FinOps 101: una guía para principiantes sobre operaciones financieras

Las empresas se están trasladando a la nube para reducir gastos, mejorar la eficiencia y hacer que las herramientas y los datos sean accesibles para sus empleados en cualquier parte del mundo. FinOps, que significa operaciones financieras, es una estrategia de gestión de la nube que permite a las empresas obtener el máximo valor de los servicios en la nube. Es un enfoque cohesivo que permite que los equipos de finanzas, TI y DevOps colaboren y optimicen los gastos de los servicios en la nube.

Papel de FinOps en la gestión financiera

La gestión financiera de una empresa comprende la elaboración de presupuestos, la contabilidad, el análisis, la presentación de informes y la previsión de los riesgos asociados con la gestión y la inversión de los recursos de la empresa. Para realizar operaciones administrativas, las empresas utilizan servicios en la nube, y estos servicios en la nube son costosos según la velocidad, el espacio de almacenamiento y la calidad del servicio. Además de eso, el gasto en la nube suele ser ineficiente, lo que lleva a la pérdida de ingresos. Y ahí es donde FinOps entra en la ecuación. FinOps vincula los departamentos de finanzas, marketing, ventas, TI y DevOps entre sí para que se adopte un enfoque holístico y los recursos de la nube se utilicen de la manera más eficiente posible.

El marco FinOps sigue un proceso de tres pasos:

1. Informar
2. Optimización
3. Funcionar

Los equipos multifuncionales analizan sus necesidades y luego se involucran con los otros departamentos para encontrar un equilibrio entre la calidad y el costo de los servicios necesarios. Este enfoque ayuda a las empresas a lograr tres objetivos comerciales que son: mejorar la calidad, generar ingresos y aprovechar los recursos. Una vez que se completa la parte de optimización, el enfoque se desplaza hacia el mantenimiento de esa optimización.

Beneficios de implementar FinOps

La gestión de costes es uno de los principales retos de una empresa. Las empresas sufren debido a gastos de operaciones ineficientes y déficit de comunicaciones entre los departamentos; todo se puede evitar si se implementa FinOps. Cloud FinOps introduce responsabilidad financiera y crecimiento para las empresas.

Además, da acceso a herramientas que ayudan al equipo de ingeniería a realizar cuadros de mando para informar a los ejecutivos sobre el estado del negocio. Por ejemplo, un tablero muestra números en tiempo real sobre el presupuesto y los gastos para todas las partes interesadas. Esto brinda a todas las partes interesadas visibilidad de los datos y los equipa mejor para tomar todas sus decisiones financieras sobre la marcha.

Benjamin Franklin dijo una vez: “El tiempo es dinero”. FinOps también permite que las empresas aprovechen el tiempo y los recursos mediante la automatización de tareas comerciales repetitivas, como informes y presupuestos. Reúne a diferentes departamentos, mejorando la colaboración y promoviendo una cultura de trabajo saludable.

Tecnologías y herramientas clave

Las plataformas de administración de costos en la nube se utilizan para monitorear el uso y el gasto de una organización en servicios en la nube. Los usuarios comerciales obtienen visibilidad de las unidades de nube infrautilizadas o sobrecargadas para mantener un equilibrio entre la utilización y la necesidad de un servicio. Herramientas de gama alta como Google Cloud Management, AWS Cost Explorer y Azure Cost Management pueden ayudar a optimizar el uso y el gasto.

Las herramientas de automatización en la nube se utilizan para automatizar tareas repetitivas y manuales, lo que ahorra muchas molestias y tiempo a los equipos en general y facilita las operaciones. Se utilizan varias herramientas para tales operaciones, pero las más comunes son Azure Monitor y AWS Cloudwatch.

Los paneles e informes en línea se crean para mantener a las partes interesadas informadas sobre las actividades financieras que se llevan a cabo en el negocio. Mediante la automatización, se implementa un sistema que sigue actualizando estos paneles e informes. Microsoft Power BI, Tableau y Microsoft Excel son las herramientas más utilizadas para tales tareas.

FinOps necesita que personas de diferentes departamentos trabajen juntas, y la comunicación es la clave para trabajar en un entorno tan diverso. El punto de vista de una persona debe comunicarse a los demás de manera clara y oportuna, y para eso, necesita plataformas donde todos estén accesibles y se mantenga un registro de comunicación. Para tales fines, se utilizan varias herramientas, pero las más comunes con funciones avanzadas son Microsoft Teams, Google Meet y Slack.

Desafíos y Mejores Prácticas

Una empresa enfrenta varios problemas al intentar implementar FinOps. Los más comunes son los siguientes:

• Silos de datos: debido a la escala de una empresa, los datos están dispersos por todas partes. Obtener acceso a los datos y analizarlos para obtener información útil es un problema al que se enfrentan las empresas al implementar FinOps. La solución a este problema es construir un almacén de datos. Sirve como la única fuente de verdad para la organización.
• Descentralización de Compras: Esta descentralización de compras por suscripción ahorra tiempo. Al mismo tiempo, esto plantea un desafío para las empresas, ya que los costos de mantenimiento de estos servicios a menudo aumentan exponencialmente con el tiempo. La solución es tener un mecanismo que regule las compras.
• Colaboración limitada: cuando diferentes departamentos tienen que trabajar juntos, los horarios a menudo no están alineados, lo que genera fricciones. Este es un problema de recursos humanos, y el departamento de recursos humanos debe trabajar para crear un entorno más hospitalario.
• Datos insuficientes: una empresa necesita datos de costos completos e integrales para reconocer y pronosticar patrones. Los datos de costos insuficientes no podrán modelar una solución que optimice los gastos. La solución es centrarse en recopilar la mayor cantidad de datos que una empresa pueda y volcarlos en un lago de datos. Más tarde, los ingenieros de datos pueden extraer los datos relevantes y limpiarlos para que estén listos para el análisis.

Perspectivas futuras de FinOps

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático se utilizan ampliamente para analizar datos financieros. Por lo tanto, es más fácil identificar áreas para ahorrar costos y mejorar la previsión. Más empresas migrarían a la nube para optimizar su crecimiento empresarial de espectro completo, incluido el desempeño financiero. FinOps es más relevante que nunca en el ambiente empresarial actual, ya que agilizaría esa migración para las empresas. La subcontratación de FinOps a proveedores especializados será cada vez más común. Podemos esperar una mayor interoperabilidad entre las herramientas FinOps. A su vez, facilita la conexión de diferentes herramientas en la nube y la revisión del desempeño financiero.

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