FinOps 101: En begynderguide til finansielle operationer

Virksomheder flytter til skyen for at reducere udgifter, forbedre effektiviteten og gøre værktøjer og data tilgængelige for deres medarbejdere over hele verden. FinOps, som står for Finansielle Operationer, er en sky-styringsstrategi, der giver virksomheder mulighed for at få maksimal værdi ud af skytjenester. Det er en samlet tilgang, der tillader finans-, IT- og DevOps-hold at samarbejde og optimere skytjenestens udgifter.

FinOps’ rolle i finansielt lederskab

En virksomheds finansielle lederskab består af budgettering, regnskab, analyse, rapportering og prognosticering af risici forbundet med ledelse og investering af virksomhedens ressourcer. For at udføre ledelsesoperationer bruger virksomheder skytjenester, og disse skytjenester er dyre afhængigt af hastighed, lagringsplads og kvalitet af tjenesten. Oveni kommer det, at sky-udgifter ofte er ineffektive, hvilket fører til indtægts-tab. Og det er her, FinOps kommer ind i billedet. FinOps forbinder finans-, marketing-, salgs-, IT- og DevOps-afdelinger med hinanden, så en helhedsorienteret tilgang kan tilpasses, og skyressourcerne kan bruges på den mest effektive måde mulig.

FinOps-rammen følger en tretrinsproces:

1. Informér
2. Optimer
3. Drift

De tværfunktionelle hold analyserer deres behov og engagerer sig derefter med de andre afdelinger for at finde en balance mellem kvalitet og omkostning af de nødvendige tjenester. Denne tilgang hjælper virksomheder med at opnå tre forretningsmål, der er: at forbedre kvaliteten, generere indtægt og bespare ressourcer. Når optimeringsdelen er fuldført, skiftes fokus mod at opretholde denne optimering.

Fordele ved at implementere FinOps

Koststyring er en af de største udfordringer for en virksomhed. Virksomheder lider under ineffektive driftsudgifter og kommunikationsmangler mellem afdelingerne, hvilket kan undgås, hvis FinOps implementeres. Sky-FinOps introducerer finansielt ansvar og vækst for virksomheder.

Desuden giver det adgang til værktøjer, der hjælper ingeniørholdet med at oprette dashboards, der informerer ledere om virksomhedens status. For eksempel viser et dashboard realtidsnumre på budget og udgifter for alle interessenter. Dette giver alle interessenter indsigt i data og udstyrer dem bedre til at træffe alle deres finansielle beslutninger på farten.

Benjamin Franklin sagde engang: “Tid er penge.” FinOps giver også virksomheder mulighed for at blive tids- og ressourceeffektive ved at automatisere gentagne forretningsopgaver såsom rapportering og budgettering. Det bringer forskellige afdelinger sammen, forbedrer samarbejdet og fremmer en sund arbejdskultur.

Nøgle-teknologier og værktøjer

Sky-koststyringsplatforme bruges til at overvåge virksomhedens brug og udgifter til skytjenester. Forretningsbrugere får indsigt i underudnyttede eller overbelastede skyenheder for at opretholde ligevægt mellem en tjenestes udnyttelse og behov. Avancerede værktøjer som Google Cloud Management, AWS Cost Explorer og Azure Cost Management kan hjælpe med at optimere brug og udgifter.

Automatiseringsværktøjer til skyen bruges til at automatisere gentagne og manuelle opgaver, hvilket sparer meget besvær og tid for holdene på tværs af virksomheden og gør operationerne glatte. Der bruges en række værktøjer til sådanne operationer, men de mest almindelige er Azure Monitor og AWS Cloudwatch.

Online-dashboards og rapporter oprettes for at holde interessenterne informerede om de finansielle aktiviteter, der finder sted i virksomheden. Ved hjælp af automatisering indsættes et system, der opdaterer disse dashboards og rapporter. Microsoft Power BI, Tableau og Microsoft Excel er de mest brugte værktøjer til sådanne opgaver.

FinOps kræver, at personer fra forskellige afdelinger samarbejder, og kommunikation er nøglen til at arbejde i sådan en divers miljø. En persons synspunkt skal kommunikeres til andre på en tydelig og rettidig måde, og til det formål bruges platforme, hvor alle er tilgængelige, og en kommunikationsregistrering opretholdes. Til sådanne formål bruges en række værktøjer, men de mest almindelige med avancerede funktioner er Microsoft Teams, Google Meet og Slack.

Udfordringer og bedste praksis

En virksomhed står over for flere udfordringer, mens de forsøger at implementere FinOps. De mest almindelige er følgende:

• Data-siloer: På grund af virksomhedens størrelse er data spredt over hele stedet. At få adgang til data og analysere dem for at opnå nyttige indsighter er en udfordring, virksomheder står over for, mens de implementerer FinOps. Løsningen på dette problem er at opbygge et data-warehouse. Det fungerer som den eneste sandhedskilde for organisationen.
• Decentralisering af køb: Decentraliseringen af abonnementskøb sparer tid. Samtidig stiller det en udfordring for virksomheder, da vedligeholdelsesomkostningerne for disse tjenester ofte øges eksponentielt over tid. Løsningen er at have en mekanisme, der regulerer købene.
• Begrænset samarbejde: Når forskellige afdelinger skal arbejde sammen, er tidsplaner ofte misalignerede, hvilket forårsager friktion. Dette er et personale-problem, og HR-afdelingen skal arbejde for at skabe en mere gæstfri miljø.
• Utilstrækkelig data: En virksomhed har brug for komplet og omfattende omkostningsdata for at kunne genkende og forudse mønstre. Utilstrækkelig omkostningsdata vil ikke kunne modellere en løsning, der optimerer udgifterne. Løsningen er at fokusere på at indsamle så meget data som muligt og dumppe det i en data-sø. Senere kan data-ingeniørerne udtrække den relevante data og rense den, så den er klar til analyse.

FinOps’ fremtidige udsigt

Kunstig intelligens og maskinlæring bruges bredt til at analysere finansielle data. Derfor er det lettere at identificere områder for omkostningsbesparelse og forbedret prognosticering. Flere virksomheder vil migrere til skyen for at optimere deres fuldspektrum-forretningsvækst, herunder finansielle præstationer. FinOps er mere relevant end nogensinde i den nuværende forretningsatmosfære, da det vil strømline denne migration for virksomheder. Udvælgelse af FinOps til specialiserede leverandører vil blive mere almindelig. Vi kan forvente øget interoperabilitet mellem FinOps-værktøjer. Derved bliver det lettere at tilslutte forskellige sky-værktøjer og gennemgå finansielle præstationer.

Der er talrige opblomstrende tendenser i sky-økosystemet. Se unite.ai for at udvide din viden om de seneste udviklinger relateret til skytjenester.