AI Seharusnya Membuat Bisnis Anda Lebih Mudah Dijalankan

AI seharusnya membuat bisnis Anda lebih mudah dijalankan. Itu layak menjadi tujuan eksplisit ketika Anda memutuskan di mana menggunakannya.

Lebih banyak output berguna ketika bisnis membutuhkan lebih banyak output. Namun ada juga nilai dalam memiliki lebih sedikit urusan yang belum selesai untuk diingat, lebih sedikit pekerjaan administratif yang menggantung di malam hari, dan lebih banyak perhatian yang tersedia untuk pekerjaan yang sebenarnya ingin Anda lakukan.

Menggunakan AI untuk pekerjaan administratif telah membuat menjalankan bisnis saya lebih menyenangkan. Itu penting bagi saya. Menikmati bisnis yang Anda bangun adalah imbalan yang sangat wajar atas upaya yang Anda lakukan untuk memperbaikinya.

Seiring agen menjadi lebih mampu, pemilik mendapatkan lebih banyak pilihan tentang tanggung jawab mana yang dapat diserahkan. Kita perlu sama berhati-hati dalam menentukan apa yang ingin kita pertahankan.

Sebuah bisnis dapat berhasil namun tetap melelahkan untuk dijalankan

Pertimbangkan seorang desainer dengan cukup klien, pekerjaan bagus yang terus masuk, dan layanan yang orang senang membayar. Sisi komersial berjalan baik. Namun minggu masih dapat terasa terfragmentasi oleh proposal, pembaruan proyek, file yang hilang, faktur, dan semua keputusan kecil yang diperlukan untuk menjaga keterlibatan tetap berjalan.

Setiap tugas mungkin dapat dikelola. Namun secara bersamaan, mereka menciptakan bisnis yang membutuhkan perhatian pemilik di hampir semua tempat. Menyelesaikan desain tidak menyelesaikan pekerjaan. Masih ada hal yang harus dikirim, diperiksa, dicatat, atau dikejar.

Itulah tempat yang berguna untuk mengevaluasi AI. Kewajiban berulang apa yang ingin Anda serahkan dengan lebih andal? Bagian minggu mana yang terus mengalihkan perhatian dari pekerjaan yang Anda pedulikan?

Alat-alat saat ini semakin dibangun di sekitar pertanyaan-pertanyaan tersebut. Anthropic’s Ekspansi September Claude untuk Usaha Kecil menghubungkan alur kerja ke perangkat lunak yang sudah digunakan pemilik untuk penjualan, keuangan, dan operasi sehari-hari. Itu juga mendukung pekerjaan terjadwal, dengan persetujuan yang diperlukan secara default sebelum tindakan seperti mengirim, memposting, atau membayar.

Bagian yang menarik adalah pekerjaan biasa yang dirancang untuk ditangani oleh sistem ini. Seorang pemilik bisnis tidak memerlukan cerita transformasi dramatis untuk mendapatkan manfaat dari memiliki tanggung jawab berulang yang lebih terkontrol.

Selesaikan Tanggung Jawab di Balik Tugas

Bayangkan seorang pemilik yang ingin bantuan untuk menindaklanjuti faktur yang jatuh tempo. Meminta agen menulis pengingat pembayaran itu mudah. Namun menulis pesan hanyalah satu bagian dari tanggung jawab.

Seseorang perlu menentukan faktur mana yang benar‑benar jatuh tempo, memeriksa apakah pembayaran telah tiba, mencatat setiap pengaturan yang sudah dibuat dengan pelanggan, dan memutuskan pengingat mana yang tepat. Setelah pesan terkirim, masih ada yang perlu mengetahui apa yang terjadi selanjutnya.

Alur kerja yang berguna akan menyiapkan daftar periksa, menyusun tindak lanjut yang tepat untuk persetujuan, dan menjaga item yang belum terselesaikan tetap terlihat. Jika catatan tidak cocok atau pelanggan mempermasalahkan biaya, hal itu akan membawa pengecualian tersebut kepada pemilik dengan konteks yang cukup untuk membuat keputusan.

Pemilik masih memiliki pekerjaan. Mereka dapat meninjau keputusan yang telah disiapkan dan menangani pengecualian alih‑alih harus menyusun kembali situasi dari catatan yang tersebar setiap kali.

Anthropic’s Rilis Agustus penggunaan komputer, Skills API, dan Files API menjelaskan komponen di balik alur kerja semacam ini: mengoperasikan perangkat lunak, mengikuti prosedur yang disimpan, membaca dokumen, dan mengembalikan file yang selesai. Menghubungkan kemampuan tersebut memberi pembuat lebih banyak cara untuk membawa tugas melalui aplikasi tempat pekerjaan terjadi.

Apakah itu membantu tergantung pada apa yang Anda minta sistem selesaikan. Sebuah folder penuh dengan pengingat yang sudah dipoles dapat meninggalkan tanggung jawab sepenuhnya pada Anda. Penjelasan yang jelas tentang apa yang membutuhkan persetujuan Anda dan apa yang masih tertunda dapat mempermudah pengelolaan.

Inilah tempat prompting menjadi keterampilan manajemen. Definisikan hasil dalam kerangka tanggung jawab yang ingin Anda serahkan. Berikan agen standar penyelesaian yang memiliki arti bagi bisnis.

Hitung Pekerjaan yang Dikembalikan AI kepada Anda

Jujurlah tentang apa yang diperlukan untuk menggunakan hasilnya.

Seorang agen mungkin menyiapkan laporan dengan cepat, tetapi jika Anda harus membuka kembali setiap sumber, memperbaiki perhitungan, dan memahami apa yang coba disampaikan laporan, upaya itu masuk dalam penilaian Anda. Begitu pula memperbaiki koneksi yang rusak atau menjelaskan pengecualian yang sama lagi minggu depan.

Tinjauan diperlukan untuk banyak tugas. Pertanyaannya adalah apakah tinjauan tersebut dapat dikelola dan apakah seluruh proses meningkatkan apa yang Anda lakukan sebelumnya. Sebuah alur kerja dapat menyerahkan keputusan akhir kepada Anda sambil menghilangkan sebagian besar persiapan di sekitarnya.

Lihat beberapa contoh nyata. Seberapa sering Anda harus campur tangan? Bisakah Anda memahami pengecualian? Apakah hasilnya tiba pada saat yang berguna? Apakah masih ada hal penting yang harus Anda ingat di luar sistem?

Jawaban‑jawaban itu memberi Anda lebih banyak informasi tentang nilai alur kerja daripada melihatnya menghasilkan hasil pertama yang mengesankan. Mereka juga memberi tahu apa yang harus disederhanakan. Mungkin penugasannya terlalu luas. Mungkin agen membutuhkan sumber yang lebih baik. Mungkin satu pengecualian yang berulang mudah diselesaikan setelah Anda membuat keputusan bisnis yang mendasarinya.

Sebuah sistem yang dapat Anda pahami dan pelihara nilainya lebih tinggi daripada sistem rumit yang enggan Anda sentuh. Pemeliharaannya pun menjadi bagian dari minggu kerja Anda.

Tentukan untuk apa kapasitas yang dipulihkan digunakan

Saya berpendapat bahwa AI yang lebih baik akan membuat bisnis satu orang bernilai jutaan dolar menjadi lebih dapat dicapai. Memperluas apa yang dapat disampaikan pemilik menciptakan ruang untuk pertumbuhan. Itu tetap menjadi kemungkinan yang menarik.

Apa yang Anda lakukan dengan ruang itu tetap keputusan Anda.

Anda mungkin mengambil pelanggan lain. Anda mungkin menghabiskan lebih banyak waktu meningkatkan layanan untuk pelanggan yang sudah Anda miliki. Anda mungkin akhirnya mengembangkan produk yang terus Anda tunda, atau menyisakan cukup ruang dalam minggu untuk memikirkan ke mana arah bisnis.

Anda juga dapat menyelesaikan pekerjaan lebih awal. Tidak ada kewajiban untuk mengisi setiap jam yang dipulihkan dengan komitmen lain. Sebuah bisnis yang mendukung hidup Anda dan tetap dapat dikelola adalah hal yang berharga untuk dibangun.

Jadikan niat itu bagian dari penugasan. Jika tujuannya adalah menjaga sore Jumat tetap bebas dari administrasi rutin, evaluasilah apakah sistem membantu Anda melakukannya. Jika tujuannya adalah memberikan perhatian penuh pada pekerjaan pelanggan, perhatikan gangguan dan kewajiban yang belum terselesaikan yang dihilangkannya.

AI memberi kita lebih banyak cara untuk membentuk pekerjaan di sekitar bisnis. Manfaatkan kemampuan itu untuk membangun bisnis yang ingin Anda pertahankan.