Sztuczna inteligencja i automatyzacja: broń w walce z oszustwami AP

Przez Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Oszustwa kosztują przedsiębiorstwa około 5% rocznych przychodów, jak zauważyła Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) w niedawnym raporcie. Oszuści patrzą na dział Accounts Payable (AP) i widzą znaki dolara, ponieważ zwykle nie ma tam skutecznych kontroli, które mogłyby zapobiec atakom. Ponieważ ta funkcja biznesowa przetwarza płatności, jest to łatwy cel dla złych aktorów.

Oszustwa AP można podzielić na kilka typowych wzorców, które zostaną omówione poniżej. Dobra wiadomość jest taka, że istnieją kroki, które organizacje mogą podjąć, aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia tych zdarzeń.

Podmioty, które nie istnieją

Większość przedsiębiorstw prowadzi działalność z grupą dostawców i podmiotów. Dokonują rutynowych zakupów, a płatności są często zatwierdzane bez większej inspekcji i kontroli. Ale fałszywe firmy mogą naśladować prawdziwych dostawców i wysyłać fałszywe faktury, a ten fałszywy billing może być trudny do wykrycia. Jest to również drogie – może kosztować 100 000 dolarów za każdy przypadek, według AC.

Zagrożenia tego rodzaju mogą pochodzić również z wnętrza. Możliwe jest, aby pracownik stworzył fałszywych dostawców i wysłał fałszywe faktury. Przykładem tego jest kobieta z Oregonu, która wyłudziła miliony dolarów od swojej firmy przez prawie 15 lat.

Faktury za towary, które nie istnieją

W podobny sposób, oszuści mogą współpracować z pracownikami, aby utworzyć wnioski o płatność za towary/usługi, których firma nie otrzymała, a następnie zatrzymać przetworzoną płatność dla siebie. To właśnie stało się z byłym pracownikiem Hondy w Ohio, który oszukał firmę na kwotę 750 000 dolarów.

Obciążanie za nic

Czasami dostawca celowo dodaje nowe pozycje do faktury, aby zwiększyć kwotę należną. Gdy proces AP jest napędzany ręcznie i doświadcza wzrostu objętości faktur, te niesłusznie dodane pozycje mogą pozostać niezauważone. I to skutkuje tym, że firma zostaje obciążona za wysoką kwotę.

Czasami wiele płatności dla dostawców jest przetwarzanych na podstawie tej samej faktury, co może się zdarzyć, gdy w systemie znajdują się więcej niż dwie kopie tej samej faktury, a członek zespołu AP (niewłaściwie) zainicjował płatność za wszystkie kopie. Może to nastąpić z różnych powodów, od prostego błędu do złej woli. Niezależnie od przyczyny, może to mieć negatywny wpływ na firmę.

Walka z oszustwami za pomocą automatyzacji

Niestety, jednym z trendów jest szybkie pojawianie się nowych sposobów oszukiwania działów AP. Na szczęście, dzięki postępom w technologiach opartych na sztucznej inteligencji, stało się możliwe dla firm rozwinięcie strategii prewencyjnych i zmniejszenie ryzyka. Automatyzacja i AI/ML mogą rozwiązać problem oszustw za pomocą kilku kluczowych funkcji. Obejmują one:

Automatyzację przepływu zatwierdzania

Automatyzacja zapewnia zgodność, pozostawiając cyfrowy ślad działań wykonanych na każdym etapie. Zautomatyzowane zatwierdzania redukują czasochłonne procesy ręcznego zatwierdzania. Szkolenia i generowanie świadomości mogą pomóc w odparciu złej woli.

Automatyzację przeglądu faktur z użyciem sztucznej inteligencji

Dopasowanie kluczowych dokumentów wygenerowanych na różnych etapach zakupów jest konieczne do rozwoju podstawowej ochrony przed oszustwami w dziale AP. Obejmuje to dopasowanie informacji o pozycjach faktur z danymi zamówienia, sprawdzenie otrzymania towarów i usług oraz często obejmuje skanowanie innych komunikatów z dostawcą. Może to potrwać dni, gdy jest robione ręcznie, ale dzięki wdrożeniu automatyzacji opartej na sztucznej inteligencji, cały cykl uzgodnień może nastąpić w ciągu kilku minut.

Monitorowanie i śledzenie zamiarów pracowników

Wewnętrzni oszuści mają tendencję do pracy samotnie lub w małych grupach po uzyskaniu strategicznej wiedzy o operacjach. Używanie systemów technologicznych, które mogą śledzić i monitorować zaangażowanie pracowników w czasie rzeczywistym, może powstrzymać złe zachowania i zamiary dzięki funkcjom takim jak wykrywanie anomalii. Szkolenia pracowników w tej dziedzinie są również ważne dla zwiększania świadomości. Budowanie programu lojalnościowego może również pomóc w ustaleniu kursu ku etycznym działaniom.

Wymuszanie zgodności z rozwiązaniami cyfrowymi

Organizacje mogą zmniejszyć oszustwa AP, cyfryzując cały proces przetwarzania faktur. Cyfryzacja kalibruje działania z znacznikami czasu, które mogą być później wykorzystane do przeprowadzenia audytów systemu. Takie systemy mogą być zaprojektowane do generowania automatycznych raportów – gdzie działania pracowników mogą być monitorowane, a następnie identyfikowane obszary poprawy. Ponadto, powiadomienia w czasie rzeczywistym zapewniają administratorom wszechstronne spojrzenie na operacje procesu.

Budowanie funkcjonalności dopasowania dostawców

Coraz ważniejsze jest wykrywanie faktur wygenerowanych przez fałszywe firmy na wczesnym etapie, zanim zostanie wyrządzona szkoda. Wykrywanie może być wykonane za pomocą technologii dopasowania fuzzy, w której system skanuje wiele repozytoriów, przegląda istniejącą bazę danych dostawców i sprawdza różne dokumenty w celu wykrycia fałszywych.

Współczesne rozwiązania starego problemu

Jeśli chodzi o oszustwa, gdzie jest wola, jest sposób. Wewnętrzni i zewnętrzni oszuści, którzy chcą ukraść od ciebie, będą nadal wymyślać nowe sposoby, aby to zrobić. Ale firmy mogą czuć się komfortowo, wiedząc, że ML i automatyzacja są w stanie wykorzenić oszustwa. Dodanie tych technologii do działu AP pomoże w wykrywaniu i zapobieganiu oszustwom. Zespół AP może przestawić się na mniej nudne i bardziej ukierunkowane na biznes zadania, a Twoja organizacja zaoszczędzi pieniądze i kłopoty.