Hvad er Robotic Process Automation (RPA)?

En stor del af det arbejde, som mennesker udfører hver dag, involverer ikke deres kreativitet eller unikke færdigheder, men består af kedelige og simple opgaver som f.eks. kategorisering af e-mails og beskeder, opdatering af regneark, behandling af transaktioner og meget mere. Robotic Process Automation (RPA) er en opkomende teknologi, der ofte udnytter aspekter af kunstig intelligens til at automatisere disse opgaver, med det formål at enable arbejdere til at koncentrere sig om mere vigtige opgaver. RPA kan opnås med en række forskellige teknikker, værktøjer og algoritmer, og de korrekte anvendelser af RPA kan bringe organisationer mange fordele.

Hvad er Robotic Process Automation (RPA)?

Trods navnet “robot” har Robotic Process Automation intet at gøre med fysiske robotter. I stedet er de robotter, der henvises til i RPA, software-robotter, og RPA-systemer er essentielt bare en samling af robotter, der udfører bestemte, ofte kedelige opgaver. RPA-robotter kan køre på enten fysiske eller virtuelle maskiner, og de kan styres af softwarens bruger. RPA-grænseflader er designet til at tillade selv personer, der ikke er fortrolige med opbygningen af robotterne, at definere en række opgaver, som robotterne skal udføre.

Som tidligere nævnt er hovedformålet med en RPA at automatisere de mange repetitive, kedelige opgaver, som mennesker ofte må udføre på en arbejdsplads. At spare tid og ressourcer er målet for RPA. De opgaver, som RPA anvendes til at udføre, skal være ret simple, med en konkrete række af trin, der skal følges for at udføre opgaven.

Fordele ved Robotic Process Automation (RPA)

Når RPA-teknologi anvendes korrekt, kan den frigøre tid, personale og ressourcer, så de kan anvendes til mere vigtige opgaver og udfordringer. RPA kan anvendes til at enable bedre kundeservice ved at håndtere de første interaktioner med kunder og dirigere dem til den rette kundeserviceagent. RPA-systemer kan også anvendes til at forbedre, hvordan data indsamles og håndteres. For eksempel kan transaktioner digitaliseres og automatisk indføres i en database.

RPA-systemer kan også anvendes til at sikre, at virksomhedens operationer overholder etablerede standarder og regler. RPA kan også betydeligt reducere fejlrater og logge handlinger, så hvis systemet producerer en fejl, kan begivenhederne, der ledte til fejlen, let identificeres. I sidste ende gælder fordelene ved RPA for enhver situation, hvor en proces kan gøres mere effektiv ved at automatisere mange af de trin, der er nødvendige for at fuldføre processen.

Hvordan fungerer Robotic Process Automation (RPA)?

De eksakte metoder, som RPA-platforme og -robotter anvender til at udføre deres opgaver, varierer, men de anvender ofte maskinlæring og AI-algoritmer samt computer vision-algoritmer.

Maskinlæring og AI-teknikker kan anvendes til at lade robotterne lære, hvilke handlinger der er korrelerede med de mål, som operatøren har defineret. RPA-platforme udfører dog ofte deres handlinger i overensstemmelse med regler, og fungerer derfor mere som traditionelle programmer end AI. Der er derfor en vis debat om, hvorvidt RPA-systemer skal klassificeres som AI-systemer.

Alligevel fungerer RPA ofte i koncert med AI-teknologier og -algoritmer. Dybe neurale netværk kan anvendes til at fortolke komplekse billed- og tekstdata, og ermögille robotterne at bestemme, hvilke handlinger der skal udføres for at håndtere disse data på den måde, som brugeren har specificeret, selv om handlingerne, som robotterne tager, er strengt regelbaserede. For eksempel kan convolutionelle neurale netværk anvendes til at allowe et netværk til at fortolke billeder på en skærm og reagere på, hvordan disse billeder er klassificeret.

Hvilke processer kan håndteres af RPA?

Eksempler på opgaver, som kan håndteres af RPA-systemer, omfatter grundlæggende data-manipulation, transaktionsbehandling og kommunikation med andre digitale systemer. Et RPA-system kan konfigureres til at indsamle data fra bestemte kilder eller rense data, der er modtaget. Generelt er der fire kriterier, som en opgave skal opfylde for at være en god kandidat til automatisering med RPA.

Først skal processen være regelbaseret, med meget specifikke instruktioner og grundfakta, der kan anvendes til at bestemme, hvad der skal gøres med den information, systemet møder. Dernæst skal processen ske på bestemte tidspunkter eller have en definerbar startbetegnelse. Tredje skal processen have klare input og output. Endelig skal opgaven have en vis størrelse, den skal omhandle en betydelig mængde information og kræve en vis tid til at fuldføre, så det ville have mening at automatisere processen.

Basert på disse principper, lad os se på nogle potentielle brugsområder for RPA.

En måde, som RPA kunne anvendes på, er til at accelerere processen med at håndtere kundes returneringer. Returneringer er typisk en kostbar og tidskrævende opgave. Når en returnering anmodes, skal kundeserviceagenten sende en række meddelelser, der bekræfter returneringen og hvordan kunden ønsker at få sin refusion, opdatere den aktuelle lagerstatus i systemet og derefter, efter at have udbetalt refusionen til kunden, opdatere salgsstatistikken. Meget af dette kunne håndteres af en RPA, der fastslår, hvilke varer der returneres, og hvordan kunden ønsker at få sin refusion fordelt. RPA’en ville blot anvende regler, der tager imod produktet, der returneres, og kundens information som input og udgangspunkt for en komplet refusionsdokument, som agenten blot skulle kaste et blik på og godkende.

En anden potentiel brugsområde for RPA er for detailhandlere, der ønsker at automatisere aspekter af deres supply chain-management. RPA kunne anvendes til at holde varer på lager, kontrollere lagerstatus, når en vare sælges, og når lagerstatus falder under en bestemt grænse, kan ordrer på erstatninger placeres.

Ulemper ved Robotic Process Automation (RPA)

Selv om RPA-systemer har potentialet til at spare virksomheder, der anvender dem, tid, penge og anstrengelser, er de ikke egnet til alle opgaver. RPA-implementeringer kan ofte fejle på grund af begrænsningerne i det system, de opererer i. Hvis de ikke er korrekt designet og implementeret, kan RPA-systemer også forværre eksisterende problemer, da de opererer på regler, der kan ophøre med at være anvendelige, når situationer udvikler sig. For eksempel kan en RPA, der er instrueret til at bestille erstatninger, når lagerstatus falder for lavt, ikke være i stand til at tilpasse sig til ændringer i efterspørgslen og fortsætte med at bestille store mængder af produkter, selv om den samlede efterspørgsel efter disse produkter falder. At skala RPA-platforme op på tværs af en virksomhed kan også vise sig at være sværere, end forventet, da jo mere regelbaseret et system bliver, jo mindre fleksibelt bliver det.

Derudover kan processen med at installere tusindvis af robotter på tværs af et system være langt mere tidskrævende og kostbar, end forventet, muligvis så kostbar nok til, at besparelserne, som RPA-systemet bringer, ikke opvejer omkostningerne ved installationen. De økonomiske virkninger af RPA-systemer kan være svære at forudsige, og forholdet mellem automatisering og omkostningsreduktion er ikke lineært. Automatisering af 30% af en opgave vil ikke nødvendigvis reducere en virksomheds omkostninger med 30%.