Rozdrobniony cyfrowy miejsce pracy – Czy AI zaraz wywoła Twoje nazwisko?

SharePoint … ServiceNow … Salesforce … Workday … prawie każda firma na świecie używa jednej lub więcej z tych platform oprogramowania przedsiębiorstw. W rzeczywistości, średni pracownik wiedzy używa ponad 11 różnych aplikacji każdego dnia, a 40% używa jeszcze więcej. Z tak wieloma narzędziami w grze, warto zapytać: jak dobra jest ta “doświadczenie pracownika”?

Poproś każdego i prawdopodobnie otrzymasz mieszaninę odpowiedzi od dobrej do złej i brzydkiej. Pracownicy nie cierpią już cicho na to. 43% pracowników mówi, że znalezienie informacji w różnych systemach jest wyzwaniem. Oddzielne badanie wykazało, że prawie 70% pracowników spędza tyle czasu, jak 20 godzin tygodniowo, śledząc informacje w różnych systemach, zamiast skupiać się na pracy o znaczeniu.

To jest coś więcej niż skarga o używalności. To awaria w tym, co nazywam doświadczeniem pracownika – systemem operacyjnym pracy („EEOS of Work”). Bez spójnego warstwy doświadczenia, każde logowanie, każda duplikowana polityka, każdy martwy link podkłada się pod produktywność i zaufanie.

Złożoność tego, co istnieje dzisiaj, jest wynikiem dziesięcioleci innowacji technologicznych, skomplikowanych przez niezkoordynowane podejmowanie decyzji. Przez nikogo nie winę, nowe obiekty zostały opracowane w ciągu długiego czasu i duży obraz tego, co stanowi cyfrowe miejsce pracy, został utracony.

Do niedawna, firmy mogły radzić sobie i wyjść z tego. Ale przyjście sztucznej inteligencji w przedsiębiorstwie zmienia równanie. Duże modele językowe będą indeksować każde repozytorium i ujawnią każdą niezgodność, która istnieje w obecnie zainstalowanych systemach – przestarzałe polityki, sprzeczne dane, duplikowany treść. To, co wydaje się mniejszym wewnętrznym tarcie dzisiaj, stanie się jaskrawą, publiczną nieefektywnością jutro.

Z ewolucją sztucznej inteligencji w tempie wykładniczym, teraz jest czas, aby rozważyć “warstwę doświadczenia” EEOS of Work.

Paradoks cyfrowego miejsca pracy

Wyzwaniem, które istnieje w przedsiębiorstwie dzisiaj, jest to, że narzędzia takie jak SharePoint, ServiceNow, Workday itd. składają się z repozytoriów treści i baz wiedzy. Dla wielu, SharePoint stał się domyślnym intranetem korporacyjnym, ponieważ organizacja jest firmą Microsoft. Dla innych, ServiceNow, Salesforce i Workday stały się sztucznymi intranetami w próbie maksymalizacji efektywności kosztów, używając tych systemów poza ich podstawowym celem (tj. automatyzacja HR/IT, CRM i HCM).

Rezultatem jest brak nadzoru i zarządzania treścią … duplikowany i niezgodny treść na różnych, niepołączonych stronach … koszmar wyszukiwania, w którym wiele i przestarzałych wersji treści pojawia się, gdy pracownicy szukają tego, czego potrzebują do pracy. Koniec … frustracja i dysfunkcjonalny EEOS of Work.

AI: Wielkie ujawnienie

Sztuczna inteligencja zaraz ujawni światło na pęknięcia, które istnieją w dzisiejszym cyfrowym miejscu pracy. Duże modele językowe i narzędzia napędzane przez AI już przeszukują systemy przedsiębiorstw, indeksując treści w różnych bazach wiedzy. Czas nie może być bardziej krytyczny: Salesforce raportuje, że 81% liderów IT mówi, że sylosy danych utrudniają transformację cyfrową, a 75% organizacji ma trudności z integracją wglądu w spójne doświadczenia użytkowników.

Ale najpierw rzeczy pierwsze. Na podstawie rzeczywistości tego, co istnieje dzisiaj i wyzwań, z którymi pracownicy spotykają się w dostępie do tego, czego potrzebują do pracy, liderzy muszą najpierw uznać, że bieżące cyfrowe miejsce pracy zostało zbudowane w sylach, często przez dziesięciolecia, z niewielką myślą o zjednoczonej podróży pracownika w przyszłości (która jest teraz).

Ale istnieje rozwiązanie. Jest światło po tym, jak bardzo potrzebna “interwencja” się odbywa. EEOS of Work musi ewoluować i wymaga dodania “warstwy doświadczenia pracownika” – zjednoczonej, pracownikocentrycznej interfejsu, który integruje różne systemy i dostarcza spójne EEOS of Work.

Dodanie warstwy doświadczenia do dzisiejszego cyfrowego miejsca pracy

Jak argumentowałem w poprzednich pismach, C-Suite powinien posiadać i zapewnić cross-funkcjonalne zarządzanie, gdy chodzi o różne rozwiązania, które istnieją w przedsiębiorstwie, które są własnością różnych departamentów (np. HR, IT, sprzedaży itd.) i są źródłem wyzwań, które istnieją dzisiaj. Tylko 13% pracowników jest w pełni zadowolonych ze swojego doświadczenia cyfrowego miejsca pracy, a 85% mówi, że tracą czas, zajmując się kontrolą wersji i znajdowaniem odpowiednich dokumentów, co dodatkowo podkreśla, jak zjednoczone doświadczenie cyfrowe jest rdzeniem produktywności i zadowolenia pracownika. Zaproponowałem również, że AI może nasilić ten system za pomocą zarządzania treścią, inteligentnej komunikacji i przewidywalnych wglądów. Warstwa doświadczenia jest następna w ewolucji procesu czyszczenia bałaganu, który istnieje, ujednolicenia różnych “intranetopodobnych” platform w miejscu i znacznego poprawienia doświadczenia pracy pracownika. Jest zaprojektowana, aby ujednolicić cyfrowe miejsce pracy, zanim AI ujawni jego błędy.

Tworzenie warstwy doświadczenia nad bieżącym cyfrowym miejscem pracy nie musi być przytłaczające ani czasochłonne.

Oto cztery działania, aby je zbudować:

1. Przeprowadź audyt EX: Zmapuj wszystkie punkty dotykowe cyfrowe – systemy HR, intranety, platformy komunikacyjne, narzędzia operacyjne – aby zidentyfikować luki, duplikaty i punkty bólu. Użyj opinii pracowników (np. badań pulsu), aby wskazać frustracje, takie jak czas spędzony na wyszukiwaniu lub dostępie do narzędzi.
2. Ustanów cross-funkcjonalne zarządzanie: Utwórz Radę EX z liderami z HR, IT, Komunikacji i Operacji. Nakieruj ich na definiowanie standardów dla integracji systemów, dokładności treści i metryk doświadczenia użytkownika (np. czas dostępu do informacji, wskaźniki ukończenia zadań).
3. Wykorzystaj AI do czyszczenia treści: Chociaż technologia nadal ewoluuje, wdrożenie AI, gdzie to możliwe, aby przeskanować repozytoria w poszukiwaniu przestarzałych, duplikowanych lub niezgodnych treści. Narzędzia takie jak Microsoft Copilot mogą oznaczyć i zaarchiwizować przestarzałe dokumenty, zapewniając, że pracownicy mają dostęp tylko do bieżących, godnych zaufania informacji.
4. Pomierz i iteruj: Ustaw metryki EX – takie jak czas dostępu do krytycznych aktualizacji, wskaźniki powodzenia wyszukiwania lub wskaźniki zadowolenia pracowników – i śledź je za pomocą analityki napędzanej przez AI. Raportuj je co roku do C-Suite, obok innych ważnych metryk, takich jak finanse i ESG, aby zapewnić odpowiedzialność.

Na tym etapie ewolucji sztucznej inteligencji w miejscu pracy, wiele jest jeszcze teoretyczne i w rozwoju. Jednak nie będzie tak na długo. Organizacje mają niezwykłą okazję, aby zdefiniować swoje cyfrowe miejsce pracy. Warstwa doświadczenia zapewnia koncepcję dla ukierunkowanego na użytkownika interfejsu, który integruje fragmentowane systemy, ujednolica wyszukiwanie, upraszcza dostęp do informacji i personalizuje podróż pracownika.

To nie jest nowa platforma i nie wymaga wyrwania SharePoint, ServiceNow lub innych rozwiązań w użyciu. To warstwa strategiczna, która siedzi na górze istniejących narzędzi, i rozwiązuje rozdrobnione cyfrowe miejsce pracy, wykorzystując systemy, treści i komunikację pod jednym, pracownikocentrycznym frameworkiem. To przenosi teoretyczne do praktycznej implementacji, która ostatecznie dostarczy namacalne wyniki dla przedsiębiorstwa.