Przyszłość pracy zespołowej: Jak narzędzia napędzane przez sztuczną inteligencję zmieniają współpracę

Kiedy film Her ukazał się w 2013 roku, pomysł, że człowiek może nawiązać relację z asystentem napędzanym przez sztuczną inteligencję, był trudny do wyobrażenia, a nawet trochę dystopijny. 11 lat później, narzędzia sztucznej inteligencji nie zastępują jeszcze partnerów romantycznych (jeszcze), ale odgrywają coraz ważniejsze role w miejscu pracy. W rzeczywistości, badacze zmieniają swoje postrzeganie sztucznej inteligencji, z narzędzia do współpracującego członka zespołu. Badania wykazały jednak, że dodanie członka zespołu sztucznej inteligencji może zmniejszyć koordynację, komunikację i zaufanie. Pomimo tych wyzwań, wiele organizacji znajduje sposoby na włączenie sztucznej inteligencji do swoich operacji bez uszczerbku dla współpracy zespołowej. Szkolenia i określanie, jak używać sztucznej inteligencji, są kluczowe. 

W Jotform, zintegrowaliśmy sztuczną inteligencję z procesami we wszystkich funkcjach biznesowych. To przekształciło naszą dynamikę zespołową, poprawiając komunikację i zwiększając produktywność w zadaniach, które mają znaczenie. Oto bliższy rzut oka na to, jak. 

Zarządzanie projektami bez potrzeby cierpliwości

Niektórzy mówią, że cierpliwość jest cnotą, ale w kontekście zarządzania projektem zespołowym, cierpliwość jest przereklamowana. Wąskie gardła niszczą impet i pożerają motywację. Nie ma nic gorszego niż czuć się zainspirowanym i pełnym energii, tylko po to, aby nerwowo czekać na odpowiedź członka zespołu. Nie wspominając: cenna czas jest marnowany. 

Narzędzia zarządzania zadaniami napędzane przez sztuczną inteligencję mogą przekształcić typową dynamikę projektu zespołowego, eliminując wiele zależności, które mają tendencję do zatrzymywania postępu. Na przykład, jeśli jesteś menedżerem, używanie narzędzia do zarządzania projektem napędzanego przez sztuczną inteligencję może dać ci wgląd w przepływ pracy pracownika bez konieczności zadawania pytań. Narzędzia sztucznej inteligencji mogą znaleźć sposoby na zaoszczędzenie czasu i zwiększenie kolektywnej produktywności. 

Rozważ platformę zarządzania pracą taką jak Asana: jej funkcje sztucznej inteligencji mogą sugerować następne kroki w projekcie, oznaczyć potencjalne wąskie gardła i wygenerować wgląd w pracę i produktywność zespołu. To jak mieć dodatkowego członka zespołu poświęconego analizie i poprawie logistyki, tak aby ludzcy członkowie zespołu mogli się skoncentrować na bardziej znaczących zadaniach. 

Uproszczenie badań i udostępniania informacji

Pewna znajoma, która jest prawnikiem, opowiedziała mi o kursie badań prawnych, który ukończyła podczas studiów prawniczych. W tamtych czasach, badania prawne opierały się głównie na wyspecjalizowanych silnikach wyszukiwania, i niezbyt zaskakująco, zajęło to prawie cały semestr, aby opanować sztukę efektywnego korzystania z nich. 

Dziś, narzędzia napędzane przez sztuczną inteligencję, takie jak ChatGPT, zmieniają sposób, w jaki prowadzimy badania online. Biorąc pod uwagę ich zdolność do uproszczenia badań i udostępniania informacji, ma sens, że ChatGPT zastępuje typowe silniki wyszukiwania dla zespołów, które pracują w szybkim tempie.

Z ChatGPT, możesz używać języka naturalnego, aby udoskonalić swoje pytania badawcze i uzyskać wyniki, których potrzebujesz szybciej. ChatGPT może niemal natychmiast podsumować długie artykuły badawcze, raporty i zestawy danych. Czasami, te dokumenty będą wymagały Twojej pełnej uwagi. Ale kiedy potrzebujesz tylko najważniejszych punktów, możesz delegować zadanie zrozumienia do ChatGPT i rozdzielić wgląd wśród Twoich współpracowników. 

Powiedzmy, że szukasz rozwiązania i nie wiesz, od czego zacząć. ChatGPT może być pomocnym narzędziem w procesie burzy mózgów, generując pomysły i alternatywne podejścia dla Ciebie i Twoich współpracowników. Nie musisz już wpatrywać się w pusty arkusz, czekając, aż natchnienie przyjdzie. Na przykład, jeden z naszych zespołów tworzył treści o pokoleniu Z w miejscu pracy i potrzebował szybkiego przeglądu wiodących trendów. ChatGPT pomógł rozkręcić sprawy, pozostawiając naszemu zespołowi więcej energii, aby poświęcić ją na wybór i rozwinięcie najlepszej strategii treści. 

Kiedy używasz narzędzi sztucznej inteligencji do generowania i badania pomysłów, robisz więcej czasu na myślenie twórcze i rozważanie różnych perspektyw Twoich współpracowników. W erze sztucznej inteligencji, to jest praca, która definiuje udanych pracowników i organizacje.

Robyć spotkania wartościowe

Spotkania mogą być pochłaniaczem czasu. W niedawnym badaniu 5 000 pracowników wiedzy z czterech kontynentów, 78% respondentów powiedziało, że są zobowiązani do uczestniczenia w tak wielu spotkaniach, że trudno im wykonać swoją pracę. Spotkania mogą być również wyczerpujące. W tym samym badaniu, 76% powiedziało, że czują się wyczerpani w dniach, kiedy mają wiele spotkań. 

Jestem zwolennikiem utrzymania spotkań na minimalnym poziomie i cięcia niepotrzebnych aktualizacji statusu. Chcę, aby pracownicy mieli duże ilości czasu, aby poświęcić go pracy, która ich inspiruje. Potrzebują wystarczającej ilości czasu, aby wejść w tryb „przepływu”. Ale kiedy chodzi o niezbędne spotkania, chcę, aby każdy mógł poświęcić swoją pełną uwagę. To tam, gdzie narzędzia automatyzacji napędzane przez sztuczną inteligencję wkraczają, aby słuchać i transkrybować notatki ze spotkań, oraz upewnić się, że nic nie ginie w chaosie. Nasze zespoły integrują aplikację rozpoznawania mowy sztucznej inteligencji bezpośrednio z naszą platformą wideokonferencyjną. Notatki ze spotkań są automatycznie zapisywane jako tekst w dokumencie Google. Jeśli później, jeden z uczestników potrzebuje przypomnieć sobie coś, co zostało omówione na spotkaniu, wystarczy szybkie wyszukiwanie w Google Drive. 

To proste narzędzie sztucznej inteligencji umożliwia nam skoncentrować naszą uwagę na rzeczywistej treści spotkania, zamiast na nużącym zadaniu notowania. Kiedy jesteśmy w pełni obecni, mamy bogatsze rozmowy, lepsze pomysły i znajdujemy lepsze rozwiązania – przykład, jak sztuczna inteligencja wspiera współpracę i innowacje. 

Koordynowanie grafików

Jedną z piękności sztucznej inteligencji jest jej zdolność do automatyzacji komunikacji – oraz Twojego spokoju. Planowanie jest kolejną dziedziną, w której czas i energia mają tendencję do być niepotrzebnie tracone. Z narzędziami planowania napędzanymi przez sztuczną inteligencję, możesz pominąć nużące przejścia, próbując skoordynować wiele kalendarzy, czyli komunikację o niskiej wartości, i nigdy nie martwić się o to, że zapomnisz o umieszczeniu wydarzenia w swoim kalendarzu. Krótkotrwała pamięć przechowuje średnio siedem informacji w dowolnym momencie. Dlaczego marnować ten cenny miejsce na czas i datę spotkania, kiedy narzędzie sztucznej inteligencji może to za Ciebie obsłużyć? 

Narzędzia napędzane przez sztuczną inteligencję, takie jak Clara, używają przetwarzania języka naturalnego, aby ustalić spotkania i negocjować czasy z uczestnikami spotkań. Możesz je zintegrować z Twoim adresem e-mail i kalendarzem, oraz ustawić powiadomienia i przypomnienia. Clara może oferować wgląd w Twoje rozmowy e-mail, aby lepiej zarządzać Twoim harmonogramem.

Z Clarą i podobnymi narzędziami planowania sztucznej inteligencji, każdy w Twojej organizacji, od nowych pracowników do kierownictwa, może mieć osobistego asystenta, co pozwala im skoncentrować się na bardziej ważnej pracy. W tym sensie, trudno nie ulegnąć urokowi sztucznej inteligencji. Można by powiedzieć, że Her nie jest tak odległa od rzeczywistości.