FinOps 101: Una guía para principiantes sobre operaciones financieras

Las empresas se están trasladando a la nube para reducir gastos, mejorar la eficiencia y hacer que las herramientas y los datos estén accesibles para sus empleados en cualquier lugar del mundo. FinOps, que significa Operaciones Financieras, es una estrategia de gestión de la nube que permite a las empresas obtener el máximo valor de los servicios de la nube. Es un enfoque cohesivo que permite a los equipos de finanzas, TI y DevOps colaborar y optimizar los gastos de los servicios de la nube.

Role de FinOps en la gestión financiera

La gestión financiera de una empresa comprende la elaboración de presupuestos, la contabilidad, el análisis, la informes y la previsión de los riesgos asociados con la gestión y la inversión de los recursos de la empresa. Para realizar operaciones de gestión, las empresas utilizan servicios de la nube, y estos servicios de la nube son costosos dependiendo de la velocidad, el espacio de almacenamiento y la calidad del servicio. Además, los gastos de la nube a menudo son ineficientes, lo que lleva a una pérdida de ingresos. Y ahí es donde entra en juego FinOps. FinOps conecta los departamentos de finanzas, marketing, ventas, TI y DevOps entre sí para que se adopte un enfoque holístico y los recursos de la nube se utilicen de la manera más eficiente posible.

El marco de FinOps sigue un proceso de tres pasos:

1. Informar
2. Optimizar
3. Operar

Los equipos multifuncionales analizan sus necesidades y luego se comunican con los demás departamentos para encontrar un equilibrio entre la calidad y el costo de los servicios necesarios. Este enfoque ayuda a las empresas a lograr tres objetivos empresariales: mejorar la calidad, generar ingresos y conservar recursos. Una vez que se completa la parte de optimización, el enfoque se centra en mantener esa optimización.

Beneficios de implementar FinOps

La gestión de costos es uno de los principales desafíos para una empresa. Las empresas sufren debido a la ineficiencia en los gastos de operación y la falta de comunicación entre los departamentos; todo esto se puede evitar si se implementa FinOps. FinOps de la nube introduce la responsabilidad financiera y el crecimiento en las empresas.

Además, proporciona acceso a herramientas que ayudan al equipo de ingeniería a crear paneles de control para informar a los directivos sobre el estado de la empresa. Por ejemplo, un panel de control muestra números en tiempo real sobre el presupuesto y los gastos a todos los stakeholders. Esto da a todos los stakeholders visibilidad en los datos y los capacita mejor para tomar decisiones financieras sobre la marcha.

Benjamín Franklin dijo una vez: “El tiempo es dinero”. FinOps también permite a las empresas ser eficientes en cuanto a tiempo y recursos al automatizar tareas empresariales repetitivas como la informes y la elaboración de presupuestos. Reúne a diferentes departamentos, mejorando la colaboración y promoviendo una cultura laboral saludable.

Tecnologías y herramientas clave

Las plataformas de gestión de costos de la nube se utilizan para monitorear el uso y los gastos de una organización para los servicios de la nube. Los usuarios empresariales obtienen visibilidad en las unidades de la nube subutilizadas o sobrecargadas para mantener un equilibrio entre la utilización y la necesidad de un servicio. Herramientas de alta gama como Google Cloud Management, AWS Cost Explorer y Azure Cost Management pueden ayudar a optimizar el uso y los gastos.

Las herramientas de automatización de la nube se utilizan para automatizar tareas repetitivas y manuales, lo que ahorra mucho esfuerzo y tiempo para los equipos en general y hace que las operaciones sean más fluidas. Se utilizan varias herramientas para dichas operaciones, pero las más comunes son Azure Monitor y AWS Cloudwatch.

Los paneles de control y los informes en línea se crean para mantener a los stakeholders informados sobre las actividades financieras que ocurren en la empresa. Utilizando la automatización, se establece un sistema que mantiene actualizados estos paneles de control y informes. Microsoft Power BI, Tableau y Microsoft Excel son las herramientas más utilizadas para dichas tareas.

FinOps requiere que las personas de diferentes departamentos trabajen juntas, y la comunicación es la clave para trabajar en un entorno tan diverso. La perspectiva de una persona debe comunicarse a los demás de manera clara y oportuna, y para ello se necesitan plataformas donde todos estén accesibles y se mantenga un registro de la comunicación. Para dichos fines, se utilizan varias herramientas, pero las más comunes con características avanzadas son Microsoft Teams, Google Meet y Slack.

Desafíos y mejores prácticas

Una empresa enfrenta varios problemas al intentar implementar FinOps. Los más comunes son los siguientes:

• Silos de datos: Debido a la escala de una empresa, los datos están dispersos por todas partes. Obtener acceso a los datos y analizarlos para obtener información útil es un problema que las empresas enfrentan al implementar FinOps. La solución a este problema es construir un almacén de datos. Sirve como la única fuente de verdad para la organización.
• Descentralización de compras: Esta descentralización de compras de suscripciones ahorra tiempo. Al mismo tiempo, esto plantea un desafío para las empresas, ya que los costos de mantenimiento de estos servicios a menudo aumentan exponencialmente con el tiempo. La solución es tener un mecanismo que regule las compras.
• Colaboración limitada: Cuando diferentes departamentos tienen que trabajar juntos, los horarios a menudo no coinciden, lo que causa fricción. Este es un problema de recursos humanos, y el departamento de recursos humanos debe trabajar para crear un entorno más hospitalario.
• Datos insuficientes: Una empresa necesita datos de costos completos y exhaustivos para reconocer y predecir patrones. Los datos de costos insuficientes no podrán modelar una solución que optimice los gastos. La solución es centrarse en recopilar tantos datos como sea posible y volcarlos en un lago de datos. Más adelante, los ingenieros de datos pueden extraer los datos relevantes y limpiarlos para que estén listos para el análisis.

Perspectiva futura de FinOps

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático se utilizan ampliamente para analizar datos financieros. Por lo tanto, es más fácil identificar áreas para ahorrar costos y mejorar la previsión. Más empresas migrarán a la nube para optimizar su crecimiento empresarial a largo plazo, incluido el desempeño financiero. FinOps es más relevante que nunca en el actual entorno empresarial, ya que agilizará esa migración para las empresas. La externalización de FinOps a proveedores especializados se volverá más común. Podemos esperar una mayor interoperabilidad entre las herramientas de FinOps. A su vez, esto facilitará la conexión de diferentes herramientas de la nube y la revisión del desempeño financiero.

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