Smartsheet avduker vsActual og en Execution Graph for KI i virksomheter

KI kan hjelpe et team med å fullføre oppgaver raskere uten dermed å hjelpe organisasjonen med å gjennomføre strategien sin. Smartsheet retter seg mot dette gapet med vsActual, et nytt, frittstående og KI-basert planleggings- og gjennomføringsprodukt som ble avduket på kundekonferansen ENGAGE 2026.

Sammen med vsActual kunngjorde selskapet spesialiserte agenter, gjentakende agentbaserte arbeidsflyter, nye integrasjoner og flere sikkerhetskontroller. Samlet skal oppdateringene gi KI et tydeligere bilde av hvordan prosjekter, mennesker, budsjetter og forretningsprioriteringer avhenger av hverandre – og varsle når det faktiske arbeidet begynner å avvike fra den godkjente planen.

vsActual knytter strategien til arbeidet som allerede pågår

vsActual er utviklet for å fungere på tvers av systemene teamene allerede bruker, i stedet for å kreve at de flytter all aktivitet over i et nytt prosjektstyringsverktøy. Blant systemene Smartsheet nevner som løsningen er utviklet for å hente data fra på tvers av, er økonomi-, HR-, kunde- og tjenesteplattformer som Oracle, SAP, Workday, Salesforce, Jira og ServiceNow.

Utgangspunktet er selve strategien. Produktet henter planer fra presentasjoner, budsjettdokumenter eller regneark og gjør dem om til en levende plan med mål, tidslinjer og begrensninger som utgifter og bemanningskapasitet. Nye forespørsler kan deretter vurderes opp mot disse prioriteringene.

Funksjonene for scenarioplanlegging skal vise hvilke konsekvenser en beslutning får for budsjett og kapasitet, før en leder godkjenner den. Når et scenario er valgt, blir det den fastsatte planen. Deretter sammenligner agenter det pågående arbeidet med planen, avdekker forsinkelser eller ressurskonflikter som er i ferd med å oppstå, og setter sammen lederoppsummeringer basert på de underliggende dataene.

«Alle selskaper har en strategi. De som lykkes, er de der arbeidet faktisk bidrar til å gjennomføre den», sa Rajeev Singh, administrerende direktør i Smartsheet. Han beskrev vsActual som en måte å minske avstanden mellom planer og faktiske resultater på.

En viktig begrensning er at mennesker fortsatt har kontrollen: Selskapet sier at agenter ikke kan endre planen på egen hånd, og at anbefalingene inneholder begrunnelser som ledere kan gjennomgå. Kunngjøringen ber kundene registrere seg for å få oppdateringer, men oppgir ikke når vsActual blir allment tilgjengelig eller hva det vil koste.

Execution Graph gir forretningskontekst

Bak vsActual ligger Smartsheets Execution Graph, som kartlegger sammenhenger fra enkeltoppgaver via prosjekter og programmer til strategiske mål. Selskapet sier at den bygger på 20 års innsikt i arbeidsflyter, millioner av prosjekter og ni petabyte med data.

Den tekniske løsningen handler om mer enn å samle dokumenter for en chatbot. En nyttig modell for gjennomføring må vise sammenhenger: Hvilket initiativ er avhengig av et forsinket prosjekt, hvilke team deler på begrenset kapasitet, hvem som eier en beslutning, og hvilke tillatelser eller godkjenninger som legger føringer for neste steg. Smartsheet sier at grafen omfatter disse operative sammenhengene og styringskravene.

En milepæl som glipper, kan for eksempel være håndterbar isolert sett, men bli kritisk når flere finansierte initiativer er avhengige av det samme teamet. Ved å koble sammen tidsplaner, kapasitet og strategiske prioriteringer kan konflikten bli synlig tidligere enn i separate dashbord. Hvor nyttig anbefalingen er, avhenger fortsatt av hvor fullstendige og oppdaterte de tilkoblede opplysningene er.

Smartsheets eksisterende AI-arkitektur kombinerer allerede selskapets intelligenslag og kunnskapsgraf med grunnmodeller levert gjennom Azure OpenAI og Amazon Bedrock. Den offentlige dokumentasjonen beskriver dette som å tilføre generelle modeller kontekst som er spesifikk for arbeidet. Den nye Execution Graph viderefører selskapets vektlegging av kontekst innen planlegging og gjennomføring; lanseringsmeldingen identifiserer ingen nytrent grunnmodell og publiserer heller ingen sammenlignende ytelsesmålinger.

Nye agenter tar seg av prosjektoppsett og gjentakende kontroller

Den tilhørende plattformlanseringen introduserer Agentic Workflows, som gjør instruksjoner i naturlig språk om til gjentakende arbeid, for eksempel å utarbeide en ukentlig prosjektoppsummering eller kontrollere risikoer og avhengigheter. Resultatene leveres til de aktuelle personene uten at noen trenger å gjenta forespørselen hver gang.

To spesialiserte agenter er også oppført som tilgjengelige ved lansering. Creation Agent bygger prosjektstrukturer, blant annet ark, dashbord, rapporter og automatiseringer, ut fra et mål formulert i naturlig språk. Data Quality Agent undersøker ark og varsler om problemer etter alvorlighetsgrad, enten på forespørsel eller etter en tidsplan.

Disse funksjonene bygger videre på Smart Assist og Smartsheets Model Context Protocol-server. Eksisterende dokumentasjon forklarer hvordan den innebygde assistenten og kompatible eksterne KI-verktøy kan hente informasjon fra oppdaterte prosjektdata og utføre handlinger med brukerens samtykke. MCP tilbyr et felles grensesnitt for tilkobling; den omkringliggende applikasjonen må fortsatt sørge for riktig kontekst og håndheve tilgangskontrollen.

Smartsheet kunngjorde også innebygde integrasjoner med ServiceNow, Microsoft Dynamics 365, HubSpot og Workday. En separat Integration Agent er tilgjengelig i tidlig tilgang og retter seg i første omgang mot GitHub, Zendesk, Airtable og Monday.com. Den er utviklet for å la kunder be om en ekstern datatilkobling i en samtale.

Styring blir en del av gjennomføringslaget

Når agenter får evne til å handle, blir tilgangsrettigheter like viktige som kvaliteten på svarene deres. Smartsheet sier at mennesker og agenter bruker den samme styrte grafen, og at agentene bare får tilgang til og kan gjøre endringer som er tillatt for personen de representerer.

De nye kontrollene omfatter strømming av sikkerhetshendelser, som sender revisjonshendelser til verktøy som Splunk og Microsoft Sentinel nesten i sanntid. Dataklassifisering, som er tilgjengelig med Smartsheet Safeguard, lar administratorer definere sensitivitetsmerker og følge bruken av dem gjennom sentralisert rapportering og et revisjonsspor.

Selskapet kunngjorde også ISO/IEC 42001-sertifisering for KI-styring og en australsk IRAP-sikkerhetsvurdering. Disse gjelder henholdsvis organisatorisk KI-styring og vurderte sikkerhetskontroller; de garanterer ikke at alle KI-genererte anbefalinger er korrekte.

Smartsheets bredere tillitsenter beskriver tillatelser på elementnivå, identitetskontroller og revisjonsfunksjoner, og opplyser at kundedata ikke brukes til å trene tredjeparts grunnmodeller. Disse forpliktelsene gir relevant bakgrunn, mens de nye lanseringene tilfører kontroller som er spesielt rettet mot å skalere agentaktivitet.

For større virksomheter er hovedspørsmålet om KI kan opprettholde en nyttig, styrt forståelse av gjennomføringen på tvers av fragmenterte systemer. Smartsheet satser på at selskapets historikk innen arbeidsstyring gir den konteksten som trengs. Hvor viktig vsActual blir, vil avhenge av hvor effektivt løsningen omsetter denne konteksten til rettidige beslutninger om prioriteringer, ressurser og korrigerende tiltak.