenAI, profesjonaliści zarządzania projektami będą przygotowani do osiągania sukcesu w projektach. Ciągłe uczenie się jest kluczem do nawigowania w rewolucji AI i podnoszenia roli, jaką profesjonaliści zarządzania projektami odgrywają w różnych branżach.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, 12 kwietnia). Generatywne AI zmieni Twoją firmę. Oto jak się do tego przygotować. Harvard Business Review. Dostępne w: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt