Przyszłość pracy zespołowej: Jak narzędzia napędzane sztuczną inteligencją przekształcają współpracę

Kiedy w 2013 roku ukazał się film Her, idea, że człowiek mógłby nawiązać relację z asystentem zasilanym sztuczną inteligencją, była trudna do wyobrażenia, nie wspominając o tym, że wydawała się nieco dystopijna. 11 lat później narzędzia AI nie zastępują (jeszcze) partnerów romantycznych, ale odgrywają coraz ważniejszą rolę w miejscu pracy. W rzeczywistości badacze zmieniają swoje postrzeganie sztucznej inteligencji, z narzędzia na członka zespołu współpracującego. Badania wykazały jednak, że dodanie członka zespołu w postaci AI może zmniejszyć koordynację, komunikację i zaufanie. Pomimo tych wyzwań wiele organizacji znajduje sposoby na włączenie AI do swoich operacji bez szkody dla współpracy zespołowej. Kluczowe są szkolenia i określenie zasad korzystania z AI.

W Jotform zintegrowaliśmy AI z procesami we wszystkich funkcjach biznesowych. Przekształciło to dynamikę naszego zespołu, poprawiając komunikację i zwiększając produktywność w kluczowych zadaniach. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Zarządzanie projektami bez potrzeby cierpliwości

Niektórzy mówią, że cierpliwość jest cnotą, ale w kontekście zespołowego zarządzania projektami jest ona przereklamowana. Wąskie gardła niszczą impet i wysysają motywację. Nie ma nic gorszego niż poczucie inspiracji i energii, tylko po to, by niecierpliwie czekać na odpowiedź członka zespołu. Nie wspominając o tym, że tracony jest cenny czas.

Narzędzia do zarządzania zadaniami napędzane AI mogą przekształcić typową dynamikę projektów zespołowych, eliminując wiele zależności, które zwykle spowalniają postęp. Na przykład, jeśli jesteś menedżerem, użycie narzędzia do zarządzania projektami napędzanego AI może dać ci wgląd w przepływ pracy pracownika bez konieczności pytania. Narzędzia AI mogą znaleźć sposoby na oszczędność czasu i zwiększenie zbiorowej produktywności.

Rozważ platformę do zarządzania pracą, taką jak Asana: jej funkcje AI mogą sugerować kolejne kroki w projekcie, oznaczać potencjalne wąskie gardła i generować wgląd w obciążenie pracą i produktywność zespołu. To jak posiadanie dodatkowego członka zespołu poświęconego analizie i usprawnianiu logistyki, dzięki czemu ludzcy członkowie zespołu mogą skupić się na bardziej znaczących zadaniach.

Usprawnianie badań i wymiany informacji

Prawnicza przyjaciółka opowiedziała mi kiedyś o kursie badań prawniczych, który ukończyła podczas studiów prawniczych. W tamtych czasach badania prawne w dużym stopniu opierały się na wyspecjalizowanych wyszukiwarkach i, co nie dziwi, opanowanie sztuki efektywnego korzystania z nich zajmowało prawie cały semestr.

Dzisiaj narzędzia napędzane AI, takie jak ChatGPT, zmieniają sposób, w jaki prowadzimy badania online. Biorąc pod uwagę jego zdolność do usprawniania badań i wymiany informacji, logiczne jest, że ChatGPT zastępuje popularne wyszukiwarki dla zespołów działających w szybkim tempie.

Dzięki ChatGPT możesz używać języka naturalnego, aby precyzować pytania badawcze i szybciej uzyskiwać potrzebne wyniki. ChatGPT może niemal natychmiast podsumować długie artykuły badawcze, raporty i zbiory danych. Czasami te dokumenty będą wymagać twojej pełnej uwagi. Ale gdy potrzebujesz tylko kluczowych punktów, możesz zlecić zadanie zrozumienia ChatGPT i rozpowszechnić wnioski wśród członków zespołu.

Powiedzmy, że szukasz rozwiązania i nie wiesz, od czego zacząć. ChatGPT może być pomocnym narzędziem w procesie burzy mózgów, generując pomysły i alternatywne podejścia dla ciebie i twoich współpracowników. Koniec z wpatrywaniem się w pustą stronę w oczekiwaniu na natchnienie. Na przykład, jeden z naszych zespołów tworzył treści o pokoleniu Z w miejscu pracy i potrzebował szybkiego przeglądu wiodących trendów. ChatGPT pomógł wprawić koło w ruch, pozostawiając członkom naszego zespołu więcej energii na wybór i opracowanie najlepszej strategii treści.

Kiedy używasz narzędzi AI do generowania i badania pomysłów, zyskujesz więcej czasu na kreatywne myślenie i rozważanie różnych perspektyw innych członków zespołu. W erze AI to właśnie ta praca definiuje udanych pracowników i organizacje.

Sprawianie, by spotkania się liczyły

Spotkania mogą pochłaniać czas. W niedawnym badaniu przeprowadzonym wśród 5000 pracowników wiedzy z czterech kontynentów, 78% respondentów stwierdziło, że oczekuje się od nich udziału w tak wielu spotkaniach, że trudno jest im wykonać swoją pracę. Spotkania mogą też być wyczerpujące. W tym samym badaniu 76% osób stwierdziło, że czuje się wyczerpanych w dni, w których mają wiele spotkań.

Jestem zwolennikiem ograniczania spotkań do minimum i eliminowania niepotrzebnych aktualizacji statusu. Chcę, aby pracownicy mieli duże bloki czasu na poświęcenie się pracy, która ich energetyzuje. Potrzebują dużo czasu, aby wejść w tryb “flow”. Ale jeśli chodzi o niezbędne spotkania, chcę, aby każdy mógł poświęcić im pełną uwagę. Tutaj właśnie pojawiają się zautomatyzowane narzędzia napędzane AI, aby słuchać i transkrybować notatki ze spotkań oraz zapewnić, że nic nie umknie w zamieszaniu. Nasze zespoły integrują aplikację rozpoznawania mowy AI bezpośrednio z platformą wideokonferencyjną. Notatki ze spotkań są automatycznie zapisywane jako tekst w dokumencie Google. Jeśli później któryś z uczestników będzie musiał przypomnieć sobie coś omawianego na spotkaniu, wystarczy szybkie wyszukiwanie w Google Drive.

To proste narzędzie AI pozwala nam skupić uwagę na rzeczywistej treści spotkania, a nie na żmudnym zadaniu robienia notatek. Kiedy jesteśmy w pełni obecni, prowadzimy bogatsze rozmowy, mamy lepsze pomysły i znajdujemy lepsze rozwiązania – to przykład tego, jak AI wspiera współpracę i innowacje.

Koordynowanie harmonogramów

Jednym z pięknych aspektów AI jest jej zdolność do automatyzacji twojej komunikacji – i twojego spokoju ducha. Planowanie to kolejna dziedzina, w której czas i energia są często niepotrzebnie tracone. Dzięki narzędziom do planowania AI możesz pominąć żmudną wymianę wiadomości w celu skoordynowania wielu kalendarzy, czyli komunikację o niskiej wartości, i nigdy nie martwić się, że zapomnisz wpisać wydarzenie do kalendarza. Pamięć krótkotrwała przechowuje średnio siedem informacji w danym momencie. Po co marnować tę cenną przestrzeń na godzinę i datę spotkania, skoro narzędzie AI może zająć się tym za ciebie?

Narzędzia napędzane AI, takie jak Clara, wykorzystują przetwarzanie języka naturalnego do umawiania spotkań i negocjowania terminów z uczestnikami. Możesz zintegrować je ze swoją pocztą e-mail i kalendarzem oraz ustawić powiadomienia i przypomnienia. Clara może oferować wgląd w twoje rozmowy e-mailowe, aby efektywniej zarządzać harmonogramem.

Dzięki Clarze i podobnym narzędziom do planowania AI, każdy w twojej organizacji, od nowych pracowników po kadrę kierowniczą, może mieć osobistego asystenta, uwalniając go do skupienia się na ważniejszej pracy. W tym sensie trudno nie zakochać się w AI. Można by powiedzieć, że Her wcale nie jest tak dalekie od rzeczywistości.