Perusahaan Memakai AI untuk Memangkas Manajer dan Bisa Menghapus Lapisan yang Membuat AI Menghasilkan Nilai

Munculnya AI kini mendorong perampingan lapisan operasional perusahaan, dengan mengandalkan koordinasi otomatis untuk menangani pekerjaan yang dahulu dikelola manusia. Manajer Amerika rata-rata sekarang memimpin tim beranggotakan 12 orang, naik dari 8,2 orang pada 2013, karena AI mempercepat perubahan yang senyap tetapi besar dalam cara tempat kerja di AS diorganisasi.

Perubahan ini disebut sebagai era “megamanajer”, ketika perusahaan menggunakan AI agar manajer dapat bertanggung jawab atas lebih banyak orang secara bersamaan dengan anggapan bahwa perangkat lunak AI meningkatkan efisiensi.

Namun, studi lain oleh Gallup menemukan bahwa manajer menentukan setidaknya 82% variasi dalam keterlibatan karyawan di berbagai unit bisnis, yang pada gilirannya berperan dalam sangat rendahnya keterlibatan karyawan di seluruh dunia. Hanya 31% karyawan AS yang terlibat aktif dalam pekerjaan, sedangkan di seluruh dunia angkanya hanya 17%. Angka-angka ini tidak banyak berubah selama 12 tahun terakhir dan menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan gagal berkembang serta memberikan kontribusi bermakna di tempat kerja.

Masalah ini terutama disebabkan oleh kesenjangan antara karyawan dan jajaran pemimpin perusahaan. Manajer dibebani terlalu banyak bawahan langsung sehingga hampir tidak memiliki waktu dan energi untuk memeriksa keadaan tim mereka.

Jika AI menghilangkan pekerjaan administratif, keuntungan produktivitas seharusnya secara teoritis memberi manajer lebih banyak waktu untuk pembinaan, umpan balik, komunikasi, dan membangun hubungan. Namun jika perusahaan justru menambah 5–10 karyawan untuk setiap manajer, mereka mungkin hanya mengubah peningkatan efisiensi dari AI menjadi rentang kendali yang lebih luas.

“Manajer adalah orang yang menghubungkan proses baru dengan hubungan dan alur kerja nyata yang sudah berjalan di tim mereka. Saat ini, ketika proses-proses itu terus berubah, melewati lapisan tersebut akan membuat penerapan gagal. Bangun melalui lapisan itu dan Anda mendapatkan adopsi yang bertahan,” kata Darrin Murriner, salah satu pendiri dan CEO Cloverleaf.

AI Dapat Membuat Manajer Tidak Diperlukan, atau Justru Lebih Penting

Untuk mengurangi biaya, perusahaan berlomba menggunakan AI dan menghapus lapisan yang dahulu mereka anggap penting.

Dan itu masuk akal. Manajer yang tidak lagi menghabiskan setengah pekan untuk menyusun laporan dan mengejar pembaruan status memang mempunyai kapasitas tambahan, sehingga memperluas peran tersebut untuk mencakup lebih banyak orang merupakan cara yang wajar untuk mencatat penghematan.

Namun perhitungan itu mengabaikan apa yang sebenarnya dilakukan manajer.

Ketika AI dapat mengambil alih pekerjaan rutin, lapisan manusia yang mengubah proyek menjadi kenyataan dan strategi menjadi kinerja karyawan justru menjadi kekuatan penting bagi perusahaan.

Jika perusahaan menghapus lapisan yang bertanggung jawab menerjemahkan strategi organisasi menjadi perilaku karyawan, ke mana tepatnya keuntungan produktivitas dari AI akan mengalir?

“Hal itu seharusnya membuat orang lebih khawatir, karena hubungan dengan manajer masih merupakan faktor tunggal terbesar yang menentukan apakah seseorang tetap terlibat dan bertahan di perusahaan. Jika lapisan itu direntangkan hingga tipis alih-alih diinvestasikan, Anda bukan sedang memangkas biaya overhead; Anda justru merusak satu hubungan yang paling mungkin membuat orang-orang terbaik Anda bertahan dan berkembang,” kata Murriner.

Berbagai studi terbaru melaporkan hubungan antara keterlibatan karyawan di tingkat unit bisnis dan indikator kinerja penting, termasuk profitabilitas, produktivitas, dan kualitas yang lebih tinggi, serta pergantian karyawan, ketidakhadiran, dan penyusutan yang lebih rendah.

Hal ini terjadi ketika perusahaan memilih berinvestasi dalam strategi manajemen yang tepat, karena manajemen memang merupakan akar dari variasi kinerja dan kekompakan tim. Setiap orang dalam tim memiliki kebutuhan, nilai, motivasi, dan tingkat kejelasan yang berbeda. Semua itu menentukan kinerja karyawan dan harus didukung oleh manajer yang baik.

Namun manajer yang baik langka. Walaupun pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan dapat mengembangkan bakat bawaan menjadi kekuatan, bakat bawaan yang tepat juga sangat penting. Tanpanya, pelatihan atau pengalaman sebanyak apa pun belum tentu menghasilkan kinerja luar biasa.

Sebuah studi CMB tahun 2023 menunjukkan bahwa hanya sekitar satu dari 10 orang yang memiliki tingkat bakat tinggi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif. Banyak orang memiliki sebagian sifat yang diperlukan, tetapi hanya sedikit yang memiliki kombinasi bakat unik untuk membantu tim mencapai keunggulan dan meningkatkan kinerja perusahaan secara bermakna. Ketika orang-orang ini ditempatkan dalam peran manajemen, mereka lebih mungkin melibatkan karyawan dan pelanggan secara alami, mempertahankan karyawan berkinerja terbaik, dan menjaga budaya produktivitas tinggi.

“Kisah produktivitas 10 kali lipat yang dijual orang berasumsi bahwa teknologilah hambatannya. Hampir tidak pernah demikian. Hambatan sebenarnya adalah apakah manusia di sekitar teknologi dapat menggunakannya dengan baik, dan membangun kemampuan itulah fungsi manajemen,” kata Murriner.

Masalah Tersembunyi dari Rentang Kendali yang Makin Lebar

Walaupun pada awalnya perusahaan mungkin merasa menghemat uang dengan memangkas biaya manajemen, dalam jangka panjang langkah ini justru dapat menjadi jauh lebih mahal.

Jika sebelumnya seorang manajer memiliki 7–8 bawahan langsung dan sekarang memiliki 15–20, ia mempunyai lebih sedikit waktu untuk pertemuan empat mata, pembinaan mendalam, umpan balik personal, mendeteksi ketidakterlibatan, dan mendukung perkembangan karier karyawan.

Ketika hubungan antara pemimpin dan karyawan begitu terputus, karyawan jauh lebih mungkin meninggalkan perusahaan. Menurut Cision Research, biayanya dapat mencapai 50% hingga 200% dari gaji tahunan karyawan tersebut.

Berbagai studi terbaru menunjukkan bahwa rata-rata biaya total dari satu peristiwa pergantian karyawan telah naik menjadi $45.236 per pekerja.

Biayanya bukan hanya berasal dari ketidakterlibatan karyawan, tetapi juga tercermin dalam hambatan antara anggaran, rencana, strategi, dan pelaksanaan.

“Setiap dolar yang Anda belanjakan untuk AI masih harus melewati seorang manajer sebelum menjadi nilai bisnis, dan memangkas manajer pada saat yang sama ketika Anda meminta mereka menanggung lebih banyak orang adalah langkah yang benar-benar terbalik,” kata Murriner.

Cloverleaf, misalnya, menyatukan penilaian, pembinaan personal, dan wawasan tim dalam satu platform agar pemimpin bidang talenta dapat mengonsolidasikan pengeluaran, memperkuat tim, dan meningkatkan kinerja dengan panduan personal. Mereka menggunakan AI untuk mengumpulkan data, tetapi semuanya tetap ditangani manusia.

“Yang harus tetap manusiawi adalah penilaian dan makna. Sebagian besar AI dirancang untuk menyetujui Anda, sementara persetujuan bukanlah yang dibutuhkan pada saat sulit. Menentukan apa yang benar-benar penting ketika situasi tidak jelas. Menyampaikan kabar buruk dengan cara yang benar-benar dapat diterima seseorang. Menemani seseorang melewati kemunduran. Itu semua bukan masalah efisiensi, dan memperlakukannya sebagai masalah efisiensi adalah cara Anda kehilangan orang,” kata Murriner.

Senada dengan itu, Mariano Jurich, Senior AI Product Leader di Making Sense, perusahaan yang berfokus pada pengembangan perangkat lunak dan transformasi digital, mengatakan bahwa perbedaan antara produktivitas dan nilai bisnis sering kali terabaikan.

“Menurut saya, perusahaan keliru ketika mengukur keluaran, bukan hasil. Keluaran adalah apa yang Anda hasilkan, sedangkan hasil adalah apa yang berubah karenanya. Mempercepat proses yang buruk bukanlah nilai bisnis. Fakta bahwa suatu proses berjalan seperti sekarang tidak berarti itulah cara yang seharusnya digunakan untuk mencapai tujuan bisnis dan memberikan nilai bisnis pada akhirnya.”

Kasus Penggunaan yang Lebih Baik: AI sebagai Pengganda Kemampuan Manajerial

Dilema baru kini lebih berkaitan dengan cara menggunakan AI untuk memperbaiki manajemen, bukan sekadar meningkatkan produktivitas.

AI dapat menangani pekerjaan rutin serta melakukan aktivitas impersonal dalam analitik data, perencanaan jadwal, analisis statistik, dan penyusunan anggaran. Hal ini membebaskan waktu dan ruang mental agar manajer dapat menangani persoalan yang berkaitan dengan manusia.

Misalnya, jika dahulu manajer menghabiskan sekitar 30 menit untuk mempersiapkan rapat, AI dapat menyintesis informasi yang relevan dan membantu mereka bersiap dengan jauh lebih efisien.

Perusahaan pada dasarnya berpikir bahwa dengan AI mereka dapat beroperasi dengan lebih sedikit manajer dan mengurangi biaya. Namun persamaan yang lebih realistis menilai bagaimana AI dapat meningkatkan kapasitas manajerial dengan mengotomatiskan tugas rutin, sehingga pemimpin dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pembinaan, komunikasi, dan pengembangan tim.

Hal ini juga terlihat dalam cara perusahaan menilai investasi AI mereka. Sebagai contoh, platform seperti MODO, sebuah platform AI perusahaan yang mengukur bagaimana adopsi AI mengubah alur kerja dan investasi ROI, menunjukkan bahwa banyak organisasi masih belum memiliki gambaran jelas tentang apa yang sebenarnya berubah setelah AI diterapkan.

“Biasanya ada kesenjangan antara apa yang diasumsikan pimpinan sedang dilakukan AI dan apa yang terjadi di lapangan: alur kerja belum berubah, tingkat adopsi rendah, dan tidak ada yang dapat melihat di mana nilai tercipta atau tidak tercipta. Tanpa tolok ukur awal itu, sangat sulit mengetahui apakah investasi tersebut membuahkan hasil,” kata Johnny Chang, salah satu pendiri dan CEO Modo, kepada Unite.AI.

Pada dasarnya, tim tidak membutuhkan lebih banyak sistem atau perangkat lunak yang anggun demi perangkat lunak itu sendiri. Mereka membutuhkan dukungan dan motivasi dari pemimpin yang dapat membantu mereka beradaptasi, berkolaborasi, dan pada akhirnya berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan.

Platform seperti Cloverleaf dirancang untuk membuat manajemen semacam itu lebih mudah diperluas, dengan menggunakan AI untuk memberi manajer wawasan dan pembinaan personal sambil menjaga hubungan manusia tetap berada di pusat proses.

“Kami mempelajari hampir 30.000 percakapan pembinaan nyata, dan pada separuhnya karyawan menyebut seorang kolega tertentu, bukan keterampilan atau kompetensi. Mereka membutuhkan bantuan terkait seseorang. Mereka juga meminta bantuan untuk memahami kolega 2,5 kali lebih sering daripada untuk menyelesaikan konflik. Ini menunjukkan bahwa orang bersedia melakukan pekerjaan relasional lebih awal jika Anda memberi mereka dukungan. Itulah perubahan perilaku yang ingin kami capai, dan hal itu dapat diukur,” kata Murriner.

Kesimpulannya bukan bahwa AI tidak memiliki tempat dalam manajemen, melainkan bahwa nilai terbesarnya mungkin muncul ketika AI memperkuat orang-orang yang sudah bertanggung jawab memimpin tim. Perusahaan yang memperlakukan manajer sebagai biaya yang harus dihapus berisiko memangkas lapisan yang justru mengubah efisiensi berbasis AI menjadi kinerja berkelanjutan.

“Pola yang mendasari semuanya sama. Ketika Anda memperkuat manajer alih-alih menggantikan mereka, orang-orang terlibat dalam pengembangan, mereka melakukan pekerjaan relasional lebih awal, dan tim berkinerja lebih baik. Semua itu tidak terjadi ketika Anda memperlakukan manajemen sebagai biaya yang harus dipangkas,” kata Murriner.