Sztuczna inteligencja i automatyzacja: broń w walce z oszustwami w dziale rozliczeń

Przez Akhila Sahai, dyrektora ds. produktów, Kanverse

Oszustwa kosztują przedsiębiorstwa około 5% rocznych przychodów, jak podaje Stowarzyszenie Certyfikowanych Egzaminatorów Oszustw (ACFE) w swoim niedawnym raporcie. Oszuści patrzą na dział rozliczeń (AP) i widzą dolary, ponieważ zwykle brakuje tam skutecznych kontroli, które mogłyby zapobiec atakom. Ponieważ ta funkcja biznesowa przetwarza płatności, jest to obszar szeroko otwarty dla ataków ze strony złych aktorów.

Oszustwa w dziale rozliczeń można podzielić na kilka typowych wzorców, które zostaną omówione poniżej. Dobra wiadomość jest taka, że istnieją kroki, które organizacje mogą podjąć, aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia tych oszustw.

Dostawcy, którzy nie istnieją

Większość przedsiębiorstw prowadzi działalność z grupą dostawców i kontrahentów. Dokonują rutynowych zakupów, a płatności są często wstępnie zatwierdzane bez zbyt dużej inspekcji i kontroli. Ale fałszywe firmy mogą naśladować prawdziwych dostawców i wysyłać fałszywe faktury, a ten fałszywy billing może być trudny do wykrycia. Jest to również kosztowne – może kosztować 100 000 dolarów za przypadku, według AC.

Zagrożenia tego rodzaju mogą również pochodzić z wnętrza, zbyt. Możliwe jest, że pracownik stworzy fałszywych dostawców i wyśle fałszywe faktury. Przykładem tego jest kobieta z Oregonu, która wyłudziła miliony dolarów od swojej firmy przez prawie 15 lat.

Faktury za towary, które nie istnieją

W podobny sposób, oszuści mogą współpracować z pracownikami, aby utworzyć wnioski o płatność za towary/usługi, których firma nie otrzymała, a następnie zatrzymać przetworzoną płatność dla siebie. To właśnie stało się z byłym pracownikiem Hondy w Ohio, który oszukał firmę na 750 000 dolarów.

Naliczanie za nic

Czasami dostawca celowo dodaje nowe pozycje do faktury, aby zwiększyć kwotę należną. Gdy proces AP jest prowadzony ręcznie i doświadcza wzrostu objętości faktur, te niewłaściwie dodane pozycje mogą pozostać niezauważone. I to skutkuje tym, że firma zostaje obciążona zbyt wysoką kwotą.

Czasami wiele płatności dla dostawców jest przetwarzanych na podstawie tej samej faktury, co może się zdarzyć, gdy w systemie znajdują się dwie lub więcej kopie tej samej faktury, a członek zespołu AP (nieumyślnie) zainicjuje płatność za wszystkie kopie. Może to nastąpić z różnych powodów, od prostego błędu do złej woli. Niezależnie od przyczyny, może to mieć negatywny wpływ na firmę.

Walka z oszustwami za pomocą automatyzacji

Niestety, nowe sposoby oszukiwania działów rozliczeń pojawiają się w szybkim tempie. Na szczęście, dzięki postępom w technologiach opartych na sztucznej inteligencji, możliwe jest dla firm rozwinięcie strategii prewencyjnych i zmniejszenie ryzyka. Automatyzacja i AI/ML mogą rozwiązać problem oszustw za pomocą kilku kluczowych funkcji. Obejmują one:

Automatyzację workflow zatwierdzania

Automatyzacja zapewnia zgodność, pozostawiając cyfrowy ślad działań wykonanych na każdym etapie. Zautomatyzowane zatwierdzania redukują czasochłonne procesy ręcznego zatwierdzania. Szkolenia i generowanie świadomości mogą pomóc w odparciu złej woli.

Automatyzację przeglądu faktur z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Dopasowanie dokumentów wygenerowanych na etapie zakupów jest konieczne do rozwoju ochrony przed oszustwami w dziale rozliczeń. Obejmuje to dopasowanie informacji o pozycjach faktur z danymi zamówienia, przeglądanie potwierdzeń dostawy, aby upewnić się, że towary i usługi zostały dostarczone, i często obejmuje skanowanie innych komunikatów z dostawcą. Może to zajmować dni, gdy jest robione ręcznie, ale dzięki wdrożeniu automatyzacji opartej na sztucznej inteligencji, cały cykl uzgodnień może nastąpić w ciągu kilku minut.

Monitorowanie i śledzenie zamiarów pracowników

Pracownicy, którzy popełniają oszustwa w dziale rozliczeń, mają tendencję do pracy w pojedynkę lub w małych grupach po uzyskaniu strategicznych informacji o operacjach. Używanie systemów technologicznych, które mogą śledzić i monitorować zaangażowanie pracowników w czasie rzeczywistym, może powstrzymać złe zachowania i zamiary dzięki funkcjom takim jak wykrywanie anomalii. Szkolenia pracowników w tym zakresie są również ważne dla zwiększenia świadomości. Budowanie programu lojalnościowego może również pomóc w ustaleniu kursu ku etycznym działaniom.

Wymuszanie zgodności z rozwiązaniami cyfrowymi

Organizacje mogą zmniejszyć oszustwa w dziale rozliczeń, cyfryzując cały proces przetwarzania faktur. Cyfryzacja kalibruje działania z znacznikami czasu, które mogą być później użyte do przeprowadzenia audytów systemu. Takie systemy mogą być zaprojektowane do generowania automatycznych raportów – gdzie działania pracowników mogą być monitorowane, a następnie identyfikowane obszary poprawy. Ponadto, alerty w czasie rzeczywistym zapewniają administratorom wszechstronne wglądy w operacje procesu.

Budowanie funkcjonalności dopasowania dostawców

Coraz bardziej istotne jest wykrywanie faktur generowanych przez fałszywe firmy na wczesnym etapie, zanim zostanie wyrządzona szkoda. Wykrywanie może być przeprowadzone za pomocą technologii dopasowania rozmytego, w której system skanuje wiele repozytoriów, przegląda istniejącą bazę danych dostawców i sprawdza różne dokumenty, aby wykryć fałszywe.

Współczesne rozwiązania starego problemu

Jeśli chodzi o oszustwa, gdzie jest wola, jest sposób. Wewnętrzni i zewnętrzni oszuści, którzy chcą ukraść, będą nadal wymyślać nowe sposoby, aby to zrobić. Ale firmy mogą czuć się komfortowo, wiedząc, że sztuczna inteligencja i automatyzacja są w stanie wykorzenić oszustwa. Dodanie tych technologii do działu rozliczeń pomoże w wykrywaniu i zapobieganiu oszustwom. Zespół AP może przestawić się na mniej monotonne i bardziej ukierunkowane na biznes zadania, a Twoja organizacja zaoszczędzi pieniądze i kłopoty.