Przyszłość współpracy zespołowej: Jak narzędzia napędzane przez sztuczną inteligencję zmieniają współpracę

Kiedy film Her ukazał się w 2013 roku, pomysł, że człowiek może nawiązać relację z asystentem napędzanym przez sztuczną inteligencję, był trudny do wyobrażenia, a nawet trochę dystopijny. 11 lat później narzędzia sztucznej inteligencji nie zastępują jeszcze partnerów romantycznych (jeszcze nie), ale odgrywają coraz ważniejsze role w miejscu pracy. W rzeczywistości badacze zmieniają swoje postrzeganie sztucznej inteligencji, z narzędzia na współpracującego członka zespołu. Badania wykazały jednak, że dodanie asystenta sztucznej inteligencji może zmniejszyć koordynację, komunikację i zaufanie. Pomimo tych wyzwań, wiele organizacji znajduje sposoby na włączenie sztucznej inteligencji do swoich operacji bez uszczerbku dla współpracy zespołowej. Szkolenia i określanie, jak używać sztucznej inteligencji, są kluczowe.

W Jotformie włączyliśmy sztuczną inteligencję do procesów we wszystkich funkcjach biznesowych. To przekształciło naszą dynamikę zespołową, poprawiając komunikację i zwiększając produktywność w zadaniach, które mają znaczenie. Oto bliższy rzut oka na to, jak.

Zarządzanie projektem bez potrzeby cierpliwości

Niektórzy mówią, że cierpliwość jest cnotą, ale w kontekście zarządzania projektem zespołowym, cierpliwość jest przereklamowana. Wąskie gardła niszczą impet i pochłaniają motywację. Nie ma nic gorszego niż czuć się zainspirowanym i pełnym energii, tylko po to, aby niecierpliwie czekać na odpowiedź członka zespołu. Nie wspominając już o tym, że cenna czas jest marnowany.

Narzędzia zarządzania zadaniem napędzane przez sztuczną inteligencję mogą przekształcić typową dynamikę projektu zespołowego, eliminując wiele zależności, które tendencję do zatrzymywania postępu. Na przykład, jeśli jesteś menedżerem, używanie narzędzia zarządzania projektem napędzanego przez sztuczną inteligencję może dać ci wgląd w workflow pracownika bez potrzeby pytania. Narzędzia sztucznej inteligencji mogą znaleźć sposoby na zaoszczędzenie czasu i zwiększenie produktywności zbiorowej.

Rozważ platformę zarządzania pracą, taką jak Asana: jej funkcje sztucznej inteligencji mogą sugerować następne kroki w projekcie, oznaczyć potencjalne wąskie gardła i wygenerować wgląd w workload i produktywność zespołu. To jak mieć dodatkowego członka zespołu poświęconego analizie i poprawie logistyki, tak aby ludzcy członkowie zespołu mogli się skupić na bardziej znaczących zadaniach.

Uproszczenie badań i udostępniania informacji

Przyjaciel, który jest prawnikiem, powiedział mi kiedyś o kursie badań prawnych, który ukończył podczas studiów prawniczych. W tamtych czasach badania prawne opierały się głównie na wyszukiwarkach specjalistycznych, i niezbyt zaskakująco, zajęło to niemal cały semestr, aby opanować sztukę korzystania z nich skutecznie.

Dziś narzędzia napędzane przez sztuczną inteligencję, takie jak ChatGPT, przekształcają sposób, w jaki prowadzimy badania online. Biorąc pod uwagę ich zdolność do uproszczenia badań i udostępniania informacji, ma sens, że ChatGPT zastępuje typowe wyszukiwarki dla zespołów, które pracują w szybkim tempie.

Z ChatGPT możesz używać języka naturalnego, aby udoskonalić swoje pytania badawcze i uzyskać wyniki, których potrzebujesz szybciej. ChatGPT może natychmiast podsumować długie artykuły badawcze, raporty i zestawienia danych. Czasami te dokumenty będą wymagać Twojej pełnej uwagi. Ale kiedy potrzebujesz tylko kluczowych punktów, możesz delegować zadanie zrozumienia do ChatGPT i rozdzielić wgląd wśród Twoich współpracowników.

Powiedzmy, że szukasz rozwiązania i nie wiesz, od czego zacząć. ChatGPT może być pomocnym narzędziem w procesie brainstromingu, generując pomysły i alternatywne podejścia dla Ciebie i Twoich współpracowników. Nie musisz już wpatrywać się w pusty arkusz, czekając, aż natchnienie Cię nawiedzi. Na przykład, jeden z naszych zespołów tworzył treści o pokoleniu Z w miejscu pracy i potrzebował szybkiego przeglądu wiodących trendów. ChatGPT pomógł rozkręcić sprawy, pozostawiając naszym współpracownikom więcej energii, aby poświęcić się wyborowi i rozwojowi najlepszej strategii treści.

Kiedy używasz narzędzi sztucznej inteligencji do generowania i badania pomysłów, robisz więcej czasu na myślenie twórcze i branie pod uwagę różnorodnych perspektyw Twoich współpracowników. W erze sztucznej inteligencji to jest praca, która definiuje udanych pracowników i organizacje.

Robienie spotkań, które mają znaczenie

Spotkania mogą być pochłaniające czas. W niedawnym badaniu 5 000 pracowników wiedzy z czterech kontynentów, 78% respondentów powiedziało, że są zobowiązani do uczestniczenia w tak wielu spotkaniach, że trudno im wykonać swoją pracę. Spotkania mogą być również wyczerpujące. W tym samym badaniu, 76% powiedziało, że czują się wyczerpani w dniach, kiedy mają wiele spotkań.

Jestem zwolennikiem utrzymania spotkań na minimum i cięcia niepotrzebnych aktualizacji statusu. Chcę, aby moi pracownicy mieli duże ilości czasu, aby poświęcić się pracy, która ich energizuje. Potrzebują wystarczająco dużo czasu, aby wejść w tryb “flow”. Ale kiedy chodzi o niezbędne spotkania, chcę, aby każdy mógł dać swoją pełną uwagę. To tam gdzie wkraczają narzędzia automatyzacji napędzane przez sztuczną inteligencję, aby słuchać i transkrybować notatki ze spotkań, oraz upewnić się, że nic nie ginie w zamęcie. Nasze zespoły integrują aplikację rozpoznawania mowy napędzaną przez sztuczną inteligencję bezpośrednio do naszej platformy wideokonferencyjnej. Notatki ze spotkań są automatycznie zapisywane jako tekst w dokumencie Google. Jeśli później, jeden z uczestników potrzebuje przypomnieć sobie coś, co zostało omówione na spotkaniu, wystarczy szybkie wyszukiwanie w Google Drive.

To proste narzędzie sztucznej inteligencji pozwala nam skupić naszą uwagę na rzeczywistej treści spotkania, zamiast na nużącym zadaniu notowania. Kiedy jesteśmy w pełni obecni, mamy bogatsze rozmowy, lepsze pomysły i znajdujemy lepsze rozwiązania – przykład tego, jak sztuczna inteligencja wspiera współpracę i innowacje.

Koordynowanie grafików

Jedną z piękności sztucznej inteligencji jest jej zdolność do automatyzacji Twojej komunikacji – oraz Twojego spokoju ducha. Planowanie jest kolejnym obszarem, w którym czas i energia tendencję do być niepotrzebnie tracone. Z narzędziami planowania napędzanymi przez sztuczną inteligencję, możesz pominąć nudne przejścia, próbując skoordynować wiele kalendarzy, czyli komunikację o niskiej wartości, i nigdy nie martwić się o to, że zapomnisz o wpisaniu wydarzenia w kalendarz. Pamięć krótkotrwała przechowuje średnio siedem informacji w dowolnym momencie. Dlaczego marnować ten cenny czas na godzinę spotkania i datę, kiedy narzędzie sztucznej inteligencji może to za Ciebie obsłużyć?

Narzędzia planowania napędzane przez sztuczną inteligencję, takie jak Clara, używają przetwarzania języka naturalnego, aby ustalić spotkania i negocjować godziny z uczestnikami spotkań. Możesz je zintegrować z Twoim adresem e-mail i kalendarzem, oraz ustawić powiadomienia i przypomnienia. Clara może oferować wgląd w Twoje rozmowy e-mail, aby zarządzać Twoim grafikiem bardziej efektywnie.

Z Clarą i podobnymi narzędziami planowania napędzanymi przez sztuczną inteligencję, każdy w Twojej organizacji, od nowych pracowników do kierownictwa, może mieć osobistego asystenta, uwalniając ich, aby skupili się na bardziej ważnej pracy. W tym sensie, trudno nie ulec sztucznej inteligencji. Można by powiedzieć, że Her nie jest tak odległa od rzeczywistości.