Balansowanie integracji AI z pracownikami dla optymalnej wydajności

To historia tak stara, jak świat: nowe technologie wywołują panikę i nostalgię. Ludzie myśleli, że telewizja zniszczy literaturę. Zespół raz śpiewał, że wideo zabiło gwiazdę radiową. Dziś ludzie boją się, że AI zabierze ludziom prace. Niedawne badanie wykazało, że brak zaufania pracowników do AI wynika głównie z ich postrzegania go jako zagrożenia dla ich pracy. Ten brak zaufania nie jest bezpodstawny dla pracowników wiedzy, którzy izolują się od AI i jej możliwości. Ciężar spoczywa na liderach, aby upewnili się, że ich organizacje integrują AI w miejscu pracy, aby zoptymalizować pracę pracowników, a nie zastąpić ich.

Pociąg AI już odjechał, ale nie jest za późno, aby wsiąść na pokład. Moja firma Jotform używa AI w swoich procesach od 4 lat. Oto jak kontynuujemy integrację najnowszych narzędzi AI i automatyzacji, aby pomóc naszym pracownikom wykonywać swoją najlepszą pracę.

Zachęcanie do myślenia systemowego

Możliwe, że słyszałeś o terminie “myślenie systemowe”. Książka Petera Senge’a The Fifth Discipline oferuje szczegółowe wyjaśnienie tego pojęcia. Oznacza to postrzeganie świata i naszego życia jako systemów, a nie izolowanych, liniowych relacji przyczynowo-skutkowych. Weźmy na przykład ludzkie ciało: nie jest to zbiór części, ale raczej zbiór systemów. Twój szkielet utrzymuje co najmniej część twojego ciała w pozycji pionowej, twój układ mięśniowy umożliwia ci poruszanie oczami i przewijanie ekranu smartfona, twój układ krążenia dostarcza tlen i składniki odżywcze do twoich tkanek itd.

Jednym z moich podstawowych zasad integracji AI w naszym miejscu pracy jest przyjęcie myślenia systemowego. Zamiast szkolenia pracowników na poszczególnych narzędziach AI, zachęcamy ich do analizy swoich procesów pracy – połączonych kroków, które tworzą różne zadania w ciągu dnia – i postrzegania ich jako systemów. Celem jest użycie narzędzi AI do zautomatyzowania jak największej liczby kroków tych procesów. Niedawne badanie McKinseya wykazało, że firmy używają AI w coraz większej liczbie części swojego biznesu. Połowa firm, które wzięły udział w badaniu, zgłosiła integrację AI z dwoma lub więcej funkcjami biznesowymi, przy czym najczęstsze były marketing i sprzedaż, produkty i usługi oraz funkcje IT. Każda firma ma wiele możliwości zastosowania AI i automatyzacji. Jak zjawisko Baader-Meinhof, gdy zaczniesz szukać ich, zobaczysz je wszędzie.

Ten rodzaj myślenia wymaga drugiej zmiany w sposobie myślenia. Zamiast postrzegać siebie jako indywidualnych współpracowników, pracownicy powinni widzieć siebie jako menedżerów – swoich systemów i narzędzi AI i automatyzacji, które sprawiają, że koła się kręcą. Jako menedżer, pierwszym zadaniem jest określenie celów swojego systemu: co chcesz osiągnąć? Jakie są twoje wskaźniki KPI? Na przykład, możesz tworzyć system do wysyłania biuletynu do subskrybentów raz w tygodniu. Zmapuj kroki, zidentyfikuj możliwości zastosowania AI i automatyzacji, a następnie zbuduj system. Gdy twoje systemy są już w miejscu, zadania menedżerskie polegają na mierzeniu twojej wydajności i ciągłym poszukiwaniu sposobów na poprawę systemu. Istnieją nawet narzędzia, które możesz wdrożyć, aby automatycznie monitorować, czy wszystkie części systemu funkcjonują prawidłowo. Mój ulubiony jest zwany Dead Man’s Snitch.

Przyjmując podejście myślenia systemowego, pracownicy mogą przekształcić swoje role i uzyskać kontrolę nad swoimi codziennymi obciążeniami.

Traktuj AI jako swojego współpilota twórczego

Gdy pracownicy zaczynają postrzegać swoje procesy pracy jako połączone systemy i integrują narzędzia AI, aby udoskonalić te procesy, jest dla nich kluczowe, aby zmienili swoje spojrzenie na AI. AI nie jest tylko narzędziem, ale raczej współpracownikiem. Ten współpracownik nie tylko zwiększa wydajność, ale także ułatwia innowacje.

Profesor Wharton Christian Terwiesch wyzwał ChatGPT do pomysłów biznesowych (produktów dla rynku studentów) i porównał wyniki LLM z pomysłami wygenerowanymi przez studentów. Wynik? Średnia szansa zakupu produktu ChatGPT wyniosła 47%, w porównaniu z 40% dla pomysłów ludzkich.

Chociaż nie oznacza to, że AI jest bardziej kreatywny niż ludzie – ChatGPT brakuje kontekstu świata rzeczywistego, między innymi, i zależy od ludzi, aby stworzyć bodźce – oznacza to, że może być niezwykle wydajnym i tanim współpracownikiem w generowaniu pomysłów.

Jak powiedział profesor Terwiesch, “Najgorszy przypadek to odrzucenie wszystkich pomysłów i kontynuowanie z własnymi. Ale nasze badania silnie potwierdzają, że twoja pula pomysłów będzie lepsza”.

Nawet jeśli ChatGPT generuje wygrywające pomysły i rozwiązania, ludzie nadal są odpowiedzialni za wybór i udoskonalenie ich. Podsumowując: nie ma powodu, aby nie używać AI do udoskonalenia procesu generowania pomysłów.

Zarezerwuj czas, aby zaoszczędzić czas

Trzecią zasadą integracji AI w Twoim miejscu pracy, aby zoptymalizować wydajność, jest zarezerwowanie czasu, aby zaoszczędzić czas. Przyjęcie myślenia systemowego, zidentyfikowanie możliwości automatyzacji, zbadanie dostępnych narzędzi i nauczenie się, jak uczynić AI częścią Twojego procesu twórczego, wymaga wstępnego nakładu czasu. Wymaga to budowania pewnej elastyczności w ciągu dnia roboczego, co może być niechętne dla pracowników – kto ma czas? Liderzy mogą podkreślić korzyści zrobienia tego czasu: odzyskasz go w postaci wszystkich zadań, które zautomatyzujesz.

W Jotform na przykład, zawsze musieliśmy walczyć z phishingiem. Ludzie używają naszych formularzy online do celów SPAM-u i oszustw. W przeszłości nasz zespół wsparcia poświęcał znaczną ilość czasu na łapanie tych oszustw ręcznie. Ale w ciągu ostatnich kilku lat opracowaliśmy narzędzie AI, dzięki któremu nasi pracownicy wsparcia mogą skierować swoją energię na nowsze, bardziej złożone problemy. Opracowanie narzędzi wymagało nakładu czasu. Nasi pracownicy nadal monitorują phishing ręcznie. Ale AI znacznie zmniejszył obciążenie i uwolnił ich, aby skoncentrowali się na bardziej znaczących zadaniach.

To piękno narzędzi AI i automatyzacji – nie zastępowanie ludzi, ale umożliwianie im odciążenia nużących, ręcznych zadań. Dla naszych pracowników było to wystarczająco motywujące, aby przekonać ich do przyjęcia myślenia systemowego i stania się menedżerami własnego makrokosmosu systemów. Pamiętaj: według jednego badania, 65 procent organizacji regularnie używa generatywnej AI. Jeśli nie używasz AI, aby zwiększyć wydajność swoich pracowników, Twoi konkurenci to zrobią – i powiedziałbym, że jest to znacznie bardziej straszne niż sama AI.