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Come Realizzare il Valore di un Team Abilitato da GenAI

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Grazie a ChatGPT di OpenAI, ormai quasi tutti conoscono il GenAI. La sua capacità di soddisfare la sete di conoscenza delle persone con un semplice prompt l’ha reso virale. L’utilizzo di questo strumento è veramente impressionante. Ha guadagnato un milione di utenti in soli cinque giorni e ha attirato più di 100 milioni di visitatori nei suoi primi mesi. Individui e organizzazioni lo stanno integrando nelle loro vite quotidiane e attività con grande entusiasmo.

Eppure – mentre il GenAI è famoso a livello globale, pochi sono andati oltre l’esperimentazione. Le organizzazioni sono entusiaste del suo potenziale, ma spesso lottano per adottarlo a una scala che possa creare valore misurabile.

Nel mio ruolo, ho avuto la fortuna di poter assistere a come l’AI sta evolvendo il modo in cui le organizzazioni operano e il valore che può offrire ai clienti. Tuttavia, le aziende hanno bisogno di una guida per trasformare il potenziale in prestazioni. Con queste sfide in mente, il mio team ha implementato un’esperimentazione con M365 Copilot di Microsoft, per sviluppare insight preziosi e strategie pratiche per le aziende che mirano a raggiungere un’adozione di successo e un ritorno sull’investimento significativo.

Il nostro percorso verso il valore del GenAI

Mentre esaminavamo l’adozione di Copilot, il nostro approccio ci ha aiutato a identificare dove le sue capacità potevano aggiungere valore.

La nostra esperienza potrebbe essere utile per qualsiasi organizzazione che cerchi di introdurre il GenAI nei suoi flussi di lavoro.

Ecco alcune delle azioni che ci hanno aiutato lungo la strada:

  • Inizia con un framework di adozione strutturato. Per introdurre le capacità del GenAI, abbiamo iniziato identificando le persone nella nostra organizzazione che potrebbero trarre vantaggio da esse, e poi casi d’uso specifici e mirati per la tecnologia. Infine, abbiamo creato piani di formazione personalizzati per ogni ruolo o persona che guidano gli utenti con cura, in modo che sappiano esattamente come sfruttare al meglio la capacità.
  • Utilizza l’esperimentazione per convalidare la tecnologia. Per Copilot, abbiamo eseguito un esercizio con tre gruppi di utenti. Il Gruppo A non aveva licenze Copilot, mentre per il Gruppo B, abbiamo semplicemente fornito loro l’accesso allo strumento, senza formazione o guida: era fino a loro capire cosa fare. Il Gruppo C ha ricevuto il nostro framework di adozione completo. I risultati? Abbiamo visto un aumento del 31% nell’adozione nel Gruppo C rispetto al Gruppo B. Inoltre, il Gruppo C ha registrato un risparmio di tempo di 2,5 ore a settimana rispetto a 1,8 ore a settimana per il Gruppo B. L’esercizio ci ha anche fornito dati di base, ad esempio su quanto tempo le squadre potevano risparmiare su compiti specifici come la creazione di presentazioni. Questo è stato un altro forte esempio e argomento che conferma che il nostro framework di adozione stava funzionando.
  • Coinvolgi gli dipendenti strettamente nel processo. Esercizi come il nostro esperimento con Copilot aiutano a garantire che le persone si impegnino più facilmente con la nuova tecnologia. Abbiamo coinvolto le persone nella selezione dei casi d’uso per Copilot, il che lo rende più pertinente, guidando l’adozione e migliorando ultimate il ROI. Questo processo crea anche evangelisti. Poiché il nostro gruppo di cohorte C poteva chiaramente vedere il valore della tecnologia per loro, l’hanno sostenuta in tutta l’azienda e in particolare con i loro team, incoraggiando ulteriore adozione.
  • Crea piani di formazione iper-personalizzati e continui. Abbiamo lavorato con i project manager e i proprietari dei processi per assicurarci che i casi d’uso di Copilot fossero pertinenti alle loro attività quotidiane, come ad esempio produrre presentazioni a breve termine. Armati di questa comprensione, abbiamo creato una formazione altamente personalizzata che mostra come la tecnologia possa aiutarli a raggiungere i loro obiettivi. Inoltre, abbiamo scoperto che la formazione continua sulla creazione di prompt è stata molto utile per aiutare le persone a ottenere il massimo valore dal GenAI. È anche divertente e aiuta a mantenere la comunità unita. Ad esempio, abbiamo creato un gruppo in cui condividiamo prompt utili e abbiamo anche sessioni di condivisione regolari.
  • Sfrutta i partner. Abbiamo coinvolto il nostro partner per aiutarci a fornire casi d’uso e offerte di formazione specifiche che aiutassero a costruire le nostre competenze. In un dominio che cambia così rapidamente come il GenAI, la partnership e la collaborazione sono essenziali per ottenere buoni risultati.
  • Comunica proattivamente le preoccupazioni dei dipendenti. Le domande sull’AI etica e se ruberà i lavori delle persone sono comuni. È quindi importante assicurarsi che il framework di adozione definisca chiaramente l’AI etica e l’uso etico dell’AI. Per garantire un uso responsabile e sicuro dell’AI, abbiamo sfruttato il nostro framework di AI responsabile. Questo framework fornisce linee guida chiare per i nostri dipendenti, allineate con i valori della nostra azienda e aiutandoli a utilizzare l’AI in modo responsabile. E per alleviare le preoccupazioni sull’impatto del GenAI sui lavori, ci siamo concentrati sulla sua capacità di assumere compiti noiosi e ripetitivi come la stesura di verbali, la stesura di comunicazioni o la ricerca in una casella di posta elettronica affollata. Man mano che la loro competenza cresceva, abbiamo introdotto tecniche più sofisticate, tra cui il miglioramento della loro capacità di creare prompt avanzati che producono output più precisi e personalizzati.

Tempo, innovazione e formazione

La nostra esperienza con Copilot e altri progetti GenAI è che una fase pilota strutturata è fondamentale e che le persone hanno bisogno di tempo per imparare la tecnologia innovativa. È anche necessario avere un framework per l’adozione dell’AI e la gestione del cambiamento che sia adattato alle esigenze specifiche del proprio team. Abbinato alla formazione e all’impegno attivo degli utenti, questo motiverà e chiarirà le preoccupazioni sul GenAI.

Una volta che la tecnologia si integra nell’organizzazione e si diffonde, diventa parte della cultura e accelera il percorso verso la realizzazione del valore reale del GenAI.

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Sarah Lundgren è il Direttore dell'Ufficio di Trasformazione di Lenovo's Solutions and Services Group (SSG). Con sede a Vienna, Sarah guida iniziative di trasformazione guidate dall'AI che collegano tecnologie innovative con risultati aziendali pratici, creando ambienti in cui l'AI guida risultati misurabili.

Con oltre 20 anni di esperienza nel settore IT, Sarah ha ricoperto vari ruoli, spesso guidando attività di trasformazione su larga scala. Ha guidato con successo importanti iniziative come il deploy di Lenovo's Services CRM a livello globale, il trasferimento delle operazioni aziendali da outsourcing a in-house e la guida della trasformazione dell'AI.

L'approccio di Sarah bilancia l'innovazione all'avanguardia con una profonda comprensione della connessione umana. È appassionata di semplificare la complessità e assicurarsi che l'AI serva sia le esigenze organizzative che sociali. La sua esperienza si concentra nel guidare la trasformazione con un approccio people-first allineato con la missione di Lenovo di fornire Tecnologia più intelligente per tutti.

Una persona curiosa e un apprendista continuo con una passione per far creare valore all'AI per gli esseri umani, Sarah è conosciuta per la sua capacità di attingere all'ignoto e creare percorsi strutturati che guidano il valore per i team con chiarezza su 'chi fa cosa quando' e i loro clienti. Al di fuori del lavoro, è una chef appassionata che ama sperimentare le sue abilità culinarie senza manuali.